El Grupo AFF accede a datos esenciales para su crecimiento
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Solución ERP en la nube de Acumatica para AFF|group
Sede central
Lyman, Carolina del Sur
Industrias
Fabricación, Distribución
Aplicaciones sustituidas
Sage

AFF|group

  • Mejora de los procesos empresariales en toda la empresa, racionalizando las operaciones.
  • Obtención de información precisa en tiempo real, reduciendo errores y mejorando la experiencia del cliente.
  • Eliminación del flujo de trabajo manual basado en papel, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.
  • Aumento de la producción sin aumentar el personal, invirtiendo para el futuro
  • Aceleración de la rotación de inventarios, mejor aprovechamiento de las existencias y mayor eficiencia
  • Informes en tiempo real mediante cuadros de mando
Ben Leinster
"Con Acumatica, podemos duplicar el tamaño de la empresa sin duplicar el espacio ni el personal porque tenemos poder en la información. Podemos trabajar de forma más lógica, ofrecer un mejor servicio y ahorrar millones en mano de obra al no tener que duplicar la plantilla."
Ben Leinster, Director General
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Desafíos

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American Foam & Fabric, ahora AFF|group, es líder en el sector de productos textiles para el mercado posventa, incluidos productos para los sectores de automoción, náutico, minorista y hostelero. La empresa, con 29 años de antigüedad, fabrica productos de posventa que se utilizan para reparar o renovar camiones y coches, como un nuevo techo interior. AFF|group también distribuye artículos de cuero, tela, espuma y vinilo de alta calidad para los sectores de la hostelería y la náutica.

La empresa vende sus productos a distribuidores regionales y locales que envían sus productos blandos, ligeros y a menudo voluminosos a escala nacional a través de su propia flota de camiones, así como de varios transportistas LTL. Compra productos a escala nacional e internacional, con lo que recibe varios centenares de contenedores y camiones al año.

AFF creció constantemente en ventas bajo el mandato de su fundador, que se jubila, y que hizo un gran trabajo construyendo la empresa principalmente a base de trabajo duro e intuición. Antes de la venta, el crecimiento de AFF|groupse había estancado debido a su toma de decisiones centralizada, la falta de información y la ausencia de sistemas y procedimientos formales.

La nueva dirección, encabezada por Ben Leinster, Consejero Delegado, y Mark Smith, Director Financiero, vio un enorme potencial en el negocio ya establecido. Tras haber dirigido anteriormente varias empresas del tamaño de AFF|group, el nuevo equipo sabía que poner en marcha nuevos sistemas, crear procedimientos formales y cambiar la cultura de la empresa podría permitirles duplicar los ingresos sin necesidad de añadir mucho más personal.

En primer lugar, la empresa necesitaba encontrar un sistema financiero mejor. La empresa utilizaba una versión anticuada de Sage para contabilidad, atención al cliente, facturación y entrada de pedidos. "No había módulo de inventario, MRP de fabricación ni creación de puestos de trabajo en el sistema", dice Smith. "Todos los productos se gastaban en el momento de la compra. El inventario se estimaba a final de año, y la empresa utilizaba hojas de cálculo para intentar hacer un seguimiento de los artículos de alta rotación."

Como resultado, todos los datos financieros eran inexactos, el control de inventario era inexistente y la producción era un sistema de fabricación bajo pedido en el que alguien buscaba materiales para fabricar un producto y luego lo enviaba a la puerta.

"Hubo mucho de lo que yo llamo lucha", dice Smith. "Simplemente coger cosas de la estantería y seguir adelante".

Una de las primeras tareas fue saber qué tenía realmente AFF|group en inventario para poder hacer un mejor uso del stock disponible. Por ejemplo, los empleados retiraban productos de las estanterías sin ningún proceso para asegurarse de que el inventario de 2017 se retiraba antes que el de 2019. La nueva dirección sabía que un sistema de código de barras también ayudaría a realizar un mejor seguimiento del inventario, pero también comprendió que necesitaban un mejor sistema financiero para que los datos fluyeran hacia él.

Una de las primeras decisiones fue trasladar la sede de AFF|groupa sus instalaciones de producción de 440.000 pies cuadrados y empezar a instituir procesos y sistemas formales de los que la empresa carecía. Para ello había que crear una nueva cultura basada en los procesos, la automatización y la información. No fue fácil. Los empleados, muchos de ellos fijos, estaban acostumbrados a hacer las cosas a su manera y muchos no estaban familiarizados con los escáneres de códigos de barras ni con los sistemas formales de almacén.

Solución ERP

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Smith dirigió el equipo que buscó una plataforma financiera para el crecimiento, comparando cuatro o cinco sistemas ERP. "Queríamos algo en la nube y sabíamos que costaría demasiado llevar a Sage al punto en el que tenía que estar", afirma. "No tenía sentido seguir con un sistema antiguo y arcaico".

Redujo su lista a Acumatica y Oracle NetSuite, y eligió Acumatica por su estructura de precios y sus funciones de movilidad, que permiten al equipo de ventas ver el inventario en las instalaciones de un cliente desde sus smartphones. También le gustó la API abierta de Acumatica y su plataforma flexible en la nube.

Y "porque sentí que recibiríamos mejor atención de Acumatica y tenía mucha confianza en (el socio de implementación de Acumatica) Blytheco, que recomendó Acumatica", dice Smith, añadiendo que Blytheco ya era el socio tecnológico de la empresa desde hacía mucho tiempo.

Nueva gestión, nuevos procesos, nuevo sistema

La nueva dirección decidió implantar Acumatica lo antes posible para que todo el mundo avanzara en la misma dirección. Sabían que era difícil para los empleados lidiar con un nuevo equipo directivo, una mudanza importante, nuevas formas de hacer las cosas y un nuevo sistema tecnológico, todo al mismo tiempo.

Aunque Acumatica en sí no requirió una inversión adicional en tecnología, AFF|group invirtió en más de 20 puntos de acceso inalámbrico para el almacén para escáneres de códigos de barras, una inversión necesaria, afirma Smith.

"Llevábamos seis meses gestionando la empresa cuando decidimos pasarnos a Acumatica, y entonces nos pusimos en marcha con relativa rapidez", afirma Smith. "Tomamos la decisión de ir a la velocidad del juego en lugar de retrasar el Go Live mientras el equipo se adaptaba a la nueva tecnología. Una vez que lo pusimos todo en marcha, nos paramos en seco".

La dirección sabía que estaba pidiendo a los empleados que bebieran de una manguera de incendios al pedir a todos que utilizaran un sistema de código de barras cuando sólo uno de los 45 empleados lo había utilizado antes. "Fue todo un reto", afirma Smith.

Pero era un riesgo que estaban dispuestos a correr y una inversión que la empresa tenía que hacer en el equipo, sabiendo lo fácil que sería para la empresa duplicar la producción al tiempo que se facilitaban los procesos y las tareas. "Es difícil conseguir que la gente cambie lo que hace", afirma Smith. "Tuvimos que cambiar todos los procesos del edificio".

Por ejemplo, los empleados aprendieron a cerrar un trabajo antes de que entrara en el almacén y que no podían tirar algo a un camión sin contabilizarlo. "Es difícil cambiar cuando llevas mucho tiempo haciendo las cosas de la misma manera", afirma Leinster.

Resultado

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El acceso a la información permite duplicar la AFF

Con Acumatica, todos en AFF|group tienen acceso a información precisa, lo que les ayuda a tomar decisiones informadas y a ser más eficientes. La empresa también ha obtenido una plataforma de crecimiento.

"Se han implantado nuevos procesos, hemos reducido mucho la cantidad de papel utilizado y las horas necesarias para procesarlo. Teníamos resmas de papel y personas procesando papel", afirma Anita Easler, Responsable de Cumplimiento de Clientes. "Queremos que nuestro negocio sea lo menos papelero posible, y no podíamos hacerlo con Sage o con los procesos que teníamos. Ahora que estamos en la nube, podemos utilizar un teléfono o un iPad para acceder a la información."

Además, la implantación de MRP o Planificación de Necesidades de Material "ha supuesto un cambio radical", afirma Cory Childers, Director de Producción. "Nunca lo habíamos tenido. No sabíamos lo que teníamos pedido ni qué fabricar hasta que revisábamos el pedido. Ahora el ordenador nos dice qué fabricar y cuándo hacerlo".

Cuando AFF|group detecta un error, no es porque se les haya pasado por alto o porque alguien haya perdido un papel. Pueden encontrar cualquier información que necesiten en Acumatica.

Fabricación y entregas más eficientes

AFF Group tiene dos áreas principales de fabricación. Una requiere un sistema de recopilación de datos de taller (SFDC), que AFF Group está implantando actualmente. La otra área de fabricación ha pasado de retrasarse con todo a llegar a tiempo con casi todos los pedidos, lo que significa que los camiones salen a tiempo.

"Antes había que esperar para recibir el producto y para cargar los camiones", dice Smith. "Ahora no tenemos ese problema. Todo se fabrica según existencias y todo está listo. Normalmente teníamos que esperar a que producción cortara cientos de piezas de espuma para llenar nuestro camión de Florida el lunes por la mañana, y esta semana solo hemos tenido que esperar a que cortaran dos."

"Para nosotros, la potencia del sistema Acumatica está en el SGA y la recopilación de datos del taller, la gestión del inventario y la capacidad de entregar a un cliente y hacer las cosas bien", añade Leinster. "Ahora mismo, lo sacamos todo y lo ponemos en escena antes de subirlo a un camión". Sin embargo, admite que "aún se nos escapa algo de vez en cuando". Esto no amedrentó al equipo, sino que les inspiró para seguir mejorando. "Queremos llegar a un punto en el que estemos escaneando todo lo que entra en un camión, y escaneando todo lo que sale de un camión", dice Smith. "Así, cuando un cliente dice: 'falta algo, podemos diagnosticar rápidamente lo que ha pasado".

El objetivo del equipo es triplicar con creces el número de salidas diarias de camiones que se producían antes de Acumatica. Con Acumatica, pronto podrán conseguirlo. AFF|group ha reducido sus situaciones de falta de existencias y ahora recibe información precisa sobre lo que necesita pedir y cuándo entregar los pedidos a tiempo.

El equipo de ventas tiene acceso en tiempo real a los niveles de inventario y a los plazos de entrega mientras están de viaje, algo que nunca habían tenido. "Antes tenían que llamar y alguien tenía que ir corriendo al almacén a ver el inventario", explica Leinster. Los vendedores también pueden ver qué inventario puede estar reservado para un cliente diferente, lo que reduce la doble reserva de inventario y la decepción de los clientes, errores con los que se encontraban antes.

"El hecho de que Acumatica esté basado en la nube fue un gran argumento de venta; ahora podemos consultar la información en tiempo real en nuestros teléfonos", afirma.

Aprovechar la información para crecer rápidamente

AFF|group está implantando ahora la recopilación de datos del taller de Acumatica, que le proporcionará un sistema realmente vivo en lugar de funcionar en parte con un sistema por lotes. Smith y su equipo también están buscando en los socios ISV de Acumatica aplicaciones adicionales que ayuden a AFF|group a ser aún más eficiente. "Sólo hay una forma de aumentar nuestros márgenes: ser más eficientes", afirma Smith. "Tenemos que controlar los desperdicios y entender lo que ocurre en la fabricación".

AFF|group tuvo que hacer estos cambios para hacer crecer el negocio, dice. "Les dijimos a todos que esto iba a ser un infierno durante tres meses porque todo estaba cambiando. A mitad de camino la gente se preguntaba por qué habíamos tomado esa decisión, pero ahora todos están de acuerdo en que teníamos que hacerlo", dice Smith. "Era algo necesario, y nos sentimos mucho mejor. Aún nos queda mucho por aprender, pero nadie se imagina volver a lo de antes".

"Con este sistema podemos duplicar el tamaño de la empresa sin duplicar el espacio ni el personal, porque tenemos el poder en la información", añade Leinster. "Podemos trabajar de forma más lógica y ahorrar millones en mano de obra al no tener que duplicar la plantilla".

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