Bob Davis Ventas

Con la aprobación de su abuelo y su padre, que dirigen la empresa, Davis empezó a evaluar las opciones de ERP de la empresa. Quería un producto que se adaptara a las pequeñas y medianas empresas, que no estuviera sobrecargado de funciones y que contara con un canal de ventas que ofreciera servicios de consultoría personalizados.

A través de la investigación y las reseñas en línea, encontró Intacct, SAP, NetSuite y Acumatica, y evaluó Acumatica y NetSuite basándose en las excelentes reseñas de revistas como PC Magazine.

"La estructura de precios ilimitada de Acumatica fue un factor importante", dice Davis. "Con NetSuite, sabíamos que estaríamos tratando con Oracle (la nueva matriz de NetSuite) y sentíamos que sus precios subirían, sabiendo cómo operan las grandes empresas". Davis también sabía que a medida que las industrias del petróleo y el gas repuntaran, Bob Davis Sales aumentaría su equipo de 15 personas y, por lo tanto, los precios por usuario de NetSuite aumentarían.

La rápida respuesta del socio de Acumatica, AIM Solutions, a la consulta de Davis ayudó a cerrar el trato con Acumatica. "Nuestra preocupación nunca fueron las capacidades, sino que siempre tuvo que ver con la relación con las personas con las que trabajaríamos", afirma Davis. "AIM vino aquí inmediatamente y desarrolló una buena relación desde el primer momento, y teníamos mucha confianza en su capacidad para ayudarnos".

Antes de que la empresa implantara Acumatica, se revisaron y racionalizaron varios sistemas. Como las tres sedes funcionaban de forma diferente, necesitaban cambiar los números de artículo de los productos para que fueran coherentes en todas las sedes, por ejemplo. También necesitaban que otros procesos fueran uniformes y coherentes.

"Tuvimos que aprender a trabajar como una empresa con una única sede", dice Davis. "Siempre supe que un día uniformaríamos todo y aprovechamos esta oportunidad para hacerlo".

Bob Davis Sales vio un aumento inmediato de la productividad no sólo al centralizar sus tres operaciones, sino también al centralizar sus cuentas de clientes, muchas de las cuales se gestionaban también como entidades independientes debido a su complejidad. Históricamente, la empresa operaba como representante de fabricantes y consignaba inventario, y cada uno de sus 24 fabricantes se gestionaba como su propia empresa. Esto significaba que las ventas se registraban en 27 sistemas al día, 27 sistemas que no se comunicaban entre sí.

Cuando la empresa pasó de ser representante de fabricantes a distribuidora de productos, empezó a tener su propio inventario, que debía controlarse por separado del inventario de los fabricantes. Algunos clientes heredados no cambiaron sus modelos de ventas, por lo que Bob Davis Sales aún necesita realizar un seguimiento del inventario en función del fabricante.

"Muchos de nuestros compañeros tienen el mismo problema", explica Davis sobre los múltiples sistemas e inicios de sesión. "Lo hicimos así porque alguien más lo hizo".

Conectarse a un sistema y tener acceso al inventario, las ventas y otra información de más de 25 proveedores de diversas formas en un solo sistema es increíblemente útil. Además de acostumbrarse al sistema de inventario con un solo número, los empleados adoptaron nuevos procesos más eficientes, afirma Davis.

Por ejemplo, en lugar de llamar o enviar un correo electrónico a otra oficina para ver qué puede haber en el inventario, ahora ventas simplemente mira en Acumatica. Revisar el inventario en stock también significa que dos ubicaciones no necesitan crear papeleo para transferir productos, lo que antes llevaba bastante tiempo. Ahora el equipo es más productivo y eficiente.

El proceso de facturación de Acumatica facilita mucho el trabajo de Davis. "El tiempo que dedico a facturar pasó de 30 horas a 2 horas, y ahora hago más a medida que el sector repunta", afirma. "Es una carga increíble que me he quitado de encima".

No sólo pueden encontrar la información más rápidamente, sino que también elaboran los informes con mayor rapidez. Antes, Davis dedicaba un día entero a crear un único informe para un fabricante, pero ahora sólo tarda 30 minutos. Proporcionar rápidamente informes precisos a los clientes fomenta la buena voluntad y la confianza, afirma.

Acumatica también ha permitido al equipo de ventas ser más productivo en sus desplazamientos, ya que tienen acceso a los datos desde sus teléfonos, los niveles de inventario no están hinchados y rara vez se quedan sin artículos populares gracias a la función de reposición de Acumatica.

"Como no nos dábamos cuenta de que ya teníamos algo en otro almacén, comprábamos cosas que no necesitábamos y llevábamos un exceso de inventario", dice Davis. "Además, dependíamos de los conocimientos internos para los precios especiales porque el antiguo sistema solo podía hacer un seguimiento de unos pocos artículos".

"Realmente hemos eliminado el elemento humano de cosas como los precios especiales y nos hemos apoyado en el sistema Acumatica, lo que nos ha reportado muchos dividendos", afirma Davis. "Me ha hecho la vida mucho más fácil".