Caswell

Implantación muy rápida del ERP

"Gregg me preguntó si me parecería bien tener la capacidad de procesar pedidos y facturar en ese tiempo y que el resto viniera después, y le dije que por supuesto", dijo Caswell.

A pesar de ser un departamento informático unipersonal, presidente de la empresa y uno de sólo ocho empleados, Caswell dedicó gran parte de su tiempo a proporcionar todo lo que Mercede necesitaba. Aprendió rápidamente a importar clientes, las 5.000 referencias de la empresa y proveedores, y a configurar procesos de tarjetas de crédito, procesos de envío y saldos iniciales.

"Pude hacer gran parte de ese trabajo yo mismo porque las herramientas de importación y exportación de Acumatica son fáciles de usar y muy potentes", dijo Caswell. "A veces estaba al teléfono con Gregg hasta las 11 de la noche hablando de cualquier cosa con la que tuviera problemas, pero estaba en marcha y listo para funcionar cuando Gregg llegó al sitio".

Caswell empezó a funcionar en noviembre de 2014 en tan solo diez días, y Mercede atribuye a Caswell gran parte del mérito. "Lance era muy dedicado, inteligente y conocía sus datos al dedillo", afirma Mercede. "Fue muy buen estudiante y entregó sus entregables a tiempo, lo que facilitó mucho nuestro trabajo".

Caswell también elogió a Cloud 9 ERP Solutions. "El equipo de Gregg conocía Everest y Magento", dijo. "Sin esos conocimientos, no creo que hubiéramos podido implantar Acumatica tan rápido".

Gestionar tiendas en línea de forma más eficaz

Caswell Inc. es mucho más eficiente gracias a muchos procesos automáticos, afirma Caswell. El mayor ahorro de tiempo se ha producido al no tener que imprimir por separado pedidos, facturas y recibos de Magento, la tienda en línea de la empresa, introducirlos en Everest, conectarlos a facturas de envío y números de seguimiento y, a continuación, volver a cargarlos en Magento. "Si teníamos 50 pedidos al día, una persona tardaba todo el día en procesarlos", explica Caswell. "Ahora, como todo está integrado y por lotes, todo el proceso de facturación lleva solo una hora en lugar de todo el día, lo que liberó a todo un miembro del personal".

Mejora de las comunicaciones con los clientes

Como los números de seguimiento sólo se generaban al final de cada día, los clientes no sabían hasta el día siguiente que su pedido se había enviado y estaba en camino. Cuando los atareados empleados se olvidaban con frecuencia de procesar los números de seguimiento por la noche, alguien tenía que dedicar una hora a volver a generar los números de seguimiento y cargarlos en Magento. Esto se debía a que cuando llegaba un pedido adicional al día siguiente, la carga del día anterior desaparecía.

"Ahora todo se descarga automáticamente y los números de seguimiento se cargan cada hora, lo que permite a los clientes mantenerse informados sobre su pedido a medida que se produce", explica Caswell.

Inventario mejorado

Acumatica permitió a Caswell automatizar las compras, algo que la empresa no tenía antes. "Ahora puedo entrar en una pantalla y ver todas las órdenes de compra", explica. "Esto nos ayuda a ser mucho más eficientes porque podemos ver lo que hay en stock y lo que podríamos necesitar. Antes, nos pasábamos el día quedándonos sin material porque no podíamos ver lo que había en stock ni lo que nos faltaba".

Eliminación de los dolores de cabeza informáticos

Caswell calcula que ha recuperado unas 10 horas al mes que antes dedicaba a solucionar los problemas tecnológicos de la empresa. "Acumatica me libera de tanta responsabilidad de TI, lo que me quita una gran preocupación de encima y me ahorra tiempo", dijo. "Como pequeña empresa, realmente no podemos permitirnos contratar a un informático a tiempo completo, así que eso recaía sobre mis hombros o tendríamos que pagar mucho dinero a alguien para que nos solucionara los problemas".

Como Acumatica ofrece varias opciones de alojamiento, incluida la ejecución en la nube, Caswell puede ver las operaciones desde casa siempre que quiera. "Es increíblemente agradable llamar a algo desde casa y verlo al instante", afirma. Antes, tenía que iniciar sesión en un terminal remoto y esperar que la conexión funcionara y pudiera mantenerse durante un tiempo.

Con la empresa principal en funcionamiento, Caswell está añadiendo ahora a Acumatica la parte de British Tools, así como la división de motores Mud Skipper de la empresa. Acumatica permite a las empresas gestionar varias compañías desde la misma instancia de software, lo que ayudará a las tres empresas a ser más eficientes y les proporcionará una plataforma para el crecimiento futuro. Caswell afirma que se espera que la empresa, con unos ingresos de unos 4 millones de dólares, crezca más de un 15% al año gracias al rápido crecimiento de la división Mud Skipper y a Acumatica.

"Acumatica es increíblemente fácil de usar y, además, es más rápido", afirma Caswell. "Aunque estábamos utilizando Everest en nuestras instalaciones, Acumatica es más rápido. La automatización, las funciones de importación de datos e incluso los procesos de cambio por lotes tardan minutos. Acumatica es fiable y no hay gastos generales de TI".