Fundación César Chávez

Tras evaluar NetSuite, Intacct y Acumatica, Timmermans eligió Acumatica. "La particularidad de Acumatica era que los demás basaban sus precios en el número de usuarios y el número de entidades, lo que en nuestro caso era complicado de estructurar", afirma. "Al tener usuarios ilimitados y no cobrar más por ello, Acumatica nos permite hacer llegar la información a los usuarios individuales a nivel operativo". El modelo de licencia de usuarios ilimitados de Acumatica era importante porque la Fundación Chávez tiene unas 75 entidades alojadas en tres entidades principales, y Timmermans planea ampliar ciertos derechos de acceso a Acumatica a auditores externos.

"La mayoría de los sistemas de contabilidad tienen una base de usuarios determinada y no ofrecen acceso adicional", afirma. "Ahora tenemos 10 usuarios con Acumatica, y cuando lo extendamos a nuestras divisiones de educación y radio, pronto tendremos 50 usuarios. Si tuviéramos que poner precio a todos esos usuarios, sería prohibitivo".

La Fundación Chávez implantó Acumatica SaaS (Software as a Service) para evitar la compra de nuevo hardware informático, algo importante porque su equipo de soporte informático está formado por una sola persona.

Subcuentas y entidades múltiples, claves para las organizaciones sin ánimo de lucro

A Timmermans también le gustó la plataforma abierta de Acumatica, que ofrece compatibilidad con entidades sin ánimo de lucro, su capacidad para gestionar diferentes entidades y estructura de subcuentas, así como la flexibilidad del proceso de cuentas a pagar de Acumatica.

"Tenemos una nómina bastante complicada por entidad, por ubicación y por puestos de trabajo, así que tenemos todo un grupo de actividades de nómina diferentes", dice. La Fundación Chávez también obtiene su información de nóminas de dos sistemas desconectados: uno que gestiona RRHH y otro, TimeForce, instalado el año pasado. "Antes tardábamos cuatro días en hacer las nóminas", dice. "Ahora nos lleva algo más de un día debido a nuestros procesos, pero una vez que los tengamos un poco más pulidos, lo ideal es que podamos hacerlo en un día o medio día".

Timmermans afirma que, una vez completada la pesada tarea de importar datos históricos, la implantación se llevó a cabo sin problemas.

Ahorrar tiempo con la automatización

Acumatica ha hecho que la Fundación Chávez sea mucho más eficiente, permitiéndoles dedicar menos tiempo a lo que antes eran tareas manuales de contabilidad que llevaban mucho tiempo. "Acabamos de terminar nuestras primeras declaraciones trimestrales, que solían llevarnos cinco días porque todo era manual", dice Timmermans. "Cuando hayamos terminado un par más, lo reduciremos a un día", añade.

Está deseando aprender más sobre los cuadros de mando de Acumatica y dotar a su equipo de mejor información para dirigir sus unidades de negocio. "Nuestra unidad de educación ofrece servicios académicos, comunitarios y para mayores en varios sitios diferentes y queremos impulsar la información financiera administrativa a nuestros jefes de departamento para que puedan tener la información que necesitan para dirigir sus negocios día a día tanto en el lado de los ingresos como en el de los gastos."

La unidad de educación ha utilizado QuickBooks, que "no se adaptaba fácilmente a un cuadro de mandos", afirma Timmermans, quien añade que también tiene previsto dotar de cuadros de mandos de Acumatica a la gestión inmobiliaria -que seguirá funcionando con Yardi- y a las divisiones de radio.

La seguridad basada en permisos potencia las divisiones

La capacidad y la confianza para ofrecer cuadros de mando financieros a las unidades de negocio se derivan de la estricta seguridad basada en permisos de Acumatica. "Poder controlar los permisos correctos es clave", afirma. "No queremos que la educación mire la información inmobiliaria y con la seguridad de Acumatica podemos aislar la información operativa del negocio y dar acceso sólo a las personas implicadas en esa operación."

"También tenemos previsto dar acceso a Acumatica a seis equipos diferentes de auditores para que realicen sus propias pruebas e investigaciones", añade.

Timmermans afirma que Acumatica es fácil de usar, muy sencillo y flexible. El equipo de la Fundación Chávez disfruta de las capacidades de búsqueda y desglose de Acumatica, que les permiten encontrar rápidamente la información de origen. "Cuando ejecutamos estados financieros y producimos en pantalla, si tenemos una pregunta sobre una determinada partida, podemos desglosar hasta el detalle, lo cual es rápido y cómodo".

"FundWare no nos ofrecía esas posibilidades", afirma. "Ahora tenemos velocidad y acceso a información relevante cuando la necesitamos. Estábamos realmente atrasados, y ahora estamos muy lejos de donde estábamos con un software muy actual."

La flexibilidad de Acumatica permite la integración de herramientas de terceros

Espera poder integrar herramientas de terceros, como BizNet Reporting y una herramienta de recursos humanos, y utilizar Acumatica para hacer crecer la Fundación Chávez en los muchos años venideros. "Acumatica tiene un buen y sólido sistema de contabilidad GL, nóminas, presupuestos, la flexibilidad de la información y cuadros de mando que lo convierten en un software muy importante para nosotros."

"Es más potente de lo que imaginaba", afirma Timmermans. "Recomendaría encarecidamente Acumatica a cualquier organización sin ánimo de lucro, especialmente cuando tienen varios departamentos y múltiples operaciones".