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Digital Planet cree que la educación combinada con la tecnología puede cambiar a mejor la faz de Sudáfrica y, gracias a su misión de enriquecer la vida de todos los sudafricanos con el acceso a la tecnología y la educación, lo está consiguiendo. Mediante la combinación de productos tecnológicos, software y servicios, Digital Planet ayuda a empresas como bancos locales y empresas de telecomunicaciones a crear canales de negocio complementarios únicos y ofertas estructuradas de forma exclusiva. Digital Planet crea valor para los clientes ofreciéndoles algo más que un simple dispositivo tecnológico. A través de una amplia red de socios, Digital Planet conecta a los clientes con ofertas exclusivas que combinan tecnología (portátiles, teléfonos móviles, televisores inteligentes) con plataformas educativas, vales de ocio, acceso a WIFI y mucho más. Digital Planet también gestiona todos los puntos de contacto desde el producto hasta el consumidor, incluida la gestión de pedidos a través de un centro de llamadas, el servicio de atención al cliente, la asistencia técnica al cliente sobre el producto, la entrega a domicilio al consumidor y la garantía posventa.
Durante años, la empresa funcionó con un sistema interno de gestión de pedidos y existencias, dos aplicaciones de gestión financiera independientes, una plataforma autónoma de gestión de flujos de trabajo y una aplicación de desarrollo propio que sacaba a la superficie datos de informes de Microsoft SQL. Aunque su aplicación de gestión financiera funcionaba para las finanzas, no podía gestionar la parte operativa de la empresa, por lo que Digital Planet tuvo que crear sus propios sistemas para gestionar las operaciones. Con tantos sistemas desconectados, Digital Planet también se vio obligada a mantener muchos procesos manuales.
Trabajar de forma aislada con diferentes conjuntos de datos
"No teníamos un único punto de verdad. El equipo de almacén estaba en otro sistema, el de finanzas en otro, el de producción en otro... Tuvimos que añadir muchos sistemas para crear eficiencias en todos nuestros departamentos, pero cada uno tenía sus propios conjuntos de datos, sus propios puntos de verdad, y muy pocos contaban la misma historia", explica Zane Zietsman, director de estrategia y digital. "Se convirtió en una gran barrera. Nuestra plataforma financiera tenía una forma de trabajar anticuada."
La empresa se planteó cambiar de sistema durante varios años. "Sin embargo, siempre nos pareció muy desalentador", afirma Zietsman. A los altos ejecutivos les preocupaba la gestión del cambio que implicaba un nuevo sistema y el impacto en sus empleados. "Nos preocupaba qué pasaría si algo salía mal y si el software no hacía lo que queríamos", explica Zietsman. "¿Podríamos echarlo atrás?".
Gran parte de esa aprensión procedía de una implantación fallida de otro sistema ERP. "Contratamos a socios y solo al cabo de 13 meses nos dimos cuenta de que no era escalable y no podía gestionar nuestras transacciones", afirma.
Segunda búsqueda ERP
Digital Planet volvió a su sistema de gestión financiera heredado y se embarcó en un nuevo proceso de diligencia debida para encontrar un ERP que se ajustara a su propósito, fuera personalizable según la forma de hacer negocios de la empresa y le permitiera escalar. "Nuestra empresa sigue creciendo año tras año y necesitábamos un sistema que respaldara ese crecimiento. Nuestra suite de gestión financiera heredada no era capaz de hacerlo", afirma Zietsman.
"Nuestra suite de gestión financiera era una aplicación cliente-servidor local que requería software instalado en estaciones de trabajo. Con 19 años de datos transaccionales y estructuras empresariales, los datos se volvieron imposibles de gestionar", afirma Chris Opperman, arquitecto de soluciones. "Llegamos al límite de lo que nuestra plataforma financiera podía hacer, y las exigencias que teníamos del sistema no nos dejaban avanzar".
La nueva estrategia de búsqueda incluía aprender de los errores del pasado, comprender los requisitos funcionales clave de cada unidad de negocio y crear un plan para ejecutar el nuevo sistema en paralelo con el antiguo, de modo que si algo no funcionaba, la empresa siguiera operativa. A continuación, hablaron con proveedores y socios locales y evaluaron varios sistemas ERP.
