AcumatiCares
Desafíos
Inspirus, que se pronuncia "Inspíranos", se fundó en 1893 como empresa de joyería y grabado al servicio de los corrales de Texas. A finales de los años 80 y 90, la empresa, con sede en Fort Worth, empezó a trabajar con corporaciones que querían reconocer los hitos de sus empleados con insignias de solapa, que fabricaba, entre otros productos. Este blog incluye la historia de la empresa.
A finales de la década de 2000, Inspirus añadió una experiencia digital, ofreciendo un reconocimiento y recompensas entre iguales. La empresa fue comprada por uno de sus clientes, Sodexo Group (CAC:SW), en 2016.
Cuando la Directora General Tatiana Frierson se incorporó a Inspirus, pidió ver una cuenta de resultados por cliente para entender mejor el negocio. Lo que descubrió fue sorprendente: el sistema financiero que utilizaba, con 38 años de antigüedad, no podía proporcionar esos datos. "No podíamos analizar nada en profundidad ni extraer datos en directo a Excel", explica el director financiero Lionel Koch.
Sin datos exhaustivos, Frierson sabía que sería difícil transformar digitalmente la empresa, que ayudaba a los clientes empresariales a celebrar los hitos de los empleados con artículos de premio que almacenaba, en una empresa SaaS que ofrece experiencias de recompensa digitales personalizadas dirigidas por los empleados y facilitadas en línea a través de portales adaptados.
También sabía que disponer de un ERP moderno daría a la empresa una ventaja competitiva en un mercado en el que las empresas se enfrentan cada vez más a un sinfín de problemas laborales provocados por la pandemia, como el agotamiento, la menor productividad y la marcha de los empleados en busca de mejores sueldos o puestos más fijos de trabajo desde casa. Después de Covid-19, retener a los empleados se convirtió en una prioridad.
"Cuando alguien se marcha, sustituirlo cuesta una media de 70.000 dólares", afirma Frierson. "Hay un impacto para el negocio. ¿Qué podemos hacer como líderes para ayudar a retener ese activo de capital humano en nuestra empresa? No siempre se trata de darles dinero. Se trata de que la gente quiere sentirse reconocida y, cuando se les reconoce, están más motivados y es menos probable que se marchen."
Inspirus crea portales digitales de marca para sus clientes empresariales, algunos de los cuales tienen más de 50.000 empleados. Los portales permiten a los empleados seleccionar recompensas, felicitar a otros y responder a encuestas sobre satisfacción laboral. Los portales de marca son como grandes plataformas de redes sociales que ofrecen una verdadera plataforma de escucha de la participación.
Para los canjes de recompensas que incluyen productos, la entrega se realiza en su almacén, que cuenta con cientos de marcas que los empleados conocen y adoran. También cuenta con un programa que permite a los empleados donar sus recompensas a organizaciones locales sin ánimo de lucro.
Escasos datos de clientes, sin MRP, visibilidad limitada del inventario
Además de no proporcionar un análisis en profundidad de los clientes, el sistema empresarial heredado no era intuitivo y carecía de planificación de necesidades de material para coordinar la producción y los pedidos de compra. Dado que los recuentos de inventario sólo se realizaban una o dos veces al año, era difícil saber cuándo se agotaban las existencias o cuándo permanecían demasiado tiempo en las estanterías, lo que dificultaba el flujo de caja. La previsión de la demanda suponía un reto, lo que obligaba a la empresa a sobreabastecerse de artículos y provocaba situaciones de falta de existencias en otros casos.
La facturación era manual, con formatos de factura poco flexibles.
"Uno de los mayores déficits era que no era un verdadero ERP; tenía una funcionalidad contable limitada", dice Sue Severns, Directora Senior de la Oficina de Realización Estratégica de Inspirus. Severns fue la responsable de la implementación de Acumatica y fue galardonada como MVP de Acumatica 2023. "Tampoco podía conectarse a otros sistemas sin codificación personalizada".
"Antes sólo podíamos obtener cifras financieras a final de mes. No podías hacer nada para cambiar las cosas durante el mes", dice Severns.
Los empleados dependían del equipo de desarrollo para realizar informes financieros, y si no tenían tiempo, los empleados no recibían la información, dice. Los gestores de cuentas tenían que acudir a los archivadores para obtener información sobre las cuentas de los clientes, lo que se convirtió en un problema para los teletrabajadores durante la pandemia de Covid-19.
El equipo de Inspirus creó una aplicación web personalizada para las ventas en línea, pero la aplicación tenía dificultades para gestionar los enormes volúmenes transaccionales de sus clientes empresariales.
El nuevo ERP es prioritario
Frierson tenía experiencia en servicios informáticos y en la implantación de sistemas ERP SAP y Oracle, por lo que su principal prioridad como directora general era conseguir un nuevo sistema ERP. "Necesitábamos modernizarnos con un ERP adecuado", afirma. Para aumentar la adopción y la aceptación, quería que todos participaran en la transformación digital. "Le dije al equipo: 'Este es vuestro negocio' e involucré a todo el mundo. No fue alguien de TI o el equipo de TI el que lo resolvió. Fue un esfuerzo colectivo porque todo el mundo iba a utilizarlo". Además de la visibilidad de los datos en tiempo real y los informes de autoservicio, Inspirus quería un ERP en la nube moderno para agilizar las operaciones con acceso remoto desde cualquier lugar, ya que tiene oficinas en todo el mundo. También tenía que cumplir las normas SOC, ya que Inspirus depende de su empresa matriz, Sodexo, que cotiza en bolsa.
