Casos de éxito de clientes Éxito en la implantación de ERP - International Pipe & Supply
International Pipe obtiene CRM y aumenta la productividad con Acumatica
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Solución ERP en la nube de Acumatica para International Pipe & Supply, LLC
Sede central
Con sede en Oklahoma City, OK, y otras 14 sedes en todo el país
Industria
Distribución
Aplicaciones sustituidas
Nuevo en ERP en la nube

International Pipe & Supply, LLC

  • Ahorro de horas y gran aumento de la productividad gracias a un software fácil de usar
  • Obtención de seguimiento de clientes potenciales y CRM
  • Reducción del plazo de cierre de los libros mensuales de 15 días a 3
  • Visibilidad en tres empresas y 15 astilleros de tuberías
  • Creación de cuadros de mando personalizados y funcionalidad de informes para tomar mejores decisiones basadas en datos.
  • Sustitución de las hojas de cálculo manuales de Excel, con el consiguiente ahorro de tiempo.
Scott McCalla
"El módulo interempresas es muy fácil de usar. Es fácil ir y venir de una empresa a otra sin necesidad de nuevas contraseñas, nuevos nombres de usuario y diferentes inicios de sesión. Ahora puedo hacer un informe que lo agrupa todo en lugar de perder el tiempo haciendo el seguimiento manualmente en Excel y utilizando una calculadora."
Scott McCalla, Director de Estrategia
International Pipe & Supply, LLC
Desafíos
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Desafíos

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Imagine tener que conocer un sistema de códigos secreto para navegar por su aplicación informática diaria, un sistema de códigos sin ton ni son. O tener que calcular manualmente las ventas o los gastos del mes hasta la fecha porque su ERP sólo maneja datos del año hasta la fecha.

En una época en la que casi todo el mundo apunta, hace clic y desliza el dedo, trabajar con un sistema tan anticuado puede resultar frustrante. Durante años, el equipo de International Pipe & Supply luchó con un sistema de este tipo; utilizaban SouthWare ERP.

Scott A. McCalla, Director de Estrategia de International Pipe, recuerda el día en que se incorporó a la empresa con sede en Oklahoma City y le entregaron la lista de códigos que le dijeron que tendría que memorizar. También recuerda las miradas de asombro que le dirigían los nuevos empleados cuando se enteraban de que acababan de volver a lo que podría describirse como la era de Microsoft DOS.

"SouthWare era increíblemente difícil de usar", dice McCalla. "No era apuntar y hacer clic. Tenías que saber códigos secretos como F3 esta vez, pero F12 en la siguiente pantalla. El software era muy, muy, muy difícil de entrenar y no nos daba los informes básicos que sabíamos que podíamos obtener con otros programas de software."

International Pipe vende tubos de acero al carbono de primera y de segunda calidad y servicios de soldadura, corte y limpieza al sector de la construcción a través de International Pipe, Bison Pipe, con sede en Twin Falls (Idaho), y la recién adquirida BigFoot Pipe & Piling, situada al sur de Seattle.

Sin proceso de seguimiento de clientes potenciales

Hace dos años y medio, el equipo de ventas exigió mejores herramientas para hacer un seguimiento de los clientes potenciales y los clientes potenciales. Cada comercial realizaba el seguimiento de los clientes potenciales y potenciales en sus propias hojas de cálculo y cada uno lo hacía de forma diferente. Era difícil hacer un seguimiento de las conversaciones, tomar notas detalladas y seguir las interacciones de un cliente potencial con la empresa.

"Miramos a Salesforce, pero fue una conversación breve", afirma McCalla. "La gran pregunta para nosotros era '¿Por qué ir por partes?". Por su experiencia con JD Edwards, Cognos y otro software, él y otros sabían que era costoso tomar las mejores aplicaciones de su clase e intentar que se comunicaran entre sí.

"Si vas a actualizar, que sea todo el mismo paquete para que tengas un solo lugar al que acudir en busca de ayuda", dice.

Además de las funciones de seguimiento de ventas de un sólido CRM, el nuevo ERP debía contar con "un sistema de inventario que se pudiera doblar y flexionar", afirma McCalla. Esto se debe a que International Pipe estaba dejando atrás la complicada hoja de cálculo que utilizaba fuera de SouthWare para realizar el seguimiento del inventario.

La empresa vende sus tuberías, que pueden ser nuevas o usadas, por longitud, peso y diámetro, entre otras especificaciones, almacenadas en sus almacenes de todo el país. El inventario de tuberías no se rastrea por SKU, sino por números de pieza de inventario inteligentes para que la empresa pueda optimizar lo que tiene en stock.

Por ejemplo, cuando un cliente necesita un tubo de 6 metros de un diámetro determinado, pero International Pipe no tiene esa longitud en su inventario, puede crear uno cortando un tubo de 7 metros. Ese tubo se convierte en dos, y se crea un nuevo número de inventario para la pieza restante de 15 pies.

Uno puede imaginarse la dificultad de buscar manualmente en una hoja de cálculo gigante primero un tubo de 6 metros con las especificaciones correctas, no encontrarlo y luego intentar encontrar algo más largo para crear una pieza de 6 metros. Después, crear un nuevo número de referencia para la pieza restante e insertarlo en el lugar adecuado de la hoja de cálculo.

Solución ERP

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El ERP basado en la nube conecta a la perfección los procesos empresariales

International Pipe evaluó NetSuite, Sage y Microsoft Dynamics, pero eligió Acumatica por recomendación de su socio de TI, Advanced Systems Group, y porque Acumatica ofrecía exactamente lo que querían, afirma McCalla.

Con la ayuda de ASG, un socio de Acumatica, International Pipe implementó Acumatica Distribution Edition con: Gestión financiera avanzada, Gestión de pedidos, Control de inventario, Gestión de clientes de Acumatica y Activos fijos.

"La implantación fue muy positiva", afirma McCalla. "Nos tomamos nuestro tiempo y los contratiempos se resolvieron rápidamente. A los dos meses de la puesta en marcha, nuestra pizarra de problemas estaba prácticamente limpia. Está muy bien para una implantación en tres empresas".

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Mejores decisiones basadas en datos en International Pipe

Con Acumatica, los empleados de International Pipe acceden a datos críticos de toda la empresa en cuestión de segundos y toman decisiones mucho mejores, decisiones que están impulsando el aumento de los ingresos y los beneficios y que pueden tomarse desde cualquier lugar del mundo.

McCalla, por ejemplo, es más feliz, mucho más productivo y disfruta diciendo a los nuevos contratados lo mucho que les gustará utilizar Acumatica y su moderna interfaz de usuario.

"Ha sido una mejora significativa para mí, y puedo dar fe de la facilidad de uso de Acumatica", afirma. "Con SouthWare, carecíamos de funcionalidad de informes para todo el negocio: finanzas, ventas o si se trataba de AR o AP. En Acumatica, hay mucha más funcionalidad de informes y basta un clic para generar un informe."

Una interfaz moderna y fácil de usar sustituye a los códigos arcaicos

Los propietarios utilizan los cuadros de mando para ver los saldos de caja, el estado de las cuentas por cobrar, y luego pueden decidir qué datos quieren desglosar con un clic del ratón en lugar de consultar códigos secretos para buscar la información y perder mucho tiempo. McCalla afirma que ha ahorrado mucho tiempo utilizando los cuadros de mando de Acumatica, que le ofrecen información crítica cuando se conecta.

"Acumatica me permite descubrir rápidamente los puntos débiles", dice, explicando que antes tenía que entrar y salir de cada empresa, recopilar datos de varios silos y luego hacer números manualmente con la esperanza de descubrir problemas. "Ahora estoy a un solo inicio de sesión de todo lo que necesito. El ahorro de tiempo es considerable".

Antes, su equipo tardaba unos 15 días en cerrar los libros de dos empresas cada mes. Con Acumatica, lo ha reducido a tres o cuatro días porque se está tomando su tiempo mientras se acostumbran a la plataforma. Dice que la empresa pronto lo reducirá a dos días para cerrar las tres empresas.

"El módulo interempresas es muy fácil de usar", afirma McCalla. "Es fácil ir y venir de una empresa a otra sin necesidad de nuevas contraseñas, nuevos nombres de usuario y diferentes inicios de sesión. Ahora puedo hacer un informe que lo agrupe todo en lugar de perder el tiempo haciendo un seguimiento manual en Excel y utilizando una calculadora."

La facilidad de uso impulsa la adopción

McCalla está tan impresionado con la facilidad de uso de Acumatica que lo promociona como una ventaja laboral. "Es una atracción decir que tenemos el último y mejor software ERP in situ", afirma. "Para nosotros es emocionante y ya lo mencionamos en las entrevistas. Antes no mencionábamos nada y les sorprendíamos el primer día dándoles la lista de palabras clave de tres letras y yo me quedaba mirando: 'Tienes que estar de broma'".

La interfaz de usuario de Acumatica ha propiciado una gran adopción, afirma McCalla. "Los usuarios estaban muy cansados del antiguo sistema. Una vez que se dieron cuenta de lo intuitivo que es Acumatica y descubrieron que si se perdían, había ayuda disponible en cada pantalla, por lo que no se iban a quedar atascados, la aceptación se produjo."

Acelerar las ventas

El equipo de ventas de International Pipe está dividido por sectores y no por zonas geográficas. Cada persona guardaba notas en sus propias hojas de cálculo y no había dos iguales. Según McCalla, SouthWare carecía de un sistema de seguimiento de clientes y ventas. No existía un proceso para hacer un seguimiento o compartir los clientes potenciales a medida que llegaban a través de las redes sociales o las llamadas telefónicas y, a medida que aumentaban los clientes potenciales, el departamento de ventas pedía mejores herramientas.

"Con Acumatica, uno de los grandes cambios es que ahora podemos hacer un seguimiento de un lead a un cliente con todas las notas asociadas a lo largo del camino para que podamos capturar esa información", dice McCalla. "Con mejor información y mejores informes, esperamos ver mejores resultados de ventas y mejor retención de clientes".

Acceso desde cualquier lugar

Los ejecutivos y propietarios de International Pipe que viajan con frecuencia a sus 15 plantas ya no tienen que imprimir resmas de papel ni esforzarse por acceder a datos críticos cuando están de viaje. Antes, era difícil iniciar sesión de forma segura a través de la VPN de la empresa y, si alguien tenía un portátil nuevo, tenía que aumentar el zoom para leer la letra en SouthWare, explica McCalla.

"Acumatica fue una actualización absoluta al siglo XXI. Es un sueño conectarse y llegar al centro de nuestro universo empresarial", afirma.

Totalmente respaldada y preparada para crecer

McCalla se deshizo en elogios hacia el equipo de Acumatica, al que calificó de "grupo de personas enérgicas, listas, inteligentes y atentas" que ha creado una plataforma "puntera". "Entienden la facilidad de uso y la velocidad de los negocios", añade. "Están dispuestos a hacer todo lo posible para asegurarse de que todo se adapte a las necesidades de tu negocio y funcione lo mejor posible".

Un enfoque moderno de la gestión empresarial

Acumatica ha cambiado profundamente la forma de trabajar diaria de muchos empleados de International Pipe.

"Acumatica me permite centrarme más en el negocio en lugar de preguntarme a dónde voy para encontrar la información que necesito", afirma McCalla. "El conocimiento es poder y cuanto más rápido puedas llegar al conocimiento, mejor te irá".

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