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Con sede en Surabaya, Java Oriental (Indonesia), OneMed Healthcare es uno de los principales proveedores de suministros y equipos médicos de Indonesia. Sus productos abarcan desde productos médicos desechables, antisépticos y desinfectantes hasta mobiliario hospitalario y otros productos médicos de consumo, como pruebas de embarazo. Cuenta con las certificaciones ISO 9001-2000 e Indonesia GMP.
Al principio de su andadura, OneMed Healthcare contrató a un desarrollador para que creara un ERP a medida para gestionar la pequeña empresa. El programa funcionó bien cuando la empresa era pequeña, pero una vez que creció de cinco a quince oficinas, el programa empezó a fallar.
"En aquel momento teníamos 15 sucursales, no podía ofrecer lo que queríamos", dice Louis, Hartanto, copropietario de la empresa con su padre y también su director de desarrollo de negocio. "El programa tenía dificultades y no estaba diseñado para escalar".
El software no podía soportar el uso simultáneo de más de 150 usuarios, la seguridad no era buena y el programa era limitado, dice. "El programa se bloqueaba a menudo y teníamos que reiniciar el servidor cada dos horas porque pasaban demasiadas cosas dentro del programa". En un mal día, el sistema estaba parado entre dos y tres horas. En un buen día, se caía entre una y dos horas, dice.
Como resultado, al final tuvo que crear un calendario que diera a las distintas sucursales un límite de tiempo establecido de cuándo podían utilizar el ERP cada día.
El ERP casero tampoco tenía la funcionalidad que One Med necesitaba. Por ejemplo, para obtener una instantánea financiera o informes, la empresa tenía que pagar al desarrollador, lo que resultaba costoso. Además, los informes tardaban varios días en llegar. El sistema, explica Hartanto, no tenía cuadros de mando y era complicado y enrevesado.
Además, aunque ofrecía funciones básicas de contabilidad, no tenía un proceso de pedidos de venta, sólo de facturación. El programa tampoco permitía asignar niveles de acceso, por lo que todo el mundo podía ver información financiera confidencial.
Ante las continuas caídas y la pérdida de productividad, Hartanto supo que tenía que hacer un cambio.
