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Cuando ProPharma Distribution dejó de utilizar QuickBooks, el presidente Levi Ellis y el director de TI Charles Snyder implantaron inicialmente Microsoft Dynamics GP y CRM. La estrategia detrás de esta solución había sido abordar rápidamente retos empresariales específicos con las mejores soluciones percibidas. Por desgracia, a medida que la empresa crecía y evolucionaba, la configuración resultó ser demasiado compleja. Peor aún, los sistemas no se comunicaban entre sí, lo que requería elevados costes de mano de obra para la gestión manual de los cambios.
Se añadió eConnect para pasar pedidos de Dynamics CRM a GP al almacén. Los problemas diarios de tiempo de inactividad con eConnect eran frecuentes. "No podíamos conseguir un flujo coherente de transacciones comerciales porque la información estaba en diferentes aplicaciones, y el tiempo de inactividad impedía el impulso del proceso", afirma Snyder.
Además de los quebraderos de cabeza que suponía la tramitación de pedidos, ProPharma también necesitaba realizar un seguimiento de cada medicamento para asegurarse de que se podía rastrear cada unidad de fármaco desde el punto de fabricación y la cadena de suministro hasta ProPharma y luego de nuevo al exterior. Se trata de un requisito de la FDA conocido como seguimiento de pedigrí que ProPharma gestionaba como un proceso manual.
El seguimiento FDA Pedigree es conocido por su complejidad, esencialmente una cadena de custodia de suministros: la documentación cronológica del control, transferencia, análisis y disposición de medicamentos farmacéuticos físicos.
ProPharma utiliza una secuencia única de números para etiquetar el producto cuando llega a sus almacenes, un número que se encuentra en la parte de recepción del software. Imprimen una etiqueta Pedigree con un código de barras y, cuando el medicamento sale del almacén, alguien introduce manualmente el número en la factura, explica Snyder.
Imagínese introducir 20 dígitos para cada uno de los que podrían ser entre 10 y 20 medicamentos. En cualquier sistema manual de este tipo se producen errores humanos que deben detectarse y corregirse.
Ellis y Snyder, que dedicaban demasiado tiempo a dar soporte a los distintos elementos de la empresa y a lidiar con los tiempos de inactividad diarios, trabajaron con Mark Mynatt de DCAA Solutions, un socio de Acumatica, para llevar a cabo una auditoría del anticuado y poco fiable sistema. "La ruta de actualización para arreglarlo todo era complicadísima", dice Mynatt. "Le dije a ProPharma que si había un contratiempo en el sistema, todo podía venirse abajo".
