Acumatica Cloud ERP proporciona la base para transformar digitalmente al distribuidor farmacéutico
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Solución ERP en la nube de Acumatica para ProPharma Distribution
Sede central
Westminster, CO
Industria
Distribución
Aplicaciones sustituidas
Microsoft Dynamics

ProPharma Distribución

  • Obtención de una plataforma estable, fiable e interconectada basada en la nube
  • Eliminación del tiempo de inactividad, lo que permite a los ejecutivos centrarse en el crecimiento de la empresa.
  • El marco xRP de Acumatica Cloud acelera la personalización que incluye el cumplimiento de la normativa FDA Pedigree y la trazabilidad
  • Ahorro anual de 120.000 dólares gracias a la reducción de los costes de personal informático y licencias.
Charles Snyder
"¿Recomendaría Acumatica a alguien? Absolutamente no en nuestra industria. No me gustaría que nadie tuviera una ventaja competitiva sobre lo que hacemos".
Charles Snyder, Director de TI
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Desafíos

Desafíos

Cuando ProPharma Distribution dejó de utilizar QuickBooks, el presidente Levi Ellis y el director de TI Charles Snyder implantaron inicialmente Microsoft Dynamics GP y CRM. La estrategia detrás de esta solución había sido abordar rápidamente retos empresariales específicos con las mejores soluciones percibidas. Por desgracia, a medida que la empresa crecía y evolucionaba, la configuración resultó ser demasiado compleja. Peor aún, los sistemas no se comunicaban entre sí, lo que requería elevados costes de mano de obra para la gestión manual de los cambios.

Se añadió eConnect para pasar pedidos de Dynamics CRM a GP al almacén. Los problemas diarios de tiempo de inactividad con eConnect eran frecuentes. "No podíamos conseguir un flujo coherente de transacciones comerciales porque la información estaba en diferentes aplicaciones, y el tiempo de inactividad impedía el impulso del proceso", afirma Snyder.

Además de los quebraderos de cabeza que suponía la tramitación de pedidos, ProPharma también necesitaba realizar un seguimiento de cada medicamento para asegurarse de que se podía rastrear cada unidad de fármaco desde el punto de fabricación y la cadena de suministro hasta ProPharma y luego de nuevo al exterior. Se trata de un requisito de la FDA conocido como seguimiento de pedigrí que ProPharma gestionaba como un proceso manual.

El seguimiento FDA Pedigree es conocido por su complejidad, esencialmente una cadena de custodia de suministros: la documentación cronológica del control, transferencia, análisis y disposición de medicamentos farmacéuticos físicos.

ProPharma utiliza una secuencia única de números para etiquetar el producto cuando llega a sus almacenes, un número que se encuentra en la parte de recepción del software. Imprimen una etiqueta Pedigree con un código de barras y, cuando el medicamento sale del almacén, alguien introduce manualmente el número en la factura, explica Snyder.

Imagínese introducir 20 dígitos para cada uno de los que podrían ser entre 10 y 20 medicamentos. En cualquier sistema manual de este tipo se producen errores humanos que deben detectarse y corregirse.

Ellis y Snyder, que dedicaban demasiado tiempo a dar soporte a los distintos elementos de la empresa y a lidiar con los tiempos de inactividad diarios, trabajaron con Mark Mynatt de DCAA Solutions, un socio de Acumatica, para llevar a cabo una auditoría del anticuado y poco fiable sistema. "La ruta de actualización para arreglarlo todo era complicadísima", dice Mynatt. "Le dije a ProPharma que si había un contratiempo en el sistema, todo podía venirse abajo".

Solución ERP

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FALLOS DEL SISTEMA HEREDADO

Poco después de que ProPharma empezara a implantar Acumatica, el sistema heredado se estropeó. "Hasta ese momento, habíamos hecho un buen trabajo para mantenerlo en funcionamiento", afirma Snyder. "Todo el sistema había empezado a colapsarse sobre sí mismo, pero seguíamos poniendo tiritas sobre tiritas. Fuimos cojeando hasta que tuvimos una subida de tensión", explica.

La subida de tensión destruyó dos de las unidades, algo extremadamente raro, pero provocó un pinchazo y corrompió los datos. Pronto, los datos dañados se copiaron en todas las unidades y la empresa se cerró por completo. "Me pasé tres semanas acampado en un catre que monté en la oficina y estuve al teléfono constantemente con Citrix, Microsoft y Dell para recuperar los datos y conseguir que el servidor volviera a funcionar a un nivel mínimo", cuenta Snyder.

Obligados a recrear dos meses de entradas a partir de papel, la norma del sector cuando se trata de trazabilidad y cumplimiento en materia de medicamentos, Snyder y su equipo se pusieron por fin en marcha. "Pero nunca fue lo mismo", afirma.

Mynatt explica: "Habíamos programado la puesta en marcha con Acumatica, pero cuando toda la tecnología se deshizo, no tuvimos más remedio que apresurarnos y conseguir para ProPharma lo que necesitaba. Fue un esfuerzo increíble por parte de todos".

Resultado

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Crecimiento desencadenado de ProPharma

Acumatica se basa en la nube, por lo que los ejecutivos de ProPharma ahora tienen la tranquilidad y la capacidad de centrarse en el crecimiento del negocio, sin preocuparse ya de que los servidores se caigan o de si las transacciones se registran y completan sin errores.

Esto es fundamental, ya que las necesidades de ProPharma superan con creces las de un cliente típico del sector de la distribución. Snyder afirma: "Funcionamos en un entorno muy acelerado en el que los precios pueden cambiar cada hora. Tenemos que estar en sintonía tanto con el mercado como con la distribución".

"Acumatica nos ha proporcionado un entorno consistente y en funcionamiento sin tiempos de inactividad, lo que se traduce en nuestra capacidad para centrarnos en el negocio", añade. "Ahora tenemos un entorno y una base de datos a los que podemos acceder desde cualquier lugar".

Además, el CRM y el ERP integrados de Acumatica han eliminado la necesidad de piezas adicionales que complicaban su configuración anterior con Microsoft Dynamics. "No hemos tenido nada de eso con Acumatica; es un sistema fantástico", afirma Snyder.

El acceso móvil de Acumatica significa que no hay necesidad de una VPN; los vendedores remotos pueden iniciar sesión desde cualquier lugar con una simple conexión a Internet. Los usuarios no tienen que limitar su uso ni cerrar sesión para permitir que otros accedan al sistema, como hacían con Dynamics.

"Podemos ampliar sin tener que cambiar nada, simplemente podemos añadir más usuarios", afirma Snyder. Y pueden hacerlo sin preocuparse por el coste de cada nuevo usuario, gracias al modelo de licencias para usuarios ilimitados de Acumatica.

"Ahora somos algo menos de 40 personas, pero estamos añadiendo uno o dos vendedores al mes, y Acumatica nos ha permitido hacerlo", afirma. Antes, con Dynamics, añadir más personal habría sido costoso.

"El modelo de licencias para un número ilimitado de usuarios de Acumatica y la plataforma basada en la nube han permitido a ProPharma ahorrar 120.000 dólares anuales si se tiene en cuenta la menor necesidad de hardware, de personal informático para prestarle asistencia y la reducción del gasto en licencias", afirma Snyder.

Acumatica Cloud xRP Platform Fundación para la digitalización del pedigrí

Podría decirse que el mayor beneficio llegará cuando la DCAA complete el desarrollo del software para hacer que el seguimiento del pedigrí de la FDA sea totalmente digital.

"DCAA está diseñando a medida la segunda parte, en la que el número entra en la línea de recepción, se adjunta al inventario y luego se envía a la factura", dice Snyder. "Entonces se acabará la gestión manual de Pedigree; estará totalmente automatizada, con el número fluyendo por el almacén. Mark Mynatt, de DCAA, ha sido fantástico e inestimable en este esfuerzo".

Tanto desarrollador de software como proveedor de soluciones, Mynatt afirma que la singular plataforma Cloud xRP de Acumatica y la flexibilidad del software permiten personalizarlo de muchas maneras. "Las herramientas dentro de Acumatica me dan la capacidad de hacerlo maravillosamente", dice. "Sin el marco de Acumatica, me llevaría el doble de tiempo desarrollar y probar Pedigree; la plataforma es muy potente".

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