Se necesita la fabricación de Ray Allen:
La empresa quería un sistema flexible, que no restringiera las operaciones. Querían una tecnología que se integrara bien con las mejores aplicaciones, incluidos los sistemas de fabricación y comercio electrónico. Cates dice que también quería un CRM, informes potentes y lo más importante: la capacidad de gestionar varias empresas desde un único inventario.
"Queríamos evitar encajonarnos en un sistema cerrado, lo cual era realmente importante", afirma. "Queríamos algo con una base sólida; algo que nos permitiera expandirnos, en lugar de limitarnos".
Consideró NetSuite, que utilizaba Signature K9; Sage, con el que Cates tenía experiencia; Mail Order Manager, que utilizaba J&J, y consideró brevemente Epicore Software Corp, que fue eliminado rápidamente debido a su estructura de precios. La empresa estaba estudiando NetSuite cuando el socio de integración de sistemas sugirió que Acumatica podría encajar mejor, afirma Cates.
"No había oído hablar de Acumatica, pero empecé a hacer algunos deberes y a ver demos", dice. "Enseguida me di cuenta de que la plataforma abierta de Acumatica encajaba bien con los objetivos de nuestra empresa".
Cates contrató a M2 Technologies para que les ayudara con la implantación del ERP, que comenzó a finales de 2015. Además de implantar Acumatica, Cates añadió JAAS Advanced Manufacturing Software (JAMS) y trasladó sus operaciones web a Magento, lo que supuso contar con varios socios y una mayor complejidad.
"Tuvimos que coordinar las tres implantaciones e hicimos gran parte del trabajo pesado nosotros mismos", afirma Cates. Por ejemplo, reorganizó la segmentación de clientes y otras funciones. "Realmente no puedes entregar esos datos al socio", afirma. "Tienes que entender los datos y saber lo que estás viendo. Recurrimos a Matt Marks de M2 Technologies y a Acumatica para que nos orientaran y cuando nos atascamos, y ambos equipos fueron estupendos."
La flexibilidad de Acumatica allanó el camino para una transición sin problemas a la puesta en marcha con Acumatica SaaS en abril de 2016. "No tuvimos que mover cielo y tierra para hacer cosas como cambiar las tablas, y tener el control de los datos para cargarlos y probarlos nos permitió ser más prácticos".
Acumatica, junto con JAMS y el conector Kensium Acumatica/Magento, agilizó Ray Allen Manufacturing, proporcionando información sobre las operaciones, lo que permite a la empresa prestar un mejor servicio a los clientes, lo que a su vez aumenta los ingresos y los beneficios.
"La integración de Acumatica con nuestros sitios web y la posibilidad de hacer un mejor seguimiento de los clientes nos vino genial", afirma Cates. "La generación de informes es muy sólida y la capacidad de crear informes específicos para nosotros es enorme. Ahora que tenemos un CRM, estamos creando una división de ventas salientes y haciendo gestión de cuentas, lo que era difícil de hacer antes porque no teníamos un recurso central para los datos."
El equipo de Ray Allen eliminó muchas tareas manuales basadas en papel, como poner números de seguimiento en los envíos y notificar manualmente los números de seguimiento a los clientes. Los albaranes de recogida y embalaje incluyen ahora la marca, y los pedidos entrantes fluyen automáticamente a Acumatica y se cotejan con clientes anteriores en pedidos repetidos. Los correos electrónicos de respuesta a los pedidos incluyen automáticamente los números de seguimiento.
"Tener la contabilidad de nuestras distintas subempresas agrupada es más eficiente", afirma Cates. "Una mejor elaboración de informes nos convierte en una mejor empresa en general".
Acumatica ayuda a Ray Allen Manufacturing a servir mejor a sus clientes, añade. "Saber quiénes son nuestros clientes y conocer su valor y a qué canal hacen sus pedidos es muy importante para nosotros. También nos permite controlar mucho mejor el inventario para asegurarnos de que tenemos los productos cuando nuestros clientes los necesitan."
La integración de JAMS, Magento y Acumatica permitió a Ray Allen trasladar su proceso de tarjetas regalo de una hoja de cálculo manual a un proceso en línea, y añadir PayPal como opción de pago. La empresa tiene previsto añadir su primer programa de fidelización a finales de este año. Acumatica también ha allanado el camino para un procesamiento más rápido de las devoluciones y un mejor servicio al cliente porque el equipo del centro de llamadas ya no tiene que alternar entre dos pantallas y dos sistemas financieros diferentes.
"Calculo que el centro de llamadas ha ahorrado un 25% de su tiempo; el equipo de distribución, un 20%, y el de finanzas y marketing, un 10%", afirma Cates.
El equipo de contabilidad ha ganado confianza en los números de fabricación que proporciona Acumatica, un nivel de confianza que la empresa no tenía con su software heredado. "Tener todo el ecosistema junto nos permite ejecutar informes más definitivos y podemos avanzar basándonos en esos datos en lugar de perder tiempo yendo a varias aplicaciones para verificar los datos", afirma Cates. "Cada día pasamos rápidamente a la acción, lo que parece que debería ser rutinario, pero en un sistema heredado antiguo no siempre es así".
Acumatica es muy intuitivo y fácil de usar, dice Cates. "Cuando usas Acumatica, es casi como si siguieras una pelota que rebota por el camino que tienes que seguir. Esto lo hace tan fácil, que usar el software se convierte en una segunda naturaleza". Esos caminos no son rígidos, sino que pueden personalizarse según la forma de hacer negocios de una empresa y la forma de trabajar de un individuo, dice. "Tener acceso a los puntos de datos en los informes y poder extraer los datos fácilmente también es increíblemente importante y fácil de hacer".
Las capacidades de movilidad de Acumatica permiten a Cates conectarse desde casa sin un complicado proceso de inicio de sesión, y permiten a varios trabajadores remotos realizar tareas sin ayuda. El modelo de precios ilimitados de Acumatica cobrará más importancia con futuras adquisiciones, añade. "No queremos hacer una adquisición y luego no tener la posibilidad de añadir usuarios, así que eso es definitivamente una ventaja", dice. Cates se siente aliviado de no tener que gastar más para añadir usuarios o restringir el acceso cuando la empresa aumente su plantilla de 40 personas.
Cates elogia las sólidas funciones y la flexibilidad de Acumatica, que le permiten utilizar las mejores aplicaciones de su categoría según le convenga. "El punto fuerte de Acumatica es que es un sistema abierto, flexible y que se integra bien con otras aplicaciones. Eso nos da mucho control para llevar nuestro negocio como queremos."
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