SpaceManager Closets

Plataforma de fabricación asequible

Los tres ERP ofrecían funciones de gestión financiera, fabricación y servicios de campo. "Pero NetSuite no' tenía servicios de campo de forma nativa, y Dynamics tampoco, pero tenían funciones limitadas, lo que no me resultaba muy atractivo".

Uno de los mayores escollos con las dos ofertas alternativas era el coste. "NetSuite tenía licencias por usuario, lo que, si estás intentando crecer, no ofrece un coste predecible a medida que añades empleados. Además, hay distintos niveles de usuarios, algunos como yo (cinco o seis horas) y otros que se conectan por la mañana y una vez por la noche, pero el coste por usuario es el mismo".

"Microsoft Dynamics Business Central me parecía muy torpe y no era lo que esperaba de un software moderno. No me gustaba el modelo de licencias ni la sensación general. No era fluido ni moderno", afirma Nwabudike.

Acumatica Edición Fabricación

Nwabudike no había oído hablar de Acumatica y le sorprendió la amplitud de sus funciones. "Cuando descubrí Acumatica, me sorprendió bastante que existiera algo así", dice. "Me sorprendió que pudiera hacer todas las cosas que podía hacer".

Acumatica Manufacturing Edition, según aprendió, se diseñó para fabricantes centrados en proyectos, fabricación contra stock, fabricación bajo pedido, configuración bajo pedido e ingeniería bajo pedido. Las aplicaciones nativas conectan datos y procesos empresariales para el control de cambios de ingeniería, la gestión de la producción, la planificación de materiales, la planificación y programación avanzadas, la estimación y la configuración de productos basada en reglas.

Funciones como el kitting con desmontaje, los artículos matriz para familias de productos, el control de cambios de ingeniería, el procesamiento externo, el seguimiento de lotes y series, y la previsión de la demanda permiten la productividad en todos los departamentos. La plataforma conectada permite a los fabricantes crear órdenes de producción manualmente, desde la aplicación de planificación de necesidades de material (MRP), o pedidos de venta.

Dado que estaba poniendo en marcha su empresa, quedó impresionado con el modelo de licencia exclusivo de Acumatica Manufacturing Edition, la flexibilidad del sistema y la facilidad de uso, que le permitieron implantar y dar soporte a la plataforma con un mínimo de recursos informáticos y de desarrollo.

"Quería un sistema que no tuviera un coste cada vez que quisiera hacer algo", dice Nwabudike. "Como intento mantener los costes bajos, no quiero contratar a un consultor si quiero cambiar una variable".

También le gustó que Acumatica se basara en la nube, tuviera una aplicación móvil, ofreciera integración de pagos y ofreciera una API abierta para facilitar las conexiones con aplicaciones de terceros.

"Acumatica lo hizo tan fácil (de manejar) con campos definidos por el usuario, lo que significa que no tienes que tener a nadie que te ayude a manejar el sistema fuera de la configuración inicial", dice. "Puedes hacerlo casi todo tú mismo".

SpaceManager trabajó con ASWI, socio de Acumatica, para implantar la solución de gestión empresarial en sólo cuatro meses. "ASWI dijo que la implantación llevaría de 6 a 9 meses, pero yo tenía que terminar antes de fin de año porque no quería entrar cojeando otro año con QuickBooks".

Eliminación de problemas de inventario

En el primer año de uso de Acumatica Manufacturing, Nwabudike afirma que resolvieron el 95% de sus problemas de inventario.

También han utilizado los datos en tiempo real de Acumatica, lo que ayuda a los empleados del taller a realizar su trabajo con eficacia. El equipo directivo toma decisiones empresariales más inteligentes y estratégicas, como la compra de materiales al por mayor, y se asegura de tener en inventario los artículos que necesita, reduciendo al mismo tiempo los costes de material.

Con un año completo funcionando con Acumatica, Nwabudike revisó los datos de todo un año para averiguar las tasas de consumo de material. La empresa había tenido problemas para mantener varios artículos en stock durante los almacenamientos de la cadena de suministro global provocados por los cierres por pandemia.

"Tomé la decisión de comprar al por mayor, cosa que antes no podía hacer", dice. "Observando los datos, me di cuenta de que podíamos aprovechar nuestro tamaño para reducir costes. Hice nuestra primera compra internacional porque tenía sentido comprar entre 6 y 9 meses de existencias y ahorrar un 30%. Decisiones como esa han dado sus frutos".

Reducción de errores, mejora del control de calidad

SpaceManager Closets no contaba con un proceso formal de control de calidad y se basaba en la experiencia de los empleados para calcular los pomos, tiradores y otros componentes auxiliares necesarios para los proyectos de almacenamiento. "Nunca tuvimos una forma de contabilizar correctamente esos artículos, aparte de la verificación en papel y de saber que un proyecto debía tener seis de estos y siete de estos", afirma. "Con 2.000 o 3.000 SKU, era casi imposible gestionarlo sin un sistema".

La empresa tenía en stock un estilo de manilla en 15 colores, pero sólo utilizaba una descripción general de SKU, dice. Sin documentación sobre el color adecuado que se necesitaba, la empresa perdía mucho tiempo cuando los instaladores no tenían las piezas correctas a mano sobre el terreno.

"Ahora, cuando vendemos un proyecto, se incluyen las SKU adecuadas y fluyen por el sistema. Esto reduce drásticamente los errores", afirma Nwabudike. "En el punto de picking, llegas con las piezas correctas. Si le vendo un armario y le pido un 50% de señal y le prometo que lo instalaré en seis semanas, el cliente espera que compremos todos los artículos y vayamos a su casa seis semanas después. Decir que no tenemos todas las piezas adecuadas no es aceptable".

Los colores erróneos o las piezas que faltaban no sólo hacían perder tiempo, sino que estos errores también reducían los márgenes de beneficio de la empresa.

"Muchos propietarios querían una concesión, y no tienen en cuenta que gastamos el mismo dinero dos veces. En cambio, tuvieron que faltar al trabajo dos veces, y quieren algo por las molestias", dice Nwabudike. "Puedes imaginarte lo que supuso para los márgenes. Es difícil de medir, pero tuvimos muchas pérdidas".

Con un flujo de trabajo mejorado y mejores datos, Acumatica ha ayudado a invertir la erosión de los márgenes y ha mejorado la satisfacción general de los clientes gracias a la excelente prestación de servicios. "Ahora avanzamos a buen ritmo", afirma Nwabudike.

Mejora del servicio y la experiencia del cliente

El CRM de Acumatica ayudó a SpaceManager a perfeccionar su canal de oportunidades, comprender mejor de dónde proceden los clientes potenciales rentables y calcular el coste por cliente potencial.

"En el pasado, utilizaba una hoja de cálculo para capturar los datos de los números de trabajo y luego recuperaba los datos de QuickBooks, pero nunca sabía cuál era nuestro ROI en los distintos gastos en canales", dice.

Ahora tiene un sistema construido en torno a las diferentes etapas de compra y la probabilidad de compra del cliente, ya que una oportunidad tarda en convertirse en una compra. "Ahora entendemos cuánto vamos a vender en un mes".

"La otra cosa que miramos es cuántos clientes potenciales están recibiendo de todos estos diferentes canales de marketing y cómo fluyen a través del sistema hasta la venta".

Es importante ver el flujo de datos en todo el sistema para captar el proceso de la oportunidad, desde el contacto hasta la venta, pasando por la ejecución y la factura, para saber cuánto ha gastado la empresa en conseguir ese contacto, afirma.

Nwabudike también dispone de datos en tiempo real que utiliza para evaluar al equipo de ventas, lo que le permite conocer a los representantes con mayores tasas de cierre y al personal que necesita más formación. "Antes no hacíamos nada", afirma.

Procesos automatizados Mejor comunicación con el cliente

SpaceManager creó una serie de correos electrónicos automáticos para poner al día a los clientes sobre su compra y los plazos de entrega. "Antes, recibíamos el dinero del cliente y no volvíamos a saber de él en seis semanas", explica. "La gente nos llamaba y no les gustaba tener que perseguirnos. No teníamos ancho de banda para llamar a la gente, así que una de las primeras cosas que hice fue crear notificaciones automáticas, que son muy agradables y personales."

Nwabudike configuró él mismo las notificaciones automatizadas por correo electrónico y texto utilizando las capacidades de Acumatica de bajo código, sin código, procesos sin asistencia de desarrolladores.

Planea automatizar los procesos en torno a los pagos y depósitos para asegurarse de que la empresa contabiliza adecuadamente el dinero en efectivo por el trabajo que realizan.

Después de perfeccionar su instalación de Acumatica Manufacturing, SpaceManager Closets puso en marcha Acumatica Field Service, que da soporte a los cerca de 15 instaladores de campo de la empresa. La aplicación Field Service incluye una función de programación que permite a SpaceManager programar al personal para varios días y crear equipos de personas asignadas a un único proyecto.

Nwabudike planea crear listas de comprobación para recordar a los instaladores que deben hacer fotos, cargar recibos y proporcionar la documentación de aprobación final sobre el terreno desde la casa o la oficina del cliente. Estas tareas suelen pasarse por alto y son necesarias cuando un cliente cuestiona el estado de un proyecto.

Acumatica: La savia de la empresa

Aunque Acumatica tiene muchas aplicaciones de terceros disponibles en caso de que SpaceManager necesite una funcionalidad muy específica, Nwabudike afirma que la amplitud y profundidad de la funcionalidad de Acumatica en su plataforma lista para usar le proporciona todo lo que necesita por ahora. Sin embargo, tiene más confianza en el futuro, sabiendo que a medida que su empresa crezca, se podrán añadir funciones adicionales sin problemas.

"No hay nada que hagamos que no incluya Acumatica", afirma Nwabudike. "Acumatica es literalmente el alma de nuestro negocio. Ahora disponemos de un montón de datos para tomar decisiones más inteligentes".