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Desafíos
Cuando los hermanos Bosshardt de Utah no pudieron cultivar sus tierras debido a sus grandes depósitos de sal, empezaron a extraer sal y venderla a las ciudades que la utilizaban para derretir la nieve y el hielo de las carreteras. Décadas más tarde, en los años 80, empezaron a vender productos de sal para el consumidor, los primeros de los cuales se vendían en bolsas Ziploc.
Rhett Roberts compró y amplió drásticamente la empresa a principios de 2000, después de trabajar como consultor. La empresa sigue vendiendo toneladas de sal para uso en agricultura y retirada de nieve, extraída y molida en la ciudad de Redmond. Además de Redmond Minerals, las participaciones de Roberts incluyen Redmond Inc, Redmond Life, Best Vinyl, Valleywide Fence, Western Clay y Heritage Farm & Stores.
Redmond Life ofrece productos de belleza y alimentación para el consumidor, como dentífricos y mezclas de electrolitos, algunos de los cuales se fabrican internamente en las instalaciones de 40.000 pies cuadrados de Redmond en Heber City, Utah. Otros productos se fabrican por contrato. Redmond Life también suministra sus productos de sal a empresas alimentarias externas y cuenta con clientes como Route 11 Potato Chips, Hilary's, Xochitl Chips and Salsa y CLIF Bar & Co.
Best Vinyl instala y vende al por mayor materiales de vallado ornamental y de vinilo. También es mayorista de vallas de tela metálica. Valleywide Fence ofrece servicios y materiales similares a los de Best Vinyl, pero está ubicada en Grand Junction, Colorado.
Redmond Heritage Farm & Stores, con tres establecimientos en Utah, produce leche cruda, seis variedades de queso y huevos de gallinas camperas. También crían vacas y cerdos para productos de vacuno y porcino en varias granjas locales.
Algunas de las marcas reconocibles de Redmond son Real Salt, Re-Lyte, Earthpaste, Redmond Clay, Redmond Hunt: Trophy Rock, Redmond Minerals y Best Vinyl Fence & Deck. Las empresas generan anualmente más de 160 millones de dólares de ingresos combinados.
No podía gestionar grandes volúmenes de transacciones
Todas las empresas de Redmond empezaron con QuickBooks, y algunas añadieron más tarde aplicaciones de software de terceros y personalizadas.
QuickBooks ofrece funciones básicas de contabilidad como aplicación independiente. No gestiona inventarios, ventas, seguimiento de clientes, operaciones de almacén ni gestión de proyectos, y no se conecta con otras aplicaciones. Por ello, Redmond añadió aplicaciones independientes o soluciones a medida, que funcionaban bien cuando las empresas eran pequeñas.
Con el tiempo, trabajar en tantos sistemas desconectados se convirtió en un problema. Los equipos financieros crearon hojas de cálculo para consolidar la información e importaban y exportaban información constantemente. Cada vez era más difícil hacer un seguimiento de los costes por proyecto y la rentabilidad de los productos. A los empleados les resultaba difícil hacer un seguimiento del inventario, que cambiaba constantemente, o entender cuánto efectivo estaba inmovilizado en el inventario.
Todas las empresas de Redmond se gestionaban de forma diferente. Los empleados de cada empresa pasaban incontables horas a la semana introduciendo, comprobando y volviendo a introducir datos en hojas de cálculo, lo que consumía mucho tiempo y, en ocasiones, daba lugar a errores, por lo que resultaba difícil confiar en los datos.
Los informes consolidados y de otro tipo eran inexistentes y casi imposibles de elaborar porque los datos vivían en sistemas aislados y a menudo no coincidían. Ninguno de los gerentes disponía de información oportuna para gestionar sus negocios, lo que, cuando cada uno empezó a crecer, provocó problemas con las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el inventario y los calendarios de producción, entre otras cuestiones funcionales. Un equipo de desarrollo de tres personas pasaba meses importando y exportando datos para que un equipo de informes formado por otras tres personas pudiera crear informes que quedaban obsoletos en cuanto se terminaban.
Superó a QuickBooks
"QuickBooks se diseñó para empresas más pequeñas", afirma Aaron Gabrielson, CTO, y añade que algunas de sus entidades tenían cuatro empleados cuando implantaron el software, y varias tienen ahora más de 100. "Best Vinyl utilizaba en realidad Sage 50 cuando los compramos".
Muchas empresas de Redmond utilizaban papel para gestionar diversos procesos empresariales. En Redmond Life, por ejemplo, los empleados seguían la información de los pedidos fijando papel en una gran pizarra de corcho para controlar los pedidos entrantes y salientes. "Así se hizo durante 30 años", afirma Gabrielson.
Más tarde se enteraron de que "Redmond Life no tenía su inventario tan ajustado como debía y se quedó sin materiales, lo que tardó de tres a seis meses en corregirse", dice. "Eso nos costó entre 2 y 3 millones de dólares porque los clientes no podían conseguir los productos".
Asimismo, afirma, Best Vinyl también tenía problemas para hacer un seguimiento del inventario y experimentaba dificultades de previsión a largo plazo para determinar la cantidad de vinilo que necesitaba comprar. Esto provocaba déficits y retrasos en los proyectos.
A medida que aumentaba el volumen de transacciones, QuickBooks se ralentizaba y a veces colapsaba los servidores locales, gestionados por un equipo informático de seis personas.
