Shoebacca

Para construir una plataforma de próxima generación para el crecimiento, los ejecutivos de Shoebacca consideraron tres opciones: podían seguir desarrollando una plataforma personalizada internamente, basarse en NetSuite o cambiar a Acumatica.

"Queríamos una solución totalmente integrada que pudiera manejar nuestra solución minorista, Magento; un sistema de gestión de almacenes y finanzas, uno que pudiera manejar un alto grado de personalización", dice Finney. "También tenía que ser escalable y flexible para satisfacer nuestras necesidades a medida que crecíamos".

Pronto se dieron cuenta de que NetSuite no ofrecía la funcionalidad que necesitaban y que las soluciones estándar serían más rentables que desarrollar software a medida. "Uno de los grandes problemas de NetSuite era la falta de integración total, y teníamos un problema con las relaciones padre-hijo a nivel de SKU", afirma Ryan Schlachter, presidente de Shoebacca.

Además, "todas las soluciones de SGA que estudiamos se procesaban por lotes", añade Finney. "Así que tuvimos dificultades con la falta de puntualidad a la hora de introducir y extraer datos de NetSuite, lo que significaría que no podríamos operar en tiempo real. NetSuite también carecía del nivel de personalización que ofrece Acumatica, por lo que habríamos tenido menos opciones en el futuro para personalizarlo y adaptarlo a las necesidades específicas de nuestro negocio."

Operar en tiempo real, crecer de forma asequible

NetSuite, que cobra una licencia por usuario, también resultaba caro. Shoebacca tiene más de 40 empleados, todos los cuales utilizarían el sistema en el futuro. "Nuestra visión de crecimiento era que podíamos crecer rápidamente", dice Schlachter. "En los últimos años, hemos logrado un crecimiento significativo y vemos que eso continuará".

"Como todo el mundo es usuario, vimos que a medida que siguiéramos creciendo y añadiendo empleados y usuarios al almacén, resultaría extraordinariamente costoso seguir con NetSuite", explica Finney. "Nos estaban cobrando una licencia completa por usuarios que realmente no utilizaban el software, sólo lo usaban en el SGA. Estaríamos pagando lo mismo que por alguien de contabilidad".

Acumatica, al basarse más en los recursos y ofrecer licencias para un número ilimitado de usuarios, resultaba asequible y más atractivo. "Vimos mucho más potencial en lo que Acumatica podía ofrecernos", afirma Finney, que añade que empezaron a trabajar a principios de 2014.

Shoebacca gestiona dos entidades, el negocio minorista y el mayorista, y cuenta con unas 750.000 referencias. Cada SKU tiene además una serie de otros puntos de datos asociados, lo que crea una base de datos muy grande que era necesario cargar en Acumatica.

"También tenemos un volumen de ventas bastante razonable, por lo que realizamos muchas transacciones", afirma Finney. "Y debido a la forma de hacer negocios, a veces cerramos algunos tratos muy grandes, por lo que tenemos órdenes de compra con un gran número de productos en ellas". La empresa transfiere inventario entre sus entidades minoristas y mayoristas y también tiene que procesar devoluciones, ventas y transacciones de reposición de existencias. Además, Shoebacca tiene acuerdos de venta directa con más de 75 socios, afirma Schlachter.

Una mejor gestión del inventario aumenta los beneficios

Acumatica, que está integrado con el sistema de gestión de almacenes de Fusion, ha proporcionado a Shoebacca un control mucho mejor de la gestión del inventario que permite a la empresa operar en tiempo real. "Cada vez que se mueve el inventario, se documenta la transferencia, lo que nos permite tener un control más estricto de dónde está el producto y cuánto tenemos, lo que ha ayudado con las mermas y el control de calidad", dice Finney. "Como podemos vender en tiempo real, podemos vender con topes más bajos y vender a través del inventario con menos exceso de existencias".

Como todos los sistemas están integrados, pueden procesar automáticamente los pedidos de compra con proveedores de envío directo y enviarlos, lo que ha mejorado el sistema. "Antes no era tan rápido ni estaba tan bien integrado", afirma Finney. La empresa también tiene un conocimiento mucho más profundo de su inventario, lo que les permite vender productos de su almacén de 500.000 pies cuadrados antes de vender la mercancía de drop ship, controlando mejor sus costes, añade.

Los ejecutivos de Shoebacca pueden tomar mejores decisiones de compra y maximizar las ventas gracias a Acumatica. "Ahora no agotamos los productos que mejor se mueven y podemos crear espacio para ellos al no reponer los artículos que se mueven más lentamente, lo que ayuda a obtener mejores beneficios", afirma Finney. "También estamos construyendo una automatización adicional en nuestros procesos de contabilidad para impulsar una mayor eficiencia".

Eliminación de los costes de desarrollo interno

El cambio a Acumatica basado en la nube permitió a Shoebacca reducir drásticamente el dinero destinado a mantener un equipo de desarrollo interno de 7 personas y los costes de capital asociados con el hardware y el software necesarios para dar soporte a dicho equipo.

"En un momento dado teníamos de 7 a 8 desarrolladores y ahora tenemos dos en TI", dice Schlachter. Y añade Finney: "Como utilizamos la nube, no hay servidores ni granjas de datos que mantener y dedicamos menos tiempo a gestionar los gastos de capital." El equipo de TI de Finney puede centrarse en el desarrollo de la empresa en lugar del mantenimiento de TI, liberando tiempo para producir mayor eficiencia y beneficios, afirma.

Flexibilidad y personalización de terceros en Acumatica

Finney alaba la facilidad de uso de Acumatica y su naturaleza abierta, que permite el desarrollo y la personalización de Acumatica por parte de terceros para adaptarlo a la forma de trabajar de Shoebacca y otros. "Acumatica nos permite conectarnos con soluciones de terceros en un grado que otras soluciones ERP no tienen", afirma. "Nos permite incorporar funcionalidades de la forma que mejor se adapte a nuestras necesidades empresariales".

Acumatica también proporciona una base sólida pero flexible para el crecimiento. "Acumatica puede adaptarse a nuestras necesidades específicas, lo que nos permite alcanzar el máximo grado de eficiencia y automatización para obtener mejores resultados", afirma Finney.

"Acumatica ha estado detrás de nuestro éxito y su equipo de soporte ha sido integral para asegurarse de que hayamos tenido el mayor éxito posible. Definitivamente recomendaría Acumatica a alguien que esté buscando una nueva solución ERP. Acumatica sería un gran activo para cualquiera que intente ampliar su plataforma de comercio electrónico."