Un contratista especializado escala con Acumatica Construction Edition y transforma sus operaciones
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Spohn Associates
Sede central
Sede central en Indianápolis (Indiana, Ohio y Kentucky)
Industria
Construcción
Aplicaciones sustituidas
Sage y Nuevo en ERP en la nube

Spohn Asociados

  • Conexión de sistemas empresariales dispares para agilizar las operaciones
  • Procesos automatizados que ahorran tiempo y aumentan la puntualidad de los proyectos.
  • Visibilidad en tiempo real de las operaciones financieras, lo que refuerza las decisiones empresariales estratégicas.
  • Adquisición de una plataforma basada en la nube para mejorar el acceso a la información y los datos de los lugares de trabajo.
  • Transformación de la facturación de AIA de un proceso manual a uno automatizado
  • Configuración del flujo de trabajo para el cumplimiento de los seguros de los subcontratistas, reduciendo el perfil de riesgo de la empresa.
Sean Barnett
"La capacidad de automatizar flujos de trabajo en Acumatica Construction Edition es enorme. Hay muchos otros procesos empresariales que estamos deseando automatizar."
Sean Barnett, Director Financiero
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Desafíos
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Desafíos

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Cuando Sean Barnett, Director Financiero de Spohn Associates, se incorporó a la empresa de Indianápolis hace 15 años, era un representante de fabricantes -una organización de ventas- de productos utilizados por empresas de construcción para construir barandillas ornamentales, paneles arquitectónicos de pared, marquesinas y pasarelas. La instalación de esos productos especiales de construcción en escuelas, centros de enseñanza superior e instalaciones médicas de Indiana, Ohio y Kentucky apenas representaba el 20% de las ventas totales de Spohn.

Con el paso de los años, Spohn añadió la gestión de proyectos y la instalación a su lista de servicios y desarrolló un amplio grupo de subcontratistas dedicados que instalaban los productos arquitectónicos especializados. Con el tiempo, la empresa se transformó en un contratista especializado de servicios completos.

"Como el trabajo era personalizado y a menudo requería instrucciones de instalación muy detalladas, ahora más del 90% de nuestro trabajo es de instalación", dice Barnett. "Nuestra mezcla ha cambiado definitivamente, lo que nos ha permitido crecer y hacer cosas que normalmente no haces como representante de un fabricante".

A Barnett le gusta definir el trabajo de la empresa como la instalación de "todas las cosas bonitas de un edificio". Por ejemplo, cuando la ciudad de Blue Ash (Ohio) decidió erigir una torre de observación de 180′, Spohn suministró toda la piel exterior, incluidos los paneles perforados y de ACM, el vidrio soportado por puntos y la barandilla ornamental.

En la última década, la actividad de Spohn Associates se ha orientado hacia proyectos más grandes y comerciales. La empresa tiene varias cuadrillas trabajando en grandes edificios y campus corporativos, y tiene entre 40 y 50 proyectos en marcha simultáneamente. Suelen realizar 350 proyectos al año.

Base de datos heredada de Sage plus Access inservible

Spohn Associates trabajó durante muchos años con Sage Mas 90 y luego con Sage 100. Cuando Barnett se incorporó a la empresa, creó una base de datos Access para mejorar la información financiera de la que carecía Sage. Cuando Barnett se incorporó, creó una base de datos Access para mejorar la información financiera de la que carecía Sage. Poco después, los jefes de proyecto pidieron que se incluyeran sus bases de datos personalizadas. "Fuimos añadiendo y añadiendo hasta que pronto tuvo más de 450 informes y vistas", dice Barnett, que tiene formación técnica. "Fue genial durante un tiempo, pero lo superamos y empezó a fallar".

Los retos de la empresa se basaban principalmente en los informes. Cuando el equipo quería extender cheques, tardaba 10 minutos en extender dos cheques, dice Barnett. "Eso se debía a que había que imprimir cuatro informes antes de extender un cheque, y cada informe tardaba al menos un minuto en imprimirse. Luego había que imprimir otros cuatro informes después de extender el cheque. Hacías una factura e imprimías cuatro informes, y luego tenías que volver atrás y hacer todas las actualizaciones manuales".

La operación financiera abarca cinco empresas internas; cada una tenía que actualizarse manualmente en el antiguo sistema. "Siempre estábamos desequilibrados y perdíamos horas a la semana al hacer todas las transferencias entre empresas", dice Barnett. "Teníamos que recordar muchos pasos manuales porque el sistema se había ido improvisando con el tiempo".

Después de crear una nueva base de datos y que ésta fallara, Barnett se dio cuenta de que necesitaban un sistema de informes mejor conectado al sistema financiero de la empresa.

Dado que la mayor parte de su trabajo se realiza en las instalaciones del cliente, el equipo buscaba una plataforma de gestión de proyectos que tuviera una aplicación móvil robusta que incluyera funciones de gestión, almacenamiento y búsqueda de documentos.

"Una de nuestras mayores frustraciones cuando estábamos fuera de la oficina era tener que conectarnos remotamente a través de una VPN, lo cual era complicado", afirma Jeremy Sturgeon, director de operaciones. "No era propicio para usar en una tableta o iPhone, y ahí es donde la industria ha ido, específicamente con los empleados fuera de la oficina".

Spohn Associates quería una solución que le ayudara a cumplir sistemáticamente sus valores fundamentales de aportar valor añadido al cliente y entregar los proyectos a tiempo.

Solución ERP

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Plataforma de construcción personalizable y flexible para el crecimiento

"También quería una solución contable mejor que la que utilizábamos", explica Barnett. "Miré Procore, que es la mejor solución para la gestión de la construcción, pero no tiene contabilidad. Procore también era caro para no ofrecer lo que realmente necesitábamos."

Barnett consultó a la empresa externa de contadores públicos Somerset CPAs and Advisors sobre posibles soluciones, lo que dio lugar a una reunión con el director técnico de la empresa, Jason Leveson. "Sólo a partir de esa conversación, Acumatica Construction Edition sonaba como todo lo que queríamos", dice Barnett. "Después de que Jason nos mostrara todo -toda la personalización que podíamos hacer y la funcionalidad- supimos que habíamos encontrado una gran solución."

Leveson se reunió con el equipo de contabilidad de Spohn Associates, el director de operaciones y un par de jefes de proyecto, y les mostró las funciones de la aplicación móvil Acumatica Construction Edition, las características de gestión de proyectos y los informes. "Acumatica Construction Edition tenía todo lo que realmente buscábamos", afirma Barnett. "Somos diferentes de un contratista de construcción normal y nos gustó que pudiéramos añadir diferentes campos de especialidad y personalizarlo a la forma en que hacemos negocios".

Un modelo único de precios facilita el acceso

A Barnett también le gustó el modelo de precios basado en el consumo de Acumatica. "Es algo agradable no tener que preocuparse por las tarifas de licencias por usuario", afirma. "Algunos de los otros sistemas que miramos eran comparables, pero luego el modelo de licencias por usuario los hacía mucho más caros". Los ejecutivos no tienen que preocuparse por los costes excesivos de las licencias cuando añadan más empleados. En el futuro, si los ejecutivos deciden permitir que los subcontratistas envíen información a través de Acumatica Construction Edition, el coste no será prohibitivo.

Spohn Associates implantó Acumatica Construction Edition en un agresivo plazo de tres meses gracias a Somerset CPA y a los conocimientos técnicos de Barnett, que le permitieron encargarse de la mayor parte de la transferencia de datos.

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Los procesos automatizados ahorran horas de tiempo

Los procesos automatizados de Acumatica han supuesto un gran ahorro de tiempo para el equipo de contabilidad. "Trabajar en Acumatica Construction Edition es más fácil, también lo es la gestión de la facturación, así como la gestión de las aprobaciones para las cuentas por pagar", afirma Barnett. "Los paneles laterales son una de mis funciones favoritas. Mantiene la información que más necesito al alcance de la mano".

A nivel nacional, la mayoría de las empresas de construcción producen una factura estándar siguiendo las directrices del Instituto Americano de Arquitectura, conocida como factura AIA. Antes, Spohn creaba las facturas AIA fuera de Sage, lo que era una tarea manual que llevaba mucho tiempo. "Ahora está integrada y automatizada, por lo que la facturación lleva menos tiempo", afirma Barnett.

Antes, Barnett dedicaba innumerables horas a enviar recordatorios por correo electrónico a los gestores de proyectos y otras personas, para instarles a cerrar proyectos o aprobar facturas. "Ahora ven cuadros de mando personalizados que muestran las tres facturas que tienen que facturar, las cuatro que tienen que cerrar y quizá las dos que no han ofertado lo suficiente, y tienen esos recordatorios a la vista", afirma.

Spohn Associates gestiona todas las funciones de cálculo de costes de los trabajos que necesita a través de Acumatica Construction Edition.

Automatización del cumplimiento de los subcontratistas

Anteriormente, uno de los mayores quebraderos de cabeza del equipo financiero era el seguimiento manual del papeleo de cumplimiento y seguros de los subcontratistas. Ahora ese proceso está automatizado en Acumatica Construction Edition gracias a una personalización de Somerset CPA. Para Spohn, Somerset creó flujos de trabajo automáticos para la gestión de proyectos, la aprobación de costes, el cumplimiento de los seguros por parte de los subcontratistas y el seguimiento de la presentación de proyectos. Los flujos de trabajo incorporaron el enrutamiento de correo electrónico, la gestión de documentos, la generación de informes de panel de control, así como una funcionalidad del sistema muy completa. Estos procesos automatizados de control de proyectos ahorran tiempo a Barnett y su equipo y reducen el perfil de riesgo global de la empresa.

"La capacidad de automatizar flujos de trabajo en Acumatica Construction Edition es enorme", afirma Barnett. "Hay muchos otros procesos empresariales que estamos deseando automatizar".

El cierre financiero de fin de mes "es súper sencillo", añade. "Acumatica te dice por qué no se cierra y, con un solo clic, te permite saber qué entradas siguen abiertas". En el sistema antiguo, perdía horas recorriendo 10 aplicaciones diferentes para saber dónde había un error y por qué algo no se cerraba.

El aprendizaje automático y la inteligencia artificial impulsan la eficiencia

A Barnett le gusta que la interfaz de usuario de Acumatica Construction Edition sea fácil de usar e intuitiva. "Me encanta", dice, y añade que le gusta la flexibilidad que tiene el programa para configurar muchos elementos, incluidos elementos sencillos como las palabras que Acumatica utiliza en el sistema. Por ejemplo, Spohn Associates describe los proyectos como "alcances" en lugar de artículos o actividades, lo cual fue un cambio sencillo.

A Jeremy Sturgeon, de Spohn, le gusta la flexibilidad. "Podemos hacer que se adapte a lo que necesitamos, a nuestra forma de hacer negocios", afirma.

El aprendizaje automático y la inteligencia artificial integrados en la función de búsqueda "tipo Google" de Acumatica han sido de gran ayuda para Spohn Associates. Cuando se escriben frases o ubicaciones en la función de búsqueda, la plataforma recuerda esa información, lo que facilita y agiliza el acceso posterior de cualquier usuario. "La posibilidad de teclear el área que los usuarios desean analizar o acceder a distintas partes del sistema ha ayudado a Spohn a ser más ágil y ha eliminado pasos, lo que les ha permitido agilizar la búsqueda y ser más eficientes", afirma Leveson, de Somerset.

El aprendizaje automático y la IA también ayudan a los clientes de Acumatica a enviar de forma inalámbrica datos de campo desde sus teléfonos al sistema financiero, como recibos de gastos. Por ejemplo, un gestor de campo puede hacer una foto de un recibo comercial con su teléfono, enviarla por correo electrónico a la oficina central y Acumatica lee la imagen y anota el proveedor, el importe y otra información, introduciéndola en el sistema y categorizándola correctamente.

"De este modo, el proceso de elaboración de informes es mucho menos propenso a errores y la empresa dispone de registros completos al instante", afirma Leveson. "Hay menos pasos manuales para introducir información precisa en el sistema, con lo que también se ahorra tiempo".

Automatización, acceso ampliado a subcontratistas Objetivos futuros

Lo siguiente en la agenda de Acumatica Construction Edition de Spohn Associates es automatizar varios procesos de cuentas por cobrar, como el envío automático de extractos a proveedores y gestores internos. "También tenemos previsto dar acceso a nuestros subcontratistas para que puedan enviar informes diarios del proyecto", afirma Barnett. Le gusta que la apertura a los socios -con acceso de seguridad restringido- no aumente las tarifas de licencia gracias al modelo de precios exclusivo de Acumatica.

Estos dos ejemplos son sólo la punta del iceberg de lo que Spohn Associates tiene en mente para Acumatica Construction Edition.

"Cuando cambiamos nuestro modelo de negocio de vender sólo material a ser una empresa de instalación y subcontratista, cambiamos la complejidad y la cantidad de trabajo y papeleo necesarios", dice Barnett. "Confiamos en Acumatica Construction Edition para que nos ayude a ser más eficientes, más productivos y nos permita hacer más con menos en los próximos meses y años."

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