TOUGHBUILT, empresa innovadora en el sector de las herramientas, se amplía y crece con Acumatica
Descargar estudio de caso
Solución ERP en la nube de Acumatica para ToughBuilt
Sede central
Lake Forest, CA
Industrias
Distribución, Fabricación, Venta al por menor
Aplicaciones sustituidas
QuickBooks

ToughBuilt

 

13 minutos

de tiempo de entrada ahorrado por cada pedido

20 horas

ahorro semanal de tiempo de introducción de datos

30 días

guardado con cuadros de mando personalizados para informes

  • Automatización de los procesos de entrada de pedidos, reduciendo las horas a minutos y ahorrando tiempo.
  • Eliminación de procesos manuales, manteniendo el empleo en los niveles actuales
  • Reducción del tiempo de entrada de pedidos, lo que supone un ahorro de 13 minutos por pedido.
  • Mayor volumen de transacciones con registro automático
  • Mejora del inventario y la visibilidad con los fabricantes contratados, reforzando las relaciones con los socios
  • Acceso a los datos desde cualquier lugar, lo que facilita el trabajo de ejecutivos y comerciales.
  • Ahorro de dinero que permitió a ToughBuilt invertir en empleados de I+D que fabricaron nuevos productos y aumentaron las ventas.
Martin Galstyan
"Nos decidimos por Acumatica porque nos gustaba su modelo de licencia, estaba basado en la nube, ofrecía una amplia variedad de complementos de terceros y, además, venía con la posibilidad de personalizarlo según la forma en que operamos el negocio tanto ahora como en el futuro."
Martin Galstyan, Interventor y Director Financiero en funciones
ToughBuilt
Desafíos
Solución ERP
Resultado
Desafíos

Desafíos

Fundada en 2012, ToughBuilt Industries Inc. (NASDAQ: TBLT; TBLTW) es una empresa innovadora en el sector de las herramientas que fabrica bolsas para herramientas, rodilleras, caballetes y otros productos de calidad profesional relacionados con la construcción para contratistas y aficionados al bricolaje. El objetivo de ToughBuilt, que vende sus productos a gigantes del comercio minorista como Home Depot, Menards y Western Pacific Building Materials en Estados Unidos, es crear valor haciendo la vida más fácil y productiva. La empresa cotizada en bolsa de rápido crecimiento aumentó sus ventas en casi un 25% en 2019, hasta los 20 millones de dólares. La compañía tiene ambiciosos planes de expansión que incluyen el despliegue de varios productos nuevos e innovadores, el desarrollo de aplicaciones móviles para la industria y la expansión a otros minoristas importantes como Lowe's, Home Depot Canada, Do It Best y True Value Hardware. ToughBuilt también tiene previsto aumentar sus ventas a escala internacional, según su último informe 10K de la Securities and Exchange Commission.

Al principio, la empresa utilizaba QuickBooks para gestionar su contabilidad, pero pronto se hizo evidente que el software básico no podía soportar el rápido crecimiento de ToughBuilt ni sus planes de convertirse en una empresa que cotiza en bolsa. Hace sólo seis años, ToughBuilt registró unas ventas de apenas un millón de dólares.

Martin Galstyan, interventor de ToughBuilt y director financiero en funciones, afirma que QuickBooks no disponía de las funciones EDI que necesitaba el equipo de contabilidad. Se veían obligados a introducir manualmente los pedidos y enviarlos a sus transportistas 3PL, que a su vez les devolvían una hoja de cálculo. Esa hoja de cálculo requería más trabajo manual para volver a transferir la información a QuickBooks.

"Era un dolor de cabeza", dice.

Anterior: Cinco horas diarias para tramitar los pedidos

Galstyan calcula que se necesitaban entre cuatro y cinco horas al día sólo para procesar los pedidos, y algunos pedidos de varias líneas tardaban 15 minutos cada uno. A los ejecutivos les preocupaba tener que contratar a tres o cuatro personas más para introducir los pedidos a medida que aumentara el volumen de transacciones.

Los gastos también tenían que introducirse manualmente. Era difícil hacer un seguimiento del inventario y la comunicación con el equipo de ventas se limitaba a correos electrónicos y llamadas telefónicas.

"QuickBooks es bueno para las pequeñas empresas, pero una vez que llegas al nivel en el que estamos, no puedes usarlo", dice Galstyan.

"Veíamos venir el crecimiento y sabíamos que sería clave prepararnos para el éxito antes de que se produjera", añade.

ToughBuilt empezó a buscar un nuevo ERP mientras ponía en marcha los procesos y la tecnología necesarios para convertirse en una empresa que cotiza en bolsa. El objetivo era encontrar una solución ERP que ofreciera capacidades completas de gestión empresarial de extremo a extremo.

Solución ERP

Solución ERP

ToughBuilt quería una solución asequible basada en la nube que pudiera conectarse fácilmente con software de terceros, gestionar sofisticados requisitos de informes financieros y escalar fácilmente a medida que la empresa crecía. El objetivo era automatizar tantos procesos como fuera posible.

"Estudiamos Sage y un par de empresas más, pero nos decidimos por Acumatica porque nos gustó su modelo de licencias, estaba basado en la nube, ofrecía una amplia variedad de complementos de terceros y además nos permitía personalizarlo según nuestra forma de gestionar la empresa", explica Galstyan.

En lugar de cobrar por usuario, Acumatica, basado en la nube, ofrece un modelo de precios ERP más asequible basado en el pago por los recursos informáticos realmente utilizados. Acumatica costaba un tercio del precio de otros sistemas, señaló Galstyan.

Resultado

Resultado

Reducción de la entrada de pedidos de horas a minutos

La capacidad de Acumatica para ampliar la solución a través de aplicaciones de terceros conectadas sin problemas proporcionó a ToughBuilt una solución totalmente automatizada que puede ampliarse a medida que crece la empresa. El proveedor de soluciones de ToughBuilt, Klear Systems, conectó el software Order Action de Artsyl, el software fiscal de Avalara, el software de inteligencia empresarial de Data Self, SPS Commerce para EDI y MAPADOC, a Acumatica, formando una solución integrada sin fisuras para compartir datos y automatizar.

"Ahora podemos procesar los pedidos de forma más eficiente", afirma Galstyan. "De ninguna manera podríamos hacer lo que hacemos ahora sin Acumatica".

Las conexiones automatizadas y sin fisuras a sus plataformas en línea eliminaron 20 horas de introducción de datos que Galstyan y su equipo realizaban antes semanalmente. Con la automatización, ToughBuilt eliminó la necesidad de añadir de tres a cuatro empleados más para el procesamiento de pedidos a medida que la empresa aumentaba su volumen de transacciones, afirma Galstyan.

Una de las claves de la automatización fue la conexión de Acumatica con la plataforma de transformación docAlpha de Artsyl Technologies y la aplicación de procesos inteligentes OrderAction, que Galstyan y los miembros del equipo descubrieron cuando asistieron a la feria anual Acumatica Summit.

"Con OrderAction de Artsyl, lo que antes nos llevaba horas de trabajo manual ahora nos lleva dos minutos como máximo para introducir la información de nuestros pedidos de venta en Acumatica", afirma Galstyan. "Recortamos muchas pérdidas de tiempo de nuestros trabajadores para introducir los pedidos de venta".

Con más de 400 pedidos procesados automáticamente en una semana determinada, el equipo de contabilidad de ToughBuilt puede ahora dedicar tiempo a la elaboración de informes y análisis. Con OrderAction, los pedidos físicos se envían a una cuenta de correo electrónico y los datos se extraen automáticamente y se envían al módulo financiero Acumatica de ToughBuilt. Los pedidos de ventas digitales fluyen automáticamente hacia el sistema, lo que ha reducido el número de días pendientes.

Información basada en datos

Según Galstyan, ToughBuilt dispone de informes mucho mejores y de información sobre el rendimiento de la empresa en tiempo real. El equipo de ToughBuilt ha creado varios cuadros de mando en Acumatica y unos 5.000 informes de DataSelf a partir de datos disponibles con solo pulsar un botón, no 30 días después como antes.

"Desde el punto de vista financiero, todo es más fácil de seguir en Acumatica. Todo está conectado y es más rápido, lo que nos proporciona una forma eficaz de gestionar la empresa", afirma.

El acceso desde cualquier lugar garantiza la continuidad de las operaciones

"Con sedes en EE.UU. y fabricación en India y China, necesitábamos un software al que se pudiera acceder desde cualquier lugar, y Acumatica nos lo ofrece", afirma Galstyan. Por ejemplo, durante el brote de Covid-19, Galstyan y su equipo trabajaron desde casa procesando pedidos y comunicándose con los transportistas 3PL desde teléfonos y portátiles, lo que mantuvo la operación en marcha sin problemas. ToughBuilt tiene oficinas en Londres y Shanghái, transportistas 3PL en México y Canadá, y tiene previsto abrir oficinas en otros países a finales de este año.

Además de reducir el personal de operaciones, Acumatica y OrderAction de Artsyl "nos permitieron contratar a más empleados de I+D que crearon nuevas líneas y nuevos productos que pudimos sacar al mercado a una velocidad récord para generar un aumento de las ventas", afirma Galstyan.

Como el nuevo sistema empresarial está basado en la nube, todo el mundo tiene acceso. El equipo de ventas envía los recibos de gastos a través de la aplicación móvil de Acumatica en su smartphone, lo que ha reducido los errores, ha aumentado la velocidad a la que ventas recibe los reembolsos y ha reducido significativamente la cantidad de trabajo para Galstyan y su equipo. Antes introducían los gastos manualmente tras recibir la información por correo electrónico.

Además, los miembros del equipo de ventas tienen acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar al estado de los pedidos de cuentas de clientes y a los niveles de inventario de productos disponibles en las distintas ubicaciones, información que antes no tenían a su alcance. "Antes era muy difícil para nuestro personal de ventas ver dónde estaba el inventario", afirma Galstyan.

Crecimiento persistente y eficiente

ToughBuilt dispone ahora de procesos empresariales más eficientes para gestionar con mayor eficacia su crecimiento. "Con Acumatica vas a ahorrar dinero, tiempo y no vas a tener que contratar a más personal (de contabilidad)", afirma Galstyan. "Estar en la nube hace que todo sea más fiable y fácil. Hoy en día, todo el mundo quiere información, y la quiere de inmediato. Como Acumatica está basado en la web, la información está ahí, al alcance de la mano, para que puedas sacarla cuando y donde la necesites."

Descubra historias de clientes relacionadas

Happy Valley implanta con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Valle Feliz
Happy Valley descubre el verdadero coste de cultivar y vender cannabis tras implantar Acumatica Manufacturing
Envent Engineering implanta con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Ingeniería Envent
Envent, fabricante de analizadores de petróleo y gas, se cuadruplica y recurre al ERP de fabricación de Acumatica para respaldar su rápido crecimiento
Q-PAC Systems, Inc. implanta con éxito el sistema ERP en la nube de Acumatica
Q-PAC Systems, Inc.
El crecimiento explosivo del fabricante de baterías de ventiladores Q-PAC se apoya en Acumatica Manufacturing ERP

¿Listo para ver Acumatica en acción?