ToughBuilt

ToughBuilt quería una solución asequible basada en la nube que pudiera conectarse fácilmente con software de terceros, gestionar sofisticados requisitos de informes financieros y escalar fácilmente a medida que la empresa crecía. El objetivo era automatizar tantos procesos como fuera posible.

"Estudiamos Sage y un par de empresas más, pero nos decidimos por Acumatica porque nos gustó su modelo de licencias, estaba basado en la nube, ofrecía una amplia variedad de complementos de terceros y además nos permitía personalizarlo según nuestra forma de gestionar la empresa", explica Galstyan.

En lugar de cobrar por usuario, Acumatica, basado en la nube, ofrece un modelo de precios ERP más asequible basado en el pago por los recursos informáticos realmente utilizados. Acumatica costaba un tercio del precio de otros sistemas, señaló Galstyan.

Reducción de la entrada de pedidos de horas a minutos

La capacidad de Acumatica para ampliar la solución a través de aplicaciones de terceros conectadas sin problemas proporcionó a ToughBuilt una solución totalmente automatizada que puede ampliarse a medida que crece la empresa. El proveedor de soluciones de ToughBuilt, Klear Systems, conectó el software Order Action de Artsyl, el software fiscal de Avalara, el software de inteligencia empresarial de Data Self, SPS Commerce para EDI y MAPADOC, a Acumatica, formando una solución integrada sin fisuras para compartir datos y automatizar.

"Ahora podemos procesar los pedidos de forma más eficiente", afirma Galstyan. "De ninguna manera podríamos hacer lo que hacemos ahora sin Acumatica".

Las conexiones automatizadas y sin fisuras a sus plataformas en línea eliminaron 20 horas de introducción de datos que Galstyan y su equipo realizaban antes semanalmente. Con la automatización, ToughBuilt eliminó la necesidad de añadir de tres a cuatro empleados más para el procesamiento de pedidos a medida que la empresa aumentaba su volumen de transacciones, afirma Galstyan.

Una de las claves de la automatización fue la conexión de Acumatica con la plataforma de transformación docAlpha de Artsyl Technologies y la aplicación de procesos inteligentes OrderAction, que Galstyan y los miembros del equipo descubrieron cuando asistieron a la feria anual Acumatica Summit.

"Con OrderAction de Artsyl, lo que antes nos llevaba horas de trabajo manual ahora nos lleva dos minutos como máximo para introducir la información de nuestros pedidos de venta en Acumatica", afirma Galstyan. "Recortamos muchas pérdidas de tiempo de nuestros trabajadores para introducir los pedidos de venta".

Con más de 400 pedidos procesados automáticamente en una semana determinada, el equipo de contabilidad de ToughBuilt puede ahora dedicar tiempo a la elaboración de informes y análisis. Con OrderAction, los pedidos físicos se envían a una cuenta de correo electrónico y los datos se extraen automáticamente y se envían al módulo financiero Acumatica de ToughBuilt. Los pedidos de ventas digitales fluyen automáticamente hacia el sistema, lo que ha reducido el número de días pendientes.

Información basada en datos

Según Galstyan, ToughBuilt dispone de informes mucho mejores y de información sobre el rendimiento de la empresa en tiempo real. El equipo de ToughBuilt ha creado varios cuadros de mando en Acumatica y unos 5.000 informes de DataSelf a partir de datos disponibles con solo pulsar un botón, no 30 días después como antes.

"Desde el punto de vista financiero, todo es más fácil de seguir en Acumatica. Todo está conectado y es más rápido, lo que nos proporciona una forma eficaz de gestionar la empresa", afirma.

El acceso desde cualquier lugar garantiza la continuidad de las operaciones

"Con sedes en EE.UU. y fabricación en India y China, necesitábamos un software al que se pudiera acceder desde cualquier lugar, y Acumatica nos lo ofrece", afirma Galstyan. Por ejemplo, durante el brote de Covid-19, Galstyan y su equipo trabajaron desde casa procesando pedidos y comunicándose con los transportistas 3PL desde teléfonos y portátiles, lo que mantuvo la operación en marcha sin problemas. ToughBuilt tiene oficinas en Londres y Shanghái, transportistas 3PL en México y Canadá, y tiene previsto abrir oficinas en otros países a finales de este año.

Además de reducir el personal de operaciones, Acumatica y OrderAction de Artsyl "nos permitieron contratar a más empleados de I+D que crearon nuevas líneas y nuevos productos que pudimos sacar al mercado a una velocidad récord para generar un aumento de las ventas", afirma Galstyan.

Como el nuevo sistema empresarial está basado en la nube, todo el mundo tiene acceso. El equipo de ventas envía los recibos de gastos a través de la aplicación móvil de Acumatica en su smartphone, lo que ha reducido los errores, ha aumentado la velocidad a la que ventas recibe los reembolsos y ha reducido significativamente la cantidad de trabajo para Galstyan y su equipo. Antes introducían los gastos manualmente tras recibir la información por correo electrónico.

Además, los miembros del equipo de ventas tienen acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar al estado de los pedidos de cuentas de clientes y a los niveles de inventario de productos disponibles en las distintas ubicaciones, información que antes no tenían a su alcance. "Antes era muy difícil para nuestro personal de ventas ver dónde estaba el inventario", afirma Galstyan.

Crecimiento persistente y eficiente

ToughBuilt dispone ahora de procesos empresariales más eficientes para gestionar con mayor eficacia su crecimiento. "Con Acumatica vas a ahorrar dinero, tiempo y no vas a tener que contratar a más personal (de contabilidad)", afirma Galstyan. "Estar en la nube hace que todo sea más fiable y fácil. Hoy en día, todo el mundo quiere información, y la quiere de inmediato. Como Acumatica está basado en la web, la información está ahí, al alcance de la mano, para que puedas sacarla cuando y donde la necesites."