AcumatiCares
Desafíos
LifeSource es una organización líder en la obtención de órganos (OPO) que opera en Minnesota,
Dakota del Norte, Dakota del Sur y Wisconsin occidental. Esta organización sin ánimo de lucro
de la nación, facilita la donación de órganos, ojos y tejidos entre hospitales y centros de trasplante.
hospitales y centros de trasplantes. Su misión es salvar vidas y ofrecer esperanza y curación a
familias cuyos seres queridos decidieron salvar la vida de otros.
LifeSource acompaña a las familias en el proceso de donación, recupera quirúrgicamente los órganos donados y los transporta a los receptores.
órganos donados y los transporta a los receptores. Según la directora ejecutiva
Kelly White, más de 100.000 personas en todo el país esperan un trasplante que les salve la vida.
de las cuales 3.000 se encuentran en la región del Alto Medio Oeste.
La recuperación de órganos y tejidos es un proceso complicado, minucioso y sujeto a plazos. La organización sin ánimo de lucro
trabaja con más de 270 hospitales, 9 centros de trasplantes, 9 oficinas de médicos forenses y cientos de funerarias.
centenares de funerarias, a las que se desplaza cuando se plantea una posible situación de trasplante.
Como se puede imaginar, hay mucho papeleo en juego, papeleo que se rastrea meticulosamente,
debe ser fácilmente recuperable, y está regulado por las autoridades federales. Para LifeSource, la tramitación
el papeleo fue doloroso.
LifeSource llevaba años utilizando Sage MAS 90, más tarde denominado Sage 100, para sus finanzas. La organización sin ánimo de lucro
La organización sin ánimo de lucro funcionaba con tecnología obsoleta alojada en sus instalaciones. El acceso remoto limitado de la organización
remoto de la organización implicaba intentar conectarse a través de una VPN de mal humor que a menudo interrumpía las conexiones y dejaba a los empleados muy frustrados mientras intentaban salvar vidas.
frustrados mientras intentaban salvar vidas. "No podíamos acceder a los datos de forma remota", explica Matt Forse, contable.
afirma Matt Forse, contable. "Las capacidades de elaboración de informes eran muy limitadas, y los informes
que teníamos no estaban muy bien formateados. La interfaz de usuario no era muy amigable".
El mayor problema era que nuestro negocio había crecido bastante y Sage 100 ya no era capaz de gestionar lo que necesitábamos", afirma Beth Kabba, Directora financiera senior de la empresa.
Sage 100 ya no era capaz de gestionar lo que necesitábamos", dice Beth Kabba, Directora Senior de Operaciones Financieras, con 30 años de experiencia en LifeSource.
de Operaciones Financieras, con 30 años de experiencia en LifeSource. "Obtener un informe personalizado requería mucho trabajo. En
era muy difícil utilizar nuestra información financiera para tomar decisiones o contar nuestra historia". "Llevaba mucho
Se requería mucho trabajo para entrar en AR o AP y se tardaba mucho tiempo. Llegó un punto en que no nos ayudaba a hacer
nuestro trabajo, y hacía mucho más difícil trabajar", añade.
En LifeSource, cada acción financiera se rastrea mediante una identificación del paciente, incluidos los costes de adquisición,
transporte de órganos, trasplantes, pagos a médicos, etc. "Tuvimos que fusionar información, buscar
en distintas hojas de cálculo y mover la información de un lado a otro", explica Kabba. "Nada podía
hablar entre sí. "Nada se transmitía digitalmente; todos los elementos llegaban por correo postal.
"Había que coger el correo y sellarlo, seguramente una factura, con la fecha".
Con el paso de los años, el sistema Sage empezó a ralentizarse y, si alguien cometía un error accidentalmente, había que volver a introducir toda la transacción, lo que suponía una pérdida de tiempo.
error, había que volver a introducir toda la transacción, con la consiguiente pérdida de tiempo. Por ejemplo, Kabba
Por ejemplo, Kabba explica: "No es raro que recibamos una factura de transporte cada dos semanas que
puede tener 100 líneas que representan casos diferentes. Había que introducir los datos de cada caso".
caso". Además, los ejecutivos no tenían acceso a los informes financieros a menos que ella los imprimiera para ellos.
informes para ellos.
Sin acceso remoto
Para poder trabajar durante el bloqueo por pandemia había que intentar conectarse por VPN a los servidores locales.
locales, lo que era muy difícil. Se rotaba quién trabajaba desde las oficinas de la organización.
Ejecutar un informe financiero era todo un reto, ya que requería que alguien en la oficina los ejecutara, guardara
los archivos y los enviara al solicitante. Aunque proporcionar balances y cuentas de
de ingresos era algo fácil, obtener datos más profundos y una visión de los datos de los donantes era muy difícil.
difícil. La organización tenía ocho licencias de uso, lo que significaba que los usuarios adicionales tenían que pedir a alguien que cerrara la sesión o programar una visita.
a alguien que cerrara la sesión o que programara el acceso.
