Insatisfechas con un ERP heredado, dos constructoras de Raubex implantan rápidamente Acumatica Construction

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Solución ERP en la nube de Acumatica para Raubex

Sede central

Con sede en Bloemfontein (Sudáfrica)

Industria

Construcción

Aplicaciones sustituidas

Sage

Raubex

Obtención de una plataforma ERP adaptada a la construcción y al crecimiento
Adquirió una única fuente de verdad para todas las operaciones, lo que permite una visibilidad y transparencia plenas.
Acceso remoto desde las obras sin necesidad de intermediarios.
Acceso en tiempo real a los datos desde cualquier lugar, lo que agiliza la toma de decisiones.
Eliminación de la impresión innecesaria en papel, lo que reduce en gran medida las necesidades de papel y almacenamiento físico.
Procesos automatizados que agilizan los flujos de trabajo y ahorran tiempo
Aceleración de la creación de pedidos, pasando de horas a minutos, con el consiguiente ahorro de tiempo.
Capacidades adquiridas de activos fijos alojadas en la misma plataforma, lo que elimina la exportación e importación de datos.
Unificación de aplicaciones aisladas para crear una única fuente de datos que permita al personal ser más productivo.
Mejor gestión de las existencias

"Después de tres meses de planificación, sólo tardamos dos meses en implantar Acumatica. Fue impresionante".

IR Van der Merwe, Director Financiero de División

Raubex

Desafíos

Solución ERP

Resultado

Desafíos

Después de intentar implantar un ERP heredado durante más de tres años en un proyecto que superó el presupuesto,
la división de manipulación de materiales y minería del conglomerado sudafricano de la construcción Raubex
del conglomerado sudafricano de la construcción Raubex implantó Acumatica Advanced Construction en sólo cinco meses. Las empresas obtuvieron una
plataforma fácil de usar que mejoró la visibilidad de los datos, la gestión del inventario y la elaboración de informes.

Dos empresas de la división de manipulación de materiales y minería de Raubex
desarrollo de infraestructuras y suministro de materiales de construcción, intentaron implantar un ERP heredado durante tres años antes de darse por vencidas.
implantar un ERP heredado durante tres años antes de darse por vencidas.

Raumix es un proveedor líder de áridos y arena en la industria de la construcción y Tosas,
fabricante y proveedor de productos bituminosos de calidad para la pavimentación de carreteras. Ambas se gestionan
independientes de Raubex, que cotiza en la JSE y está formada por unas 30 entidades
entidades que ofrecen servicios de construcción de carreteras e ingeniería civil, suministro de materiales de construcción
y servicios mineros.

Los ejecutivos de las dos empresas pusieron fin a la implantación anterior alegando costosos consultores,
configuraciones deficientes y módulos aislados.

Las implantaciones anteriores tardaron dos o tres años más, y costaron entre seis y diez veces más de lo que se había presupuestado", explica IR Van der Merwe, de la División de Finanzas.
que se había presupuestado para la implantación", afirma IR Van der Merwe, Divisional Finance
de ambas empresas.

El ERP heredado requería una fuerte personalización, que resultaba cara. Además, los ajustes
pequeños ajustes requerían consultores caros, lo que elevaba los costes y alargaba la implantación.
la implantación. Cada vez que el ERP intentaba actualizar su sistema, paralizaba las operaciones de ambas empresas, haciéndoles perder negocio, dicen los ejecutivos.
empresas, haciéndoles perder negocio, dicen los ejecutivos.

"Sacar los datos del sistema era lento, en parte porque los consultores configuraron el software
de ambas empresas en una sola carpeta, lo que causó muchos problemas", dice Nico Van Zyl, Director Financiero de Raumix.
Financiero de Raumix.

Paul Jankowitz, director financiero de Tosas, añade: "También tenía muchos módulos adicionales que no funcionaban a la perfección.
no funcionaban a la perfección. El ERP se construyó a partir de una gran variedad de sistemas independientes que
atornillados a una estructura básica, y conseguir que todos estos subsistemas y submódulos funcionaran juntos fue un gran reto.
trabajar juntos fue un gran reto".

Las dos empresas recurrieron a PWC como socio de implantación y a un consultor externo
familiarizado con el ERP heredado. Se dijo a las empresas que la implantación era imposible
sin un equipo especial de auditores o contables del sistema. "Eso explica lo
Esto explica lo difícil que era todo el proceso, e incluso así se equivocaron", dice Van der Merwe.

"Esos consultores normalmente no entienden el negocio, así que lo configuran según
sus mejores prácticas". Como resultado, dice que había una gran brecha de comunicación en cuanto a lo que las
empresas necesitaban y cómo estaba configurado el software.

Raumix y Tosas necesitaban aplicaciones de software adicionales para el seguimiento y pesaje de los materiales
que extraían y vendían y para el aprovisionamiento. Además, el ERP no proporcionaba servicios de campo
acceso remoto ni la posibilidad de hacer un seguimiento de los equipos, dicen los ejecutivos.

"Después de tres años, aún no estábamos satisfechos al cien por cien con todo el montaje", dice Van
der Merwe. "Por eso buscamos una solución alternativa".

Los ejecutivos se fijaron en lo que utilizaban otras entidades. Como cada una funciona de forma independiente
no estaban obligadas a utilizar un ERP común, explica Van der Merwe.

Tosas necesitaba un ERP moderno que pudiera gestionar un elevado número de transacciones, límites de crédito,
y conectarse con el software de básculas puente. Este software gestiona las básculas de camiones y los
pesaje, ayudando a los manipuladores de materiales a gestionar los materiales recibidos, enviados y transferidos internamente.
Además de esos mismos requisitos, Raumix necesitaba un sistema de gestión de inventarios o existencias
integrado con el sistema financiero

Solución ERP

Acumatica: Fácil de usar y asequible

Van der Merwe afirma que las empresas evaluaron un ERP de construcción sudafricano, SAP
Business One, y Acumatica Cloud ERP.

A los ejecutivos de ambas empresas les gustó que Acumatica fuera fácil de usar, no cobrara
de licencias por número de usuarios, e incluía gestión de inventario y comprobaciones de crédito
como parte de su plataforma. Acumatica también tenía una API abierta que permitía a los desarrolladores de terceros
aplicaciones como Weighbridge Software. También les gustó que se desarrollara
como un sistema moderno.

"Desde el punto de vista del sistema, Acumatica es sencillo e intuitivo de utilizar, mantener y gestionar", afirma
Jankowitz. "No se necesita un montón de gente o consultores con años de experiencia pegados a la cadera para hacer funcionar las cosas más básicas. Ahí es donde brilla el propio diseño del sistema".

Había muy poco que tuviéramos que cambiar en el sistema para que nos diera las respuestas que necesitábamos", añade.
respuestas que necesitábamos", añade. "La funcionalidad más básica de Acumatica satisfacía el 99% de los
requisitos que teníamos de la empresa. Era muy, muy sencillo conseguir lo que queríamos
del sistema con la menor personalización posible. En nuestro antiguo ERP, nos moríamos de miedo
muerte en el momento en que se hablaba de un parche, una actualización o una ampliación de licencia".

Eso es porque cuando los parches y actualizaciones sucedieron, Raumix y Tosas sistemas fueron
cayeron. Las dos empresas perdieron negocio debido a esos problemas técnicos, dicen los ejecutivos.

Una vez tomada la decisión de cambiar a Acumatica Advanced Construction Edition, las
empresas examinaron cuidadosamente a sus socios de implantación y eligieron a Astraia por sus anteriores
anteriores de Acumatica. Astraia propuso un enfoque de implantación por fases que
que permitiera a cada entidad ponerse en marcha rápidamente, dadas sus dificultades anteriores. También ayudó que
Astraia tenía experiencia previa con el sistema heredado.

"Después de tres meses de planificación con Astraia, sólo tardamos dos meses en implantar
Acumatica", afirma Van der Merwe. "Eso fue bastante impresionante".

"Si se planifica adecuadamente, la aplicación será pan comido. Por nuestra parte, en
Tosas, la implantación se ha hecho muy bien. Estamos muy contentos", dice Jankowitz. "Nuestras vidas
es mucho más fácil. La cantidad de tiempo que tenemos ahora en nuestras manos para aportar valor añadido a las empresas como personal financiero es enorme.
valor añadido a las empresas como financieros, es mucho mayor que antes".

Y añade Van Zyl: "Ha sido probablemente una de las implantaciones más fáciles que hemos experimentado".

Resultado

Los ejecutivos de Raumix y Tosas acceden ahora a los datos de forma instantánea, ya estén en sus escritorios,
en sus teléfonos o en las obras, un acceso que antes no tenían. Con
una mayor cantidad de datos críticos disponibles, están tomando mejores decisiones basadas en datos y
y más rápidamente.

Los empleados son más productivos y ya no pierden tiempo imprimiendo papel. También tienen
acceso móvil a los datos, lo que ha agilizado el trabajo en las obras.

Las empresas conocen sus costes reales y han mejorado la gestión de las existencias. Los empleados
gestionan sus propias funciones cotidianas y elaboran informes por sí mismos.

El objetivo de un ERP es dotar de información a las personas que toman las decisiones", afirma Van der Merwe.
información", afirma Van der Merwe. "Podemos ver que las personas in situ están capacitadas para obtener la
información de Acumatica para facilitar las decisiones empresariales. Antes iban a ciegas
tratando de tomar una decisión sin esa información. Teníamos toda esa información (en la sede central) pero nunca podíamos utilizarla adecuadamente para facilitar la toma de decisiones."

"Cuanta más información proporcione a Acumatica, más beneficios obtendrá", añade Anton Du Piesanie, Director de Administración de Raumix.
añade Anton Du Piesanie, Director de Administración de Raumix, enumerando una serie de ventajas.

"La gestión de las existencias es más eficaz. La dirección conoce los niveles de existencias y puede planificar
planificar en consecuencia. Los informes administrativos son fácilmente accesibles. Los usuarios pueden navegar fácilmente por el sistema para obtener informes. Estos incluyen, entre otros, informes de gastos, asignaciones de costes de activos, transacciones de existencias e informes de pedidos pendientes. También me gusta la posibilidad de rastrear un gasto desde el nivel de solicitud hasta el banco y desde el banco hasta la solicitud."

La trazabilidad fue un gran triunfo para Herkie Sandenbergh, Director General de Raumix. "Al tener
acceso a toda la información, puedo desglosar cualquier coste que desee consultar. Puedo
ver las aprobaciones y quién ha hecho qué".
Informes de autoservicio

Ahora, con Acumatica, Jankowitz delega la responsabilidad y la rendición de cuentas en otras personas. "El
antiguo sistema me ató a mi mesa durante probablemente ocho años, en los que no se podía generar ni un solo informe si yo no intervenía en él", afirma.
generarse a menos que yo tuviera mis manos en él", dice. Esa fue mi vida durante ocho años". En
y conseguir que nuestro personal se responsabilizara de su propio trabajo fue una pesadilla.
pesadilla. Era imposible porque el sistema exigía mucho esfuerzo para enviar informes a las personas que los necesitaban.
a las personas que los necesitaban. Con Acumatica, ahora puedo ayudar a alguien a ayudarse a sí mismo".

Datos disponibles al instante

Du Piesanie afirma que su equipo es más productivo porque la información está disponible al instante.
Por ejemplo, dice, cuando Raumix decidió consolidar proveedores para sus aceites en el antiguo
sistema significaba investigar cada factura para determinar qué compraban. La tarea habría
llevado dos días.

"Acumatica es Excel con esteroides", dice. "Acabo de exportar todos nuestros lubricantes del almacén y, con solo pulsar un botón, tenía la información. Lo hice literalmente en dos minutos".

"Sin duda estamos viendo cómo se ahorra tiempo", añade. "Incluso creando algo tan simple como un
pedido. Trabajamos en un sector muy rápido, y para crear un pedido no podemos esperar dos horas
al día", como hacía antes la empresa.

Sin papel

Muchas empresas de construcción que utilizan sistemas de silos se ahogan en montones de papel. Para los
contratos iniciales, pedidos de material, órdenes de cambio de proyecto y material, planos arquitectónicos
subcontratistas y facturas, la gestión del papel es una tarea ingente, y encontrar los datos más recientes es un reto constante y una pesadilla de almacenamiento.
datos más recientes es un reto constante y una pesadilla de almacenamiento.

"Una de las cosas más importantes que estamos impulsando es la eliminación del papel", afirma Jankowitz, de Tosas.

"Acumatica ofrece una forma de operar muy transparente. Todo el mundo, desde
puede abrir cualquier transacción y llegar hasta el documento de origen, ya sea un correo electrónico, un PDF, una carta o una fotografía".
ya sea un correo electrónico, un PDF, una carta o una fotografía". Ese tipo de transparencia era muy difícil antes.
A menudo había que enviar cajas de papel por correo o escanearlas, para que otra persona pudiera descargar un
correo electrónico e imprimir la información, que luego había que almacenar.

Muchas empresas de la construcción también tienen dificultades para hacer llegar la información, sobre todo en papel, a la obra y desde ella a su debido tiempo.
a tiempo. "Nuestro antiguo ERP tenía un gran problema para funcionar con Android o un iPhone,
dice Jankowitz. "Podías acceder a él desde un móvil, pero utilizarlo y navegar por él era una
pesadilla porque funcionaba muy despacio. Era terrible trabajar con él".

Dice que con Acumatica, los gestores con señal de teléfono móvil pueden acceder a los datos, hacer aprobaciones y ver toda la documentación de apoyo y las acciones.
y ver toda la documentación de apoyo y las acciones de un proyecto.

Módulo de activos fijos

"Otra cosa que nos pareció útil y fácil de usar es el módulo de activos fijos", dice Jankowitz.
"Muy pocos ERP tienen la capacidad de ejecutar un módulo de activos fijos, pero Acumatica es capaz de hacerlo. Es
Es muy sencillo y directo y requiere un esfuerzo mínimo. Simplemente funciona".

Van der Merwe afirma que antes las empresas gestionaban el inmovilizado en Excel al margen de
fuera del sistema porque era demasiado complicado y caro. "En un momento dado
de incorporar los activos fijos, y creo que ese presupuesto por sí solo era tan caro como toda la implementación de Acumatica.
de Acumatica. Incluso si querías añadir o vender un activo más tarde, tenías que contratar a un consultor para hacerlo".
consultor para hacerlo".

Conexiones perfectas con aplicaciones externas

Van der Merwe elogió la API abierta de Acumatica, que permite a los desarrolladores de terceros crear
aplicaciones especializadas que se conectan perfectamente a la plataforma. Además de las
Velixo, la aplicación ayudó a los equipos operativos a acceder más fácilmente a los datos que necesitaban.
los datos que necesitaban con mayor facilidad, afirma. "Algunos empleados operativos que no están acostumbrados a
trabajar en un sistema ERP prefieren Excel, por lo que ese complemento también fue muy beneficioso para nosotros."

Construir para el futuro

Los ejecutivos de Raumix y Tosas esperan añadir funcionalidad en Acumatica y crecer con la
plataforma en el futuro. Raumix, por ejemplo, está implementando la contabilidad de proyectos de Acumatica.
A los ejecutivos les gusta que Acumatica comparta su hoja de ruta futura con los clientes e incorpore
sugerencias de los clientes en futuras versiones, lo que a su vez les permite planificar mejor el futuro.

"Acumatica está construido con una visión holística con módulos diseñados para conectarse sin problemas", dice
Jankowitz. "No hay problemas de legado ni de conectividad entre módulos. Se nota que
mentes brillantes estaban creando Acumatica, lo que da como resultado un sistema intuitivo que estoy seguro podrá
adaptarse a los tiempos. Es simplemente un lenguaje de diseño y un diseño más agradable, limpio, nuevo y ordenado."

Añade Van der Merwe: "Se puede ver que Acumatica está muy bien pensado, con un enfoque de tres a cuatro.

hoja de ruta anual. Se nota que escuchan lo que dicen los clientes y que para ellos es importante
mantenerse a la vanguardia de la tecnología y hacer que el sistema sea lo más fácil de usar posible. Y
para el usuario, eso es música para sus oídos".

Van der Mere dice que, viendo el éxito que Raumix y Tosas han tenido con Acumatica, otras dos empresas de Raubex lo están adoptando, y una tercera y una cuarta lo están evaluando.
otras dos empresas Raubex, y una tercera y una cuarta lo están evaluando.