Simplifique sus operaciones financieras con el procesamiento automatizado de facturas

El procesamiento automatizado de facturas (AIP) es una tecnología que utiliza la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) para automatizar las tareas manuales de procesamiento de facturas. Esto puede incluir tareas como la extracción de datos, la validación, el cotejo y la aprobación.

¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?

Las pequeñas empresas son la columna vertebral de la economía estadounidense, y el éxito de estas organizaciones se basa en asegurar y apoyar una sólida base de clientes y valiosas conexiones con proveedores. Pero mantener contentos a los clientes y proveedores puede ser un reto, y uno de los mayores obstáculos es la facturación.

El software de procesamiento automatizado de facturas moderniza este flujo de trabajo. En lugar de que un empleado introduzca manualmente los datos de un documento PDF o en papel en un sistema, el software captura la factura, lee los datos mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial, y la envía al flujo de trabajo de aprobación.

Esta tecnología es esencial para modernizar los departamentos financieros. Permite a los equipos dejar de centrarse en la introducción repetitiva de datos y dedicarse a iniciativas estratégicas de crecimiento.

¿Cómo funciona el procesamiento de facturas ERP?

Cuando se integra con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), la facturación automatizada se vuelve aún más potente. Una solución ERP centraliza los datos de toda la empresa, lo que garantiza que todos los miembros de su equipo dispongan de información actualizada y sincronizada en tiempo real.

Así es como suele funcionar el proceso:

1. Captura: El sistema recibe las facturas por correo electrónico, escaneo o portal.
2. Extracción: La IA y el ML extraen datos clave (fecha, importe, proveedor, partidas).
3. Validación: El sistema compara la factura con las órdenes de compra y los recibos (comparación triple).
4. Aprobación: Las facturas validadas se envían automáticamente para su aprobación según sus reglas.
5. Pago: Una vez aprobado, se programa o ejecuta el pago.

Ventajas principales del procesamiento automatizado de facturas

Pasarse a un software de procesamiento automatizado de facturas le permite cambiar los quebraderos de cabeza manuales por potentes ventajas empresariales.

1. Mayor visibilidad y precisión.

Con una solución ERP completa, tendrá una línea de visión directa de su proceso de facturación. Lo sabrá:

• Cuántas facturas se envían y reciben.
• Cuántos clientes impugnan sus facturas y cuántas facturas de proveedores impugna usted.
• Qué clientes pagan o no sus facturas y qué facturas ha pagado o no.

Esta visibilidad reduce los errores y permite realizar un seguimiento preciso y sencillo de las compras y los ingresos desde una única solución.

2. Ahorro de tiempo y dinero.

El procesamiento manual de las facturas es una tarea que requiere mucho tiempo y esfuerzo por parte de los empleados. Hay que seguir muchos pasos, como recopilar datos, verificar la información de la factura, obtener aprobaciones, dirigir los pagos al proveedor adecuado y/o recibir los pagos de un proveedor, e informar de los pagos a efectos de auditoría.

Los flujos de trabajo automatizados de cuentas por pagar y cuentas por cobrar de una solución ERP (planificación de recursos empresariales) reducen la intervención humana. Por lo tanto, aumentan la productividad y la eficiencia a medida que los miembros del equipo pasan de centrarse en reunir y pagar dinero a trabajar en generarlo.

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3. Almacenamiento centralizado de datos y documentos

Una solución ERP extrae información de toda la organización y la almacena en una base de datos. Los miembros de su equipo ya no tendrán que acceder a aplicaciones separadas para recopilar o introducir información pertinente. En su lugar, dispondrán de un panel de control único e intuitivo desde el que podrán recopilar y compartir datos de forma rápida y sencilla.

4. Ciclos de tramitación y pago más cortos

Con una potente automatización a través del sistema ERP adecuado, el tiempo de procesamiento de facturas puede reducirse de horas o días a meros segundos. La reducción de los ciclos de procesamiento y pago significa que sus clientes recibirán más rápidamente facturas precisas, lo que se traducirá en pagos más rápidos. Y pagar sus propias facturas con mayor rapidez le ayudará a establecer relaciones más sólidas con sus proveedores.

Éxito real con Acumatica

El procesamiento automatizado de facturas es una característica crítica para las empresas de hoy en día, y las empresas que buscan esta capacidad deben hacerse una pregunta importante: ¿qué solución ERP ofrece los mejores resultados? Creemos que la respuesta es Acumatica.

Acumatica es una solución ERP en la nube completa y galardonada que ofrece a las pequeñas y medianas empresas como la suya el software de gestión financiera que necesitan para prosperar en cualquier sector. Además del procesamiento automatizado de facturas, la información en tiempo real, los cierres rápidos a final de mes y la ayuda continua con el cumplimiento normativo, Acumatica ofrece:

• Una única fuente de verdad para toda la empresa.
• Potentes informes, tanto listos para usar como personalizables.
• Acceso móvil ininterrumpido para facilitar la colaboración a distancia.
• Usuarios ilimitados, para que todo el mundo disponga de los datos que necesite cuando los necesite sin cuotas adicionales.
• Capacidades internacionales, incluidas funciones multidivisa.

El procesamiento automatizado de facturas de Acumatica, impulsado por inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML), ahorra horas de trabajo y dinero a nuestros clientes. Por ejemplo, ayudó a FSC Lighting a reducir el tiempo de facturación de hasta cinco días a solo 20 minutos.

Chad Treadwell, Vicepresidente de Operaciones de FSC Lighting, afirma:

Ahora [nuestro papeleo] se hace automáticamente cada día. Acumatica nos ha aportado mucho más control sobre nuestro negocio. Antes había ocasiones en las que las facturas se pasaban por alto [por completo] y eso ya no ocurre.

Y para Yuri Durovskikh, director de TI de Oil Field Services International (OFSi), el procesamiento automatizado de facturas de Acumatica era una necesidad absoluta.

[Antes de Acumatica], la facturación se basaba en órdenes de trabajo manuales en papel y en copias al carbón. Si facturábamos a un cliente, era extremadamente difícil y llevaba mucho tiempo recuperar toda la documentación relacionada con ese pedido. El proceso de ventas también carecía de transparencia porque la facturación se hacía a posteriori, sin crear órdenes de venta. Peor aún, el proceso de facturación de los servicios de campo se hacía en papel y se enviaba a la oficina central, y sólo entonces se creaba la factura y se enviaba al cliente.

Con Acumatica, OFSi ha reducido su tiempo de facturación de 21 días al mismo día. Durovskikh afirma: "Ahora podemos analizar el retraso en los pagos de los clientes, quién es el mayor cliente en cada momento y cuánto tenemos en inventario. Antes no teníamos esta información".

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuál es la diferencia entre el procesamiento manual y el procesamiento automatizado de facturas?
R: El procesamiento manual depende de personas que introducen los datos, comprueban si hay errores y envían físicamente los documentos para su aprobación. El procesamiento automatizado de facturas utiliza software para capturar los datos, validarlos con los registros y enviarlos para su aprobación al instante sin intervención humana.

P: ¿El procesamiento automatizado de facturas se integra con los sistemas ERP?
R: Sí, el software de procesamiento automatizado de facturas de primer nivel está diseñado para integrarse perfectamente con los sistemas ERP. Esta integración garantiza que los datos fluyan automáticamente entre los módulos de finanzas, ventas e inventario para obtener una «única fuente de verdad».

P: ¿Cuánto tiempo puede ahorrarle a una empresa la facturación automatizada?
R: La automatización puede reducir significativamente el tiempo de procesamiento, convirtiendo a menudo días de trabajo en minutos. Por ejemplo, los clientes de Acumatica han informado de una reducción de su ciclo de facturación de 21 días a un solo día.

P: ¿Cómo contribuye la automatización del procesamiento de facturas al cumplimiento normativo, la preparación para auditorías y la mitigación de riesgos?
R: La automatización reduce los errores, crea un registro de auditoría digital seguro, aplica controles de cumplimiento y hace que la preparación de auditorías sea mucho más sencilla y rápida.

P: ¿Qué capacidades clave debe evaluar al seleccionar una solución de procesamiento automatizado de facturas?
R: Busque una integración perfecta con el ERP, OCR/IA avanzados para una captura de datos precisa y escalabilidad para respaldar el crecimiento de su empresa. Dé prioridad a una interfaz intuitiva y fácil de usar, y a funciones de generación de informes sólidas para obtener visibilidad del gasto y el rendimiento. Estas capacidades garantizan eficiencia, precisión e información útil.