AcumatiCares
Las pequeñas empresas son la columna vertebral de la economía estadounidense, y el éxito de estas organizaciones se basa en asegurar y mantener una sólida base de clientes y valiosas conexiones con los proveedores. Pero mantener contentos a clientes y proveedores puede ser todo un reto, y uno de los mayores obstáculos es la facturación.
El proceso de facturación suele ser complejo, y lo es aún más cuando una empresa prepara y paga las facturas manualmente.
Si éste es su procedimiento operativo habitual, ha llegado el momento de considerar las numerosas ventajas del procesamiento automatizado de facturas.
El procesamiento automatizado de facturas (AIP) es una tecnología que utiliza la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) para automatizar las tareas manuales de procesamiento de facturas. Esto puede incluir tareas como la extracción de datos, la validación, el cotejo y la aprobación.
Hoy hablaremos de cómo puede automatizar sus procedimientos de facturación y por qué es tan importante para su empresa.
Modernice su departamento financiero con el procesamiento automatizado de facturas
La modernización de su departamento financiero para incluir el procesamiento automatizado de facturas comienza con la implantación de la tecnología adecuada, y una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) es una elección inteligente.
Con una solución ERP, los datos de toda la empresa entran y salen de una base de datos centralizada, y esa información actualizada y sincronizada está disponible en tiempo real para todos los miembros de su equipo. La solución ERP adecuada también debe ofrecer el procesamiento automatizado de facturas como una función integrada en su aplicación financiera.
Esta capacidad le permitirá a usted y a su equipo financiero deshacerse del papel y de los procedimientos de facturación manuales, que a menudo conducen a errores humanos, retrasos, relaciones tensas con los proveedores, problemas de liquidez y mucho más. La automatización de facturas le permite cambiar estos problemas por potentes ventajas que mejoran el negocio, entre las que se incluyen:
1. Mayor visibilidad y precisión.
Con una solución ERP completa, tendrá una línea de visión directa de su proceso de facturación. Lo sabrá:
- Cuántas facturas se envían y reciben.
- Cuántos clientes impugnan sus facturas y cuántas facturas de proveedores impugna usted.
- Qué clientes pagan o no sus facturas y qué facturas ha pagado o no.
Esta visibilidad reduce los errores y permite realizar un seguimiento preciso y sencillo de las compras y los ingresos desde una única solución.
2. Ahorro de tiempo y dinero.
El tratamiento manual de las facturas es una tarea que requiere mucho tiempo y esfuerzo por parte de los empleados. Hay que seguir muchos pasos, como recopilar datos, verificar la información de la factura, obtener aprobaciones, dirigir los pagos al proveedor adecuado y/o recibir los pagos de un proveedor, e informar de los pagos a efectos de auditoría.
Los flujos de trabajo automatizados de cuentas por pagar y cuentas por cobrar de una solución ERP (planificación de recursos empresariales) reducen la intervención humana. Por lo tanto, aumentan la productividad y la eficiencia a medida que los miembros del equipo pasan de centrarse en reunir y pagar dinero a trabajar en generarlo.
3. Almacenamiento centralizado de datos y documentos
Una solución ERP extrae información de toda la organización y la almacena en una base de datos. Los miembros de su equipo ya no tendrán que acceder a aplicaciones separadas para recopilar o introducir información pertinente. En su lugar, dispondrán de un panel de control único e intuitivo desde el que podrán recopilar y compartir datos de forma rápida y sencilla.
4. Ciclos de tramitación y pago más cortos
Con una potente automatización a través del sistema ERP adecuado, el tiempo de procesamiento de facturas puede reducirse de horas o días a meros segundos. La reducción de los ciclos de procesamiento y pago significa que sus clientes recibirán más rápidamente facturas precisas, lo que se traducirá en pagos más rápidos. Y pagar sus propias facturas con mayor rapidez le ayudará a establecer relaciones más sólidas con sus proveedores.
Cómo podemos ayudarle
El procesamiento automatizado de facturas es una característica crítica para las empresas de hoy en día, y las empresas que buscan esta capacidad deben hacerse una pregunta importante: ¿qué solución ERP ofrece los mejores resultados? Creemos que la respuesta es Acumatica.
Acumatica es una solución ERP en la nube completa y galardonada que ofrece a las pequeñas y medianas empresas como la suya el software de gestión financiera que necesitan para prosperar en cualquier sector. Además del procesamiento automatizado de facturas, la información en tiempo real, los cierres rápidos a final de mes y la ayuda continua con el cumplimiento normativo, Acumatica ofrece:
- Una única fuente de verdad para toda la empresa.
- Potentes informes, tanto listos para usar como personalizables.
- Acceso móvil ininterrumpido para facilitar la colaboración a distancia.
- Usuarios ilimitados, para que todo el mundo disponga de los datos que necesite cuando los necesite sin cuotas adicionales.
- Capacidades internacionales, incluidas funciones multidivisa.
El procesamiento automatizado de facturas de Acumatica, impulsado por inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML), ahorra horas de trabajo y dinero a nuestros clientes. Por ejemplo, ayudó a FSC Lighting a reducir el tiempo de facturación de hasta cinco días a solo 20 minutos.
Chad Treadwell, Vicepresidente de Operaciones de FSC Lighting, afirma:
Ahora [nuestro papeleo] se hace automáticamente cada día. Acumatica nos ha aportado mucho más control sobre nuestro negocio. Antes había ocasiones en las que las facturas se pasaban por alto [por completo] y eso ya no ocurre.
Y para Yuri Durovskikh, director de TI de Oil Field Services International (OFSi), el procesamiento automatizado de facturas de Acumatica era una necesidad absoluta.
[Antes de Acumatica], la facturación se basaba en órdenes de trabajo manuales en papel y en copias al carbón. Si facturábamos a un cliente, era extremadamente difícil y llevaba mucho tiempo recuperar toda la documentación relacionada con ese pedido. El proceso de ventas también carecía de transparencia porque la facturación se hacía a posteriori, sin crear órdenes de venta. Peor aún, el proceso de facturación de los servicios de campo se hacía en papel y se enviaba a la oficina central, y sólo entonces se creaba la factura y se enviaba al cliente.
Con Acumatica, OFSi ha reducido su tiempo de facturación de 21 días al mismo día. Durovskikh afirma: "Ahora podemos analizar el retraso en los pagos de los clientes, quién es el mayor cliente en cada momento y cuánto tenemos en inventario. Antes no teníamos esta información".
