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Preguntas clave a la hora de elegir un sistema de gestión financiera para el crecimiento empresarial

¿Qué deben preguntarse las pymes antes de implantar un sistema de gestión financiera? Es una pregunta aparentemente sencilla, y el director general de Acumatica, John Case , la aborda hoy.
John Case | 8 de junio de 2023

Preguntas clave a la hora de elegir un sistema de gestión financiera para el crecimiento empresarial

Las pequeñas y medianas empresas (PYME) son la savia de la economía estadounidense, pero se trata de una economía que sigue definida por la incertidumbre, con amenazas constantes de conflictos internacionales, tensiones comerciales y persistentes presiones inflacionistas.

Mientras las grandes empresas siguen reduciendo su tamaño y reestructurándose, muchas de las pequeñas y medianas empresas con las que he hablado son optimistas. Este optimismo y las oportunidades de crecimiento y expansión que ven les impulsan a alcanzar el éxito. Sin embargo, su determinación de crecer a menudo se ve dificultada por algunos problemas comunes a los que se enfrentan muchas pymes. Estos problemas incluyen la escasez de talento, que ha dificultado las previsiones financieras, ha afectado al flujo de caja de las empresas y ha aumentado la deuda corporativa global. Lamentablemente, esta presión financiera suele ser uno de los principales motivos de fracaso de las empresas.

¿Cómo pueden estas pequeñas y medianas empresas -el motor de nuestra economía- superar esta presión constante y experimentar un crecimiento frente a los retos económicos? Una forma es dejar de depender de un simple software empresarial o de soluciones heredadas obsoletas y adoptar sistemas modernos de gestión financiera.

¿Qué es un sistema de gestión financiera (SGF) y por qué lo necesitan las PYME?

Los sistemas de gestión financiera ayudan a las empresas a dirigir sus operaciones. Son plataformas de software que permiten a las empresas realizar un seguimiento eficaz, gestionar y hacer crecer sus recursos financieros mediante funciones integradas de contabilidad, presupuestación, planificación financiera, elaboración de informes financieros y gestión de tesorería.

Con estas funciones, los responsables de las empresas obtienen una visión clara de la salud financiera de la organización, de modo que pueden tomar decisiones basadas en datos que mejoren la rentabilidad.

Cómo un sistema de gestión financiera puede transformar las operaciones empresariales

Como se ha señalado, una solución ERP y sus funciones de gestión financiera ofrecen una serie de ventajas que mejoran el negocio. En conjunto, estas ventajas transforman las empresas y su funcionamiento.

Por ejemplo, una solución ERP ayuda a las pymes a gestionar sus ingresos, activos y gastos desde una única plataforma. Su información financiera fluye dentro y fuera del mismo sistema, proporcionando una única fuente de verdad contable. También proporciona información en tiempo real que puede utilizarse para mejorar las previsiones financieras y los presupuestos. Las funciones automatizadas impulsadas por la inteligencia artificial y el aprendizaje automático eliminan muchas tareas manuales, lo que reduce los errores humanos y de datos.

Sin embargo, para que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) aprovechen plenamente estas ventajas transformadoras, deben seleccionar un software de gestión financiera que ofrezca una personalización adaptada a sus necesidades específicas y a sus limitaciones presupuestarias. Con una plétora de opciones disponibles, que van desde el software de contabilidad básico hasta las soluciones integrales de planificación de recursos empresariales (ERP), las pymes deben dar prioridad a las soluciones ERP frente a las herramientas de contabilidad simplistas. El software ERP ofrece sólidas funcionalidades financieras, incluida la capacidad de:

  • Conecte múltiples departamentos y aplicaciones (por ejemplo, finanzas, ventas, operaciones de marketing y aplicaciones de terceros), garantizando que los datos importantes sean accesibles para todos los equipos.
  • Sincronice y actualice los datos para gestionar los procesos de planificación, inversión y cumplimiento.
  • Evalúe la salud financiera general con sofisticados informes y herramientas analíticas integrados.

Aunque hay un montón de grandes ventajas, saber realmente qué sistema de gestión financiera es el mejor para una empresa requiere algunos deberes.

Cómo seleccionar el sistema de gestión financiera adecuado

Respondiendo a estas cuatro preguntas, las empresas tendrán una visión más profunda de qué sistema les funcionará.

¿Cuáles son nuestras necesidades actuales y futuras? Las pymes deben determinar lo que necesitan para triunfar en el mercado actual y futuro, desde funciones específicas del sector hasta la posibilidad de adaptar un sistema a sus necesidades específicas.

¿Es escalable el sistema? El crecimiento es a menudo la referencia que utilizan las empresas para evaluar su éxito y, si el sistema de gestión financiera elegido no puede crecer con la empresa y adaptarse a los cambios internos y externos, entonces no es la opción adecuada.

¿Pueden todos los miembros del equipo utilizar o aprender a utilizar el sistema con facilidad? Invertir en un nuevo sistema es un gasto enorme, y será un esfuerzo inútil si los miembros del equipo encuentran el sistema difícil de usar.

¿Hasta qué punto sería difícil integrar el sistema con una aplicación de terceros? Por muy completo que sea un sistema de gestión financiera, una empresa puede tener otras aplicaciones muy específicas que necesite conectar a él. Si estas integraciones van a ser difíciles o imposibles, entonces no es el sistema adecuado.

¿Cómo garantiza un sistema de gestión financiera la precisión de los datos financieros y la seguridad?

Estas preguntas clave -y sus respuestas- son fundamentales a la hora de seleccionar un sistema de gestión financiera, pero toda pyme debe plantearse también otra pregunta antes de realizar una compra: "¿Ofrecerá el proveedor de software datos financieros precisos y protocolos de seguridad de primer nivel?". 

Las empresas pueden confiar sus datos financieros a una solución fiable si buscan activamente revisiones de proveedores y llevan a cabo una investigación exhaustiva de sus protocolos de seguridad. Esta diligencia implica verificar que cualquier ERP o solución de gestión financiera integrada que se esté considerando tenga un historial demostrable de:

  • Mantenimiento de sus centros de datos.
  • Alojamiento en una plataforma segura (por ejemplo, Amazon Web Services, que cifra automáticamente los datos que entran en sus redes globales y proporciona herramientas para cumplir la normativa del sector).
  • Proporcionar actualizaciones automáticas de software.
  • Actualizar su hardware según sea necesario.
  • Garantizar que los datos almacenados en el sistema están a salvo de ciberataques y piratas informáticos mediante controles, pruebas y copias de seguridad periódicas.

Cómo obtener una ventaja competitiva con un sistema integrado de gestión financiera

Obtener una ventaja competitiva sobre las PYMES que ofrecen productos o servicios similares es esencial para alcanzar el éxito. Pero saber cómo obtener esa ventaja puede ser un reto, a menos que la empresa sea como The Learning Lab, una organización privada de enriquecimiento educativo que reconoció el poder de implementar la solución ERP adecuada con un software de gestión financiera integrado.

Con sede en Singapur, The Learning Lab necesitaba una solución ERP basada en la nube que pudiera centralizar y gestionar sus diversos sistemas financieros, de CRM y de programación de clases. Según el director financiero Ying-Jian Chan, el crecimiento no era posible en un entorno tan desconectado y aislado.

"La empresa utilizaba un software de contabilidad muy anticuado para la teneduría de libros básicos", afirma Chan. "Nuestro equipo financiero se dio cuenta de que esto no era sostenible dado nuestro volumen y crecimiento y se propuso sustituirlo por una solución financiera con una sólida gestión financiera para la gestión de tesorería, reclamaciones de gastos y adquisiciones."

Tras analizar detenidamente sus opciones de ERP, el equipo de The Learning Lab eligió Acumatica y se alegró de haberlo hecho. Con Acumatica, pudieron:

  • Eliminar puestos centrados en la introducción manual de datos entre sus distintos sistemas financieros.
  • Proporcione acceso al sistema a todos los empleados con el nivel de seguridad adecuado.
  • Devuelva tiempo al equipo financiero haciendo que los empleados introduzcan sus propias declaraciones de gastos.

The Learning Lab El equipo dispone ahora de información en tiempo real sobre sus procesos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar y tiene una única versión de la verdad para todas las partes interesadas.

"Poner en marcha una solución como Acumatica con procesos empresariales eficientes garantiza que tengamos una buena gobernanza y controles financieros", afirma Chan. "Con Acumatica basado en la nube, definitivamente nos permite trabajar en cualquier lugar, en cualquier momento, y esta es la dirección en la que todo se dirige".

Más información sobre Acumatica

La historia de éxito de cómo Acumatica permitió a The Learning Lab gestionar su salud financiera, obtener una ventaja competitiva y prosperar en medio de los desafíos económicos subraya la importancia de seleccionar el sistema de gestión financiera adecuado. Acumatica ofrece una solución ERP en la nube moderna, innovadora y segura, diseñada y desarrollada específicamente para satisfacer las necesidades de las pymes de hoy en día, conectando sus organizaciones de principio a fin, proporcionando información detallada, agilizando los flujos de trabajo y ofreciendo una colaboración sin fisuras en toda la organización.

Para obtener más información sobre cómo Acumatica y nuestro software ERP en la nube pueden ayudar a las pymes a crecer en tiempos económicamente turbulentos, póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo.

Lea más del CEO John Case sobre la importancia de los sistemas de gestión financiera en su artículo de Forbes, "De la supervivencia al crecimiento: Aprovechar el poder de los sistemas de gestión financiera."

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Consejero Delegado de Acumatica

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