Con un millón de empleados y unos ingresos previstos de 188.800 millones de dólares hasta 2025, el sector del paisajismo está creciendo. Los propietarios de viviendas y las empresas quieren crear entornos atractivos y bien mantenidos que mejoren sus condiciones de vida y de trabajo, aumenten la satisfacción personal y de los clientes e incrementen el valor de la propiedad. Por eso hay tanta demanda de empresas de paisajismo.

Pero satisfacer esta demanda es complicado. Los paisajistas hacen malabarismos con muchas responsabilidades: presupuestos, estimaciones, programación, facturación, atención al cliente, gestión de cuadrillas, múltiples proyectos abiertos, diseño, instalación, mantenimiento y mucho más. Es una realidad compleja que requiere una solución específica para el sector, como el software de gestión de empresas de jardinería, para centralizar las tareas y gestionar las necesidades específicas de una operación con varias cuadrillas.

Esta guía le explicará qué es el software de gestión de empresas de jardinería, cómo se benefician de él las operaciones con varias cuadrillas y qué lugar ocupan en el debate otras soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP).

¿Qué es el software de gestión de empresas paisajísticas?

El software de gestión de empresas de jardinería agiliza y automatiza los procesos relacionados con la prestación de servicios de jardinería. Ofrece funciones que simplifican la elaboración de presupuestos, la programación, el envío, el servicio sobre el terreno, el cobro, la gestión de inventarios y mucho más.

Flujo de trabajo integral típico

Un flujo de trabajo típico desde la oferta hasta el pago comienza con la creación del presupuesto, que a menudo incluye paquetes opcionales. El software ERP para paisajismo le permite crear y enviar presupuestos a clientes potenciales de forma fácil y rápida. Una vez aprobado el presupuesto, puede utilizar el software para automatizar el seguimiento, programar el servicio con mapas de rutas y proporcionar listas de comprobación del trabajo. Mientras el proyecto está activo, el acceso móvil al ERP conecta a sus trabajadores de campo con la oficina central, mejorando la comunicación y permitiendo la sincronización de datos en tiempo real. Un trabajo terminado se finaliza utilizando las funciones de facturación del software (incluida la facturación por lotes) y el proceso de pago optimizado, que puede simplificarse aún más con los pagos en línea.

Visibilidad sobre el terreno y experiencia del cliente

Aunque cada solución de gestión de jardinería es diferente, es especialmente importante que la opción que elija ofrezca visibilidad sobre el terreno y herramientas de experiencia del cliente. Esto puede incluir portales de clientes, para que sus clientes puedan acceder cómodamente a sus cuentas, realizar solicitudes y pagos, y comunicarse con usted. También puede incluir visibilidad completa sobre el terreno, para que pueda supervisar a sus cuadrillas, proyectos y equipos mediante el seguimiento por GPS, herramientas de gestión de proyectos y mucho más, todo ello en tiempo real.

Funciones prioritarias para equipos de paisajismo con varias cuadrillas

Si está pensando en invertir en un software de gestión paisajística, su primer paso debe ser investigar si el software que está evaluando ofrece las funciones específicas que necesita. Asegúrese de dar prioridad a aquellas que aumenten la eficacia y la rentabilidad. Tenga en cuenta las siguientes características:

Estimación, cálculo del coste de los trabajos y control de la rentabilidad

Cuando compite por un proyecto, su objetivo es ofrecer un presupuesto preciso que satisfaga los deseos del cliente potencial y, al mismo tiempo, le garantice un beneficio. El software de presupuestos le ayuda a calcular los costes previstos utilizando plantillas y kits creados en torno a sus servicios, contabilizando la mano de obra, los materiales, los gastos generales y el mantenimiento.

Con el cálculo de costes de los trabajos integrado, también podrá realizar un seguimiento de los costes de cada proyecto y utilizar estos datos históricos para tomar futuras decisiones sobre precios, mejorar los porcentajes de éxito y controlar la rentabilidad.

Programación, envío y rutas

La programación de sus proyectos contratados, así como el envío y la asignación de rutas a sus equipos, es un proceso complejo cuando se maneja manualmente. Afortunadamente, las funciones de programación, despacho y enrutamiento del paisaje le permiten crear y actualizar sus horarios, supervisar el progreso, comprobar la disponibilidad y hacer cambios fácilmente en un solo lugar. Busque tableros de programación de arrastrar y soltar, optimización de rutas, ajustes meteorológicos y vistas de calendario por cuadrilla o recurso, que le ayudarán a reducir el tiempo de parabrisas y las ausencias.

Equipos móviles y documentación sobre el terreno

Usted y los miembros de su equipo de campo necesitan poder comunicar actualizaciones y cambios al instante, lo que es posible con las modernas aplicaciones de paisajismo. Debe poder enviar mensajes, ver ubicaciones, comprobar el estado de los trabajos y generar (y guardar) documentación dentro de una aplicación móvil. De este modo, no tiene que depender de papeleo que consume mucho tiempo y es propenso a errores, ni visitar personalmente cada lugar. Es un proceso fluido que refuerza la relación con sus equipos y sus clientes.

Seguimiento de inventarios

El seguimiento del inventario, como herramientas, materiales y suministros (por ejemplo, césped, fertilizantes, etc.), es fundamental si quiere mantener sus costes bajo control. Saber dónde está su inventario y cuánto hay programado para cada proyecto es posible con las herramientas de seguimiento de inventario del software de gestión paisajística. Estas herramientas ayudan a eliminar el seguimiento manual en hojas de cálculo y a mejorar sus márgenes.

Facturación, pagos y aceleración de cuentas por cobrar

Una facturación precisa y puntual fomenta un pago igualmente preciso y puntual por parte de los clientes, y esto puede convertirse en el status quo cuando se utiliza un software de gestión paisajística para automatizar el proceso de facturación. Además de ser soluciones de facturación seguras, estos sistemas agilizan los procedimientos de firma, facturación y pago al gestionarlo todo electrónicamente con funciones de facturación por lotes, métodos de pago almacenados y recordatorios automáticos. También acortan el ciclo presupuesto-efectivo y reducen el seguimiento manual.

Informes y apoyo a la toma de decisiones

Para tomar decisiones empresariales rápidas, necesita datos fiables y funciones de elaboración de informes. El software de gestión de jardinería ofrece cuadros de mando en tiempo real, visibilidad de los trabajos en curso, métricas de productividad de las cuadrillas y análisis de márgenes por trabajo, todo en una única solución, para que pueda elaborar sus informes a partir de información basada en datos. En lugar de reaccionar a los problemas a posteriori, podrá gestionar sus operaciones de forma proactiva y detener los problemas antes de que se produzcan.

Integraciones importantes para equipos y trabajos

Aunque el software de gestión empresarial de paisajismo es una solución integral, es posible que también necesite sincronizarse con aplicaciones de terceros de misión crítica que sean específicas para las necesidades únicas de su empresa. Busque una solución ERP con interfaces de programación de aplicaciones (API) abiertas, que le permitirán conectar fácilmente su sistema integral con esas aplicaciones de terceros, creando una solución personalizada y sin fisuras.

Modelos de fijación de precios y cómo calcular el ROI

Aunque la decisión de centralizar sus operaciones con un software específico del sector conlleva numerosas ventajas (por ejemplo, reducción del tiempo de respuesta, mejora de las tasas de cierre, cobro más rápido de las facturas y reducción de errores, por nombrar sólo algunas), antes de seguir adelante querrá determinar el posible retorno de la inversión (ROI).

El uso de datos conservadores y la comprobación de los escenarios mejor, esperado y peor le darán una idea de lo que puede esperar cuando invierta en un nuevo software. Tenga en cuenta que algunos proveedores pueden cobrar licencias por usuario, lo que puede resultar caro rápidamente a medida que añade trabajadores estacionales. Otros pueden obligarle a firmar contratos a largo plazo. Busque un proveedor que sea transparente sobre los precios desde el principio, preferiblemente uno que ofrezca licencias para un número ilimitado de usuarios sin compromisos a largo plazo. Esto significa que, para mantenerle como cliente, el proveedor trabajará activamente para ganarse y conservar su confianza.

Para obtener una estimación del ROI en unos minutos, puede introducir sus datos en

Dónde encaja el ERP en la madurez de su negocio de paisajismo

Acumatica Cloud ERP es una solución completa, asequible y escalable que le ayudará a gestionar eficazmente sus operaciones de paisajismo, con acceso en cualquier momento y lugar a todos los datos de su empresa, proyecto y cuadrilla.

Por ejemplo, nuestro módulo nativo de Gestión Financiera ofrece herramientas básicas, como el Libro Mayor (CG ), las Cuentas a Pagar (CP ) y las Cuentas a Cobrar (CC ), junto con las funciones de generación de informes más avanzadas que necesita para gestionar el flujo de caja, las nóminas, los pagos y la facturación, al tiempo que realiza un seguimiento de la rentabilidad.

La aplicación totalmente integrada Acumatica Field Service puede ayudarle a gestionar todos los aspectos de sus necesidades de servicio de campo, desde tableros de calendarios, programación, facturación y seguimiento de rutas hasta gestión de garantías, contratos y renovaciones, y mucho más.

Nuestro ERP también proporciona las funciones de control de proyectos, contabilidad de costes de trabajo, órdenes de cambio y cumplimiento que su empresa de paisajismo necesita para prosperar en la economía digital actual. Además, Acumatica Marketplace amplía nuestro completo software base con soluciones y servicios integrados de nuestros socios tecnológicos que respaldan las necesidades de su empresa de paisajismo.

Éxito paisajístico con Acumatica

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Encontrará muchas más ventajas en nuestra Declaración de derechos del cliente. Como cliente de Acumatica, tendrá acceso a un conjunto de aplicaciones que se alinean con sus flujos de trabajo de paisajismo de un proveedor que está realmente comprometido con su éxito.

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