¿Qué es la contabilidad de proyectos y en qué se diferencia de la contabilidad general?

Respuesta rápida: La contabilidad de proyectos es un método para realizar un seguimiento de la actividad financiera relacionada con proyectos específicos, incluyendo costes, presupuestos, facturación, ingresos y rentabilidad. Se diferencia de la contabilidad general en que limita la visibilidad financiera a trabajos o contratos concretos, en lugar de informar sobre los resultados de toda la empresa. En este artículo se explica qué incluye la contabilidad de proyectos, en qué se diferencia de la contabilidad general, cuándo es importante contar con controles más estrictos a nivel de proyecto y cómo pueden ayudar los sistemas ERP.

Las empresas que trabajan por proyectos suelen necesitar algo más que los estados financieros generales de la empresa para saber si cada trabajo, contrato o iniciativa es rentable. Una empresa constructora que ejecuta cinco contratos simultáneos, una consultora que gestiona al mismo tiempo clientes con honorarios fijos y clientes con contratos de retención, o una empresa de software que factura por hitos en sus proyectos, comparten todas el mismo reto: los informes financieros generales indican si la empresa ha ganado o perdido dinero, pero no revelan qué proyectos han determinado ese resultado. Este artículo define qué es la contabilidad por proyectos, explica en qué se diferencia de la contabilidad general y pretende ayudar a los responsables financieros a decidir cuándo es necesario reforzar los controles a nivel de proyecto, la presentación de informes y los flujos de trabajo conectados al sistema ERP.

Principales conclusiones

• La contabilidad de proyectos realiza un seguimiento de los costes, los presupuestos, la facturación, los ingresos y la rentabilidad a nivel de proyecto, en lugar de a nivel de toda la empresa.
• La contabilidad general y la contabilidad de proyectos tienen fines distintos y se dirigen a usuarios diferentes; ambas deberían conciliarse entre sí, en lugar de funcionar de forma independiente.
• Los responsables financieros se benefician del seguimiento de la contabilidad de los proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida, y no solo al cierre del ejercicio.
• El reconocimiento de ingresos en las empresas que operan por proyectos suele diferir del momento de la facturación y requiere una cuidadosa adaptación a las condiciones del contrato y a las normas contables.
• Las empresas en crecimiento deberían evaluar si sus herramientas actuales permiten gestionar la complejidad de los proyectos, y no solo tareas básicas como la facturación o el seguimiento de tareas.
• Los sistemas ERP que integran los datos financieros de los proyectos con los datos operativos ofrecen a los equipos financieros, a los gestores de proyectos y a los directivos una visión compartida y en tiempo real del rendimiento de los proyectos.

¿Qué es la contabilidad de proyectos en las finanzas empresariales?

La contabilidad de proyectos es un método para supervisar las transacciones financieras y los resultados a nivel de proyecto, que ofrece información sobre el rendimiento financiero de cada trabajo, contrato o iniciativa.

En esencia, la contabilidad de proyectos organiza los siguientes aspectos en torno a cada proyecto, en lugar de hacerlo a nivel de toda la empresa:

• Presupuestos de los proyectos, costes directos y costes indirectos
• Mano de obra, materiales y gastos
• Tiempo facturable, facturación e ingresos
• Margen por proyecto

Entre los sectores específicos que más dependen de la contabilidad por proyectos se encuentran la construcción, la ingeniería, la consultoría, los servicios profesionales, la fabricación, el desarrollo de software y los servicios sobre el terreno, donde cada encargo o trabajo tiene su propio perfil financiero. Es importante destacar que la contabilidad por proyectos no es una disciplina separada de las finanzas. Amplía la visibilidad financiera a la ejecución de los proyectos, proporcionando a los responsables de la toma de decisiones los datos que necesitan para gestionar proyectos individuales con el mismo rigor que se aplica a la presentación de informes a nivel de toda la empresa. Para las empresas en las que los ingresos y los costes varían significativamente según el proyecto, esta visibilidad a nivel de proyecto suele determinar si el rendimiento financiero se comprende realmente o si simplemente se estima.

¿Qué debe saber un profesional de las finanzas sobre la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos ofrece a los profesionales de las finanzas una visión más clara de qué proyectos son rentables, se han excedido del presupuesto, se han facturado por debajo de lo debido o están en riesgo, lo que permite tomar decisiones más fundamentadas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, en lugar de hacerlo a posteriori. Los profesionales de las finanzas se basan en el análisis de desviaciones, los informes comparativos entre el presupuesto y los resultados reales, el seguimiento del trabajo en curso (WIP) y las cuentas de resultados específicas de cada proyecto para evaluar la salud de cada proyecto individual. La contabilidad de proyectos respalda la toma de decisiones internas, incluida la asignación de recursos, las negociaciones contractuales y la gestión de márgenes.

En qué se diferencia la contabilidad de proyectos de la contabilidad general

La contabilidad general refleja la salud financiera de la empresa en su conjunto y recoge la actividad financiera al cierre del ejercicio. La contabilidad de proyectos refleja la salud financiera de cada proyecto concreto y, por lo general, se supervisa de forma continua, de modo que los problemas relacionados con los sobrecostes o las deficiencias en la facturación salen a la luz cuando aún hay tiempo para actuar. Comprender esta distinción ayuda a las organizaciones a diseñar la estructura de información adecuada a sus necesidades.

La contabilidad general organiza los datos financieros en torno al libro mayor, las cuentas, los departamentos y los períodos contables, y elabora estados financieros como la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo. La contabilidad de proyectos organiza la actividad financiera en torno a los presupuestos de los proyectos, las tareas, las fases, los contratos y los entregables, y elabora informes que reflejan el rendimiento de un proyecto concreto de principio a fin.

Los usuarios, el momento en que se toman las decisiones y los fines que las motivan también varían. La contabilidad general está dirigida a directivos, auditores y partes interesadas externas que necesitan datos sobre el rendimiento de toda la empresa, mientras que la contabilidad de proyectos está dirigida a jefes de proyecto, equipos financieros y responsables de operaciones que necesitan actuar en tiempo real en función de indicadores financieros específicos de cada proyecto.

Un aspecto fundamental que conviene destacar es que la contabilidad de proyectos debe conciliarse con el libro mayor, en lugar de funcionar como un proceso aislado en una hoja de cálculo. Ambas funciones deben complementarse entre sí, de modo que la contabilidad de proyectos alimente el libro mayor y proporcione a los equipos financieros tanto información a nivel de proyecto como integridad financiera a escala de toda la empresa. Cuando los datos de los proyectos se almacenan fuera del sistema financiero principal, las discrepancias en la conciliación, las inconsistencias en los informes y los errores de facturación resultan más difíciles de detectar y corregir.

Contabilidad de proyectos frente a contabilidad general

¿Qué informes son los más importantes a la hora de tomar decisiones a nivel de proyecto?

Los informes de contabilidad de proyectos más útiles son aquellos que proporcionan a los responsables la información que necesitan para tomar decisiones operativas concretas, como, por ejemplo, si es necesario ajustar la plantilla, aprobar una orden de modificación, revisar una previsión o analizar la rentabilidad de un contrato.

Los informes principales suelen incluir:

• Presupuesto frente a resultados reales y cuentas de resultados del proyecto.
• Costes comprometidos y previsión de costes hasta la finalización.
• Tiempo y gastos no facturados.
• Estado de los trabajos en curso y de la facturación.
• Calendarios de reconocimiento de ingresos y margen por proyecto.

Los informes más importantes dependen de los modelos de facturación. Un proyecto de «tiempo y materiales» requiere prestar especial atención a las horas y los gastos no facturados, mientras que un contrato de precio fijo exige un seguimiento minucioso de los costes comprometidos en relación con el presupuesto del proyecto para proteger el margen. Los modelos de facturación de «coste más margen», por avances y por hitos generan necesidades de información diferentes, y los equipos financieros se benefician de configurar los informes de proyecto para que reflejen la estructura de cada contrato. El objetivo es disponer de una visión financiera clara que ayude a los responsables de proyecto a tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas.

¿Cuándo debería una empresa mejorar sus procesos de contabilidad de proyectos?

Una empresa debería reforzar sus procesos de contabilidad de proyectos cuando la falta de visibilidad del margen, la facturación manual, el seguimiento mediante hojas de cálculo o una asignación de costes inconsistente estén afectando a su capacidad para gestionar la rentabilidad de los proyectos con confianza.

Entre los signos de alerta más comunes se encuentran:

• Los sobrecostes presupuestarios se detectan solo una vez finalizado el proyecto.
• Dificultad para vincular las actividades del proyecto con el libro mayor.
• Los equipos financieros dedican mucho tiempo a conciliar los datos de los proyectos entre herramientas que no están conectadas entre sí.

Para las pequeñas y medianas empresas en crecimiento, los factores desencadenantes suelen ser de carácter estructural: más entidades, más proyectos, contratos más complejos, más equipos remotos y más partes interesadas que necesitan datos de proyectos puntuales que sus sistemas actuales no pueden proporcionar de forma fiable. Esto es especialmente relevante para las empresas orientadas a proyectos que gestionan equipos distribuidos, operaciones en múltiples ubicaciones o necesidades de presentación de informes transfronterizos, donde las inconsistencias en la asignación de costes o el reconocimiento de ingresos pueden agravarse entre las distintas entidades. Pequeñas variaciones en los costes de mano de obra, materiales o subcontratistas pueden afectar de manera significativa a la rentabilidad de un proyecto con un precio contractual fijo, lo que refuerza la necesidad de controles más estrictos a nivel de proyecto a medida que aumenta la complejidad del contrato.

¿Cómo pueden los equipos financieros reducir el trabajo manual relacionado con la contabilidad de proyectos?

Los equipos financieros pueden reducir el trabajo manual relacionado con la contabilidad de proyectos integrando los sistemas y procesos que actualmente funcionan de forma aislada, entre ellos el registro de horas, la codificación de gastos, las compras, el inventario, la facturación, los presupuestos de proyectos y la presentación de informes financieros, de modo que los datos fluyan hacia un entorno de informes compartido en lugar de consolidarse manualmente. El trabajo manual en la contabilidad de proyectos suele darse sobre todo en la conciliación de las horas registradas, la codificación de gastos, la preparación de facturas, los calendarios de ingresos, la elaboración de informes de proyectos y las actualizaciones presupuestarias mediante hojas de cálculo; cada una de estas tareas conlleva un riesgo cuando se gestiona al margen de un sistema integrado.

El principio fundamental es la integración de procesos, más que la automatización aislada. Cuando los datos relativos al tiempo, los gastos, las compras y la facturación se incorporan directamente a los presupuestos de los proyectos y a los informes financieros, los equipos financieros dedican menos tiempo a recopilar información y más a analizarla.

Cabe señalar que la automatización facilita los flujos de trabajo financieros, pero no sustituye al criterio, la gobernanza ni la revisión que aplican los profesionales cualificados de la contabilidad. Las decisiones sobre la metodología de asignación de costes, el momento del reconocimiento de ingresos y la contabilidad de contratos requieren la experiencia humana, especialmente en entornos complejos o regulados.

Por qué el reconocimiento de ingresos es fundamental en la contabilidad de proyectos

El reconocimiento de ingresos en la contabilidad de proyectos se refiere al principio de reconocer los ingresos en el momento en que se devengan, lo que puede diferir del momento en que se emiten las facturas o en que se cobra el importe, lo que lo convierte en uno de los aspectos más trascendentales y técnicamente exigentes de las finanzas de proyectos.

En el caso de las empresas que operan por proyectos, puede ser necesario reconocer los ingresos en función de:

• Hitos o porcentaje de finalización.
• Tareas completadas.
• Condiciones específicas del contrato.

Acumatica, un proveedor líder de ERP en la nube, ha publicado un artículo sobre el reconocimiento de ingresos en la contabilidad de proyectos en el que se explica que el método del porcentaje de finalización y el método del contrato completado son dos enfoques habituales (que ahora se reflejan en el marco de «a lo largo del tiempo/en un momento dado» de la norma ASC 606), y que el método adecuado depende de la naturaleza del proyecto y de las normas contables aplicables. La facturación y el reconocimiento de ingresos están relacionados, pero no siempre constituyen el mismo hecho. Una empresa puede facturar a un cliente un pago por adelantado y reconocer los ingresos de forma incremental a medida que se realiza el trabajo, o bien puede completar el trabajo antes de emitir ninguna factura.

Los requisitos para el reconocimiento de ingresos pueden variar en función del contrato, la jurisdicción, la norma contable y el modelo de negocio, por lo que es importante contar con conocimientos especializados en finanzas y contabilidad a la hora de diseñar las políticas de reconocimiento. El reconocimiento de ingresos, la contabilidad de contratos, la asignación de costes y las prácticas de presentación de información deben adaptarse siempre a las políticas contables específicas de la empresa, a sus controles internos y a los requisitos del sector y fiscales, y deben revisarse con profesionales cualificados en contabilidad, auditoría, fiscalidad y cumplimiento normativo, especialmente en entornos regulados, con múltiples entidades, transfronterizos o con contratos complejos.

¿Qué características son las más importantes en un software de contabilidad de proyectos?

Las funciones más importantes de un software de contabilidad de proyectos van mucho más allá de la simple facturación o el seguimiento de tareas. Deben abarcar todo el ciclo de vida financiero de un proyecto, desde la elaboración del presupuesto hasta la facturación final y el reconocimiento de ingresos.

Una lista práctica de aspectos a tener en cuenta para las empresas en crecimiento incluye:

• Presupuestos de proyectos y revisiones presupuestarias.
• Seguimiento de costes por mano de obra, materiales y servicios.
• Registro de horas y gastos.
• Facturación de proyectos con compatibilidad con múltiples modelos de facturación.
• Calendarios de reconocimiento de ingresos y gestión de órdenes de modificación.
• Seguimiento de los trabajos en curso, visibilidad de los recursos y paneles de control en tiempo real sobre el margen, los costes comprometidos y el estado de la facturación.

La integración es tan importante como las funciones individuales. El sistema debe conectarse con el libro mayor, la contabilidad de proveedores, la contabilidad de clientes, compras, inventario, CRM, servicio de campo y nóminas, según corresponda, para que los datos de los proyectos no estén aislados de las finanzas generales de la empresa.

El acceso móvil y los permisos basados en roles facilitan el trabajo de los equipos distribuidos y permiten que las personas adecuadas tengan acceso a los datos pertinentes sin necesidad de realizar transferencias manuales de datos.

El software ERP en la nube de Acumatica conecta la contabilidad de proyectos con datos empresariales más amplios, como las finanzas, las operaciones, el tiempo, los gastos y los servicios de campo, e incorpora inteligencia artificial integrada para ayudar a identificar patrones en el rendimiento de los proyectos y facilitar la elaboración de previsiones basadas en datos. Las empresas en crecimiento deberían evaluar si un sistema candidato se adapta a su nivel de complejidad de proyectos, y no limitarse a comprobar si es capaz de generar una factura o realizar un seguimiento de una tarea.

¿Cómo ayudan los sistemas ERP a las empresas en crecimiento en la contabilidad de proyectos?

Las soluciones ERP ayudan a las empresas en crecimiento con la contabilidad de proyectos al conectar los datos financieros de los proyectos con los datos operativos, lo que reduce los compartimentos estancos que se crean entre los gestores de proyectos, los equipos financieros, el departamento de compras, el de inventario, el de facturación y los directivos cuando cada función trabaja con un sistema diferente. Un único sistema de registro para los costes de los proyectos, los presupuestos, las normas de facturación, las hojas de horas, los gastos, la elaboración de informes y los datos financieros de toda la empresa ofrece a todas las partes interesadas una visión coherente y en tiempo real del rendimiento de los proyectos sin necesidad de realizar una consolidación manual.

Para las empresas que comparan opciones de contabilidad de proyectos, la cuestión fundamental es si una herramienta independiente de contabilidad de proyectos, un complemento contable, un sistema de automatización de servicios profesionales (PSA) o una solución ERP integrada se adapta mejor a su complejidad actual y a su trayectoria de crecimiento. Las empresas que necesitan contabilidad de proyectos para servicios profesionales, por ejemplo, pueden beneficiarse de una plataforma que combine la gestión financiera de proyectos con la planificación de recursos, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la gestión financiera general en un único entorno.

Para quienes deseen adquirir conocimientos básicos antes o durante la implementación, Acumatica Open University ofrece formación sobre contabilidad de proyectos y conceptos básicos de implementación.

Conclusión: La contabilidad de proyectos convierte el trabajo en información útil

La contabilidad general explica el rendimiento financiero de toda la empresa, mientras que la contabilidad de proyectos muestra si los proyectos individuales gozan de buena salud financiera. Ambas son necesarias para obtener una visión completa del rendimiento de una empresa. Una mejor contabilidad de proyectos ayuda a los responsables a gestionar los presupuestos, los márgenes, la facturación, el reconocimiento de ingresos y las previsiones con menos lagunas en los procesos manuales y una información más oportuna. Para las empresas en crecimiento que trabajan por proyectos y están valorando cuál será su próximo paso, la contabilidad de proyectos integrada en un sistema ERP representa una vía práctica para alcanzar el tipo de visibilidad a nivel de proyecto que permite una toma de decisiones segura y fundamentada en todas las fases del ciclo de vida del proyecto.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la contabilidad por proyectos y por qué es importante para las empresas que trabajan por proyectos?
La contabilidad por proyectos es un método para realizar un seguimiento de los costes, los ingresos, los presupuestos, la facturación y la rentabilidad a nivel de cada proyecto concreto, en lugar de hacerlo para la empresa en su conjunto. Las empresas que trabajan por proyectos recurren a la contabilidad por proyectos porque los estados financieros generales de la empresa no revelan si determinados trabajos o contratos son rentables, superan el presupuesto o se han facturado por debajo de lo debido, información que resulta esencial para gestionar los márgenes y tomar decisiones operativas.

¿En qué se diferencia la contabilidad de proyectos de la contabilidad general?
La contabilidad general organiza los datos financieros por cuentas contables, departamentos y períodos contables para elaborar estados financieros de toda la empresa destinados a las partes interesadas externas. La contabilidad de proyectos organiza la actividad financiera en torno a los presupuestos, las fases, las tareas y los contratos de los proyectos, y está dirigida a usuarios internos, como los jefes de proyecto y los equipos financieros, que necesitan actuar en tiempo real basándose en datos financieros específicos de cada proyecto. Ambas deben conciliarse entre sí, en lugar de funcionar de forma independiente.

¿Qué tipos de informes genera la contabilidad de proyectos?
La contabilidad de proyectos genera informes tales como: comparativa entre presupuesto y resultados reales, cuentas de pérdidas y ganancias del proyecto, costes comprometidos, tiempo y gastos no facturados, trabajo en curso (WIP), estado de facturación, calendarios de reconocimiento de ingresos, margen por proyecto y previsión hasta la finalización. Los informes más relevantes dependen del modelo de facturación utilizado, ya sea de precio fijo, de tiempo y materiales, de coste más margen, de facturación por avance o basado en hitos.

¿Cuándo debería una empresa invertir en un software específico de contabilidad de proyectos ?
Una empresa debería plantearse la adquisición de un software específico de contabilidad de proyectos cuando el seguimiento mediante hojas de cálculo, la facturación manual o los sistemas inconexos limiten su capacidad para ver con claridad los márgenes de los proyectos y actuar en consecuencia con rapidez. Entre los factores que suelen motivar esta decisión se encuentran los frecuentes excesos presupuestarios, la dificultad para vincular los costes de los proyectos con el libro mayor y la creciente complejidad de los contratos que abarcan varios equipos o ubicaciones.

¿Es lo mismo el reconocimiento de ingresos que la facturación en la contabilidad de proyectos?
No. La facturación se refiere al momento en que se emiten las facturas a los clientes, mientras que el reconocimiento de ingresos se refiere al momento en que se consideran devengados los ingresos en función del trabajo realizado o de los hitos alcanzados. En la contabilidad de proyectos, una empresa puede facturar a un cliente antes de completar el trabajo o completar una parte significativa del mismo antes de emitir una factura, y el tratamiento contable para cada caso es diferente. Las políticas de reconocimiento de ingresos deben revisarse con profesionales contables cualificados para garantizar que se ajustan a las normas aplicables y a los términos del contrato.

¿Cómo ayuda el software ERP a la contabilidad de proyectos en las empresas en crecimiento?
Las soluciones ERP conectan los datos financieros de los proyectos con los datos operativos de áreas como las compras, el inventario, las nóminas, la facturación y la gestión financiera, lo que reduce la consolidación manual y ofrece a todas las partes interesadas una visión coherente del rendimiento de los proyectos. Acumatica, por ejemplo, integra la contabilidad de proyectos con funciones empresariales más amplias y utiliza inteligencia artificial incorporada para ayudar a los equipos financieros a identificar patrones en el rendimiento de los proyectos y facilitar una previsión presupuestaria más precisa. Las empresas que estén comparando opciones deberían evaluar si una herramienta independiente o una solución ERP totalmente integrada se adapta mejor a la complejidad de sus proyectos actuales y futuros.