Explicación de la diferencia entre la contabilidad de proyectos y la contabilidad general

¿Qué es la contabilidad de proyectos y en qué se diferencia de la contabilidad general?

Los estados financieros generales de la empresa pueden indicar que una empresa ha obtenido beneficios sin revelar qué proyectos han generado ese resultado. Una empresa constructora que gestiona varios contratos, una consultora que presta servicios a clientes con honorarios fijos o con contratos de retención, o una empresa de software que lleva a cabo proyectos basados en hitos, necesitan visibilidad financiera a nivel de proyecto.

La contabilidad de proyectos ofrece esa visibilidad al vincular presupuestos, costes, plazos, facturación, ingresos y márgenes a cada proyecto concreto. Este artículo explica en qué se diferencia de la contabilidad general, cómo funciona el proceso de contabilidad de proyectos, qué informes son importantes y cuándo puede ser necesario utilizar un software específico.

Principales conclusiones

• La contabilidad de proyectos realiza un seguimiento de los costes, los presupuestos, la facturación, los ingresos y la rentabilidad a nivel de proyecto, en lugar de a nivel de toda la empresa.
• La contabilidad general y la contabilidad de proyectos tienen fines distintos y se dirigen a usuarios diferentes; ambas deberían conciliarse entre sí, en lugar de funcionar de forma independiente.
• Los responsables financieros se benefician del seguimiento de la contabilidad de los proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida, y no solo al cierre del ejercicio.
• El reconocimiento de ingresos en las empresas que operan por proyectos suele diferir del momento de la facturación y requiere una cuidadosa adaptación a las condiciones del contrato y a las normas contables.
• Las empresas en crecimiento deberían evaluar si sus herramientas actuales permiten gestionar la complejidad de los proyectos, y no solo tareas básicas como la facturación o el seguimiento de tareas.
• Los sistemas ERP que integran los datos financieros de los proyectos con los datos operativos ofrecen a los equipos financieros, a los gestores de proyectos y a los directivos una visión compartida y en tiempo real del rendimiento de los proyectos.

¿Qué es la contabilidad de proyectos en las finanzas empresariales?

La contabilidad de proyectos es el proceso de registrar, supervisar y elaborar informes sobre la actividad financiera relacionada con proyectos, trabajos o contratos concretos. Ofrece a los equipos financieros y de proyectos una visión detallada del rendimiento de cada proyecto en relación con su presupuesto, su plan de facturación, los requisitos contractuales y el margen previsto.

En esencia, la contabilidad de proyectos organiza los siguientes elementos en torno a cada proyecto, en lugar de hacerlo a nivel de toda la empresa:

• Presupuestos de los proyectos, costes directos y costes indirectos
• Costes directos e indirectos
• Mano de obra, materiales y gastos
• Compromisos de compra y órdenes de modificación
• Tiempo facturable, facturación e ingresos
• Margen por proyecto
• Facturación y cobros a clientes
• En proceso
• Reconocimiento de ingresos
• Previsión hasta la finalización y rentabilidad prevista

La contabilidad por proyectos reviste especial importancia en los sectores de la construcción, la ingeniería, los servicios profesionales, el software, los servicios sobre el terreno y otros sectores en los que los costes y los ingresos varían considerablemente en función del proyecto.

¿Qué debe saber un profesional de las finanzas sobre la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos ofrece a los profesionales de las finanzas una visión más clara de qué proyectos son rentables, superan el presupuesto, están infrafacturados o se encuentran en situación de riesgo, lo que permite tomar decisiones más fundamentadas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, en lugar de hacerlo a posteriori. Los profesionales de las finanzas se basan en el análisis de desviaciones, los informes comparativos entre presupuesto y resultados reales, el seguimiento del trabajo en curso (WIP) y las cuentas de resultados específicas de cada proyecto para evaluar la salud de cada proyecto. La contabilidad de proyectos respalda la toma de decisiones internas, incluida la asignación de recursos, las negociaciones contractuales y la gestión de márgenes.

¿Cómo funciona el proceso de contabilidad de proyectos?

El proceso de contabilidad de proyectos comienza cuando se pone en marcha un proyecto y continúa hasta su cierre financiero. Aunque los detalles varían en función del sector, el contrato y la política contable, la mayoría de las organizaciones siguen estas siete etapas.

1. Establecer la estructura del proyecto. Crear el registro del proyecto y definir su cliente, contrato, responsable, fechas, tareas, fases, códigos de coste, normas de facturación y estructura de información financiera.
2. Elaborar y aprobar el presupuesto. Realizar una estimación de los ingresos, la mano de obra, los materiales, los servicios, los gastos generales, el equipamiento y otros costes. Establecer el presupuesto inicial y definir cómo se aprobarán y registrarán las revisiones.
3. Registra las operaciones del proyecto. Asigna el tiempo, los gastos, las compras, los materiales, los costes de los subcontratistas y otras operaciones al proyecto, la tarea y la categoría de costes correspondientes.
4. Gestionar compromisos y modificaciones. Realizar un seguimiento de los compromisos de compra, los contratos de subcontratación, las órdenes de modificación, las revisiones presupuestarias y otros acontecimientos que puedan afectar al coste o a los ingresos previstos del proyecto.
5. Facturar al cliente y contabilizar los ingresos. Generar facturas de acuerdo con el método de facturación establecido en el contrato y contabilizar los ingresos conforme a las políticas contables de la organización y a las normas aplicables. La facturación y la contabilización de los ingresos pueden tener lugar en momentos distintos.
6. Supervisa el rendimiento y actualiza las previsiones. Compara los presupuestos con los costes reales y comprometidos, revisa la actividad no facturada, calcula el coste restante para completar el proyecto y actualiza los ingresos, los beneficios y el margen previstos.
7. Cerrar y evaluar el proyecto. Realizar la facturación final, resolver los compromisos pendientes, conciliar los registros del proyecto con el libro mayor, calcular la rentabilidad final y documentar las lecciones aprendidas para futuras estimaciones y proyectos.

¿Cuál es un ejemplo de contabilidad de proyectos?

Imaginemos una empresa de servicios profesionales que lleva a cabo un proyecto de implementación con tarifa fija, con un valor contractual de 500.000 dólares y un presupuesto inicial de 400.000 dólares. Durante el proyecto, la empresa registra el tiempo de los empleados, las facturas de los contratistas, los gastos de viaje, la facturación a los clientes y los cambios aprobados relacionados con el proyecto.

Si los costes reales ascienden a 240 000 dólares, los costes comprometidos suman 60 000 dólares y el equipo del proyecto estima que se necesitarán otros 120 000 dólares para finalizar el trabajo, el coste final previsto es de 420 000 dólares. A menos que varíen los ingresos por contrato, el beneficio previsto del proyecto sería de 80 000 dólares y su margen previsto sería del 16 %.

La contabilidad general acabará reflejando las transacciones del proyecto en los estados financieros de toda la empresa. La contabilidad del proyecto proporciona la información detallada necesaria para identificar el sobrecoste previsto de 20 000 dólares mientras el proyecto aún está en marcha.

Este ejemplo simplificado ilustra la previsión de un proyecto, no el reconocimiento de ingresos. El tratamiento contable real depende del contrato, de las políticas contables y de las normas aplicables.

En qué se diferencia la contabilidad de proyectos de la contabilidad general

La contabilidad general refleja la salud financiera de la empresa en su conjunto y recoge la actividad financiera al cierre del ejercicio. La contabilidad de proyectos refleja la salud financiera de cada proyecto concreto y, por lo general, se supervisa de forma continua, de modo que los problemas relacionados con los sobrecostes o las deficiencias en la facturación salen a la luz cuando aún hay tiempo para actuar. Comprender esta distinción ayuda a las organizaciones a diseñar la estructura de información adecuada a sus necesidades.

La contabilidad general organiza los datos financieros en torno al libro mayor, las cuentas, los departamentos y los períodos contables, y elabora estados financieros como la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo. La contabilidad de proyectos organiza la actividad financiera en torno a los presupuestos de los proyectos, las tareas, las fases, los contratos y los entregables, y elabora informes que reflejan el rendimiento de un proyecto concreto de principio a fin.

Los usuarios, el momento en que se toman las decisiones y los fines que las motivan también varían. La contabilidad general está dirigida a directivos, auditores y partes interesadas externas que necesitan datos sobre el rendimiento de toda la empresa, mientras que la contabilidad de proyectos está dirigida a jefes de proyecto, equipos financieros y responsables de operaciones que necesitan actuar en tiempo real en función de indicadores financieros específicos de cada proyecto.

Un aspecto fundamental que conviene destacar es que la contabilidad de proyectos debe conciliarse con el libro mayor, en lugar de funcionar como un proceso aislado en una hoja de cálculo. Ambas funciones deben complementarse entre sí, de modo que la contabilidad de proyectos alimente el libro mayor y proporcione a los equipos financieros tanto información a nivel de proyecto como integridad financiera a escala de toda la empresa. Cuando los datos de los proyectos se almacenan fuera del sistema financiero principal, las discrepancias en la conciliación, las inconsistencias en los informes y los errores de facturación resultan más difíciles de detectar y corregir.

Contabilidad de proyectos frente a contabilidad general

¿Qué informes son los más importantes a la hora de tomar decisiones a nivel de proyecto?

Los informes de contabilidad de proyectos más útiles son aquellos que proporcionan a los responsables la información que necesitan para tomar decisiones operativas concretas, como, por ejemplo, si es necesario ajustar la plantilla, aprobar una orden de modificación, revisar una previsión o analizar la rentabilidad de un contrato.

Los informes principales suelen incluir:

Los informes más importantes dependen de los modelos de facturación. Un proyecto de «tiempo y materiales» requiere prestar especial atención a las horas y los gastos no facturados, mientras que un contrato de precio fijo exige un seguimiento minucioso de los costes comprometidos en relación con el presupuesto del proyecto para proteger el margen. Los modelos de facturación de «coste más margen», por avances y por hitos generan necesidades de información diferentes, y los equipos financieros se benefician de configurar los informes de proyecto para que reflejen la estructura de cada contrato. El objetivo es disponer de una visión financiera clara que ayude a los responsables de proyecto a tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas.

¿La contabilidad de proyectos es lo mismo que el cálculo de costes por encargo?

La contabilidad de proyectos y el cálculo de costes por encargo están relacionados, pero no son lo mismo.

El cálculo de costes por encargo asigna los costes de mano de obra, materiales, gastos generales y otros a un encargo concreto, de modo que la empresa pueda determinar cuánto cuesta dicho encargo.

La contabilidad de proyectos tiene un alcance más amplio. Además de los costes por proyecto, puede incluir presupuestos, compromisos, facturación a clientes, reconocimiento de ingresos, trabajos en curso, flujo de caja, previsiones y rentabilidad de los proyectos. Por lo tanto, el cálculo de costes por proyecto puede considerarse un componente más de un proceso completo de contabilidad de proyectos.

¿Cuándo debería una empresa mejorar sus procesos de contabilidad de proyectos?

Una empresa debería reforzar sus procesos de contabilidad de proyectos cuando la falta de visibilidad del margen, la facturación manual, el seguimiento mediante hojas de cálculo o una asignación de costes inconsistente estén afectando a su capacidad para gestionar la rentabilidad de los proyectos con confianza.

Una empresa puede verse en la necesidad de reforzar sus procesos de contabilidad de proyectos cuando:

• Los sobrecostes de los proyectos solo se detectan una vez finalizados los trabajos.
• Los responsables no pueden ver los beneficios ni el margen actuales del proyecto.
• El tiempo y los gastos se registran con retraso o se asignan a proyectos equivocados.
• La facturación requiere una labor considerable de preparación de hojas de cálculo.
• A menudo se pasan por alto las horas facturables o los gastos.
• Los presupuestos y las previsiones de los proyectos se gestionan al margen del sistema contable.
• Los compromisos de compra quedan excluidos de los informes de costes del proyecto.
• Las órdenes de modificación no se reflejan de forma inmediata en los presupuestos ni en la facturación.
• Los informes de los proyectos no concuerdan con el libro mayor.
• El departamento de Finanzas dedica mucho tiempo a consolidar datos procedentes de sistemas inconexos.
• Los distintos equipos presentan resultados diferentes para el mismo proyecto.
• Los proyectos con varias entidades o en varias divisas requieren un trabajo manual considerable.

Para las pequeñas y medianas empresas en crecimiento, los factores desencadenantes suelen ser de carácter estructural: más entidades, más proyectos, contratos más complejos, más equipos que trabajan a distancia y más partes interesadas que necesitan datos puntuales sobre los proyectos que sus sistemas actuales no pueden proporcionar de forma fiable. Esto resulta especialmente relevante para las empresas orientadas a proyectos que gestionan equipos distribuidos, operaciones en múltiples ubicaciones o necesidades de presentación de informes transfronterizos, en las que las inconsistencias en la asignación de costes o el reconocimiento de ingresos pueden agravarse entre las distintas entidades. Pequeñas variaciones en los costes de mano de obra, materiales o subcontratistas pueden afectar de manera significativa a la rentabilidad de un proyecto con un precio contractual fijo, lo que refuerza la necesidad de controles más estrictos a nivel de proyecto a medida que aumenta la complejidad del contrato.

¿Cómo pueden los equipos financieros reducir el trabajo manual relacionado con la contabilidad de proyectos?

Los equipos financieros pueden reducir el trabajo manual relacionado con la contabilidad de proyectos al integrar el registro de horas, los gastos, las compras, el inventario, los compromisos, la facturación, los presupuestos de los proyectos y la presentación de informes financieros. Las transacciones deben asignarse al proyecto correcto en el momento de su creación, en lugar de clasificarlas posteriormente mediante hojas de cálculo.

La automatización puede agilizar actividades recurrentes como la importación de horas, el envío de gastos para su aprobación, la actualización de los costes comprometidos, la preparación de facturas, la contabilización de operaciones de proyectos y la actualización de informes. Las excepciones deben remitirse al responsable de finanzas o al responsable del proyecto correspondiente para su revisión.

La automatización no sustituye al criterio contable ni a los controles financieros. La asignación de costes, el reconocimiento de ingresos, la interpretación de contratos, los cambios en las previsiones y los ajustes de fin de período siguen requiriendo una revisión y aprobación adecuadas.

Por qué el reconocimiento de ingresos es fundamental en la contabilidad de proyectos

El reconocimiento de ingresos en la contabilidad de proyectos se refiere al principio de reconocer los ingresos en el momento en que se devengan, lo que puede diferir del momento en que se emiten las facturas o en que se cobra el importe, lo que lo convierte en uno de los aspectos más trascendentales y técnicamente exigentes de las finanzas de proyectos.

En el caso de las empresas que operan por proyectos, puede ser necesario reconocer los ingresos en función de:

• Hitos o porcentaje de finalización.
• Tareas completadas.
• Condiciones específicas del contrato.

Acumatica, un proveedor líder de ERP en la nube, ha publicado un artículo sobre el reconocimiento de ingresos en la contabilidad de proyectos en el que se explica que el método del porcentaje de finalización y el método del contrato completado son dos enfoques habituales (que ahora se reflejan en el marco de «a lo largo del tiempo/en un momento dado» de la norma ASC 606), y que el método adecuado depende de la naturaleza del proyecto y de las normas contables aplicables. La facturación y el reconocimiento de ingresos están relacionados, pero no siempre constituyen el mismo hecho. Una empresa puede facturar a un cliente un pago por adelantado y reconocer los ingresos de forma incremental a medida que se realiza el trabajo, o bien puede completar el trabajo antes de emitir ninguna factura.

Los requisitos para el reconocimiento de ingresos pueden variar en función del contrato, la jurisdicción, la norma contable y el modelo de negocio, por lo que es importante contar con conocimientos especializados en finanzas y contabilidad a la hora de diseñar las políticas de reconocimiento. El reconocimiento de ingresos, la contabilidad de contratos, la asignación de costes y las prácticas de presentación de información deben adaptarse siempre a las políticas contables específicas de la empresa, a sus controles internos y a los requisitos del sector y fiscales, y deben revisarse con profesionales cualificados en contabilidad, auditoría, fiscalidad y cumplimiento normativo, especialmente en entornos regulados, con múltiples entidades, transfronterizos o con contratos complejos.

¿Qué características son las más importantes en un software de contabilidad de proyectos?

Las funciones más importantes de un software de contabilidad de proyectos van mucho más allá de la simple facturación o el seguimiento de tareas. Deben abarcar todo el ciclo de vida financiero de un proyecto, desde la elaboración del presupuesto hasta la facturación final y el reconocimiento de ingresos.

Una lista práctica de aspectos a tener en cuenta para las empresas en crecimiento incluye:

La integración es tan importante como las funciones individuales. El sistema debe conectarse con el libro mayor, la contabilidad de proveedores, la contabilidad de clientes, compras, inventario, CRM, servicio de campo y nóminas, según corresponda, para que los datos de los proyectos no estén aislados de las finanzas generales de la empresa.

El acceso móvil y los permisos basados en roles facilitan el trabajo de los equipos distribuidos y permiten que las personas adecuadas tengan acceso a los datos pertinentes sin necesidad de realizar transferencias manuales de datos.

El software ERP en la nube de Acumatica conecta la contabilidad de proyectos con datos empresariales más amplios, como los financieros, operativos, de tiempo, de gastos y de servicios de campo, e incorpora inteligencia artificial integrada para ayudar a identificar patrones en el rendimiento de los proyectos y facilitar la elaboración de previsiones basadas en datos. Las empresas en crecimiento deberían evaluar si un sistema candidato es capaz de gestionar su nivel de complejidad en los proyectos, y no limitarse a comprobar si puede generar una factura o realizar un seguimiento de una tarea.

¿Cómo ayudan los sistemas ERP a las empresas en crecimiento en la contabilidad de proyectos?

Los sistemas ERP facilitan la contabilidad de proyectos al vincular las transacciones de los proyectos con los registros financieros y operativos generales de la empresa. Los registros de horas, los gastos, las órdenes de compra, las salidas de stock, las facturas a clientes, los pagos y los ingresos pueden incorporarse al mismo registro del proyecto y al libro mayor.

Esta integración permite a los gestores de proyectos y a los equipos financieros acceder a información coherente, al tiempo que reduce la consolidación de hojas de cálculo y la introducción duplicada de datos. Además, permite evaluar los resultados de los proyectos junto con el flujo de caja de toda la empresa, la disponibilidad de recursos, la actividad de los clientes y los resultados financieros.

Una aplicación independiente de contabilidad de proyectos puede ser suficiente para unas necesidades relativamente limitadas. Un enfoque integrado en un sistema ERP puede resultar más adecuado cuando las finanzas de los proyectos dependen en gran medida de las compras, el inventario, las nóminas, los servicios de campo, la contabilidad de varias entidades u otros procesos operativos.

Conclusión: la contabilidad de proyectos y la contabilidad general funcionan conjuntamente

La contabilidad general ofrece el registro financiero de toda la empresa, mientras que la contabilidad de proyectos explica cómo cada proyecto contribuye a esos resultados. Las empresas necesitan ambas perspectivas para mantener la integridad financiera y gestionar de forma eficaz los presupuestos de los proyectos, los costes, la facturación, las previsiones, los ingresos y los márgenes.

La contabilidad de proyectos cobra especial importancia cuando una empresa gestiona más proyectos, contratos más complejos, equipos distribuidos, múltiples entidades o diferentes métodos de facturación. El objetivo no es simplemente elaborar informes una vez finalizado el proyecto, sino proporcionar información financiera fiable con la antelación suficiente para que los responsables financieros y de proyectos puedan actuar.

Las organizaciones que estén evaluando programas de contabilidad de proyectos deberían tener en cuenta en qué medida cada opción integra las actividades de los proyectos con el libro mayor y los procesos operativos relacionados. Descubre Acumatica Project Accounting para ver cómo se puede integrar la gestión financiera de los proyectos con datos empresariales más amplios en una plataforma ERP en la nube.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la contabilidad de proyectos y por qué es importante para las empresas que trabajan por proyectos?

La contabilidad por proyectos es un método para realizar un seguimiento de los costes, los ingresos, los presupuestos, la facturación y la rentabilidad a nivel de cada proyecto concreto, en lugar de a nivel de toda la empresa en su conjunto. Las empresas que operan por proyectos recurren a la contabilidad por proyectos porque los estados financieros de toda la empresa no revelan si determinados trabajos o contratos son rentables, si se han excedido los presupuestos o si se han facturado de menos, información que resulta esencial para gestionar los márgenes y tomar decisiones operativas.

¿En qué se diferencia la contabilidad de proyectos de la contabilidad general?

La contabilidad general organiza los datos financieros por cuentas contables, departamentos y períodos contables para elaborar estados financieros de toda la empresa destinados a las partes interesadas externas. La contabilidad de proyectos organiza la actividad financiera en torno a los presupuestos, las fases, las tareas y los contratos de los proyectos, y está al servicio de usuarios internos —como los jefes de proyecto y los equipos financieros— que necesitan actuar en tiempo real basándose en datos financieros específicos de cada proyecto. Ambas deben estar conciliadas entre sí, en lugar de funcionar de forma independiente.

¿Qué tipos de informes elabora la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos genera informes tales como comparativas entre presupuesto y resultados reales, cuentas de pérdidas y ganancias del proyecto, costes comprometidos, tiempo y gastos no facturados, trabajo en curso, estado de facturación, calendarios de reconocimiento de ingresos, margen por proyecto y previsión hasta la finalización. Los informes más relevantes dependen del modelo de facturación utilizado, ya sea de precio fijo, de tiempo y materiales, de coste más margen, de facturación por avance de obra o basado en hitos.

¿Cuándo debería una empresa invertir en un programa informático específico para la contabilidad de proyectos?

Una empresa debería plantearse utilizar un software específico de contabilidad de proyectos cuando el seguimiento mediante hojas de cálculo, la facturación manual o los sistemas inconexos limiten su capacidad para ver con claridad los márgenes de los proyectos y actuar en consecuencia con rapidez. Entre los factores que suelen motivar esta decisión se encuentran los frecuentes sobrecostes, la dificultad para vincular los costes de los proyectos con el libro mayor y la creciente complejidad de los contratos que abarcan varios equipos o ubicaciones.

¿El reconocimiento de ingresos es lo mismo que la facturación en la contabilidad de proyectos?

No. La facturación se refiere al momento en que se emiten las facturas a los clientes, mientras que el reconocimiento de ingresos se refiere al momento en que se consideran devengados los ingresos en función del trabajo realizado o de los hitos alcanzados. En la contabilidad de proyectos, una empresa puede facturar a un cliente antes de completar el trabajo o completar una parte significativa del mismo antes de emitir una factura, y el tratamiento contable varía en cada caso. Las políticas de reconocimiento de ingresos deben revisarse con profesionales contables cualificados para garantizar que se ajustan a las normas aplicables y a los términos del contrato.

¿Cómo ayuda el software ERP a la contabilidad de proyectos en las empresas en expansión?

Las soluciones ERP conectan los datos financieros de los proyectos con los datos operativos de las áreas de compras, inventario, nóminas, facturación y gestión financiera, lo que reduce la consolidación manual y ofrece a todas las partes interesadas una visión coherente del rendimiento de los proyectos. Acumatica, por ejemplo, integra la contabilidad de proyectos con funciones empresariales más amplias y utiliza inteligencia artificial integrada para ayudar a los equipos financieros a identificar patrones en el rendimiento de los proyectos y facilitar una previsión presupuestaria más precisa. Las empresas que estén comparando opciones deberían evaluar si una herramienta independiente o una solución ERP totalmente integrada se adapta mejor a la complejidad actual y futura de sus proyectos.

¿La contabilidad de proyectos es lo mismo que el cálculo de costes por encargo?

No. El cálculo de costes por encargo se centra en asignar los costes de mano de obra, materiales, gastos generales y otros costes a un encargo concreto. La contabilidad de proyectos incluye el cálculo de costes por encargo, pero también puede abarcar presupuestos, compromisos, facturación, reconocimiento de ingresos, trabajos en curso, previsiones, flujo de caja y rentabilidad de los proyectos.

¿La contabilidad de proyectos es lo mismo que la gestión de proyectos?

No. La gestión de proyectos coordina el alcance, los plazos, las tareas, los recursos, los resultados esperados y los riesgos del proyecto. La contabilidad de proyectos se centra en la actividad financiera y el rendimiento del proyecto. Ambas disciplinas trabajan conjuntamente, ya que los cambios en los plazos, los recursos o el alcance suelen afectar a los costes, la facturación, las previsiones y la rentabilidad del proyecto.