Reduzca las roturas de stock con herramientas de planificación de la demanda

Introducción

Los consumidores actuales, tanto los que compran en tiendas físicas como los que lo hacen por Internet, tienen grandes expectativas. Quieren una satisfacción inmediata, además de experiencias de compra cómodas y personalizadas, y si tu negocio no cumple con sus expectativas, se pasarán directamente a la competencia. Para evitar perder clientes, debes gestionar tu inventario de forma eficaz, de modo que nunca te quedes sin existencias.

¿Qué es la falta de existencias en las empresas? Proporcionaremos una definición de desabastecimiento y analizaremos qué son las tasas de desabastecimiento, por qué se producen desabastecimientos y cómo puede evitar que se produzcan.

Cómo reducir los índices de rotura de stock con herramientas de planificación de la demanda

Se produce una falta de existencias cuando un cliente está listo para comprar, pero el artículo no está disponible. El perjuicio es inmediato: pérdida de ingresos, compradores frustrados, gastos de envío urgentes y equipos de ventas obligados a pedir disculpas. Y lo que es peor, algunos clientes ni siquiera se quejan. Simplemente se van.

Para reducir los índices de rotura de stock, empieza por analizar dónde y por qué se producen. A continuación, integra los datos de inventario, ventas, compras, almacén y proveedores en un único sistema, de modo que las herramientas de planificación de la demanda puedan detectar los riesgos con mayor antelación. Una buena previsión no hará que las cadenas de suministro sean perfectas. Yo no confiaría en ningún proveedor que afirmara lo contrario. Pero sí puede ayudar a los equipos a dejar de considerar cada rotura de stock como una sorpresa.

Explicación de la falta de existencias: Definición, tarifa y coste

¿Qué es un desabastecimiento?

Se produce una falta de existencias, o una situación de «agotado» (OOS), cuando un producto no está disponible para su venta o entrega en el momento en que un cliente desea comprarlo.

La falta de existencias se manifiesta de varias formas:

• Un cliente no puede añadir un artículo al carrito de la tienda online.
• Un comercial no puede garantizar la disponibilidad de existencias.
• El almacén no puede preparar el pedido.
• Una estantería de la tienda está vacía, aunque el sistema indica que hay existencias.
• Un fabricante no puede completar la producción porque falta un componente.

Ese último ejemplo es importante. La falta de existencias no es solo un problema del comercio minorista. Los distribuidores, los fabricantes, los vendedores de comercio electrónico, los mayoristas y los equipos de servicio de campo se ven afectados cuando la demanda y la oferta dejan de estar sincronizadas.

El exceso de existencias se produce cuando se tiene demasiado inventario, lo que puede generar costes adicionales o la necesidad de descontar productos. Las roturas de stock son igual de problemáticas. Ambos son signos de una mala gestión del inventario. Si no gestiona bien el inventario, no podrá satisfacer la demanda de los clientes y sus beneficios se resentirán.

Cálculo de la tasa de agotamiento

La tasa de rotura de stock mide la frecuencia con la que los clientes o los pedidos se ven afectados por la falta de existencias. Puedes calcular tu tasa de rotura de stock global utilizando la siguiente fórmula:

Número de roturas de stock/Número total de pedidos de venta x 100 = Tasa de roturas de stock

He aquí un ejemplo. Si tu empresa tiene 5 casos de falta de stock en 100 pedidos de venta, la tasa de falta de stock es:

5/100 x 100 = 5% Tasa de agotamiento

Esa cifra es útil, pero no debería ser la única que tengas en cuenta. Una tasa de rotura de stock del 5 % en piezas de bajo margen y baja rotación puede resultar molesta. Una tasa de rotura de stock del 5 % en tu referencia más vendida durante la temporada alta es un auténtico desastre.

Realiza un seguimiento de las roturas de stock por SKU, almacén, segmento de clientes, canal, proveedor y temporada. La tendencia es más importante que la media.

Cómo calcular el coste de un desabastecimiento

A continuación, puede determinar el coste de estas roturas de stock utilizando la fórmula Coste de Rotura de Stock.

Días OOS x Promedio Unidades/Día x Precio Unidad = Coste de Rotura de Stock

Por ejemplo, si un producto lleva 4 días sin existencias, se venden normalmente 20 unidades al día y su precio es de 50 dólares por unidad, el coste directo de la falta de existencias es:

4 × 20 × 50 $ = 4.000 $

Eso es solo el coste visible. Los costes ocultos pueden ser aún más perjudiciales:

• Pérdida de compras recurrentes
• Menor confianza de los clientes
• Opiniones negativas
• Transporte urgente
• Modificaciones manuales de pedidos
• Escaladas del equipo de ventas
• Posiciones más bajas en los rankings de los mercados
• Retrasos en la producción
• Sanciones por incumplimiento del nivel de servicio

Me preocupan más los costes ocultos que una sola venta perdida. La falta de existencias hace que los clientes busquen en otros sitios.

¿Qué provoca la falta de existencias en las cadenas de suministro modernas?

La falta de existencias suele deberse a una combinación de factores externos y problemas internos. No se pueden controlar todos los retrasos en los puertos, los fenómenos meteorológicos, las huelgas laborales o los picos de demanda. Lo que sí se puede controlar es la rapidez con la que los sistemas detectan los riesgos y la eficacia con la que responde el equipo.

Entre las causas más comunes se encuentran:

• Recuentos de inventario inexactos
• Entregas tardías de los proveedores
• Previsión de la demanda deficiente
• Fluctuaciones de la demanda estacional
• Ofertas que los equipos de planificación no detectaron con la suficiente antelación
• Plazos de entrega largos o irregulares
• Sistemas aislados de ventas, compras, almacén y finanzas
• Planificación manual mediante hojas de cálculo
• Puntos de reabastecimiento incorrectos
• Exceso de stock de seguridad para los artículos de alto riesgo
• Procesos de recepción o transferencia lentos
• El inventario se ha registrado en una ubicación incorrecta
• Retrasos en la producción debidos a la falta de materiales

Las roturas de stock más frustrantes son aquellas que se pueden evitar. El artículo estaba en otro almacén. Ya se sabía que el proveedor iba a retrasarse. La promoción estaba programada. Los datos existían, pero estaban atrapados en un sistema que el equipo de planificación no utilizaba.

Ahí es donde las herramientas de planificación de la demanda demuestran su utilidad.

Herramientas de planificación de la demanda en una solución ERP

Por qué la planificación de la demanda basada en un ERP funciona mejor que la planificación con hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son flexibles. Pero también son propensas a fallos, difíciles de auditar y, por lo general, están desconectadas de la actividad empresarial real.

La planificación de la demanda basada en un sistema ERP funciona mejor porque integra los datos necesarios para tomar decisiones de reabastecimiento: pedidos de venta, saldos de inventario, compras, operaciones de almacén, registros de proveedores, datos financieros y previsiones.

Muchas soluciones ERP ofrecen aplicaciones para el comercio minorista, la fabricación y la distribución que incluyen herramientas de planificación de la demanda para predecir las necesidades futuras de los clientes. Gracias a las capacidades de análisis empresarial (que incluyen el aprendizaje automático y la inteligencia artificial), la planificación de las necesidades de distribución y los procesos automatizados de gestión de inventario, es posible gestionar los volúmenes de los pedidos, establecer un stock de seguridad (inventario adicional que actúa como red de seguridad en caso de que se produzca un aumento repentino de la demanda o se den interrupciones en el suministro), optimizar los índices de rotación de inventario, evitar los pedidos urgentes, recibir alertas de reposición de existencias y mucho más.

Además, la mayoría de las soluciones ERP se integran perfectamente con aplicaciones de terceros, incluidas aplicaciones avanzadas de planificación de la demanda. En conjunto, estas herramientas de planificación de la demanda, inventario y distribución le ayudan a limitar o, en muchos casos, a erradicar los desabastecimientos.

¿Qué indicadores de inventario debes supervisar?

La tasa de rotura de stock es el indicador principal, pero necesita respaldos. Utiliza estos KPI para saber si tu proceso de planificación de la demanda está mejorando:

Índice de cumplimiento

La tasa de cumplimiento mide el porcentaje de la demanda de los clientes que se satisface con las existencias disponibles. Una tasa de cumplimiento más alta suele traducirse en menos ventas perdidas y menos pedidos pendientes.

Rotación de existencias

La rotación de existencias indica la frecuencia con la que se venden y reponen las existencias a lo largo de un periodo determinado. Una rotación baja puede indicar un exceso de existencias. Una rotación alta puede ser positiva, pero si va acompañada de frecuentes roturas de stock, significa que el nivel de existencias es demasiado bajo.

Precisión de las previsiones

La precisión de las previsiones compara la demanda prevista con la demanda real. No busques la perfección. En su lugar, presta atención a los errores de previsión importantes en las referencias clave y soluciona sus causas.

Días sin existencias

El «tiempo de falta de existencias» indica cuánto tiempo un artículo no está disponible. Esto resulta especialmente útil para artículos de gran demanda, productos de temporada y componentes clave.

Índice de pedidos pendientes

La tasa de pedidos pendientes indica la frecuencia con la que los pedidos no se pueden entregar a tiempo debido a la falta de existencias.

Variabilidad en los plazos de entrega

El plazo de entrega medio es útil. La variabilidad del plazo de entrega es más reveladora. Si un proveedor a veces realiza los envíos en 7 días y otras en 30, tu estrategia de stock de seguridad debería reflejar ese riesgo.

Cómo reducir las tasas de rotura de stock: una guía práctica

1. Empieza por mejorar la precisión del inventario

Las previsiones basadas en datos de inventario erróneos dan lugar a conclusiones erróneas que parecen fiables. Antes de aumentar la complejidad de la planificación, comprueba que los registros de inventario coincidan con el inventario físico.

Empieza por las referencias de mayor impacto. Compara las cantidades que figuran en el sistema con los recuentos reales del almacén. Busca problemas recurrentes, como traslados no registrados, retrasos en la recepción, unidades de medida incorrectas, errores en la preparación de pedidos y existencias almacenadas en una ubicación incorrecta.

El recuento cíclico resulta útil porque convierte la precisión en una rutina, en lugar de en un momento de pánico anual.

2. Clasificar el inventario por riesgo y valor

No todas las referencias merecen el mismo tratamiento en la planificación. Algunos artículos tienen un margen elevado, se venden muy rápido o son fundamentales para la relación con los clientes. Otros pueden agotarse sin que ello suponga un gran problema.

Utiliza el análisis ABC, la rotación de artículos, el margen, la importancia de los clientes y la fiabilidad de los proveedores para decidir en qué aspectos centrarte. Una estrategia de prevención de roturas de stock que trate a todas las referencias por igual supondrá un desperdicio de dinero.

No te andes con rodeos. Defiende los productos que garantizan los ingresos.

3. Revisar los puntos de reabastecimiento y el stock de seguridad

Los puntos de reabastecimiento y los niveles de stock de seguridad deben reflejar la demanda real, los plazos de entrega y el comportamiento de los proveedores. Si se fijaron hace años y nunca se han revisado, es probable que sean erróneos.

Actualiza estos ajustes cuando cambie la demanda, los proveedores incumplan los plazos de entrega, se produzcan cambios estacionales o los nuevos canales de venta modifiquen los patrones de pedidos.

4. Incorporar la previsión de la demanda

La previsión de la demanda permite predecir las ventas futuras basándose en los datos históricos de demanda, las tendencias actuales, la estacionalidad y el contexto empresarial.

Los datos de ventas recientes suelen ser más relevantes que las tendencias del pasado, sobre todo cuando la demanda cambia rápidamente. Para muchas empresas, las últimas semanas o meses ofrecen una visión más útil que el mismo periodo de hace tres años.

No obstante, el factor humano es importante. Es posible que una previsión no tenga en cuenta que un cliente importante va a lanzar una promoción el mes que viene o que un competidor acaba de abandonar el mercado. Los equipos de ventas, operaciones y compras deberían analizar conjuntamente las excepciones en las previsiones.

5. Automatizar las recomendaciones de reposición

La reposición manual es lenta y es fácil que se pasen por alto algunos detalles. La reposición automatizada puede recomendar órdenes de compra, traslados o acciones de producción en función de la demanda, el stock disponible, los pedidos pendientes, los plazos de entrega, el stock de seguridad y las reglas de reposición.

La automatización no debería sustituir el criterio humano. Debería eliminar la tediosa búsqueda de problemas.

Los planificadores deberían dedicar más tiempo a revisar las excepciones y menos a copiar cifras de un sistema a otro.

6. Conectar los datos de compras, almacén y ventas

Los desabastecimientos suelen producirse en los puntos de conexión entre departamentos. El departamento de ventas observa que la demanda está aumentando. El de compras sabe que un proveedor se ha retrasado. El almacén sabe que hay un atasco en la recepción de mercancías. El departamento financiero sabe que los costes de almacenamiento son demasiado elevados.

Cuando esas señales no se coordinan, la empresa reacciona con retraso.

Un sistema ERP conectado ofrece a los equipos una visión global de lo que hay disponible, lo que está comprometido, lo que está por llegar y lo que está en riesgo.

7. Revisar las excepciones semanalmente

La planificación de la demanda no es un proyecto que se pueda configurar una vez y olvidarse. Revisa los informes de excepciones con regularidad.

Busca:

• Artículos por debajo del nivel de seguridad
• Artículos cuya demanda está aumentando
• Pedidos de compra atrasados
• Cambios en los plazos de entrega de los proveedores
• Órdenes abiertas en riesgo
• Exceso de existencias
• Elevado volumen de pedidos pendientes
• Artículos de alta rotación con pocos días de stock
• Errores de previsión en referencias clave

Una revisión semanal puede evitarte un mes de ajetreo.

Dónde encajan las herramientas de gestión predictiva de inventario

Las herramientas de predicción de existencias utilizan datos para estimar lo que es probable que suceda a continuación. En la planificación de existencias, esto significa identificar los productos con mayor riesgo de agotarse antes de que se produzca la falta de existencias.

Estas herramientas pueden recurrir al aprendizaje automático, a la previsión estadística, al análisis de tendencias o a la lógica basada en reglas. El método importa menos que el resultado: alertas más tempranas y mejores decisiones de reabastecimiento.

Las herramientas predictivas resultan especialmente útiles cuando las empresas gestionan:

• Catálogos con gran cantidad de referencias
• Varios almacenes
• Demanda estacional
• Variabilidad de los proveedores
• Canales de comercio electrónico y venta al por menor
• Grandes volúmenes de pedidos
• Redes de distribución complejas
• Fabricación de componentes
• Patrones de demanda específicos de cada cliente

Las mejores herramientas predictivas no se limitan a decir: «Es posible que te quedes sin existencias». Ayudan a responder a la siguiente pregunta: «¿Qué debemos hacer ahora?».

Pruebas del impacto

El uso de soluciones ERP modernas basadas en la nube confunciones de planificación de la demanda, como Acumatica, garantiza que tus días de tener que adivinar la demanda de los clientes, comprobar manualmente el inventario y sufrir errores que provocan costosas roturas de stock están contados.

La gestión de inventariode Acumatica permite la reposición inteligente, el stock de seguridad, la estacionalidad, los plazos de entrega, la previsión de la demanda, la planificación de las necesidades de distribución, las clasificaciones ABC y los inventarios cíclicos. Esta combinación es fundamental, ya que la prevención de la falta de existencias depende tanto de la planificación como de la ejecución.

Los distribuidores pueden utilizar la gestión de la distribución y el DRP de Acumatica para planificar el inventario en todos los almacenes y mejorar las decisiones de reabastecimiento. Los fabricantes pueden utilizar la planificación de necesidades de material para reducir el riesgo de que falten componentes que retrasen la producción. Los minoristas y las empresas de comercio pueden conectar los canales de venta, el inventario y los datos de cumplimiento de pedidos, de modo que los equipos tengan una visión más clara de lo que pueden prometer.

La ventaja práctica es sencilla: menos sorpresas, mejores decisiones en materia de inventario y menos tiempo dedicado a disculparse por la falta de existencias que se podría haber evitado.

Hedstrom Fitness, el único licenciante y distribuidor de productos de ejercicio BOSU, sintió el impacto transformador que tuvo su decisión de implantar Acumatica en sus procesos de inventario. Además de automatizar sus recuentos de inventario, el equipo de Hedstrom Fitness implementó el recuento cíclico por códigos para mejorar la precisión del inventario y agilizar el proceso de cumplimiento de múltiples pedidos directamente a través de EDI.

Calcula el retorno de la inversión de tu ERP

Ejemplo: Cómo convertir el riesgo de rotura de stock en medidas concretas

Imagina que un distribuidor vende una pieza de recambio muy demandada en tres almacenes. La demanda lleva seis semanas aumentando. El proveedor principal está retrasándose en los envíos. Un almacén tiene exceso de stock, otro casi no tiene nada, y el equipo de ventas sigue prometiendo entregas basándose en datos de disponibilidad desactualizados.

En un proceso basado en hojas de cálculo, es posible que alguien detecte el problema cuando los pedidos empiecen a retrasarse.

En un sistema ERP con planificación de la demanda, la empresa puede detectar los riesgos con mayor antelación. El sistema puede señalar los niveles bajos de existencias, recomendar una transferencia, actualizar las necesidades de compra y ofrecer al departamento de ventas una visión más precisa de la disponibilidad.

Eso no significa que la cadena de suministro no plantee dificultades. Lo que hace es poner de manifiesto el problema mientras aún hay tiempo para actuar.

Errores habituales que mantienen altos los índices de rotura de stock

Confiar demasiado en la demanda media

Los promedios ocultan los picos. Si un producto vende una media de 10 unidades al día, pero esta cifra se dispara hasta las 80 unidades durante las promociones, planificar basándose únicamente en la media será un error.

No tener en cuenta la variabilidad de los plazos de entrega

Un proveedor con un plazo de entrega medio de 14 días puede seguir siendo un riesgo si los plazos de entrega oscilan entre 7 y 35 días.

Tratar todas las referencias por igual

Algunos artículos merecen un nivel de servicio más alto. Otros, no. La planificación de inventario debe reflejar el impacto en el negocio.

Permitir que los departamentos de ventas y operaciones trabajen con datos diferentes

Cuando los equipos de ventas, compras y almacén utilizan cifras diferentes, los clientes notan la confusión.

A la espera del informe de roturas de stock

Un informe de roturas de stock te indica qué es lo que ya ha salido mal. La planificación de la demanda debería señalar lo que podría salir mal a continuación.

Preguntas frecuentes: Cómo reducir los índices de rotura de stock

¿Cuál es un buen índice de rotación de existencias?

Una tasa de rotura de stock adecuada depende del sector, el tipo de producto, las expectativas de los clientes y el margen. En el caso de las referencias de alta prioridad, el objetivo debe ser muy bajo, ya que incluso una tasa de rotura de stock mínima puede afectar a los ingresos y a la confianza de los clientes. Realiza un seguimiento de la tasa de rotura de stock por referencia y por ubicación, en lugar de basarte únicamente en la media de toda la empresa.

¿Cómo se pueden reducir rápidamente los índices de rotura de stock?

Empieza por los SKU que generan más pérdidas de ingresos o quejas de los clientes. Comprueba la exactitud del inventario, revisa los pedidos de compra pendientes, actualiza los puntos de reabastecimiento, ajusta el stock de seguridad y busca oportunidades de traslado entre almacenes. A continuación, utiliza herramientas de planificación de la demanda para evitar que se repitan los mismos problemas.

¿Cuál es la diferencia entre la tasa de rotura de stock y la tasa de cumplimiento?

La tasa de rotura de stock mide la frecuencia con la que los artículos no están disponibles cuando los clientes desean comprarlos. La tasa de cumplimiento mide en qué medida se satisface la demanda con el stock disponible. Una tasa de cumplimiento elevada suele implicar menos roturas de stock, pero ambas métricas deben analizarse conjuntamente.

¿Cómo ayuda la previsión de la demanda a evitar la falta de existencias?

La previsión de la demanda ayuda a estimar las ventas futuras, de modo que las empresas puedan planificar las compras, la producción, la reposición y el stock de seguridad antes de que se agote el inventario. La previsión funciona mejor cuando se basa en las ventas actuales, la estacionalidad, los plazos de entrega, los pedidos pendientes y los datos reales de inventario.

¿Puede el software ERP reducir la falta de existencias?

Sí. El software ERP puede reducir la falta de existencias al integrar en un solo sistema los datos de inventario, ventas, compras, almacén, proveedores y finanzas. Gracias a esa visibilidad, las empresas pueden automatizar la reposición, establecer mejores puntos de reabastecimiento, supervisar los niveles de existencias y actuar con mayor rapidez cuando se producen cambios en la demanda o la oferta.

¿Qué datos se necesitan para predecir la falta de existencias?

Entre los datos útiles para la predicción de roturas de stock se incluyen los niveles actuales de existencias, las ventas recientes, las previsiones de demanda, los pedidos de venta pendientes, los pedidos de compra, los plazos de entrega de los proveedores, los niveles de stock de seguridad, los puntos de reabastecimiento, la estacionalidad, los traslados entre almacenes y las necesidades de producción.

Conclusión final

La falta de existencias rara vez se debe únicamente a problemas de inventario. Se trata de problemas relacionados con los datos, la planificación, los proveedores y los procesos, que surgen en el peor momento posible: cuando un cliente está listo para comprar.

Las herramientas de planificación de la demanda ayudan a los equipos a detectar los riesgos con mayor antelación y a tomar mejores decisiones en materia de compras, reabastecimiento, traslados y producción. El enfoque más eficaz combina datos precisos sobre el inventario, plazos de entrega realistas, un stock de seguridad inteligente, revisiones periódicas de las excepciones y un sistema ERP que permite a los equipos trabajar basándose en la misma información.

Así es como las empresas pasan de solucionar la falta de existencias a prevenirla.