AcumatiCares
La graduación es un momento crucial en la vida: el signo de exclamación al final de un largo y fructífero viaje de aprendizaje y crecimiento. También es señal de que estás preparado para el siguiente y emocionante capítulo de tu vida.
Como en la vida, las empresas experimentan un ciclo de crecimiento similar.
Muchas personas o empresarios empiezan con una idea sencilla que pronto se convierte en un negocio real que requiere herramientas básicas que ayuden a ponerlo en marcha. Para la tecnología empresarial estándar, muchas de estas nuevas pequeñas y medianas empresas (PYMES) recurren a QuickBooks.
QuickBooks es un sistema empresarial sencillo y básico que las pequeñas empresas utilizan para gestionar su contabilidad básica y sus necesidades financieras básicas, eliminando los procesos basados en papel, integrando informes y simplificando las nóminas y los requisitos fiscales desde el primer momento. Pero llega un momento, a medida que las empresas crecen en tamaño y complejidad, en que QuickBooks no es suficiente.
En el primer blog de esta serie, hablamos de las cinco señales claras de que está listo para graduarse de QuickBooks, y en el segundo blog, proporcionamos cinco razones por las que Acumatica es la opción adecuada para los graduados de QuickBooks. Hoy, abordaremos los cinco principales puntos problemáticos que probablemente esté experimentando si aún confía en QuickBooks, y por qué la transición a un sistema ERP moderno e innovador desarrollado pensando en las pequeñas y medianas empresas (PYMES) es esencial para su crecimiento y éxito futuros.
Los 5 puntos más dolorosos para los usuarios de QuickBooks
1. Capacidades limitadas
Como paquete de contabilidad inicial, QuickBooks es suficiente, y muchos usuarios citan como ventajas la facilidad de uso, la eficiencia, la asequibilidad y el ahorro de tiempo. Pero también son muchos los que señalan las capacidades limitadas de QuickBooks. Un ejemplo es su incapacidad para adaptarse plenamente a las empresas con una mano de obra en crecimiento, especialmente cuando este crecimiento implica la expansión internacional y la gestión de múltiples entidades empresariales.
QuickBooks Online ofrece diferentes planes que se adaptan a diferentes necesidades, pero, por desgracia, también limitan el número de usuarios. Para las empresas en crecimiento, tener una cantidad fija de usuarios frenará seriamente su impulso hacia adelante.
Cuando se alcanza el límite de usuarios, las opciones se limitan a actualizar el plan o adquirir licencias adicionales. En caso de que ninguna de estas opciones sea factible, puede recurrir a soluciones de probada eficacia, como compartir las credenciales de inicio de sesión (algo que afecta negativamente a la seguridad y la integridad de los datos) y recopilar e introducir datos manualmente (además de recurrir a la elaboración de informes sobre la empresa a través de Excel).
Por desgracia, estas soluciones son ineficaces, reducen la productividad y aumentan los errores.
2. Costes permanentes e imprevisibles
Aunque la asequibilidad es un argumento de venta habitual de QuickBooks, muchos usuarios habituales descubren que la solución de contabilidad independiente se encarece rápidamente. Por ejemplo, las capacidades limitadas antes mencionadas a menudo obligan a las empresas como la suya a añadir costosas aplicaciones de terceros -que pueden requerir integraciones personalizadas costosas y lentas- para gestionar las crecientes necesidades de nóminas, gestión de inventario y CRM. Además, mantener estas aplicaciones adicionales sincronizadas mediante actualizaciones de QuickBooks supone una carga importante para las pequeñas empresas que operan sin un soporte informático crítico.
Pero eso no es todo.
La falta de funciones específicas del sector en el software de contabilidad básico le obliga a implantar software adicional que se adapte a sus necesidades específicas. También le obliga a confiar en procesos manuales para hacer el trabajo. La incapacidad de QuickBooks para adaptarse al crecimiento de su negocio supone una carga adicional para sus finanzas.
Ahora, añada el hecho de que si usted es un usuario de QuickBooks Desktop, puede tener costes de mantenimiento de hardware, actualizaciones manuales y la necesidad de personalización. Tu solución de contabilidad asequible ya no lo es tanto.
3. Mayor complejidad
Desde la necesidad de nuevas herramientas y empleados adicionales hasta la gestión de más datos y la conexión de una red de tecnologías, una empresa en crecimiento se convertirá inevitablemente en un negocio más complejo. Con QuickBooks, estas complejidades se ven amplificadas por sus limitaciones.
Estas limitaciones incluyen:
- Soluciones manuales (incluido el uso de hojas de cálculo propensas a errores para conectar datos de distintas aplicaciones o instancias de QuickBooks para varias entidades de la empresa).
- Retraso en la realización de pedidos e inventarios
- Ciclos presupuestarios interminables
- Procesos y flujos de trabajo ineficaces
- Falta de capacidades específicas del sector
Estas limitaciones reales consumen tiempo, ralentizan los procesos, malgastan recursos y limitan el potencial de su organización.
4. Datos desconectados
Sabemos que las PYME impulsan la economía estadounidense, pero ¿qué impulsa a las PYME? Se podría argumentar que los datos son el combustible de una empresa en crecimiento. Para tomar decisiones empresariales informadas y estratégicas que potencien el crecimiento de la empresa, es necesario tener acceso instantáneo a datos actualizados y precisos, y contar con la capacidad de recopilar, almacenar y analizar esos datos.
Por desgracia, QuickBooks, como aplicación independiente con funciones limitadas, no proporciona esta base de datos centralizada y a menudo requiere la integración con aplicaciones adicionales. Dado que estas aplicaciones no siempre funcionan bien juntas, los datos quedan atrapados en cada una de ellas y se requiere una mano de obra costosa y lenta para extraerlos, así como para consolidar los datos en un informe único y completo.
Esta separación de los datos se conoce como "silos de datos", y esta información fragmentada limita su capacidad para obtener información en tiempo real y tomar decisiones rápidas y fundamentadas.
5. Ineficiencia operativa
Según un artículo de Indeed, la eficiencia operativa es "un término que describe la capacidad de una empresa para reducir los inputs produciendo el mismo número de outputs". El autor Jason Harper explica que los costes, los empleados y el tiempo son los insumos necesarios, y los ingresos, la diferenciación en el mercado y la captación y retención de clientes son los productos. Juntos, influyen directamente en la capacidad de una empresa para ser rentable.
Desgraciadamente, los problemas mencionados impiden a los usuarios de QuickBooks gestionar sus operaciones con eficacia. Los costes asociados a la incorporación de aplicaciones diversas y costosas, la dependencia de intervenciones manuales y la elaboración de informes a partir de múltiples fuentes de datos, combinados con el número de empleados y el tiempo necesario para gestionar estas costosas tareas, torpedean la eficiencia.
Una forma de mejorar la eficiencia operativa es aprovechar la tecnología y la transformación digital. Harper escribe que "puede ayudarte a agilizar las operaciones, mejorar la comunicación y automatizar las tareas rutinarias." Tiene razón, y una solución moderna de planificación de recursos empresariales (ERP), como Acumatica, es una elección inteligente.
Acumatica permite a los clientes gastar:
- Un 90% menos de tiempo recopilando datos.
- Un 80% menos de tiempo para cumplimentar las declaraciones trimestrales.
- Un 40% menos de tiempo en la tramitación de los envíos.
Los clientes de Acumatica también informan de que cierran sus libros contables en 5 días (frente a 15 días) y ahorran la impresionante cifra de 7 horas al día en facturación, al tiempo que procesan el mismo número de pedidos con 5 personas menos.
Haga de la transición de QuickBooks a Acumatica su máxima prioridad
Pasar de QuickBooks a la completa solución ERP nativa en la nube de Acumatica debería ser una prioridad para las pymes en crecimiento.
A diferencia de QuickBooks, Acumatica proporciona una solución única, integral y flexible con aplicaciones integradas de CRM, gestión financiera y gestión de servicios (entre otras). También ofrece contabilidad multiempresa y multiinquilino, gestión de impuestos, gestión de nóminas, contabilidad global y funciones multidivisa, junto con sólidos informes en tiempo real que se adaptan a su negocio.
Los datos operativos de todos los departamentos se canalizan hacia una base de datos centralizada, que actúa como única fuente de verdad para usted y su equipo. Las vitales capacidades remotas de Acumatica (incluida la aplicación móvil nativa) permiten a los empleados acceder a información empresarial crítica desde cualquier lugar, siempre que lo necesiten. Y los expertos socios comerciales de Acumatica le ayudarán en cada paso del camino, desde la implementación hasta la puesta en marcha y después de la puesta en marcha.
Redmond, cliente de Acumatica y graduado de QuickBooks, dirige ocho empresas separadas que ofrecen una mezcla diversa de servicios, incluyendo minería de sal, pesca y esgrima. Cada una de estas empresas comenzó con QuickBooks, pero pronto descubrieron que el sistema no era lo suficientemente sofisticado como para gestionar sus complejas necesidades de inventario, ventas, seguimiento de clientes, operaciones de almacén o gestión de proyectos.
El equipo de Redmond tuvo dificultades:
- Consolidar la información, lo que llevó a crear hojas de cálculo que requerían importar y exportar información constantemente.
- Gestión de costes por proyectos y rentabilidad de los mismos.
- Seguimiento de los cambios en el inventario y de la cantidad de efectivo inmovilizado en el inventario.
- Confiar en los datos que se introducían manualmente y estaban aislados.
- Obtención de información oportuna para gestionar las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el inventario y los calendarios de producción, así como para crear los informes necesarios.
Redmond perdió millones cuando los clientes no pudieron obtener los productos deseados y sufrieron carencias y retrasos en sus proyectos. Además, el creciente volumen de transacciones de Redmond provocó la ralentización de QuickBooks y, lo que es peor, hizo que la solución bloqueara sus servidores locales.
Estos retos impulsaron a Redmond a buscar una solución ERP asequible, flexible y basada en la nube. Tras estudiar sus opciones, eligieron Acumatica.
"[Con Acumatica], tenemos la información actualizada necesaria para dirigir y hacer crecer los negocios. Eso no siempre estaba claro en QuickBooks", afirma Gabrielson. "Disponemos de información puntual sobre cuentas por pagar, cuentas por cobrar, proyectos de capital, inventario, previsión de pedidos y programas de producción. Nada de eso se puede hacer con QuickBooks. Esa es una de las mayores ventajas competitivas que tenemos con Acumatica."
Y añade: "Nunca habríamos podido hacer crecer el negocio ciñéndonos a QuickBooks. No puedes ir al director general y decirle que no podemos crecer porque nuestro sistema contable nos está limitando. Desde el punto de vista del crecimiento, es una obviedad apostar por Acumatica".
Graduados de QuickBooks como Redmond experimentaron de primera mano los puntos de dolor causados por confiar en QuickBooks más allá de sus capacidades limitadas. Ahora, se benefician del poder transformador de Acumatica.
Si quieres conocer más historias inspiradoras como ésta, permanece atento a nuestro próximo post de la serie.
