Comparación de sistemas de gestión de almacenes (SGA) y soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP)

La gestión del inventario es fundamental para todos los fabricantes, minoristas y distribuidores, pero también es uno de los mayores retos a los que se enfrentan. ¿De dónde proceden los recursos y suministros necesarios para fabricar un producto? ¿Cómo y dónde se almacenan estos recursos y los productos acabados en el almacén? ¿Y cómo pasa el inventario de ser producido a ser comprado y de ser empaquetado a ser enviado?

Afortunadamente, las empresas actuales aventajan a sus predecesoras en la gestión de estas complejidades. La tecnología moderna elimina las técnicas de gestión de almacenes en papel y hojas de cálculo propensas a errores de un pasado no tan lejano.

Dos ejemplos destacados de estas tecnologías avanzadas son los sistemas de gestión de almacenes (SGA ) y las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP). Aunque ambos ofrecen funciones y ventajas de gestión de almacenes, presentan diferencias importantes.

Las principales diferencias entre un SGA y una solución ERP radican en su alcance, funcionalidades y capacidad de optimización del inventario. El ERP está diseñado para integrar varias funciones empresariales en una organización, proporcionando una plataforma todo en uno para gestionar las finanzas, los recursos humanos, la cadena de suministro y el almacenamiento. Por el contrario, el SGA es una herramienta especializada dedicada exclusivamente a gestionar las operaciones típicas de almacén.

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (SGA)?

Las empresas utilizan los SGA para dar soporte a procesos críticos de almacenamiento, que van desde la gestión de inventarios (por ejemplo, recepción, almacenamiento y seguimiento) y el proceso de recogida y empaquetado hasta el análisis de la eficiencia operativa y la colaboración con proveedores, vendedores de transporte y miembros del equipo.

Principales características y ventajas de un SGA

La función principal de un SGA es facilitar una gestión fluida de la cadena de suministro y del inventario que redunde en unos resultados sólidos y en consumidores satisfechos. Para garantizar este resultado, los SGA suelen ofrecer estas características clave:

• Seguimiento y rastreo de los movimientos y el almacenamiento de las existencias, incluida la información sobre existencias disponibles y agotadas.
• Listas de picking móviles y con código de barras.
• Integración con balanzas digitales para pesar automáticamente los envíos e imprimir etiquetas y albaranes.
• Soporte para costes de envío, programación y seguimiento.
• Notificaciones automáticas del estado del envío a los clientes.
• Analítica que mide la eficiencia del almacén y la mano de obra.
• Funcionalidad de generación de informes que agrega datos de todo el almacén.

¿Qué es una solución de planificación de recursos empresariales (ERP)?

Una solución ERP tiene una funcionalidad más amplia que un SGA. Por ejemplo, mientras que un SGA está diseñado para gestionar específicamente la logística del almacén, una solución ERP reúne datos de todos los departamentos -incluida la gestión del almacén- en su base de datos centralizada. Los procesos de toda la empresa se consolidan en un único sistema, lo que elimina los silos de datos y las desconexiones entre departamentos. Con una solución ERP, todos los miembros del equipo pueden colaborar fácilmente y acceder a la información que necesitan para hacer su trabajo.

Módulos principales de las soluciones ERP

La mayoría de los sistemas ERP proporcionan módulos básicos, entre los que se incluyen:

• Gestión de inventario
• Gestión de pedidos
• Gestión de pedidos y ventas
• Cuentas por cobrar y por pagar
• Gestión de nóminas
• Gestión fiscal
• Contabilidad de proyectos
• Informes y análisis de datos
• Gestión de almacenes
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
• Planificación de proyectos y gestión de recursos

Muchos de los sistemas ERP actuales también se basan en plataformas abiertas que permiten una integración perfecta con otros módulos específicos del sector y con aplicaciones externas de terceros.

Ventajas de la implantación de un ERP

La implantación de un ERP conlleva una serie de ventajas. Una de las más importantes es la mejora de la eficiencia y la productividad, fomentada por la racionalización de los flujos de trabajo, la reducción de los residuos y las capacidades avanzadas de automatización. Otras ventajas son los datos y los informes en tiempo real, que permiten a los miembros del equipo recopilar y analizar la información empresarial de forma rápida y sencilla para tomar decisiones estratégicas basadas en hechos.

Los usuarios de ERP también citan:

• Mayor colaboración gracias a que todos trabajan con la misma información.
• Ahorro de costes gracias a una mayor eficacia y una mejor comunicación.
• Mejores resultados para los clientes gracias a un servicio más personalizado y basado en datos.
• La capacidad de crecer rápidamente operando como un todo bien informado en lugar de como partes uniformes e inconexas.

ERP vs. SGA: ¿Cuál es la diferencia?

Las empresas que se preguntan "cuál es la diferencia entre ERP y SGA" pueden buscar la respuesta en los respectivos ámbitos funcionales de los sistemas.

Ámbitos funcionales

Un SGA tiene la función específica de gestionar, automatizar y apoyar todos los procesos del almacén. Se centra en el seguimiento del inventario, de modo que sea fácil encontrarlo, acceder a él y ponerlo a disposición para su distribución.

En cambio, un sistema ERP tiene una misión más amplia: gestionar con éxito toda la empresa, incluidos los procesos de almacén, en una única solución. Los datos de todos los departamentos están sincronizados, y los miembros del equipo pueden utilizar, analizar y elaborar informes sobre esa información. Los sistemas ERP también pueden integrarse con varios módulos y aplicaciones (incluso aplicaciones personalizadas) que admiten una gama aún más amplia de usos específicos.

El SGA como módulo de una solución ERP

Como se ha comentado anteriormente, los sistemas ERP modernos ofrecen una amplia funcionalidad, que a menudo incluye un módulo de SGA integrado que garantiza que se cubran todas las necesidades de almacenamiento (por ejemplo, recepción, preparación de pedidos, embalaje, envío, movimiento de inventario, recomendaciones de inventario y almacén, información sobre la mano de obra). De este modo, las empresas se benefician no sólo de las características del SGA, sino también de todas las demás funcionalidades del ERP que cubren los procesos críticos de finanzas, contabilidad, nóminas, ventas, informes y atención al cliente, y mucho más.

Una solución integral conectada permite compartir datos en tiempo real, mejorar la coordinación y la asignación de recursos, optimizar los procesos y agilizar la toma de decisiones.

Elegir el sistema adecuado

Un sistema ERP con un módulo de SGA integrado, como Acumatica, desempeña un papel fundamental en la mejora del rendimiento de cualquier empresa con operaciones de almacén e inventario.

El sistema de gestión de almacenes de Acumatica es una solución todo en uno creada para reducir errores, automatizar la captura de datos, simplificar el seguimiento, gestionar la preparación de pedidos y aumentar la satisfacción del cliente. Es compatible con:

• Recogida dirigida y sin papeles.
• Recogida por olas o por lotes.
• Listas de recogida con código de barras.
• Automatización del embalaje.
• Creación del envío.
• Etiquetas y documentación de envío.
• Notificaciones a los clientes.
• Rotación de existencias.
• Inventario físico.
• Recogida bidireccional.
• Movimiento de existencias.
• Cuadros de mando basados en funciones.
• Y mucho más.

Acumatica Cloud ERP es una solución intuitiva, asequible y completa para todas sus necesidades de almacenamiento y de front-office y back-office. Dice el cliente Ben Leinster, CEO de AFF|group: "Para nosotros, la potencia del sistema Acumatica está en el SGA y la recopilación de datos del taller, la gestión del inventario y la capacidad de entregar a un cliente y hacer las cosas bien."