En la fabricación, la gestión de órdenes de trabajo se refiere al proceso de crear, organizar y facilitar órdenes que solicitan la producción de bienes específicos.

También puede denominarse gestión de la producción.

En algunos casos, la gestión de órdenes de trabajo puede referirse a una orden para el mantenimiento de equipos, pero hoy nos centraremos en qué es la gestión de órdenes de trabajo (WOM) en el contexto de la producción de bienes, incluyendo cómo funciona y por qué un sistema WOM automatizado es la forma de completar de forma coherente y con éxito sus necesidades de órdenes de trabajo.

¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo?

La "orden de trabajo" en la gestión de órdenes de trabajo se crea después de que se haya realizado una solicitud de un producto o servicio de mantenimiento. Una vez aceptada, se convierte en un pedido que se envía para su tramitación.

La gestión de órdenes de trabajo es la gestión sistémica de las órdenes de trabajo -desde su creación y asignación hasta su seguimiento y finalización- para garantizar que estas tareas se ejecutan con eficacia y que los recursos se utilizan de forma óptima.

Componentes clave de una orden de trabajo y del proceso de órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo de producción se utilizan específicamente en la fabricación para controlar y realizar un seguimiento del proceso de producción, desde la solicitud de materiales hasta el montaje final del producto.

Hay componentes clave que conforman las órdenes de trabajo de fabricación, entre los que se incluyen:

Orden/Descripción de la tarea

En el caso de las órdenes de trabajo de fabricación, se proporciona una descripción detallada de la orden o tarea, junto con un número de seguimiento único que la conecta con otra información relacionada. Esta descripción incluye lo que hay que hacer y cuándo hay que completar la orden.

Las órdenes de trabajo de fabricación proporcionan especificaciones del producto, incluido lo que se va a producir (por ejemplo, nombre, número de serie, configuración, etc.), la cantidad solicitada, los materiales que se van a utilizar y quién va a realizar el trabajo. También incluye instrucciones especializadas para cada paso de la producción.

Recursos necesarios

Dentro de la orden de trabajo de producción hay una lista de materiales o BOM. Este documento crucial informa a los miembros del equipo de qué materiales, componentes y equipos se necesitan para que el producto se ensamble según lo solicitado.

Información sobre la programación

Rara es la empresa que no se encuentra a merced de cambios constantes, averías imprevistas, retrasos en las entregas y otros factores que afectan a los calendarios. Por eso, la orden de trabajo -que proporcionará un programa de fabricación que ayude al equipo a satisfacer la demanda y mantener el flujo de pedidos, al tiempo que explica los requisitos de mano de obra, recursos y control de calidad- tendrá flexibilidad incorporada para situaciones inesperadas.

El proceso de la orden de trabajo

1. Inicio de la solicitud de trabajo: La solicitud de una orden de trabajo comienza con la solicitud formal inicial. En ella, se anota la tarea o solicitud de producto exacta, tal y como se describe en la descripción de la orden/tarea indicada anteriormente. Una orden de trabajo de fabricación incluirá una lista de materiales y operaciones de mano de obra, y los costes pasarán al inventario y al Libro Mayor.

2. Aprobación, priorización y programación: Tras determinar la capacidad de producción y la disponibilidad de existencias, el fabricante aprobará la orden de trabajo. Las órdenes de trabajo se priorizarán en función de las fechas de entrega, el tamaño del pedido y, como suele ocurrir, la situación del cliente. A partir de ahí, se creará un programa de producción.

3. Ejecución del trabajo: Una vez que el calendario, los recursos y el inventario están en su lugar y alineados, se ejecuta la orden de trabajo. A lo largo del proceso, hay puntos de control que deben cumplirse (de acuerdo con el calendario) para garantizar que el producto o productos se completan a tiempo y dentro del presupuesto.

4. 4. Finalización, verificación y documentación: La orden de trabajo de fabricación está completa una vez que el producto ha pasado la verificación, que es una evaluación del producto o productos que cumplen los requisitos definidos. Toda la documentación, incluidos los registros de producción, también debe estar en orden.

Diferencia entre órdenes de compra y órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo de fabricación y mantenimiento no deben confundirse con las órdenes de compra (OC). Los compradores utilizan las órdenes de compra para adquirir artículos de un vendedor. Cuando el vendedor acepta la OC, se trata de un acuerdo legal que informa del precio, la cantidad, el pago y la información de entrega.

Buenas prácticas en la gestión de órdenes de trabajo

Para garantizar la optimización de la gestión de las órdenes de trabajo de fabricación, tenga en cuenta las siguientes estrategias:

Normalizar los procedimientos

La normalización de los procedimientos garantizará que el proceso de gestión de las órdenes de trabajo sea coherente y no contenga errores. La normalización es también una forma de garantizar productos y servicios de calidad.

Formar periódicamente al personal

No se puede subestimar la importancia de formar a los empleados con regularidad. Incluso con procedimientos estandarizados, estos pueden cambiar, y los miembros del equipo deben mantenerse al día.

Supervisar y analizar el rendimiento

La supervisión y el análisis del rendimiento es otra estrategia fundamental. Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas específicas proporcionará a los fabricantes una base de referencia, así como una vara de medir que les ayudará a determinar sus próximos pasos.

La importancia de una gestión eficaz de las órdenes de trabajo

Aunque no se trata de un proceso complicado, la gestión de órdenes de trabajo mal gestionada puede dar lugar a flujos de trabajo inconexos e ineficaces que pueden costarle tiempo, dinero y energía que podría emplear de forma más inteligente en otras cosas. Una gestión racionalizada de las órdenes de trabajo garantiza el control de los costes, la correcta asignación de los recursos y la satisfacción de los clientes.

Para que una empresa manufacturera funcione al máximo rendimiento, debe contar con procesos y procedimientos especializados que mantengan a cada departamento, empleado y recurso trabajando eficientemente. También debe implementar tecnología moderna de gestión empresarial, como Acumatica, para gestionar eficazmente esos procesos y procedimientos.

El software Acumatica Manufacturing Edition y Production Management es una completa herramienta de fabricación para las empresas de la economía digital actual. Desde la creación de órdenes de producción (manualmente, a partir de pedidos de ventas o con el módulo de planificación de necesidades de materiales (MRP)) hasta múltiples opciones de programación de la fabricación, pasando por la supervisión del rendimiento de la producción y mucho más, los fabricantes tienen el control, la visibilidad y la información que necesitan para llevar su negocio al siguiente nivel.

Otras características son:

• • Materiales críticos
  • Seguimiento laboral
  • Lavado a contracorriente
  • Seguimiento del material
  • Cambios en las órdenes de fabricación
  • Puntos de control de la producción
  • Seguimiento de lotes y series
  • Cuadros de mando de producción

El seguimiento en tiempo real, la automatización, la integración y el acceso móvil hacen de Acumatica la solución WOM ideal, que el cliente Jim Murray, interventor financiero de Fabuwood, descubrió por sí mismo.

"Ahora veo todos los datos en tiempo real", afirma Murray. "Al disponer de una lista de materiales y una hoja de ruta formales, podemos ver lo que ocurre con todos esos productos, desde las compras hasta el ciclo de fabricación manual, día a día, minuto a minuto, hora a hora".

Y añade: "Las cosas se escanean. Utilizamos códigos de barras. Las transacciones se procesan mediante un proceso de flujo de retorno, de modo que no tenemos a 50 personas en una sala tecleando todos estos datos manuales. Está muy, muy automatizado. Hablamos de miles y miles de transacciones al día. Puedo verlo en tiempo real. Para mí, es muy agradable ver esta integración completa en la cuenta de resultados y el balance. Ahora podemos ver los datos, empezar a tomar decisiones, mejorar los procesos e impulsar las soluciones esperadas".