El proceso "Procure-to-Pay" en la distribución: Buenas prácticas y errores comunes

Introducción: Por qué el P2P es importante para los márgenes de distribución y el servicio

Para los distribuidores, simplificar los procesos complicados es de vital importancia para salvaguardar los márgenes y garantizar excelentes niveles de servicio a los clientes. Un lugar privilegiado para esta simplificación es el ciclo procure-to-pay (P2P): el procedimiento de varios pasos para abastecerse, comprar y pagar los recursos operativos.

En el sector de la distribución, la rapidez en el cumplimiento de los pedidos, la rotación ajustada de inventario y la intensa competencia exigen contar con un proceso de adquisición y pago eficiente y eficaz que ofrezca visibilidad de principio a fin, incorpore controles de riesgo y, en la mayoría de los casos, requiera automatización. Hoy definiremos el P2P, examinaremos el ciclo P2P y discutiremos la mejor manera de gestionarlo evitando los errores más comunes.

Comprender el "Procure-to-Pay" en el contexto de la distribución

Para comprender plenamente el ciclo P2P, primero debemos definir qué significa contratación.

Definición de contratación pública

La gestión de compras es el proceso mediante el cual una empresa busca y adquiere bienes y servicios que no produce internamente. El proceso «Procure-to-Pay» amplía ese alcance al vincular las etapas de la gestión de compras con la recepción de mercancías y la contabilidad de acreedores, de modo que los registros financieros y operativos se mantienen alineados desde la solicitud inicial hasta el pago y la contabilización.

Definición de P2P (y ventajas)

El P2P integra las actividades de compra y las cuentas a pagar. Es decir, cubre todo el flujo de trabajo de aprovisionamiento en cuatro etapas distintas:

1. Requisición y aprobación: Determinar qué bienes y/o servicios necesita.
2. Aprovisionamiento y creación de órdenes de compra: Garantizar el cumplimiento y aplicar un proceso de pedidos estructurado.
3. Recepción e inspección: Recibir del proveedor los artículos solicitados y asegurarse de que tiene lo que ha pedido.
4. Procesamiento y pago de facturas: Recepción de facturas, pago al proveedor y garantía de la exactitud de los registros de transacciones.

Cuando se optimiza y automatiza, el ciclo P2P aumenta la eficiencia, agiliza los procesos y facilita la gestión del riesgo, al tiempo que aumenta la visibilidad del flujo de caja y garantiza unos márgenes sólidos.

El ciclo P2P puede tener un aspecto ligeramente diferente para los distintos tipos de distribuidores, pero independientemente de su metodología y procesos de distribución, su ciclo P2P seguirá constando de las cuatro etapas principales enumeradas anteriormente. Profundicemos un poco más en cada una de ellas.

Etapas principales del ciclo de distribución P2P

1. Solicitud y aprobación

De alguna manera (por ejemplo, por señales de demanda, previsiones de ventas, activadores de inventario mínimo/máximo, etc.) se entera de que su empresa necesita suministros o recursos y, en función de esa información, tomará uno de estos dos caminos.

Si los artículos o servicios que necesita son los que adquiere habitualmente, puede saltarse el proceso de solicitud y aprobación y pasar directamente a la creación de la orden de compra, un documento contractual que establece los detalles de la compra (por ejemplo, cantidad, precio, fechas de entrega, etc.). Los propios compradores crean la orden de compra cuando le hacen un pedido.

Sin embargo, si los artículos/servicios que necesita son nuevos para su empresa, si no son artículos de los que se abastece habitualmente o si se trata de un pedido especial o excepcionalmente grande, tendrá que crear un formulario interno de solicitud de compra (que incluya la descripción de los artículos, las cantidades y las especificaciones) para su aprobación. Esta solicitud se enviará a la persona o departamento correspondiente para su revisión. La solicitud se rechazará o aprobará de acuerdo con la política de compras de la empresa. Si se rechaza, deberá revisarse para cumplir los criterios necesarios y, si se aprueba, se pasará a la fase 2.

Diagrama de flujo de trabajo para gestionar las solicitudes de compra y el proceso de inventario en una organización

2. Aprovisionamiento y creación de órdenes de compra

Si su compra ha requerido una solicitud de pedido, y si ésta ha sido aprobada, el formulario de pedido se entrega al equipo de compras, cuyos miembros se encargan de seleccionar a los proveedores y examinar sus costes, fiabilidad y calidad de servicio.

El proveedor (o proveedores) seleccionado(s) necesitará(n) un pedido para los artículos adquiridos.

Si realiza continuamente pedidos de un artículo concreto al mismo proveedor, puede utilizar el software de gestión empresarial para establecer pedidos abiertos (más información sobre ellos más adelante) y gestionar automáticamente las referencias recurrentes, reduciendo los errores humanos y ahorrando tiempo, esfuerzo y dinero.

3. Recepción e inspección

Cuando llegan las mercancías, el departamento de recepción comprueba que se han entregado los artículos y las cantidades correctas.

Algunos distribuidores también inspeccionan o someten a pruebas los productos en función de los requisitos de riesgo y cumplimiento (por ejemplo, productos regulados, mercancías sensibles a la temperatura o problemas relacionados con el rendimiento de los proveedores).

Es fundamental llevar registros precisos de las entradas, ya que estos determinan la disponibilidad de existencias y sirven de base para la validación de las facturas en fases posteriores del proceso.

4. Tramitación y pago de facturas

Una vez recibida una factura verificada, el departamento de cuentas por pagar procesa la factura y paga al proveedor.

La automatización con tecnología puede ayudar mucho a tu empresa en esta etapa, con funciones como herramientas de reconocimiento de documentos impulsadas por IA que pueden procesar automáticamente las facturas de los proveedores y prepararlas para el pago.

Un ciclo P2P eficiente que le permita pagar a sus proveedores con rapidez y precisión mantiene sólidas las relaciones de su cadena de suministro al tiempo que impulsa la rentabilidad.

Mejores prácticas para la eficiencia y el cumplimiento

Dado que el proceso P2P abarca a los solicitantes, los compradores, la recepción y la contabilidad de acreedores, los pequeños fallos pueden provocar excepciones en las fases posteriores. Estas prácticas recomendadas ayudan a los distribuidores a mejorar la rapidez, la precisión y el cumplimiento normativo sin generar fricciones innecesarias:

• Estandarizar las políticas (quién puede comprar qué, a quién y en qué condiciones)
• Automatizar las aprobaciones y los traspasos entre los departamentos de compras, recepción, inventario y cuentas por pagar
• Mantenga actualizados los datos de proveedores y artículos para evitar repeticiones de trabajo y discrepancias
• «Supervise el rendimiento mediante un pequeño conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) comunes a los departamentos de compras y finanzas».

1. Automatizar e integrar sistemas

El mundo digital actual exige que las empresas de todos los tamaños utilicen tecnología moderna con capacidades basadas en inteligencia artificial, como las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), para gestionar sus operaciones y seguir siendo competitivas.

La tecnología automatiza y estandariza los procesos manuales, lo que agiliza las tareas y reduce la fatiga de los empleados. La integración de múltiples sistemas en una solución centralizada y avanzada le permite conectar su información de gestión financiera y de compras con sus datos de inventario, lo que le proporciona visibilidad y conocimiento de todos los aspectos de su negocio y le ayuda a optimizar los flujos de trabajo de su proceso P2P.

2. Reforzar los controles y el cumplimiento

Con una solución ERP integrada, puede establecer controles exhaustivos sobre su ciclo de compras.

Los controles funcionan mejor cuando se integran en el flujo de trabajo y se aplican de forma sistemática. Algunos ejemplos son:

• Conciliación triple (factura, pedido y recibo) para reducir la facturación excesiva y los pagos duplicados
• Separación de funciones para que un mismo usuario no pueda solicitar, aprobar, recibir y pagar sin supervisión
• Límites de autorización por importe, categoría o ubicación para mantener el gasto dentro de lo establecido en la política
• Registros de auditoría que indican quién aprobó qué y cuándo

Cuando los controles y los datos de las transacciones se encuentran en un mismo sistema, las revisiones y las auditorías se agilizan, y resulta más fácil investigar las excepciones.

3. Colaborar con los proveedores

Colaborar con los proveedores puede facilitar el proceso P2P. Por ejemplo, puede proporcionar un portal de autoservicio a los proveedores que ofrezca acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, les ayude a resolver problemas sin demora y les proporcione recursos adicionales que les ayuden a trabajar mejor juntos. Además, puede establecer un acuerdo de reposición conjunta para garantizar que el inventario se reponga en función de una cantidad acordada, lo que agiliza la gestión del inventario y reduce las posibles roturas de stock.

Las órdenes de compra globales (BPO) son otro método importante de colaboración. Los BPO consolidan varias compras del mismo artículo o servicio en un único acuerdo. Para sus proveedores, los BPO significan que usted se compromete a comprarles a largo plazo, lo que puede mejorar las negociaciones de precios para su empresa y ayudar a sus proveedores a predecir la demanda de sus productos a lo largo del tiempo. Las BPO pueden beneficiar enormemente a todas las partes implicadas.

Problemas habituales en redes P2P y cómo solucionarlos

Incluso los equipos de distribución más sólidos se topan con los típicos escollos del P2P cuando las políticas, los datos y los flujos de trabajo no están interconectados:

• Los gastos no autorizados: las compras realizadas fuera de los proveedores o procesos aprobados pueden dar lugar a sorpresas en las facturas y reducir los ahorros negociados.
• Desviación de las políticas: la aplicación inconsistente de las autorizaciones y las normas de compra aumenta el número de excepciones y debilita la auditabilidad con el paso del tiempo.
• Silos de datos e introducción manual: los datos inconexos sobre artículos, proveedores y recibos pueden dar lugar a registros duplicados de SKU, recibos que no se registran y retrasos en la contabilización.
• Controles de conciliación deficientes: una mala correspondencia entre los pedidos de compra, los albaranes y las facturas puede dar lugar a devoluciones, reclamaciones y pagos excesivos que se podrían evitar.
• Escasa visibilidad de la demanda: sin señales fiables, a los distribuidores les cuesta adquirir las cantidades adecuadas en el momento oportuno, sobre todo en el caso de los productos estacionales y de largo plazo.

La automatización resulta más útil cuando reduce los traspasos manuales, garantiza la coherencia en la verificación y las aprobaciones, y mejora la visibilidad del suministro entrante y las obligaciones.

¿La buena noticia?

Entre las mejoras tecnológicas que suelen tener un mayor impacto en el ámbito P2P se incluyen:

• Captura y validación automatizadas de los datos de las facturas para reducir la introducción manual de datos y agilizar las aprobaciones
• Gestión de excepciones que deriva las discrepancias (precio, cantidad, transporte, plazos) al responsable correspondiente
• Análisis predictivos que mejoran la planificación de la reposición y ponen de relieve los patrones de riesgo de los proveedores
• Acceso a la nube que ayuda a los equipos distribuidos con datos en tiempo real y procesos coherentes

Indicadores clave de rendimiento y mejora continua

Medir y perfeccionar el rendimiento P2P es fundamental para mejorar continuamente las operaciones y puede hacerse a través de indicadores clave de rendimiento (KPI). La tecnología moderna de gestión empresarial, como un sistema ERP basado en la nube, puede ayudarle a gestionar, recopilar datos y tomar decisiones basadas en estos KPI de aprovisionamiento críticos, como:

• Duración del ciclo de un pedido: el tiempo que se tarda en completar un pedido de principio a fin.
• Tasa de concordancia a la primera: Porcentaje de facturas que coinciden con el pedido y el recibo correspondientes en el primer intento.
• Porcentaje de pagos puntuales: El porcentaje de pagos que tu empresa realiza a tiempo.
• Coste por factura: Coste total de tramitar una sola factura a través del departamento AP.
• Rendimiento de los proveedores: Medida que muestra si los vendedores han cumplido lo prometido. Compara las fechas de entrega realizadas y la calidad real del producto con las fechas de entrega prometidas y la calidad prevista del producto.

Recurra a Acumatica para sus necesidades de procesos de adquisición y pago

El ciclo procure-to-pay para distribuidores puede gestionarse eficazmente mediante una única solución especializada que automatiza el proceso y conecta su empresa con sus proveedores para aumentar la agilidad y la productividad. Con Acumatica, dispondrá de la inteligencia empresarial, el aprendizaje automático y los flujos de trabajo configurables que necesita para que su proceso P2P sea ágil y eficiente.

Los flujos de trabajo configurables y la automatización de Acumatica pueden adaptarse a sus requisitos específicos. Acumatica también ofrece una gestión avanzada de proveedores, que le permite realizar un seguimiento sencillo tanto de los proveedores como de los pagos correspondientes a los mismos.

"Si no pusiera al día a los clientes y vendedores todas las semanas, no sabrían cuáles son las fechas de entrega estimadas, y para mí actualizarlas todas las semanas, me llevaría una semana hacerlo....[Ahora], cuando un contenedor sale de Extremo Oriente o de donde sea que venga, cargamos todo el contenedor con todo lo que contiene esa orden de compra. Ponemos una fecha estimada de embarque, porque una vez que sale al mar, sabemos en tres días cuándo llegará al país. Cuando llega un contenedor, todo lo que tenemos que hacer es pulsar 'recibido', y ya está". - Edward Cohen, Director General, Boca Terry

Con la captura automatizada de facturas de Acumatica, las facturas en papel pueden escanearse con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y añadirse al motor de reconocimiento para su procesamiento. A partir de esos escaneos, el sistema identifica automáticamente el proveedor, los plazos, la moneda, las partidas, los importes y otros detalles de las facturas y conecta esta información con sus registros de cuentas a pagar.

"Ahora [nuestro papeleo] se hace automáticamente cada día. Acumatica nos ha aportado mucho más control sobre nuestro negocio. Antes había veces en que las facturas se pasaban por alto [por completo] y eso ya no ocurre". - Chad Treadwell, Vicepresidente de Operaciones, FSC Lighting

Las importaciones bancarias automatizadas con Advanced Expense Management agilizan el proceso de conciliación de las compras realizadas con tarjetas de crédito corporativas, generan recibos de las transacciones y animan a los empleados a gestionar el proceso de conciliación de recibos.

Ésta es sólo una pequeña muestra, con casos de la vida real, de cómo las capacidades de Acumatica para la gestión de compras pueden servir a su empresa de distribución. Para obtener más información, consulte nuestro eBook, Automate Procure-to-Pay with Acumatica, y póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo si tiene alguna pregunta.

El proceso «Procure-to-pay» en el sector de la distribución: preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre «procure-to-pay» y «purchase-to-pay»?

Se suelen utilizar indistintamente. Ambos términos describen el flujo de trabajo desde la solicitud de compra hasta la recepción y el pago de la factura, vinculando la actividad de aprovisionamiento con la contabilidad de acreedores.

¿Por qué reciben los distribuidores tantas excepciones en las facturas?

Las excepciones suelen deberse a la falta de recibos o a su recepción tardía, a discrepancias entre precios y cantidades, a registros duplicados de artículos y a compras realizadas al margen de los procesos habituales. Unos controles de conciliación rigurosos y unos datos maestros correctos reducen el trabajo de corrección.

¿Qué es la conciliación a tres bandas en el P2P?

La conciliación a tres bandas verifica que la factura coincida con el pedido y el registro de recepción antes del pago, lo que ayuda a evitar pagos excesivos y mejora la precisión de las facturas.

¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPI) son los más útiles para mejorar el P2P?

Empieza por el tiempo de ciclo de las órdenes de compra, la tasa de coincidencia en la primera tramitación, la tasa de excepciones en las facturas, el tiempo de tramitación de las facturas y el porcentaje de pagos puntuales. A medida que vayas perfeccionando tu método de medición, añade el coste por factura.

¿En qué ámbitos se amortiza más rápidamente la automatización?

Entre las medidas que suelen dar resultados inmediatos se encuentran la captura automática de facturas, los procesos de aprobación y la vinculación sistemática entre órdenes de compra, albaranes y facturas, lo que mejora los índices de coincidencia y reduce la introducción manual de datos.