Interaction Associates aumentó la rentabilidad de sus proyectos con Acumatica
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Interaction Associates
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Estados Unidos
Industrias
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Aplicaciones sustituidas
Sage

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  • Acceso en cualquier momento y lugar a una única fuente de información.
  • Adquirió acceso a la aplicación móvil para facilitar la presentación de tiempos y gastos
  • Mayor visibilidad e información sobre la rentabilidad de los proyectos, fundamental para la empresa.
  • Reducción del tiempo necesario para realizar las tareas y de los costes informáticos en un 50%.
Chris Williams
"Acumatica ha sido realmente transformador para nuestro negocio. Ha conseguido que nuestro equipo esté contento con su forma de trabajar, no estresado ni preocupado."
Chris Williams, Director de Operaciones
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Como empresa boutique de servicios profesionales, Interaction Associates ayuda a sus clientes a desarrollar líderes, crear equipos integradores y mejorar sus culturas de reuniones con formación y contenidos propios sobre liderazgo. En resumen, Interaction Associates o IA muestra a las empresas cómo trabajar mejor juntas.

La empresa se esfuerza continuamente por mejorar también sus propias operaciones, afirma Chris Williams, Director de Operaciones Comerciales. Para aumentar la eficacia de sus 20 empleados y más de 50 consultores, y mejorar las operaciones, los directivos decidieron pasar al 100 % virtual en 2018.

"Nuestros empleados temían tener que desplazarse al distrito portuario de Boston, en el centro de la ciudad", explica Williams. "Era de una hora a hora y media en un buen día, y nos dimos cuenta de que los empleados estarían más contentos y serían más productivos si no tuvieran que desplazarse". El equipo ejecutivo también se dio cuenta de que podían contratar a escala nacional sin preocuparse por el lugar de residencia de los candidatos ni por los costes de traslado en los que pudieran incurrir.

Pero pasar de la noche a la mañana a la remota no era un paso que Interaction Associates pudiera dar con su plataforma tecnológica heredada. Contaba con un antiguo sistema Sage MAS 500 que se ejecutaba en un servidor local y que se había personalizado en gran medida. Aunque el sistema funcionaba a un nivel básico, la empresa carecía de un sistema de copia de seguridad y las múltiples personalizaciones de Sage obstaculizaban las actualizaciones. La recuperación de datos empresariales procesables era extremadamente difícil. Como el antiguo sistema no estaba preparado para la nube y el contrato de arrendamiento de IA finalizaba en 30 días, los ejecutivos decidieron externalizar la contabilidad.

Empresa subcontratada no basada en proyectos

La solución externalizada duró siete meses. "El acuerdo fue difícil; el sistema y el flujo de trabajo que utilizaba la empresa subcontratada no se ajustaban a nuestras necesidades empresariales", afirma Williams. "Utilizaban Intacct con Nexonia Time & Expense Plug in. Dado que nuestro negocio se basa en gran medida en proyectos, es fundamental que nuestros datos de tiempo y gastos se integren directamente en un módulo de proyectos."

Williams descubrió que la empresa subcontratada trataba a AI como una empresa de fabricación que vende widgets. No configuraron IA con un módulo de proyectos, sólo con un libro mayor. "Me di cuenta en los primeros 30 días de que no teníamos la configuración técnica adecuada para nuestro negocio", dice Williams. "Tenemos diferentes tarifas de facturación y diferentes plazos, y nuestro socio contable había asumido que todos nuestros clientes eran de 30 netos, mientras que nosotros ofrecemos plazos de 60, 90 y 120 netos. Además, el personal técnico estaba en el extranjero, en Bangalore (India); para funcionar, dependíamos de la comunicación a través de documentos de Google, muchas hojas de cálculo y nos enfrentábamos a la barrera del huso horario."

La empresa utilizó Nexonia porque Intacct no disponía de una aplicación móvil para tiempo y gastos. Además, los datos brutos de tiempo y gastos (de cada uno de los más de 400 clientes de la empresa de contabilidad) se transferían una vez a la semana a un almacén de datos y luego a Intacct.

"No había una correspondencia o estructura clara entre los datos de los proyectos que utilizaban un libro mayor y los de los proyectos de Intacct, por lo que elaborar las facturas de los clientes era una auténtica pesadilla", afirma Williams.

"Me pasaba el 50% de la semana leyendo contratos e informando al equipo de soporte sobre cómo configurar nuestros proyectos en el sistema Intacct", añade. "Era una situación frustrante. La empresa de contabilidad subcontratada enviaba las facturas a nuestros clientes, pero su política era no hacer llamadas de cobro, por lo que a menudo las facturas de los clientes se quedaban en una cola."

Reunión de urgencia

Williams convocó una reunión de emergencia con el director general de IA y, a continuación, destinó a la mitad del personal de operaciones de ventas de IA a revisar las facturas y realizar llamadas de cobro. En un segundo plano, el equipo de IA empezó a buscar una nueva plataforma tecnológica para poder volver a incorporar la función de contabilidad a la empresa.

"Reunimos a todas las partes interesadas en una sala durante un día", explica Williams. "Recorrimos todo nuestro flujo de trabajo y esbozamos nuestros requisitos frente a nuestras necesidades. Trabajamos en grupo para aportar un contexto histórico importante y evaluar realmente nuestros requisitos mínimos; en otras palabras, practicamos lo que enseñamos a nuestros propios clientes sobre la importancia de la participación de las partes interesadas, lograr claridad sobre el nivel de participación en la toma de decisiones y las formas de alcanzar el resultado deseado."

Armada con una breve lista de requisitos, AI contrató a un experto independiente en ERP para que analizara 15 plataformas de ERP y le devolviera una breve lista de tres opciones. Tras ver demostraciones de esas tres opciones, las partes interesadas acordaron que una plataforma destacaba sobre las demás: Acumatica.

"Estaba tan claro", dice Williams. "La primera vez que vi la interfaz de usuario de Acumatica, supe que era el camino a seguir. Recuerdo que miré la interfaz de usuario de Intacct y pensé que la mitad de la pantalla estaba en blanco, no respondía y casi necesitaba una lupa solo para ver los campos."

Solución ERP

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Aplicación rápida y ágil

Fiel a The Interaction Method™, Williams preguntó a sus diez interlocutores qué software elegirían, y todos en la sala dijeron Acumatica. "Por lo tanto, nuestra decisión de seguir adelante con Acumatica no fue tomada por un solo alto ejecutivo que pensaba que conocía los requisitos, sino que fue una elección del nivel del usuario final", afirma.

El equipo de AI quedó impresionado con la potencia del módulo de contabilidad de proyectos de Acumatica, la flexibilidad del software para adaptarse a la complejidad del negocio de sus clientes y sus requisitos de facturación, y su aplicación móvil, que ofrece una integración perfecta entre tiempo y gastos y proyectos.

El modelo de precios para usuarios ilimitados de Acumatica desempeñó un papel fundamental. La empresa tiene unos 50 contratistas externos 1099 que pueden utilizar el módulo de gastos, pero no necesitan acceder a él cada semana.

"Una vez que nos decidimos por Acumatica, empezó la diversión", afirma Williams.

Con su socio de implantación, ASC Partners, IA rediseñó su presupuesto de ingresos, incluidas las categorías GL. "Antes teníamos un sistema Sage muy personalizado con más de 400 subcuentas y categorías de ingresos, y en realidad sólo necesitábamos 20 como máximo", explica Williams. "Fue un ejercicio de mapeo masivo en Excel, determinando cuáles eran las cuentas principales y cuáles las subcuentas que necesitábamos para los informes ejecutivos y del Consejo. Fue una oportunidad para ajustar lo que se había establecido hace 15 años".

AI comunicó a su proveedor externo de contabilidad que no iba a renovar su contrato. La empresa aceptó alojar el libro mayor hasta febrero. A continuación, ASC ayudó a AI a fusionar las dos bases de datos en Acumatica.

"El 1 de marzo fue nuestra fecha de puesta en marcha, y literalmente hicimos todo el alcance y el mapeo técnico de dos sistemas (Mas 500 e Intacct), y toda la reorientación y formación en 8 semanas", dice Williams. "El proceso de implantación fue muy, muy rápido".

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Obtención de inteligencia empresarial y rentabilidad de los proyectos

Con Acumatica, Interaction Associates obtuvo una única fuente de verdad para sus finanzas por primera vez en años. "Acumatica ha sido transformador para nuestro negocio, principalmente porque tenemos una única fuente de verdad para los datos ricos", dice Williams. "Nuestro equipo ejecutivo ahora tiene conocimiento de cómo es el registro AR, hasta el minuto facturas vencidas y más; todo el mundo tiene acceso a esa información. Es enorme".

Cuando se produjo la pandemia, las operaciones de IA no se vieron afectadas porque la empresa ya era 100% virtual con Acumatica. IA confió en Acumatica para ajustar rápidamente las facturas de los clientes y los plazos para mantener un flujo de caja positivo para su negocio.

Con Acumatica, los ejecutivos pueden ahora medir la rentabilidad de P&L por proyecto, comprender mejor a sus clientes así como la rentabilidad dentro de sus líneas de servicio. Dado que Acumatica se conecta a la perfección con aplicaciones de terceros, IA creó informes Excel adicionales con Velixo.

"Ganar nivel de proyecto de forma rentable fue un momento clave de la piedra angular porque ya no era algo que se suponía", dice Williams. "Ahora lo estoy viendo realmente y tener la capacidad de sacar informes y ver los datos fue realmente revelador".

"Vi que nuestro negocio principal era rentable, por supuesto, pero también vi algunos proyectos que llevaban años sin renegociarse o pasar por una renovación de tarifas. Esos proyectos no eran tan rentables como creíamos", añade. "Con Acumatica, tenemos mucha más inteligencia empresarial procesable de la que teníamos antes".

Ahorro de 18 horas al mes, reducción de gastos

Acumatica ayudó a AI a recuperar el tiempo perdido y a reducir los gastos en un 50%.

"Ahora dedico dos horas a la semana a Acumatica cuando antes dedicaba 20 horas a las mismas tareas, así que el ahorro de tiempo fue enorme", afirma Williams. "La capacidad de programar requisitos contractuales a nivel de proyecto y de que el sistema extraiga sin problemas el tiempo, los gastos y los datos en un solo lugar fue enorme en cuanto a ahorro de tiempo y precisión, e hizo que nuestro equipo se sintiera feliz por la forma en que estaba trabajando. No están estresados ni preocupados, y no tienen que hacer las cosas dos o tres veces".

Williams calcula que la empresa redujo sus costes tecnológicos mensuales en un 50% al pasarse a Acumatica basado en la nube. Ya no dependen de un servidor físico ni de costosos contratos de subcontratación. El modelo de licencia de usuario ilimitado de Acumatica y su modelo en la nube permiten a IA escalar de forma asequible y rápida cuando la empresa experimenta una explosión de negocio, afirma Williams.

"Hace tres años, conseguimos un gran contrato con la segunda empresa de servicios públicos del país que necesitaba que enseñáramos habilidades de liderazgo a 6.000 directivos en seis semanas", dice Williams. "Necesitábamos aumentar rápidamente nuestra plantilla, pero estas personas no están en nuestro sistema todos los días". Añadir tantos usuarios con un software que requiere licencias por usuario habría resultado prohibitivo en términos de costes. Pero el modelo basado en el consumo de Acumatica permite a AI aumentar y reducir la escala de forma asequible.

Adaptado a la forma de trabajar de AI

El módulo de proyectos flexible de Acumatica permitió a IA crear plantillas de proyectos basadas en la forma en que IA, y sus clientes, hacen negocios. También adaptaron Acumatica para que funcionara con un lenguaje similar al de Salesforce CRM que ya utilizaba IA. Además, configuraron y activaron proyectos 30 días antes de la fecha de inicio de un proyecto para capturar de forma proactiva los gastos previos al proyecto, como gastos de diseño, formación y viajes.

Tener un sistema conectado permite que la información sobre tiempo y gastos fluya automáticamente al proyecto correcto. No hay retrasos. "Internamente, esperamos que los consultores introduzcan el tiempo y los gastos antes del lunes a mediodía para poder facturar rápidamente", explica Williams. "En el sistema antiguo, si un consultor no introducía los datos hasta el miércoles a las 16.00, yo no podía emitir una factura hasta el miércoles siguiente, porque los datos sólo se transferían al almacén de datos una vez a la semana".

Como ahora IA puede facturar a los clientes con precisión y rapidez, la empresa ha mejorado su servicio de atención al cliente gracias a Acumatica.

"Trabajamos con algunas de las mayores empresas del planeta", afirma Williams. "Todas tienen requisitos de facturación únicos. Necesitábamos un sistema que fuera flexible y pudiera escalar y adaptarse a las necesidades de una pequeña empresa como la nuestra."

"Si buscas una solución basada en la nube que sea flexible para tus necesidades empresariales actuales y futuras, te recomiendo encarecidamente que consideres Acumatica."

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