Phoenix Renovación y Restauración

Plataforma digital, basada en la nube y sin papel

Phoenix Renovation inició una transformación digital sustituyendo sus servidores de 10 años de antigüedad y pasándose a la nube para reforzar su plan de recuperación ante desastres. Los ejecutivos querían un sistema sin papel para las operaciones y una solución de contabilidad específica para la construcción. "Tenemos una plantilla muy móvil", afirma Hugunin. "Necesitábamos pasarnos a la nube para que los jefes de proyecto sobre el terreno tuvieran los datos que necesitaban desde la obra o la carretera".

Phoenix Renovation quería eliminar la necesidad de consolidar manualmente las finanzas de las sucursales, cumplir mejor con los GAAP, generar mejores informes de trabajo en curso o WIP y proporcionar facturas AIA a los socios constructores. Querían una solución empresarial con un número ilimitado de usuarios y un proceso de aprobación estructurado. Necesitaban una aplicación móvil para que el personal de campo pudiera acceder a la información y cargar recibos de gastos. La nueva solución de contabilidad de la construcción también tenía que conectarse fácilmente con su proveedor de control horario, WorkMax.

Un consultor tecnológico ofreció a los ejecutivos de Phoenix Renovation varias opciones, entre ellas Open Systems Traverse, Sage Intacct, otros productos de Sage, Epicor, Zoho, AccountMate y Microsoft Dynamics. Eliminaron Dynamics y Epicor porque "estaban fuera de nuestro alcance en cuanto a precios", afirma Hugunin. Zoho y Sage Intacct funcionaban en base a proyectos y no podían mostrar cómo se podían utilizar sus programas para un negocio específico de la construcción".

"La mayoría cobraban por usuario, eran plataformas antiguas y no tenían una API abierta", explica Hugunin. "Acumatica seguía apareciendo en los primeros puestos de la lista y, finalmente, fue la dirección que decidimos que queríamos tomar".

Acumatica Construcción: WIP, AIA, flexible, preparado para el futuro

La suite Acumatica Construction Edition es flexible, personalizable y está preparada para el futuro, lo que evita la necesidad de sustituirla cada varios años, afirma Hugunin.

Lo que selló el acuerdo para Hugunin fue sacar tiempo para asistir al evento anual Summit de Acumatica. El equipo de Phoenix Renovation conoció a los principales ejecutivos de Acumatica, habló con sus desarrolladores y se enteró de la estrategia de la empresa de invertir en el producto para el futuro. "Hablamos con compañeros del sector de la construcción y obtuvimos información sobre cómo utilizaban Acumatica", afirma. "Algunos compartieron su experiencia que proporcionó otro nivel de tranquilidad de que, cuando surgen problemas, la empresa prioriza y hace correcciones, escuchando a los usuarios y trabajando activamente para aliviar cualquier problema."

Acumatica moderniza los flujos de trabajo de la construcción con vistas de tareas en tiempo real, informes y facturación AIA, gestión del cumplimiento, informes de campo diarios y gestión de gastos. Les proporciona un número ilimitado de usuarios, un CRM integrado y un acceso remoto sin fisuras para el equipo de servicio de campo a través de una sólida aplicación móvil.

"Tenemos 15 técnicos de producción que no necesitan acceso diario a la información del proyecto, pero sí enviar recibos de tarjetas de crédito, y la aplicación móvil lo permite, pero no tenemos que pagar por un usuario completo. El modelo de precios con visión de futuro frente al modelo habitual de licencia por usuario nos ha beneficiado mucho", afirma Hugunin.

Mayor visibilidad y transparencia de los datos

Gracias a Acumatica Construction Edition, Phoenix Renovation dispone de una visibilidad total de los datos, una mayor transparencia y una mejor rendición de cuentas. Todos los empleados tienen acceso a la misma información en tiempo real, desde los ejecutivos en la oficina hasta los miembros del equipo sobre el terreno. Con Acumatica, Phoenix Renovation mejoró drásticamente su flujo de caja al establecer flujos de trabajo automatizados y procesos empresariales más ágiles.

"Estamos en el sector de la restauración de seguros", explica Hugunin. "Así que no suele ser un caso de 'si te pagan', sino de 'cuándo te pagan'. En general, es un proceso muy lento. Las aseguradoras y las compañías hipotecarias suelen tardar en liberar los fondos. No es casualidad que, desde que utilizamos Acumatica, no hayamos necesitado recurrir a nuestra línea de crédito en 14 meses y que nuestro flujo de caja sea positivo durante el periodo más largo de los últimos 22 años".

Proceso de aprobación automatizado, aplicación móvil para recibos de gastos

El negocio de la construcción de Phoenix Renovation es rápido, se realiza en gran parte sobre el terreno y suele tener 400 trabajos abiertos. "Puede descontrolarse rápidamente y hay muchas urgencias", dice Hugunin. "Ya se trate de un inodoro que se ha desbordado, un incendio o un fuerte temporal de viento que se ha llevado por delante medio tejado, tenemos que ser móviles y operar en tiempo real desde cualquier lugar". Ahora que el proceso de aprobación no requiere papel, ha sido una gran victoria para nosotros".

Las reclamaciones de seguros implican una enorme cantidad de papeleo. Imagínese tener que tramitar las autorizaciones de todas las partes implicadas, de todas las compañías de seguros, contratar subcontratistas para realizar las reparaciones, tratar con propietarios angustiados y multiplicar ese caos por cientos de proyectos a la vez. Se pierde mucho tiempo barajando y haciendo el seguimiento de todo ese papeleo.

"Con un sistema basado en papel como el que teníamos, en el que los recibos se entregaban semanalmente, era demasiado fácil pasar desapercibido o evitar un problema hasta que el papel se procesaba o aprobaba. Esto supone un riesgo para la empresa cuando no se dispone de toda la información necesaria para tomar decisiones", explica Hugunin. "La aplicación móvil permite enviar una foto del recibo y la información se añade automáticamente al proyecto. Los jefes de proyecto pueden verlos al instante y cuestionar su legitimidad si es necesario". Acumatica proporciona visibilidad, transparencia y responsabilidad, reduciendo el riesgo. Acumatica proporciona a todos el mismo conjunto de datos en tiempo real".

Los procesos y aprobaciones automatizados y la posibilidad de ver los datos de forma inmediata mejoraron enormemente la visibilidad de las operaciones de la empresa. "Con Acumatica Construction, tenemos acceso a datos actuales que nos ayudan a entender de dónde viene nuestro negocio, lo rentable que es y en qué punto se encuentra en cada momento", afirma Hugunin.

Informes y cuadros de mando robustos

El equipo administrativo de Phoenix Renovation ya no pierde tiempo creando informes para los que no tenían acceso cuando se ejecutaban en QuickBooks. Ahora se concentran en el trabajo de alto valor y en las tareas esenciales. "Nuestras partes interesadas y los gestores de proyectos sobre el terreno tienen acceso a los datos de los informes en tiempo real y eso ha sido enorme para nosotros", afirma Cunningham. "Acumatica me ha facilitado la vida al tener la visibilidad de las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, las reclamaciones que llegan y la capacidad de crear fácilmente cuadros de mando sobre cualquier métrica que me gustaría ver."

CRM conectado, relaciones elevadas

Antes de Acumatica, los datos de los clientes estaban divididos en silos y no se consolidaban fácilmente, por lo que Phoenix Renovation tenía que hacer un trabajo extra para ver de dónde procedían las ventas o qué trabajos eran más rentables.

Acumatica pone toda la información de los clientes a disposición de los usuarios autorizados en cualquier momento y lugar. El equipo de servicios de campo puede acceder rápidamente a clientes potenciales, oportunidades, facturas, pagos y detalles de costes de proyectos en tiempo real desde cualquier navegador y dispositivo. Cuando los gestores de proyectos, la administración o los empleados de cuentas por cobrar utilizan Acumatica para ponerse en contacto con un cliente, ven al instante todas las facturas de cuentas por cobrar abiertas, el porcentaje de finalización del proyecto y otros datos de seguimiento específicos del proyecto para una mejor toma de decisiones.

Con Acumatica y su CRM conectado, Phoenix Renovation añadió campos definidos por el usuario, atributos y eventos empresariales personalizados que facilitaron la comunicación con las aseguradoras y el seguimiento interno de los datos. La empresa también obtuvo un mejor conocimiento de sus socios comerciales de referencia más importantes y frecuentes y gestiona de forma más eficaz las relaciones con los clientes objetivo (es decir, universidades, distritos escolares, residencias de ancianos y administradores de propiedades).

"Hemos empezado a utilizar las funciones de las campañas de marketing y los datos disponibles en cada proyecto, y ahora tenemos más información sobre las distintas líneas de negocio de las que procede nuestro trabajo", afirma Hugunin. "Estamos en la primera oleada de activación de los datos para diferentes iniciativas de marketing, pero somos muy optimistas sobre las oportunidades que podemos desarrollar con estos nuevos conocimientos".

Cumplimiento de proveedores añadido

Phoenix Renovation mejoró sus esfuerzos de cumplimiento de proveedores mediante el uso de Acumatica Construction para realizar un seguimiento de 300 subcontratistas activos y saber cuándo sus certificados de seguro están caducados o si han tenido que retener el pago por un trabajo deficiente. "Nunca tuvimos la facilidad de visibilidad de QuickBooks", afirma Hugunin.

Mejora de la experiencia del cliente

Cuando Phoenix Renovation recibe una llamada de un cliente potencial para una nueva demanda, la información se introduce como una oportunidad, se asigna a un gestor de proyectos que introduce notas sobre el estado del proyecto, si se ganó o se perdió y, si se ganó, se convierte en un proyecto, explica Cunningham. "Si se pierde, hay un espacio para indicar por qué. Es un ejemplo más de cómo podemos utilizar la información sobre por qué hemos perdido una reclamación y qué ha pasado para mejorar nuestro trato con los clientes."

"Además, hemos obtenido muchas ventajas incrementales, pequeñas ventajas que se suman y ahorran tiempo, facilitando la vida de nuestros empleados. Esto da a los empleados más ancho de banda para ofrecer una mejor experiencia al cliente y ser más realistas", afirma Hugunin. "Todo lo que podamos hacer para crear mejores sistemas o procesos, y ser más eficientes, conlleva menos cargas para que puedan dedicar su energía a escuchar a los clientes a los que servimos, mostrando empatía y cuidado. Esta atención es una de las razones por las que la gente vuelve a nosotros o nos recomienda a sus amigos."

Plataforma escalable para el crecimiento

Phoenix Renovation puede ampliar su área de servicio para incluir zonas específicas devastadas por huracanes en estados sureños cercanos. "Tenemos una plataforma escalable, y podemos añadir sucursales y empleados fácilmente", dice Hugunin.

La empresa ahora toma decisiones basadas en datos en lugar de suposiciones basadas en corazonadas. "Acumatica nos ayuda a ser más rentables y nos permite aumentar nuestro volumen con total visibilidad y transparencia".

"Internamente, nuestras partes interesadas conocen nuestros objetivos de ventas y saben exactamente lo que hemos conseguido", prosigue Hugunin. "Al estar basado en la nube, el personal de campo tiene acceso en cualquier momento. Si están en una casa esperando una cita, pueden sentarse en su camión, iniciar sesión y aprobar facturas o enviar una factura o un recibo de gastos. Ahora pueden hacer muchas cosas sin pisar la oficina".

Phoenix Renovation puede añadir cargas de trabajo y funciones tecnológicas adicionales de Acumatica, afirma Hugunin. "Me entusiasma explorar la solución del portal de autoservicio para clientes. Es posible que utilicemos el portal para los extractos, las facturas y los cobros, de modo que nuestros clientes y las agencias con las que tratamos se sientan parte del proceso y estén más informados del estado de sus proyectos. En mi opinión, se trata de un diferenciador comercial más para Phoenix Renovation frente a otras empresas del sector de la construcción".