Superprem Industries se pasa a la nube para obtener información y potenciar a sus empleados
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Superprem Industries
Sede central
Con sede en Richmond (Columbia Británica, Canadá) y centros de distribución adicionales en Calgary y Montreal.
Industrias
Distribución, Venta al por menor, Fabricación
Aplicaciones sustituidas
Sage

Industrias Superprem

  • Mayor conocimiento de las operaciones de distribución en almacén
  • Mejora del seguimiento del inventario y la facturación
  • Ahorro de horas racionalizando y automatizando las tareas contables
  • Acceso móvil rápido a los datos financieros
  • Mejora y agilización de la comunicación en toda la empresa
Kevin Chiang
"Me sorprende constantemente cómo Acumatica parece simplemente "funcionar". Cualquier cosa que parecemos imaginar que el sistema podría hacer, hemos sido capaces de hacerla realidad sin la ayuda de modificaciones externas."
Kevin Chiang, Director de Desarrollo Empresarial
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Desafíos

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Superprem importa fregaderos, grifos, pequeños electrodomésticos y productos relacionados con el hogar de China y Europa. Vende y distribuye sus productos a minoristas de fontanería de todo Canadá con marcas como Kruger Living, Kinetic Home Products y Pearl Sinks, y también tiene una filial llamada Barak Building Supplies.

Poco después de que Kevin Chiang se incorporara a la empresa mayorista familiar como director de desarrollo empresarial en 2013, se dio cuenta de que los sistemas financieros de Superprem Industries necesitaban una actualización. La empresa, dirigida por su hermano Woody Chiang, CEO, y con unas ventas de más de 5 millones de dólares, utilizaba una versión obsoleta de Sage en cada una de sus cuatro sedes de Canadá. Esto provocaba una serie de ineficiencias operativas y de información financiera, principalmente inventarios inexactos. Para expandirse a nuevos territorios, Superprem necesitaba un sistema financiero sólido, basado en la nube, que pudiera proporcionar una visión mucho mejor de las operaciones.

Inventario inexacto en cuatro bases de datos

Como Superprem gestionaba cuatro bases de datos Sage desconectadas, el equipo de contabilidad de la empresa estaba constantemente introduciendo datos de sus oficinas periféricas en un archivo maestro en Richmond. El controlador solía pasar de dos a tres días al mes introduciendo datos.

Las cuatro bases de datos también dificultaban el recuento preciso de las existencias y el seguimiento del estado de las facturas en el proceso de venta.

"El inventario era una pesadilla", dice Chiang. "A partir del archivo de Calgary, rastreábamos la factura hasta el cliente y luego volvíamos a escribir el registro (en Richmond), de modo que si vendíamos 10 fregaderos, tomábamos esos datos y hacíamos una media de los precios de venta". Pero la transacción no se rastreaba durante el resto del proceso de venta -hasta el almacén para la recogida y el envío- ni tampoco su estado, por lo que Superprem no sabía si se había entregado, si seguía en el almacén o si lo había recibido el cliente.

"Básicamente, había que recordar muchas cosas y ahora, con una plantilla mayor, es difícil acordarse de todo", dice Chiang. Sin seguimiento y con múltiples bases de datos desconectadas, "sólo obteníamos un inventario preciso una vez al mes", añade.

Las ineficiencias obstaculizaban las operaciones

Para saber si uno de los 2.200 artículos de la empresa estaba en stock, el departamento de ventas tenía que llamar al almacén y pedirles que hicieran una comprobación física del inventario. Ventas también tenía que llamar al equipo de contabilidad para conocer los precios anteriores de los clientes o consideraciones especiales de envío, porque no tenía acceso al sistema financiero ni a un CRM.

Para complicar aún más las cosas, sólo cinco de los 27 usuarios de la empresa podían iniciar sesión en Sage al mismo tiempo, lo que frustraba a los empleados que tenían que esperar para realizar tareas sencillas.

Chiang calcula que tardaba ocho horas en calcular las comisiones debido a todo el trabajo extra que suponía encontrar información en cuatro instancias de Sage, y la elaboración de informes financieros le llevaba el mismo tiempo.

Sabía que un ERP moderno permitiría a Superprem dar soporte a la empresa desde una única base de datos, agilizar las operaciones diarias y proporcionar visibilidad en tiempo real de la información y los informes consolidados.

"Deberíamos haber hecho la actualización al menos dos años antes", afirma Chiang. "Queríamos que nuestra controladora tuviera más sentido con su tiempo y el inventario inexacto no podía continuar".

Solución ERP

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Unir bases de datos con un ERP flexible y en la nube

Chiang buscaba un ERP en la nube asequible y moderno que pudiera gestionar con flexibilidad el crecimiento de la empresa.

"Al principio nos planteamos actualizar nuestra anticuada plataforma Sage porque pensábamos que la interfaz y la funcionalidad serían similares, pero nos dimos cuenta de que en realidad no era un verdadero producto en la nube", afirma Chiang. "Tiene datos en la nube, pero hay que descargarlos. Y solo una persona podía iniciar sesión en la nube a la vez".

Miró otros software ERP, pero descubrió que muchos no invertían en sus productos y que todos tenían precios por usuario que los hacían muy caros. "Ninguno de ellos tiene el modelo que tiene Acumatica con usuarios ilimitados, que te cobra por cuánto usas, lo que nos pareció realmente atractivo", dice Chiang. "Tenemos un número muy alto de usuarios pero un uso bajo" por parte de muchos empleados.

También eligió Acumatica por su sólida reputación basada en la nube y su sólido enfoque basado en la comunidad, donde los clientes ayudan a dictar los futuros desarrollos de funciones.

"Acumatica era más nuevo, y los consultores (de referencia) dijeron que tenían una comunidad muy vibrante que empujaba el sobre (de desarrollo de Acumatica) en comparación con las empresas de software ERP heredadas que no estaban haciendo muchos cambios o mejoras."

Al carecer de un equipo informático interno, Chiang buscó un socio que ayudara a Superprem a implantar Acumatica. Eligió a The Answer Co. por su excelente reputación, su profundo conocimiento de Sage y su sencillo enfoque de ventas.

El módulo Intercompany gestiona sin fisuras varias entidades

Como parte del proceso de descubrimiento, The Answer Co. se enteró de que Superprem necesitaba cambiar muchos de los procesos personales que había adoptado para hacer funcionar su operación de cuatro bases de datos. Además, el equipo identificó que Superprem podría beneficiarse enormemente del módulo interempresarial de Acumatica, que permite a las empresas gestionar sin problemas los informes financieros y automatizar las transacciones entre un número ilimitado de entidades relacionadas.

El módulo permite a los ejecutivos decidir qué elementos deben separarse o compartirse entre ellos, como el plan de cuentas, los clientes, los empleados, etc. También ayuda a reducir las entradas dobles y los errores al trabajar con múltiples bases de datos y transferencias de empresas. También ayuda a reducir las dobles entradas y los errores al trabajar con múltiples bases de datos y transferencias de empresas.La empresa implantó los módulos de Finanzas (GL, AP, AR, CM, TM, Currency, ARM Reporting), Distribución (IN, PO, SO) y el módulo Intercompany de Acumatica como solución integral para su negocio en crecimiento.

Resultado

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Un ERP basado en la nube agiliza las operaciones y mejora la comunicación

Superprem opera ahora de forma mucho más eficiente desde una única base de datos, la comunicación ha mejorado en toda la empresa y, lo que es más importante, el mayorista dispone ahora de información precisa sobre el inventario. Con unos procesos financieros y operativos adecuados, Superprem puede expandirse a nuevos territorios sin esfuerzo.

"La comunicación entre oficinas ha sido increíble", afirma Chiang. Como todo el mundo tiene acceso a Acumatica, el departamento de ventas ya no tiene que molestar al almacén para comprobar los niveles de inventario.

Ventas no tiene que molestar a contabilidad porque tiene acceso instantáneo a la información de los clientes desde sus dispositivos móviles. Contabilidad ya no tiene que llamar a cada oficina para conocer el estado de una factura, y el personal del almacén puede hacer las recogidas y los envíos de forma más eficiente porque no se les interrumpe constantemente para comprobar si hay artículos en stock.

Todo el mundo es ahora más eficiente, ya que no tienen que perder tiempo enviándose correos electrónicos o llamándose por teléfono para obtener la información que ahora proporciona Acumatica.

Visibilidad del inventario en tiempo real

Acumatica también ha proporcionado visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario e información de informes consolidada porque la información se comparte fácilmente entre las ubicaciones. Crear una factura y realizar su seguimiento en todo el sistema es increíblemente fácil, afirma Chiang.

Además, "el módulo interempresas de Acumatica ha sido increíble", afirma. "Tenemos dos empresas, la que tiene las acciones y otra que se encarga de la distribución, así que hay muchas transacciones cruzadas y la contabilidad era una pesadilla en Sage. Pero todo está integrado en Acumatica, lo que nos ahorra mucho tiempo. El sistema lo hace todo por ti, y las transferencias entre empresas son ahora pan comido".

Informes de la Comisión: 8 horas reducidas a 1,5

Chiang dice que es mucho más eficiente gracias a Acumatica. Como confía en que los datos de Acumatica son precisos y están disponibles con sólo pulsar un botón, dedica menos tiempo a crear informes y más a analizar datos de la empresa, como la rentabilidad. Antes, "pagar comisiones me llevaba ocho horas", dice. "Ahora sólo me lleva una hora y media".

Calcula que los empleados han reducido el tiempo dedicado a transferir inventario entre sucursales de tres horas a apenas 5 minutos. Además, como ya no tienen que copiar y pegar información de una base de datos a otra, han ahorrado entre dos y tres minutos por transacción, y son más eficientes.

Una mayor transparencia con el cliente ayuda a aumentar las ventas

Los clientes también se han beneficiado. "Nuestros clientes pueden recibir una mayor transparencia en sus facturas y extractos gracias a la facilidad para enviar por correo electrónico los archivos necesarios para una venta", afirma. "Ahora tenemos más de 1500 distribuidores activos, y las ventas han aumentado un 12% interanual en los últimos 6 meses". Como pueden confiar mejor en el sistema de inventario, Superprem sigue ofreciendo un alto nivel de servicio al cliente que incluye el envío en el mismo día, añade.

Superprem tiene previsto añadir nuevas funcionalidades a Acumatica en el futuro a través de los socios externos de Acumatica. Chiang está trabajando con EazyStock para la optimización del inventario, y tiene previsto implantar un CRM, un software de gestión de contenedores y de impuestos, y añadir escáneres a la gestión de su almacén cuando su presupuesto se lo permita. También prevé añadir un portal de clientes para que éstos puedan consultar las existencias por sí mismos.

"No deja de sorprenderme cómo Acumatica parece simplemente "funcionar"", afirma. "Todo lo que parecemos imaginar que el sistema podría hacer, hemos sido capaces de hacerlo realidad sin la ayuda de modificaciones externas".

Según Chiang, Superprem aumenta su inventario un 10% al año, y entre sus planes de futuro se incluye una mayor expansión en el este de Canadá.

"Acumatica nos ayudará a conseguirlo", afirma. "En definitiva, Acumatica transformará la forma en que nuestra empresa lleva a cabo sus negocios, y esperamos crear una asociación a largo plazo".

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