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Superprem importa fregaderos, grifos, pequeños electrodomésticos y productos relacionados con el hogar de China y Europa. Vende y distribuye sus productos a minoristas de fontanería de todo Canadá con marcas como Kruger Living, Kinetic Home Products y Pearl Sinks, y también tiene una filial llamada Barak Building Supplies.
Poco después de que Kevin Chiang se incorporara a la empresa mayorista familiar como director de desarrollo empresarial en 2013, se dio cuenta de que los sistemas financieros de Superprem Industries necesitaban una actualización. La empresa, dirigida por su hermano Woody Chiang, CEO, y con unas ventas de más de 5 millones de dólares, utilizaba una versión obsoleta de Sage en cada una de sus cuatro sedes de Canadá. Esto provocaba una serie de ineficiencias operativas y de información financiera, principalmente inventarios inexactos. Para expandirse a nuevos territorios, Superprem necesitaba un sistema financiero sólido, basado en la nube, que pudiera proporcionar una visión mucho mejor de las operaciones.
Inventario inexacto en cuatro bases de datos
Como Superprem gestionaba cuatro bases de datos Sage desconectadas, el equipo de contabilidad de la empresa estaba constantemente introduciendo datos de sus oficinas periféricas en un archivo maestro en Richmond. El controlador solía pasar de dos a tres días al mes introduciendo datos.
Las cuatro bases de datos también dificultaban el recuento preciso de las existencias y el seguimiento del estado de las facturas en el proceso de venta.
"El inventario era una pesadilla", dice Chiang. "A partir del archivo de Calgary, rastreábamos la factura hasta el cliente y luego volvíamos a escribir el registro (en Richmond), de modo que si vendíamos 10 fregaderos, tomábamos esos datos y hacíamos una media de los precios de venta". Pero la transacción no se rastreaba durante el resto del proceso de venta -hasta el almacén para la recogida y el envío- ni tampoco su estado, por lo que Superprem no sabía si se había entregado, si seguía en el almacén o si lo había recibido el cliente.
"Básicamente, había que recordar muchas cosas y ahora, con una plantilla mayor, es difícil acordarse de todo", dice Chiang. Sin seguimiento y con múltiples bases de datos desconectadas, "sólo obteníamos un inventario preciso una vez al mes", añade.
Las ineficiencias obstaculizaban las operaciones
Para saber si uno de los 2.200 artículos de la empresa estaba en stock, el departamento de ventas tenía que llamar al almacén y pedirles que hicieran una comprobación física del inventario. Ventas también tenía que llamar al equipo de contabilidad para conocer los precios anteriores de los clientes o consideraciones especiales de envío, porque no tenía acceso al sistema financiero ni a un CRM.
Para complicar aún más las cosas, sólo cinco de los 27 usuarios de la empresa podían iniciar sesión en Sage al mismo tiempo, lo que frustraba a los empleados que tenían que esperar para realizar tareas sencillas.
Chiang calcula que tardaba ocho horas en calcular las comisiones debido a todo el trabajo extra que suponía encontrar información en cuatro instancias de Sage, y la elaboración de informes financieros le llevaba el mismo tiempo.
Sabía que un ERP moderno permitiría a Superprem dar soporte a la empresa desde una única base de datos, agilizar las operaciones diarias y proporcionar visibilidad en tiempo real de la información y los informes consolidados.
"Deberíamos haber hecho la actualización al menos dos años antes", afirma Chiang. "Queríamos que nuestra controladora tuviera más sentido con su tiempo y el inventario inexacto no podía continuar".
