Los gastos de capital (CapEx) en la gestión financiera

Introducción

Los gastos de capital (CapEx)son inversiones a largo plazo en activos que una empresa espera utilizar durante más de un año, incluyendo equipos, edificios, vehículos y software que impulsan el crecimiento del negocio.

Dado que las decisiones sobre gastos de capital afectan al flujo de caja y a la capacidad operativa a largo plazo, los equipos financieros suelen evaluar tanto el caso de negocio como los controles necesarios para ejecutar el proyecto dentro del presupuesto.

Este artículo explica qué es el CapEx, cómo se calcula y por qué es importante en la planificación financiera.

Aprenderá la fórmula del CapEx, verá ejemplos reales y descubrirá cómo los sistemas ERP ayudan a gestionar el CapEx de forma más eficaz, especialmente en sectores como la construcción y la fabricación.

CapEx frente a OpEx (gastos operativos): ¿cuál es la diferencia?

Los gastos de capital (CapEx) y los gastos operativos (OpEx) se tratan de forma diferente porque representan distintos tipos de gasto. La principal diferencia entre los gastos de capital (CapEx) y los gastos operativos (OpEx) es la vida útil de la compra y cómo se trata a efectos fiscales y contables.

• Los gastos operativos cubren los costes rutinarios de funcionamiento de la empresa (por ejemplo, nóminas, alquileres, servicios públicos).
• El CapEx se gasta para adquirir, mejorar o prolongar la vida útil de los activos a largo plazo utilizados durante varios periodos, por lo que normalmente se capitaliza y se reconoce a lo largo del tiempo mediante la depreciación o la amortización.

Comprender esta distinción es fundamental para elaborar informes financieros precisos y llevar a cabo una planificación estratégica. Utilice la comparación que se muestra a continuación para comprender cómo cada tipo de gasto afecta a los estados financieros y a las decisiones de planificación. 

• El CapEx, o gasto de capital, representa las grandes inversiones a largo plazo, mientras que el OpEx, o gastos operativos, cubre los gastos diarios (salarios, alquileres, servicios, etc.) y las inversiones a corto plazo. Conocer la diferencia entre CapEx y OpEx es clave para una buena gestión financiera. 
• Las inversiones en CapEx cuestan más que las de OpEx y deben abordarse con una planificación cuidadosa, dado que el valor de un activo CapEx puede depreciarse. 
• A efectos de información financiera, las inversiones en CapEx requieren más pasos que las de OpEx.
• Una inversión en CapEx se añade como activo al balance del ejercicio en que se adquirió. Para cada año posterior de la vida útil del activo, la depreciación del activo figura como gasto en la cuenta de resultados. Las inversiones en CapEx tampoco son deducibles fiscalmente. 
• Los gastos operativos siempre se contabilizan en la cuenta de resultados, son deducibles fiscalmente y pueden revertirse más fácilmente porque no son inversiones a largo plazo. 

Ejemplos de gastos de capital: ¿qué se considera CapEx?

Los ejemplos de gastos de capital suelen clasificarse en activos tangibles e intangibles, y normalmente tienen uno de estos dos fines:

• Gastos de capital de mantenimiento:gastos necesarios para mantener en funcionamiento las operaciones existentes (sustitución de equipos desgastados, renovación de sistemas críticos).
• Gastos de capital para el crecimiento:gastos que amplían la capacidad, añaden ubicaciones, permiten entrar en nuevos mercados o hacen posible nuevas ofertas.

En la práctica, las empresas documentan políticas de capitalización claras para que los equipos clasifiquen las compras de manera coherente y, a continuación, realicen un seguimiento del activo desde su adquisición hasta su depreciación y retirada en el libro auxiliar de activos fijos.

He aquí algunos ejemplos concretos de gastos de capital: 

• Activos tangibles: Terrenos, estructuras (construidas o adquiridas), Equipos, Vehículos, Mobiliario, Maquinaria, Ferretería 

• Activos intangibles: Software, patentes, licencias, secretos comerciales, Derechos de autor, Marcas registradas 

Fórmula CapEx en Finanzas

Cómo calcular el CapEx

Los equipos financieros suelen estimar el CapEx utilizando un enfoque de activos fijos, propiedades, planta y equipo (PP&E):

​CapEx = ΔPP&E + Amortización corriente 

En esta fórmula:

• Δ PP&E (Variación en propiedades, planta y equipo): Diferencia entre el PP&E al final del período actual y el PP&E al comienzo del período.
• Depreciación actual: El gasto total por depreciación registrado para el período actual.

Este método ayuda a explicar cuánto se invirtió en activos a largo plazo durante el período, basándose en el movimiento del balance general más la depreciación. El CapEx también se puede calcular utilizando los estados financieros:

• Enfoque del balance (CapEx total):Incremento neto en PP&E (año anterior al año actual) + depreciación del año actual
• Enfoque del flujo de caja (CapEx neto):Salida de efectivo por la compra de activos fijos − Entrada de efectivo por la venta de activos fijos

Técnicas utilizadas para evaluar las decisiones de inversión en capital fijo (CapEx)

Al evaluar las propuestas de CapEx, los equipos financieros suelen combinar el cálculo contable con técnicas de presupuestación de capital que estiman si los beneficios esperados justifican la inversión. Los métodos más comunes incluyenel valor actual neto (VAN), la tasa interna de rendimiento (TIR) y el periodo de recuperación, respaldados por análisis de escenarios y de sensibilidad para comprobar las hipótesis (volumen, plazos, costes y vida útil).

¿Cómo repercute el CapEx en los estados financieros?

Los gastos de capital(CapEx) afectan a los estados financieros de forma diferente a los gastos estándar. Dado que los CapEx proporcionan valor durante un largo periodo, el desembolso inicial de efectivo no se registra inmediatamente como gasto en la cuenta de resultados.

En su lugar, ocurre lo siguiente:

1. Balance general: El coste se registra como un activo no corriente.
2. Cuenta de resultados: El valor del activo se amortiza gradualmente a lo largo de su vida útil mediante la depreciación (en el caso de los activos tangibles) o la amortización (en el caso de los activos intangibles).
3. Estado de flujo de efectivo: El pago inicial aparece como una salida de efectivo en «Actividades de inversión».

A diferencia delos gastos operativos(OpEx), los gastos de capital (CapEx) no son deducibles fiscalmente en el año de la compra y requieren una información financiera más compleja. Comprender y gestionar eficazmente los gastos de capital es esencial para la planificación estratégica, la transparencia financiera y la demostración del potencial de crecimiento empresarial a largo plazo.

¿Cómo puede ayudar el software ERP a gestionar el CapEx?

Una gestión eficaz del CapEx requiere conectar la elaboración de presupuestos, las compras y la contabilidad de activos fijos. Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP SOLUTION) como Acumatica agiliza estas operaciones, garantizando el cumplimiento normativo y reduciendo el riesgo de sobrecostes.

El software SOLUTION ERP basado en la nube permite a los equipos financieros:

• Automatizar las aprobaciones: Implemente flujos de trabajo basados en funciones para exigir aprobaciones para las solicitudes de capital, manteniendo un registro de auditoría claro desde la solicitud hasta la capitalización.
• Previsiones precisas: Presupuesta los gastos de capital por iniciativa, separando los proyectos de mantenimiento de los de crecimiento para supervisar el gasto previsto frente al real en tiempo real.
• Seguimiento del ciclo de vida de los activos: Gestione las fechas de puesta en servicio, los métodos de amortización y las bajas de activos en el módulo de activos fijos para mitigar los riesgos de obsolescencia.

Funciones comoel libro mayor,los activos fijos yla gestión de tesoreríaayudan a las empresas a supervisar la depreciación, gestionar el impacto en la tesorería y generar informes coherentes para la toma de decisiones.

Shirley Lim, directora financiera de The Learning Lab, señala que Acumatica proporciona una sólida base financiera: «El departamento financiero siempre ha tenido como objetivo dar cuenta de esa única versión de la verdad, por lo que el hecho de que el resto de partes interesadas puedan acceder a la información de Acumatica les permitirá colaborar con el departamento financiero para garantizar que la información se reconozca y contabilice correctamente».

Preguntas frecuentes

P: ¿El software se considera CapEx u OpEx?
R: El software puede clasificarse como CapEx u OpEx dependiendo de cómo se adquiera. Tradicionalmente, la compra de una licencia de software perpetua se trata como CapEx porque es un activo a largo plazo. Sin embargo, las suscripciones a SaaS (Software as a Service) suelen tratarse como OpEx porque son costes operativos recurrentes.

P: ¿Por qué es importante el CapEx para el crecimiento empresarial?
R: El CapEx es esencial para el crecimiento porque representa la inversión que una empresa realiza en su propia eficiencia y capacidad futuras. Sin invertir en nuevos equipos, tecnología o instalaciones (CapEx de crecimiento), una empresa puede tener dificultades para ampliar sus operaciones o competir en el mercado.

P: ¿Se puede deducir fiscalmente el CapEx?
R: El CapEx no es totalmente deducible de impuestos en el año en que se realiza la compra. En cambio, el beneficio fiscal se obtiene a lo largo de varios años mediante deducciones por depreciación o amortización, que reducen los ingresos imponibles de la empresa durante la vida útil del activo.