Cómo la IA integrada ayuda a los equipos financieros a cerrar las cuentas más rápido

Cerrar las cuentas más rápido: cómo el software de contabilidad basado en IA potencia a los equipos financieros

Según la consultora internacional Gartner, para 2028 será posible acelerar el cierre financiero en un 30 % en aquellas empresas que hagan una sola cosa: utilizar una solución ERP basada en la nube con asistentes de IA integrados.

En un comunicado de prensa en el que se esbozaba esta predicción que transformará el sector, Mike Helsel, director sénior de Investigación de la división de Finanzas de Gartner, afirmó: «Las aplicaciones financieras de ERP en la nube aportarán más automatización, información y eficiencia a las funciones financieras en un futuro próximo mediante la integración del aprendizaje automático, la IA generativa y los agentes de IA».

Hoy veremos cómo el software de contabilidad basado en IA integrado en un ERP moderno ofrece estas ventajas, y por qué no tienes que esperar hasta 2028 para sacar partido a la automatización del cierre financiero.

¿Qué es un cierre financiero basado en la inteligencia artificial?

Como sabéis, el complejo proceso contable de cierre financiero de fin de mes implica una gran cantidad de tareas, desde la conciliación de cuentas y transacciones y la realización de asientos contables hasta la revisión de los saldos de cuentas por pagar y por cobrar, pasando por la detección y corrección de cualquier discrepancia. La información recopilada durante el proceso se utiliza para elaborar los estados financieros (por ejemplo, el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo), que las partes interesadas utilizan para evaluar la situación financiera actual de una empresa y determinar sus próximos pasos financieros.

Un cierre financiero mediante IA integrada logra el mismo objetivo, pero, en lugar de basarse únicamente en procesos manuales y en el esfuerzo humano, la IA y la automatización agilizan cada tarea, además de identificar patrones y detectar excepciones. Juntas, reducen la carga de tiempo y recursos que soportan cada mes los profesionales financieros que dependen de los procesos tradicionales de cierre de fin de mes.

Por qué los procesos tradicionales de cierre de fin de mes tardan tanto

El cierre tradicional de fin de mes, cuando se utilizan soluciones básicas o obsoletas de gestión empresarial, requiere dedicar horas a recopilar información de sistemas inconexos y hojas de cálculo. Una vez recopilados los datos, una persona o un equipo debe introducirlos manualmente en el programa de contabilidad. A continuación, los miembros del equipo deben conciliar la información entre los distintos sistemas para poder detectar y corregir cualquier discrepancia o anomalía existente.

Tanto si se trata de una empresa con una sola entidad como de una con varias, el proceso de cierre es complejo y seguirá aumentando en complejidad, lo que frenará la productividad y pondrá en peligro la precisión, ya que las empresas gestionan, ajustan y distribuyen la información financiera mediante personal en lugar de utilizar tecnología diseñada específicamente para ese fin.

Cómo ayuda Acumatica a los equipos financieros a acelerar el cierre contable

Parafraseando un famoso dicho: «Errar es humano; cuadrar las cuentas a fin de mes es una intervención divina». En este caso, esa intervención divina es una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) basada en inteligencia artificial, como Acumatica Cloud ERP.

Acumatica, con su avanzado software de gestión financiera, centraliza los datos de tu empresa, sustituyendo las hojas de cálculo plagadas de errores y la información aislada al conectar los datos financieros y operativos en un único lugar y crear una única fuente de información fiable. Los sistemas integrados permiten acceder a cifras precisas en tiempo real, todos los días del mes.

Lejos de ser un ejercicio inútil, el cierre de fin de mes se convierte en un ejercicio de eficacia.

Reducir la introducción manual de datos

El registro automático de transacciones elimina la necesidad de realizar un seguimiento, registrar y contabilizar manualmente los datos financieros. Cuando se introduce un pedido, una factura, un recibo de gastos o un pago a un proveedor mediante el sistema de reconocimiento de documentos basado en inteligencia artificial de Acumatica, la información se asigna a las cuentas correspondientes de todos los departamentos, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo y reducir los errores de introducción manual de datos.

Automatizar la conciliación bancaria

La conciliación bancaria automatizada incluye fuentes de datos bancarios que sincronizan la información bancaria con la gestión de tesorería, así como funciones de cotejo inteligente que asocian las transacciones diarias con las facturas pendientes, los gastos y los asientos del libro mayor. Los flujos de trabajo financieros automatizados ayudan a garantizar la exactitud de los saldos, las transacciones bancarias, las transferencias y las conciliaciones.

Detección de anomalías contables mediante IA: identifica antes las transacciones inusuales

Gracias a la detección de anomalías mediante IA a través de los informes avanzados, los paneles de control y el software de inteligencia empresarial de Acumatica , las empresas reciben alertas sobre patrones o tendencias inusuales , basadas en un análisis mediante IA de sus transacciones habituales y su historial. Los niveles de gravedad, que van de «normal» a «medio» y «significativo», permiten a los miembros del equipo evaluar cada riesgo que surja y tomar decisiones con conocimiento de causa.

Supervisar los datos financieros en tiempo real

Evaluar los datos financieros en tiempo real gracias a un sistema inteligente, en lugar de detectar los errores al final del mes o después, marca la diferencia entre ser una empresa proactiva y una reactiva. Las empresas proactivas ven venir los problemas con tiempo suficiente para actuar, mientras que las reactivas se apresuran a solucionar un problema que puede resultar muy costoso.

«La mayoría de las crisis financieras no se anuncian», escribe Ovais Muhammad, director sénior de Gestión de Productos de Acumatica, en una entrada reciente. «Un retraso en el pago por aquí, un gasto inesperado por allá, un error en los precios que se pasa por alto en la revisión. Ninguna de estas situaciones parece urgente y puede que incluso pasen desapercibidas el mismo día en que ocurren. Pero pueden acumularse. Para cuando esas cifras alarmantes aparecen en el informe de fin de mes, el problema ya te ha supuesto un coste».

Por qué es importante la IA integrada

Por supuesto, la forma en que se implementa tu ERP con IA puede influir en la eficacia con la que ayuda a tus equipos financieros a mejorar sus procesos de cierre de fin de mes. Hay IA que se integra de forma externa y IA que viene incorporada de serie. La diferencia es importante.

En una publicación reciente, Omar Ghazi, de Acumatica, explica que una herramienta de IA de uso general conectada a una solución ERP puede resumir contenidos, responder a preguntas sin necesidad de un contexto profundo del sistema y extraer datos superficiales cuando se le solicite. En comparación, integrar la IA en el ERP permite ir más allá, ya que permite diseñar la IA en torno al «modelo de datos, la lógica del flujo de trabajo y las relaciones que dan sentido a los datos del ERP».

La diferencia radica en si la IA «sabe» de tu ERP o «conoce» tu ERP. Así es como se traduce esto para los usuarios de Acumatica.

«Acumatica, con nuestraestrategia de producto centrada en la IA, está integrando una IA práctica, segura y escalable en nuestra tecnología ERP», escribe Omar. «Nuestro enfoque no consiste en añadir herramientas y capacidades de IA a sistemas ERP obsoletos, sino en integrar estas capacidades en los flujos de trabajo de la tecnología de gestión empresarial para que funcionen a la perfección con los procesos de su empresa. Nuestro asistente de IA opera directamente dentro del ERP, con acceso al estado en tiempo real de los flujos de trabajo, a las relaciones entre entidades y al contexto del sistema que da sentido a los datos. Ese contexto es lo que le permite responder a preguntas operativas de forma fiable, y no solo mostrar los datos que hay detrás de ellas».

Cómo medir la mejora en el cierre financiero

Ya sabes cómo funciona el cierre de fin de mes para los equipos financieros que utilizan la IA en la contabilidad (y para los que no), pero ¿cómo se mide en qué medida una solución ERP basada en IA mejora el proceso?

A continuación te presentamos algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) que pueden resultarte útiles:

• Días hasta el cierre: el número de días que tarda tu equipo financiero en cerrar el mes. Compara los tiempos de tramitación manuales y automatizados para hacerte una idea clara de cuánto se ha mejorado.
• Índice de finalización de conciliaciones: El porcentaje de conciliaciones de cuentas financieras asignadas que se han completado y aprobado antes de la fecha límite de fin de mes, calculado mediante la fórmula (Conciliaciones completadas / Total de conciliaciones pendientes) x 100. Cuanto mayor sea el porcentaje, mayor será tu índice de finalización.
• Ajustes posteriores al cierre: El número de asientos contables que hay que realizar una vez finalizado el cierre de fin de mes (por ejemplo, facturas atrasadas, errores de cálculo, correcciones derivadas de la auditoría). Cuantos menos asientos se realicen a posteriori, mayor será la precisión previa al cierre.
• Resolución de excepciones: El número de discrepancias financieras detectadas antes de que se finalicen los informes financieros. Detectar menos discrepancias y corregir rápidamente las pocas que se encuentren evita retrasos y mejora la precisión.

Hacia un cierre más rápido y continuo

Tal y como señala Gartner, una solución ERP basada en la nube con IA integrada puede suponer una diferencia significativa en el tiempo que dedicas al cierre de fin de mes. Los procesos automatizados e inteligentes permiten elaborar informes financieros rápidos, eficientes y precisos, lo que, en última instancia, te permite centrar tu atención en iniciativas destinadas al crecimiento del negocio.

Para el cliente Storm Smart, los flujos de trabajo contables automatizados de Acumatica lo cambiaron todo. El equipo, que antes trabajaba con 15 aplicaciones distintas, ahorró 20 horas semanales de introducción manual de datos y redujo el cierre mensual de 10 días laborables a tres, lo que supone una mejora del 70 %.

«Acumatica ha transformado de verdad la forma de trabajar de nuestra empresa», afirma Jennifer Pellechio, directora de TI. «Hemos adaptado la plataforma para que se integre a la perfección con nuestros sistemas CRM y CPQ, lo que convierte a la solución ERP en nuestra fuente de información de referencia. Es increíblemente fácil de usar y garantiza la continuidad del negocio gracias a su carácter colaborativo y flexible. El acceso a los datos en tiempo real ha mejorado drásticamente nuestra eficiencia y nuestra toma de decisiones».

¿Estás listo para transformar tu cierre de fin de mes y tu negocio? Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para empezar.