AcumatiCares
Cada pequeña y mediana empresa (PYME) es única. Quién es usted, qué produce y cómo vende sus bienes y servicios le diferencian. Sin embargo, todas las empresas comparten un reto común: gestionar eficazmente los procesos de cuentas por cobrar (AR: su flujo de caja y cuánto dinero se le debe) y cuentas por pagar (AP: cuánto dinero está pagando).
Lo bien o lo mal que gestiones tus responsabilidades contables puede ser una situación decisiva. Como señala Donna Fuscaldo, de Business News Daily: "Estar al tanto de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar es vital para la salud de tu empresa..... Te ayudan a evitar gastos inesperados que podrían desviar incluso el mejor presupuesto".
Entonces, ¿cuál es la mejor manera de lograr el éxito en la contabilidad de cuentas a pagar y a cobrar? Invertir en una solución moderna de planificación de recursos empresariales (ERP) con funciones integradas de contabilidad de cuentas a pagar y a cobrar. Como compartí en un blog reciente, las sólidas capacidades financieras de ERP proporcionan una serie de beneficios, incluyendo:
- Mayor eficacia con la automatización basada en ERP.
- Visibilidad completa de todos los flujos de trabajo de AP y AR.
- Mantenimiento coherente de registros para pistas de auditoría.
- Seguridad empresarial basada en la nube.
- Mejores relaciones con proveedores y vendedores.
Estas cinco ventajas garantizan que los miembros de su equipo sean más precisos -reduciendo así los errores de introducción de datos, la repetición de tareas y la insatisfacción de las partes interesadas- y aumentan su productividad, lo que les permite dedicar menos tiempo a introducir documentos y más a realizar tareas de mayor valor. Con todo esto en mente, veamos cinco de las funciones financieras de ERP más vitales, pero a menudo menospreciadas, que pueden hacer que sus tareas de contabilidad y gestión financiera más difíciles sean pan comido.
5 funciones financieras del ERP para pymes
- Pagos multiproveedor sin fisuras
Como PYME, es probable que tenga contratos con varios proveedores y que ellos, al igual que usted, esperen el pago puntual de sus productos y servicios. Pero extender cheques, programar transferencias bancarias y proporcionar tarjetas de crédito a los distintos proveedores requiere mucho tiempo y mano de obra, y a menudo se complica por errores humanos evitables. Con las funciones de cuentas por pagar de ERP, puede configurar fácilmente pagos simultáneos para varios proveedores, automatizando el proceso de pago con unos pocos clics y creando una experiencia sin fisuras para todos. Además, puede utilizar la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) para importar facturas de proveedores y guiarle de forma inteligente a través del proceso de aprobación.
- Agilización de los procesos de aprobación y seguimiento inteligente de las fechas de vencimiento
Una solución ERP moderna elimina la carga de realizar el seguimiento de las fechas de vencimiento de los pagos (suyos o de sus clientes) manualmente o con tecnología desconectada y anticuada. Proporciona informes de antigüedad de cuentas a pagar y a cobrar que ofrecen información sobre los saldos pendientes totales y las cuentas vencidas, lo que le ayuda a realizar los pagos a tiempo y aprovechar los posibles descuentos de los proveedores, así como a garantizar que se le paga a tiempo y en su totalidad.
La aprobación de las facturas AP y AR es una tarea que consta de varios pasos. AP implica conciliar las facturas de los proveedores con las órdenes de compra, enviar las facturas para su revisión y aprobación, pagar a los proveedores y conciliar las transacciones bancarias. Las cuentas por cobrar implican la generación de facturas, el envío de extractos, el cobro de los pagos, la gestión de los impagos y la verificación de los saldos.
Cuando se gestiona manualmente, la facturación de cuentas a pagar y a cobrar es un proceso lento y tedioso que requiere varios empleados, correos electrónicos y hojas de cálculo -por no hablar de otros posibles rastros de papel-, pero cuando se gestiona mediante un sistema ERP para finanzas y contabilidad, se convierte en un proceso ágil y eficiente. La solución ERP aprueba automáticamente los pagos o sigue un proceso de aprobación predeterminado.
Para las cuentas a pagar, puede designar métodos de pago específicos, reduciendo el número de personas implicadas y evitando retrasos. Y en el caso de los pagos pendientes, puede controlar los impagos y maximizar la entrada de efectivo mediante cartas de reclamación, funciones de cancelación y condiciones financieras.
Las funciones de gestión financiera y contabilidad de ERP también ofrecen información que puede utilizar para analizar sus necesidades de cuentas a pagar y a cobrar, el rendimiento de los proveedores y las necesidades de efectivo.
- Gestión integral de tesorería
El flujo de caja es clave para cubrir gastos y hacer crecer su negocio. Para gestionarlo eficazmente, invierta en una solución ERP que le ayude a realizar un seguimiento de todas sus necesidades en una única solución centralizada con potentes funcionalidades de gestión de tesorería. Debería ser capaz de:
- Utilice datos casi en tiempo real junto con los próximos cobros y pagos en efectivo para obtener una imagen completa de su situación actual de tesorería.
- Automatice los pagos a proveedores para optimizar los descuentos por pronto pago y sus saldos de caja.
- Obtenga información centralizando los informes y desglosándolos por departamentos, empresas y sucursales.
- Conciliación de saldos bancarios con descargas bancarias automatizadas y cotejo de transacciones.
- Mejor seguimiento y comunicación
Para ser eficientes, sus equipos de AR y AP deben poder acceder a datos precisos y comunicarse rápidamente, lo que significa que no tienen tiempo para exportar información de un sistema a otro o utilizar hojas de cálculo que pueden dar lugar a datos inexactos y antiguos, así como a errores y confusión.
La funcionalidad AR y AP integrada en una solución ERP le proporciona a usted y a los miembros de su equipo información actualizada (por ejemplo, el estado de los pagos (recibidos o en curso), los datos de los clientes y las disputas sobre pagos) en una ubicación centralizada, lo que permite la colaboración activa entre los miembros del equipo y facilita el seguimiento de los pagos y la gestión de los problemas.
- Control proactivo del aumento de los costes
Una solución ERP con funciones integradas de cuentas a pagar y a cobrar puede detectar y controlar el aumento de los costes, para que pueda gestionar de forma proactiva su flujo de caja basándose en datos precisos y en tiempo real. En lugar de generar un presupuesto basado en corazonadas, dispondrá de previsiones precisas y podrá reducir el riesgo.
Aplicación de las capacidades financieras de ERP en la vida real
Entonces, ¿cómo pueden aplicarse las capacidades financieras de un ERP a su negocio en la vida real? Clive Coffee es un gran ejemplo.
Clive Coffee es una empresa líder en el mercado del café espresso de lujo para el hogar, que vende equipos y accesorios -y ofrece asesoramiento experto gratuito- a los ávidos bebedores de café. Clive Coffee también diseña servicios personalizados de suscripción de café y tiene una Escuela del Café para ayudar a los consumidores habituales a convertirse en baristas caseros.
Durante la pandemia, Clive Coffee cerró sus tiendas físicas y se centró exclusivamente en las ventas en línea. Amanda Datte, directora financiera de Clive Coffee, afirma: "Muchas cosas cambiaron para Clive en 2020. Antes teníamos una sala de exposición y algunas ventas en persona. Pero ahora que todo el mundo trabaja desde casa y quiere café, ahora somos 100% online, y nuestro negocio ha despegado de verdad."
Por desgracia, el entusiasmo del equipo de Clive Coffee por su éxito en auge se vio sofocado por la ineficacia de sus sistemas de gestión empresarial desconectados, incluidos QuickBooks y otros programas de inventario, pedidos y comercio electrónico.
"Crecíamos muy rápido y nunca parecía que estuviéramos al día. Tan pronto como terminábamos un mes, teníamos todos los detalles alineados, los metíamos en QuickBooks y teníamos nuestro balance al día, ya había pasado otro mes. Era un entorno estresante", afirma Datte.
Para aliviar el dolor de operar con múltiples sistemas aislados, el equipo decidió buscar una solución centralizada. Tras comparar varias opciones de ERP, como SAP, Oracle NetSuite y Acumatica, Clive Coffee determinó que solo había una que funcionaba.
"Encontramos un tamaño perfecto para nosotros en términos de coste y flexibilidad, que era Acumatica", dice Datte. "En cuanto vimos las demos de Acumatica y oímos todo lo que se decía sobre lo versátil que podía ser, fue difícil seguir mirando otra cosa. Sabíamos que Acumatica era una solución con la que podíamos crecer. Sabíamos que no nos iba a limitar en lo que podíamos hacer. Hay muchas posibilidades para Clive y para cómo queremos seguir expandiéndonos".
Clive Coffee implantó Acumatica en seis meses, y ahora el equipo disfruta de informes financieros instantáneos, precisos y automatizados y de un ciclo de cierre de mes más corto. Según Datte, "puedo mirar en cualquier momento para ver: '¿Estamos cumpliendo nuestras previsiones? ¿Y tenemos la infraestructura adecuada para seguir estabilizando este crecimiento?".
Y añade: "Con todo integrado, ahora nuestras facturas se incorporan directamente a nuestros ingresos y a nuestra cuenta de resultados, y los ejecutivos pueden obtener información en cualquier momento. Pueden ver lo rentables que somos este mes. Pueden ver lo que estamos comprando. Pueden obtener respuesta a muchas preguntas en cualquier momento".
Más información sobre las funciones financieras de ERP de Acumatica
Para obtener más información sobre cómo su empresa, como Clive Coffee, puede beneficiarse de las capacidades financieras del ERP de Acumatica, póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo.
Como dice Datte, "El mundo es tu ostra en términos de posibilidades de eficiencia y de tener operaciones sin fisuras. Creemos que con Acumatica estamos preparados para lo que el mercado nos ofrezca. Va a ser una parte importante de nuestra empresa ahora y en el futuro, y estamos muy ilusionados por seguir haciéndolo crecer."
