AcumatiCares
La tecnología está inmersa en nuestra vida personal y profesional, y su uso no deja de evolucionar. El estudio de Zippia muestra que los expertos estiman que en 2025 se utilizarán 38.600 millones de dispositivos conectados a IoT, que el 91,6% de las empresas de Fortune 1000 están invirtiendo más en Big Data e IA, y que las patentes tecnológicas en Estados Unidos aumentan constantemente (47,82 millones en 2017, frente a 41,25 millones en 2015). Obviamente, la tecnología cambia las reglas del juego, y un ejemplo perfecto es el software de contabilidad.
Los programas de contabilidad, como QuickBooks, eliminan los procesos de introducción manual de datos en papel y aumentan la eficiencia y la precisión. También reduce los costes laborales mediante el uso de informes integrados, la simplificación de los requisitos de presentación de nóminas e impuestos y el fácil acceso a los datos.
Sin embargo, existen limitaciones a lo que pueden hacer los sistemas de software de contabilidad autónomos. Las empresas no solo deben reconocer estas limitaciones, sino que también deben determinar si son lo suficientemente graves como para justificar una actualización a una solución ERP en la nube con todas las funciones.
Limitación nº 1: No puede gestionar el crecimiento
El crecimiento es el objetivo de toda empresa. Desgraciadamente, las que confían en un software de contabilidad básico obstaculizan su impulso hacia adelante. Tomemos como ejemplo Bluefin Collectibles, una empresa que distribuye juguetes japoneses, coleccionables y maquetas. Estaba experimentando un crecimiento fenomenal, pero utilizaba QuickBooks Enterprise como software de contabilidad. El software de contabilidad básico no podía adaptarse a las crecientes necesidades financieras, de almacén y de distribución de la empresa.
Concretamente, QuickBooks no lo hizo:
- Rastrea el inventario.
- Permitir el acceso a un número ilimitado de usuarios.
- Apoyar las necesidades complejas de gestión de tesorería.
En respuesta, Bluefin buscó una solución de gestión empresarial más completa y evaluó varios proveedores de software ERP en la nube antes de elegir Acumatica. Bluefin afirma en el caso de éxito de la empresa: "El potencial de crecimiento de Acumatica con una licencia de usuario sin restricciones, así como el soporte de los ISV y VAR disponibles, es extraordinario. Acumatica es increíble. Ha cambiado por completo nuestro negocio".
Con Acumatica, Bluefin dispone ahora de una solución avanzada de gestión empresarial que automatiza las tareas y ofrece acceso a los datos de toda la empresa desde una única fuente, garantizando la visibilidad en tiempo real.
Limitación nº 2: los datos están segregados
Los datos segregados -también conocidos como datos en silos- son información alojada en departamentos separados y aplicaciones de terceros que es inaccesible o no está disponible para todos los miembros del equipo. El resultado es que los equipos intentan trabajar por un objetivo común con hojas de cálculo dispares y datos inexactos, lo que provoca desorganización y confusión.
Roberts Glass & Service sufrió esta desconexión. La empresa, que diseña, fabrica e instala muros cortina de cristal, escaparates y sistemas de entrada, además de ofrecer acristalamiento interior, funcionó con Sage 50 durante muchos años y almacenaba sus datos localmente en ordenadores de sobremesa.
"Los datos estaban muy compartimentados", explica Jeff Hamilton, copropietario de la empresa. "También teníamos hojas de cálculo en papel repartidas por toda la oficina. Sabíamos que funcionar con Excel y silos no nos iba a permitir crecer o ser más rentables o ser más eficientes y hacer llegar la información al campo."
Jeff y su socio Matt Dodson sabían que había llegado el momento de actualizar su software de contabilidad y eligieron Acumatica después de analizar Sage y Salesforce. Jeff afirma: "Hemos eliminado los silos que teníamos con la solución cliente-servidor, así que ahora tenemos acceso a una única vista de los datos. Ahora podemos ver dónde estamos en cuanto a costes con nuestros proyectos de construcción existentes; podemos ver la rentabilidad de cada proyecto, ver la base de clientes y comprender dónde tenemos más éxito."
Los sistemas integrales de gestión empresarial conectan una empresa de extremo a extremo. De hecho, los miembros del equipo ya no toman decisiones basándose en datos segregados y sin verificar, sino en datos precisos que se han compartido en toda la organización.
Limitación nº 3: sólo gestiona la contabilidad básica
Por último, el software de contabilidad general no es adecuado para nada que no sean las necesidades básicas de contabilidad. Aunque es una opción asequible y sólida para empresas con requisitos sencillos, las empresas de fabricación, distribución y construcción se enfrentan a una compleja cadena de suministro, inventario y logística de almacén.
John Case, CEO de Acumatica, dice a Christine Horton en un artículo de ERP Today: "El software de contabilidad básico no está hecho para manejar estas complejidades. Estos sistemas básicos no pueden integrar los datos de cada línea de negocio, lo que dificulta que los responsables de la toma de decisiones tengan una visión completa de la empresa."
Una empresa que experimentó esta falta de integración y visibilidad en toda la empresa es Security Solutions NW (SSNW). SSNW -una empresa que ofrece productos y servicios para proteger a personas, propiedades y activos- dependía de un software anticuado, que Brian Rowerdink, Controller, describió como "QuickBooks con esteroides". A medida que SSNW crecía, el software no podía seguirle el ritmo. Carecía de controles financieros, seguimiento de contratos e ingresos recurrentes, funciones de CRM y capacidad para automatizar el seguimiento del tiempo, gestionar el inventario o cambiar los precios en varios contratos.
"Buscamos un proveedor diseñado para la nube y elegimos Acumatica TRUE Cloud ERP", afirma Jamie Vos, propietario y director general. "Ahora podemos ser fluidos mediante el uso de CRM y la aplicación móvil, todos los departamentos en Security Solutions - cerrajería, venta al por menor, servicio, ventas, inspecciones, pruebas - tienen acceso instantáneo a la información, ayudando a acelerar el negocio y nos permite centrarnos en lo que mejor sabemos hacer, que es diseñar, implementar, ejecutar soluciones de seguridad que proporcionan tranquilidad."
¿Ha llegado el momento de actualizar su software de contabilidad?
Aunque el software de contabilidad hace su trabajo admirablemente, sus limitaciones son evidentes. Las pymes tienen que tomar una decisión: quedarse con un sistema básico o actualizarse a una solución ERP robusta basada en la nube, como Acumatica.
Case afirma: "Con el software ERP basado en la nube, las empresas pueden gestionar múltiples ubicaciones utilizando una única base de datos, lo que permite la movilidad y la productividad de los empleados tanto en dispositivos de sobremesa como móviles, desde cualquier lugar y en cualquier momento. La escalabilidad y el crecimiento son mucho más sencillos con el software ERP basado en la nube."
De hecho, según un estudio de Forrester, las empresas que implantan software ERP en la nube pueden esperar un aumento del 15% en el volumen de ventas, un aumento del 15% en los márgenes brutos y un aumento del 45% en la productividad de los empleados.
Para obtener más información sobre Acumatica, escuche directamente a los clientes que están ahorrando tiempo y transformando sus negocios. O puede ponerse en contacto con nuestros expertos: estarán encantados de responder a cualquier pregunta o de programar una demostración.
