Ep. 4 - Modernización de las finanzas en la construcción

[00:00:00] Música de introducción:

[00:00:00] Jaclyn: Bienvenidos al podcast de Acumatica ERP, donde exploramos innovaciones prácticas para empresas en crecimiento. Hoy nos acompaña Cassie Moore, directora financiera de Alpha Insulation and Waterproofing. Cassie, bienvenida. Nos alegra tenerte aquí.

[00:00:16] Cassie: Gracias, Jaclyn. No voy a mentir, este es mi primer podcast.

[00:00:20] Cassie:Ya veremos. Veremos cómo va. Sí, será genial.

[00:00:23] Jaclyn: Sí, claro. Empecemos con la primera pregunta. ¿Podría contarnos un poco sobre su función en Alpha Insulation and Waterproofing y sobre la actividad de su empresa?

[00:00:34] Cassie: Claro. Actualmente soy la directora financiera de Alpha Insulation and Waterproofing. Nos dedicamos a la construcción comercial, normalmente de gran envergadura, como bibliotecas, hospitales, aeropuertos y cosas por el estilo. Nos encargamos del impermeabilizado, el ignifugado y el aislamiento contra incendios, entre otras muchas cosas, en el ámbito de la construcción. Así que la empresa está construyendo el país. Es genial.

[00:00:56] Jaclyn: Estoy segura. Sí. Suena genial. Sí. ¿Cuáles son algunos de los retos únicos que plantea la gestión financiera y operativa en tu sector?

[00:01:07] Cassie: No sé si nuestras dificultades son atípicas o únicas. Nos cuesta mucho que la oficina y el equipo de campo se comuniquen de manera oportuna. Y cuando se trabaja en proyectos de construcción comercial como ese, es extremadamente importante. Necesitan recibir comentarios en tiempo real y disponer de todas las herramientas necesarias para poder hacer su trabajo.

[00:01:26] Jaclyn: Por supuesto. Sí, eso es muy importante. Imagínate no poder comunicarte a tiempo, en tiempo real, con los miembros de tu equipo, ¿verdad?

[00:01:35] Jaclyn: Tu empresa acaba de poner en marcha una expansión de distribución y fabricación que también utiliza Acumatica. Quiero saber más. Cuéntanos más.

[00:01:45] Cassie: Así que el 1 de enero de 2021 pusimos en marcha Acumatica con Alpha, que es nuestra división comercial más importante. Todo salió muy bien. No hubo ninguna interrupción en el negocio. Lo pusimos en marcha a tiempo y, cuando se adquirió nuestra división de distribución, AMD Distribution, buscaban un software que sustituyera al que tenían y que siguiera siendo escalable.

[00:02:07] Cassie: Así que ahí es donde entramos nosotros. Mi equipo y yo nos pusimos manos a la obra y les ayudamos con la implementación de Acumatica en el área de distribución. Llevamos ya unos cien días en funcionamiento.

[00:02:20] Jaclyn: Oh.

[00:02:20] Cassie: Hasta ahora todo va bien. Nadie ha llorado. No ha habido lesiones. Um, fue un cambio cultural. Claro. Implementar un ERP es difícil, ¿verdad? Especialmente, sí, especialmente cuando no estás acostumbrado. Pero la gente fue increíble y muy paciente, y realmente quería entender y ser capaz de hacer crecer su negocio.

[00:02:44] Jaclyn: Exacto. Sí. Y si te pregunto, vale la pena la inversión, ¿verdad? Y vale la pena, ya sabes, los retos a los que te enfrentaste. Tuviste que pasar por la implementación. Pero quiero decir, como tú has dicho. Había un buen equipo de apoyo, y ahora, después de usarlo durante cien días, estás en una buena, muy buena posición para ahora y para el futuro. Correcto.

[00:03:04] Cassie: Exactamente.

[00:03:05] Jaclyn: ¿En qué consistió la ampliación?

[00:03:08] Cassie: De hecho, tenemos un inquilino independiente para la distribución. Tuvimos que personalizarlo un poco. Nuestra fabricación no es discreta, sino personalizada, por lo que fue necesario personalizar un poco el sistema. Así que tenemos un inquilino independiente para nuestras operaciones de distribución y otro para nuestras operaciones comerciales.

[00:03:25] Jaclyn: ¿Cómo es el uso de Acumatica en diferentes operaciones?

[00:03:31] Cassie: Es increíble lo interesante que resulta cambiar la mentalidad y pasar de utilizar diferentes sistemas a algo que se comunica entre sí. Dependes mucho de la parte inicial y luego influyes en muchas cosas posteriores, y hay que conseguir que todo el mundo lo entienda. Lleva un poco de tiempo, así que cuando tenemos, ya sabes, nuestro proceso de compra a pago, desde las órdenes de compra hasta las facturas de cuentas por pagar que se envían, y luego tenemos el proceso de pedido a cobro, desde los pedidos de venta hasta el cobro del dinero, afecta a todas las facetas del negocio.

[00:04:05] Cassie: Así que es emocionante y aterrador al mismo tiempo. Pero los equipos realmente lo han aceptado y lo han hecho suyo.

[00:04:14] Jaclyn: Es como si se hubieran conectado todos los puntos que antes funcionaban por separado. Ahora, realmente se comunican entre sí.

[00:04:22] Cassie: Sí.

[00:04:22] Jaclyn: Sí. Genial. Una vez que decidisteis hacer un cambio, ¿cómo fue el proceso de evaluación e implementación?

[00:04:33] Cassie: Así que, para Alpha, salimos al mercado con nuestros requisitos empresariales, ¿no? Somos una empresa de construcción comercial. Realizamos proyectos a gran escala que requieren facturación por avances. Y nóminas certificadas, cosas así. Lo básico para la construcción comercial pesada. Hicimos una solicitud de propuestas y acabamos recibiendo cinco respuestas.

[00:04:53] Cassie:Lo redujimos a tres y, efectivamente, reunimos al equipo de operaciones y a todo el mundo para puntuar los tres que nos quedaban. Así que todos pudieron elegir el software con el que finalmente nos quedamos.

[00:05:09] Jaclyn: Vale, genial. ¿Qué porcentaje de votos obtuvo Acumatica?

[00:05:15] Cassie: Vaya, probablemente hayan pasado cinco años. No estoy segura de recordarlo. Lo que sí sé es que fue bastante equilibrado, con un claro predominio a favor de Acumatica.

[00:05:27] Jaclyn: Eso es genial. Sí. ¿Cómo involucraste a tu equipo y qué factores fueron los más importantes a la hora de seleccionar al socio tecnológico adecuado?

[00:05:37] Cassie: Por lo tanto, el socio es muy importante. Cuando se quiere implementar un ERP, ellos te guían. Son los expertos, ¿no? Tú acabas de llegar, eres nuevo en esto y quieres que alguien te guíe, te ayude y comprenda no solo tu negocio, sino también la plataforma, ¿verdad? Por eso, mi equipo se involucró mucho en la implementación.

[00:05:58] Cassie: Ese es uno de los consejos que doy a todo el mundo cuando me preguntan: «¿Cómo has conseguido el éxito?». Y uno de los aspectos más importantes es que mi equipo se lo tomó como algo propio. Contábamos con expertos en cada área funcional, como proyectos de facturación AP, informes de contabilidad general, etc. Cada uno tenía su área y su especialidad, y realmente se lo tomaron como algo propio.

[00:06:19] Cassie: Así que ahora no solo lo hemos implementado, sino que ellos pueden ofrecer al menos un soporte de nivel uno a los usuarios finales, porque saben exactamente cómo funcionan sus módulos.

[00:06:30] Jaclyn: Sí. Probablemente lo hayan hecho muchas, muchas veces, así que sin duda son expertos. Sí.

[00:06:37] Cassie: Mm-hmm.

[00:06:37] Jaclyn: Todas las empresas en crecimiento llegan a un punto en el que los sistemas o procesos antiguos comienzan a frenarlas. ¿Cuáles fueron algunas de las señales que indicaron que era hora de que Alpha modernizara sus sistemas financieros y operativos, y qué objetivos esperaba alcanzar?

[00:06:55] Cassie: Creo que los objetivos que esperaba alcanzar eran tres. Fiabilidad. Necesitaba una plataforma estable, puntualidad. De la información que pasa del campo a la oficina y viceversa y, oh, mierda. ¿Cuál era el tercero? No, esos eran mis dos principales. Sí. Fiabilidad, visibilidad y retroalimentación en tiempo real. Esas eran las cosas más importantes, creo, cuando estábamos evaluando un software, y que fuera flexible para crecer con nuestro negocio. Tenía que ser escalable.

[00:07:10] Jaclyn: Comunicaciones en tiempo real. Quizás eso es lo que estás buscando, que los diferentes equipos puedan comunicarse entre sí en tiempo real en lugar de, ya sabes, en sus propios silos.

[00:07:21] Cassie: Sí.

[00:07:22] Jaclyn: Quizás esa sea la primera. Eh, la tercera. Quizás. Quizás. Vale. Entonces, eh... La tecnología puede tener un gran impacto en la visibilidad y la toma de decisiones. ¿Cómo ha cambiado la modernización de sus sistemas la forma en que usted y su equipo trabajan a diario?

[00:07:32] Cassie: Es muy diferente. Antes dedicábamos mucho tiempo a procesos manuales, por lo que teníamos que utilizar sistemas paralelos porque el sistema que utilizábamos no era fiable. Así que el equipo dedicaba mucho tiempo a tareas que no aportaban valor añadido. Ahora pueden dedicar más tiempo a revisar las finanzas y a analizar lo que tiene sentido y lo que no.

[00:07:52] Cassie: Y aprender y poder pasar por las actualizaciones una vez al año, como hace nuestro equipo, también. Así que realmente solo ha cambiado cómo pasan sus días y en qué los invierten. Pasando del trabajo rutinario diario, por así decirlo, a uno más analítico.

[00:08:11] Jaclyn: Sí. Es fantástico oír eso. Es lo que también nos han dicho muchos de nuestros clientes. Es fantástico. Sí. ¿Cómo has conseguido conectar mejor a tu equipo financiero con lo que ocurre sobre el terreno y qué diferencia ha supuesto eso para tu negocio? Mm-hmm.

[00:08:25] Cassie: Una de mis metas cuando empecé aquí en Alpha hace siete años era tender un puente entre las finanzas y las operaciones. Y creo que mi equipo es capaz de ver estas transacciones, el volumen, la cantidad de ingresos que se generan, ¿verdad? Incluso solo desde el punto de vista de las transacciones,

[00:08:45] Jaclyn: Mm-hmm.

[00:08:45] Cassie: Ahora aprecian lo que ocurre sobre el terreno. Por eso soy una gran defensora de las excursiones. Quiero que salgan ahí fuera y vean de dónde proceden las transacciones. Así es como llegan aquí. Aquí es donde, ya sabes, se hace el pan, por así decirlo, así es como ganamos nuestro dinero. Y poder combinar eso con las transacciones del sistema de forma electrónica ha sido realmente invaluable para el equipo.

[00:09:10] Jaclyn: Sí. Eso es genial. Sí, porque ya no son solo números, sino que están relacionados con algo que ocurre en la vida real o en el campo. Sí, eso es genial. Sí, lo sé, sé cómo es eso, cuando te gusta tanto trabajar con hojas de cálculo o números y te sumerges en ello.

[00:09:28] Cassie: Son solo números, pero nuestros chicos sobre el terreno tienen a un cliente que viene a preguntarles qué está pasando. Tienen a un responsable de seguridad en el trabajo haciendo preguntas. Hay otros oficios yendo y viniendo. Es muy caótico. Y entonces, cuando les pedimos: «Oye, ¿puedes subir tu recibo?», somos como los quinceavos en la lista y hay... Ni siquiera puedes enfadarte con él por eso.

[00:09:51] Jaclyn: Sí, lo sé. Sí. Bueno, me alegro de que te lo hayamos puesto más fácil. Sí.

[00:09:57] Cassie: Sí.

[00:09:58] Jaclyn: Um, Alpha ha crecido significativamente a lo largo de los años. Desde el punto de vista de un director financiero, ¿cómo enfoca la ampliación de sus operaciones y cómo contribuye la tecnología a ese crecimiento?

[00:10:10] Cassie: Hablo mucho con el equipo sobre que estamos creciendo y que vamos a seguir creciendo. Nos esperan cosas increíbles. Quiero poder hacerlo de forma responsable, por lo que, al emplear la tecnología para hacer algunas de las cosas que quizá... un empleado no tiene que hacer, ellos pueden centrarse más en ellas.

[00:10:26] Cassie: Las cosas que les entusiasman, las cosas que aportan valor añadido, las cosas en las que ven que se está generando un impacto, así como cuando crecemos, no tengo por qué aumentar necesariamente la plantilla. Antes tenía que aumentar por cada dólar de ingresos.

[00:10:39] Jaclyn: Sí, porque ya no se dedican a hacer todo el trabajo pesado ni a aplicar todas las soluciones provisionales que has mencionado, y ahora se centran en lo más importante, como analizar los datos, lo que se obtiene de ellos y hacer crecer el negocio en general.

[00:10:53] Cassie: Sí, sí.

[00:10:54] Jaclyn: Sí. ¿Qué consejo darías a otros directores financieros o responsables financieros que estén considerando una transformación digital?

[00:11:03] Cassie: Vaya. Si aún no lo has pensado más allá de considerarlo, ya vas con retraso. De verdad. Es cierto. Y la buena noticia es que nunca es demasiado tarde. Yo diría que hay que aprovechar lo que se ofrece.

[00:11:18] Jaclyn: Exacto. Sí. Muchos de los clientes que he visto, como ahora, han pasado de utilizar un software de contabilidad básico a una solución ERP, y eso se debe a que su negocio está creciendo y prevén que ese será el futuro y que necesitarán una tecnología que respalde ese crecimiento. Es muy importante. Me alegro de oírlo. Sí.

[00:11:42] Jaclyn: De cara al futuro, ¿qué tendencias o innovaciones le parecen más interesantes en el ámbito de la construcción y las finanzas?

[00:11:51] Cassie: Oh, voy a utilizar la palabra de moda, que es IA.

[00:11:55] Jaclyn: Hmm. Sí.

[00:11:55] Cassie: ¿Cómo no va a serlo? Quiero decir, ¿qué más hay ahora mismo? Um, eso es lo que todos tienen en mente. Quiero intentar aprovechar eso un poco más para, de nuevo, gestionar algunas de las cosas que no aportan tanto valor añadido, o incluso la detección de anomalías en Acumatica, que es algo que realmente podría simplificar la revisión financiera y detectar errores antes de que se produzcan.

[00:12:16] Cassie: Es algo que nos interesa mucho como empresa. Y al personal también, ¿verdad? Así que los traje. Algunos de ellos nunca habían implementado un ERP antes. Era la primera vez que lo hacían. Ahora que lo han hecho, todavía se me pone la piel de gallina cada vez que hablo de ello. Eso es algo que nunca se puede olvidar.

[00:12:35] Cassie:Implementar un ERP desde cero es algo muy valioso cuando se tienen en cuenta las habilidades y la experiencia de las personas, ya que aporta mucho a cada individuo y ahora han logrado algo realmente importante. Cuando se habla de ello, la gente siempre busca personas con experiencia en la implementación de ERP, y ahora pueden decir que la tienen. Esto les sigue dando oportunidades para explorar el espacio, ¿verdad? No sé todo lo que hay que saber sobre la IA. Por Dios, hombre.

[00:13:08] Jaclyn: Sí.

[00:13:08] Cassie: Mi cerebro simplemente no es tan grande. Pero si les damos la oportunidad, la capacidad, los recursos, las herramientas y la libertad para explorar todas esas cosas, el cielo es el límite para ellos.

[00:13:20] Jaclyn: Exacto. Sí. Ya no dedican tiempo a buscar los problemas. Utilizan su valioso tiempo para resolverlos. Sí. Genial. ¿Cómo crees que seguirán evolucionando empresas como Alpha en los próximos años?

[00:13:35] Cassie: Creo que seguiremos analizando los procesos y procedimientos, y creciendo de la forma en que vamos a crecer. Va a ser necesario. Creo que intentaremos emplear tecnología adicional. Quiero decir, ya lo estamos haciendo, estamos inmersos en varios proyectos que mantienen a todo el mundo ocupado. Es un buen momento para estar en Alpha.

[00:13:56] Jaclyn: Sí, entonces, ¿sería correcto decir que, tras implementar Acumatica, su negocio solo ha crecido? Voy por este camino o por el camino opuesto. Sí. Sí.

[00:14:05] Cassie: Sí. Lo diría, lo diría y sigo haciéndolo, y hemos sido capaces de hacerlo de forma responsable y sin preocuparnos por sobrecargar a nuestra gente, nuestros sistemas o todo eso con el crecimiento que ya se ha producido y el que aún está por venir.

[00:14:19] Jaclyn: Sí. Y saber que todo cumple con la normativa, con las normas contables y con todas las regulaciones y todo lo demás, es una tranquilidad, ¿no? Ya está ahí.

[00:14:32] Cassie: Bueno, mi enfoque ha cambiado totalmente, ¿verdad? En lugar de preocuparme por esas cosas, sé que contamos con los procesos, las personas y los procedimientos necesarios, y que casi todo se resolverá por sí solo. Por lo tanto, esa parte ya no es tan importante. Ya no es una situación de emergencia. Puedo centrarme en el crecimiento, las mejoras y todas las cosas positivas.

[00:14:54] Jaclyn: Claro. Oh, eso es genial. Ahora pasemos a la ronda rápida.

[00:14:58] Cassie: Ay, Dios mío.

[00:14:59] Jaclyn: Sí. ¿Qué es lo primero que tienes que hacer cada mañana antes de ponerte a trabajar?

[00:15:06] Cassie: Llevo a mi hija al colegio todos los días. Bueno, cuando viajo por trabajo, pero cuando estoy en la ciudad es nuestro momento, así que la llevo, ella pone música y hablamos de todo. Es mi momento favorito del día.

[00:15:20] Jaclyn: Sí, tengo que decir que las hijas son geniales. Yo también tengo una, y es muy habladora, pero son tan dulces.

[00:15:20] Cassie: Sí. Solo quiero que siempre me hable, que siga hablándome. Porque ahora tiene 14 años. Y ahora el hecho de que todavía tengamos eso y ella siga, siga hablándome.

[00:15:26] Cassie: Quiero decir, me alegro, pero ese tiempo que pasamos juntas es muy importante. Porque así puedo enterarme de cómo le ha ido el día, qué música escucha, qué hacen sus amigos, cosas así. Así que eso es lo único que tengo que hacer todos los días.

[00:15:38] Jaclyn: Oh, eso es genial. Yo estoy en la misma situación. El mío tiene 13 años, así que estamos muy sincronizados en este aspecto.

[00:15:44] Cassie: Sí.

[00:15:45] Jaclyn: Sí. Eh, cuando eras niño, ¿qué querías ser cuando fueras mayor, cuando crecieras?

[00:15:52] Cassie: Quería ser abogada.

[00:15:53] Jaclyn: Oh.

[00:15:54] Cassie: Lo estaba, había tomado una decisión. Siempre he sido así, incluso desde que era niña. Si decidía hacer algo, eso era lo que iba a hacer. Nadie me convencía de lo contrario. Sin embargo, no soy abogada. Creo que fue porque discutía mucho.

[00:16:09] Cassie: Se me daba muy bien eso. Pero al final acabé desempeñando una función analítica, por así decirlo.

[00:16:15] Jaclyn: Mm-hmm. Sí. Sí. Es como, es, es, es bueno. Sí. Sí. Si pudieras dominar una habilidad, profesional o personal, ¿cuál sería?

[00:16:23] Cassie: Vaya. Me encantaría saber tocar la guitarra. No hay ninguna posibilidad de que eso ocurra, pero realmente envidio a las personas que saben.

[00:16:34] Jaclyn: Lo sé, al igual que los músicos, yo tampoco sé cómo lo hacen.

[00:16:34] Cassie: No, no.

[00:16:34] Jaclyn: ¡Sin duda es talento!

[00:16:36] Cassie: Sí, sí.

[00:16:36] Jaclyn: Sí. Vale. Eh, vale. Sí. Pues sí, pues sí.

[00:16:37], pausa musical:

[00:16:38] Jaclyn: Sí. Vale. Um, de acuerdo.

[00:16:38] Jaclyn: Cassie, muchas gracias por acompañarnos y compartir con nosotros todo sobre tu trabajo con Alpha. Ha sido un placer tenerte aquí.

[00:16:44] Cassie: Gracias, Jaclyn, por invitarme.

[00:16:46] Jaclyn: Sí. Y gracias a nuestros oyentes por sintonizar el podcast de Acumatica ERP. No olviden suscribirse para no perderse futuras conversaciones sobre innovación práctica para empresas en crecimiento. Nos vemos en la próxima.

Modernizar la financiación de la construcción

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Cassie Moore

Director financiero | Alpha Insulation & Waterproofing

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Podcast sobre Acumatica ERP

Innovación práctica para empresas en crecimiento