10 preguntas que hay que plantearse al evaluar un ERP basado en IA

Evaluar un software es relativamente sencillo cuando la solución se comporta siempre de la misma manera. Pero si se añade la IA a la ecuación, las cosas pueden complicarse. La IA deduce, razona y genera resultados que dependen en gran medida de la calidad de los datos, de la configuración del entorno y de lo bien que se haya diseñado el sistema para gestionar la ambigüedad.

Las preguntas habituales de la lista de verificación para la evaluación de un sistema ERP no se diseñaron para abordar estos factores. Estas diez preguntas sí lo están.

Las 10 preguntas más importantes sobre ERP con IA que debes plantearte antes de elegir tu sistema ERP

1. ¿Ofrece resultados reproducibles?

La automatización sigue unas reglas y genera siempre el mismo resultado. La IA deduce, lo que significa que los resultados pueden variar en función del contexto, la formulación y el estado de los datos. La IA no debe evaluarse como si funcionara igual que la automatización. La cuestión es si el sistema está diseñado para gestionar esa variabilidad de una forma en la que tu empresa pueda confiar.

2. ¿Qué hace cuando no puede responder?

La forma en que la IA responde cuando llega a sus límites es tan importante como su rendimiento óptimo. Es más probable que confíes en un sistema que te diga que no sabe algo que en uno que genere una respuesta que suene segura pero que resulte ser errónea. También conviene preguntarse si la IA avisa de forma proactiva cuando una respuesta puede ser incierta, o si esa incertidumbre se te oculta por completo. Pide al proveedor que te muestre qué ocurre cuando la IA llega al límite de lo que puede hacer de forma fiable; ese momento no aparecerá en la demostración a menos que lo solicites.

3. ¿Qué resultados ofrece con tus datos, y no con los suyos?

Las demostraciones se realizan con conjuntos de datos limpios y seleccionados, optimizados para mostrar la IA en su máxima expresión. La mayoría de las empresas cuentan con años de datos acumulados, incluidos registros migrados con fines de conservación y entradas procedentes de sistemas anteriores que nunca se han depurado por completo. Un sistema de IA bien diseñado debería intentar hacer frente a esas condiciones del mundo real. Pregunta con qué se ha probado el sistema antes de fiarte de lo que has visto en la sala.

4. ¿Cómo gestiona los datos que un usuario no debería ver?

Los controles de acceso en la IA deben reflejar los mismos permisos que ya están configurados en tu sistema. Si un usuario no puede acceder a un registro a través de los canales habituales, la IA tampoco debería poder mostrarlo. Si el sistema no lo aplica de forma predeterminada, pregunta si se puede configurar para que se ajuste a tu estructura de permisos antes de ponerlo en marcha.

5. ¿A dónde van tus datos?

Los datos de las consultas procesados por un sistema de IA pueden pasar por una infraestructura que abarca múltiples entornos y proveedores. Antes de comprometerte, pregunta al proveedor qué cubren sus condiciones legales relativas a la IA y qué compromisos específicos asume en materia de residencia de datos y confidencialidad. Saber dónde se almacenan tus datos y cómo se protegen es un punto de partida razonable para cualquier evaluación de la IA.

6. ¿Puedes rastrear qué información ha sacado a la luz la IA y cuándo?

En entornos regulados o sensibles desde el punto de vista financiero, la trazabilidad puede ser un requisito legal o de cumplimiento normativo. Pregunta si el sistema mantiene un registro de lo que se consultó, qué resultados se obtuvieron y quién realizó la consulta. De este modo, si surge alguna cuestión relacionada con el cumplimiento normativo, tendrás un lugar donde consultar la información.

7. ¿Hasta qué punto se puede personalizar para adaptarse a tu modelo de datos?

Una IA que trabaje a partir de supuestos genéricos sobre el significado de los datos del ERP producirá resultados genéricos. Pregúntate si puedes definir relaciones, añadir contexto y orientar la comprensión que tiene el modelo de tu esquema específico. Cuanto más se pueda adaptar el sistema al funcionamiento real de tu empresa, más útil resultará con el paso del tiempo.

8. ¿Entiende la estructura de tu ERP o solo su texto?

La comparación de patrones en los nombres de los campos es diferente del razonamiento sobre las relaciones entre entidades en tu ERP. Una pregunta como «¿qué órdenes de compra aún no se han recibido?» requiere que la IA comprenda cómo se relacionan estructuralmente entre sí las órdenes de compra y las entradas de mercancías, y no solo que reconozca esas palabras en el nombre de un campo. Pregunta al proveedor cómo se ha diseñado la IA para comprender tu modelo de datos y si esa comprensión se integró desde el principio o se conectó desde el exterior a posteriori.

9. ¿Eres consciente de lo que consumes y por qué?

Conocer el consumo de IA te permite saber dónde se utiliza más el sistema y qué factores influyen en los costes. Comprender esto te proporciona la información necesaria para tomar decisiones fundamentadas sobre cómo y dónde utilizar la IA en toda tu organización.

10. ¿En qué medida estás expuesto a los cambios en los modelos?

Si el modelo de IA subyacente se actualiza, queda obsoleto o cambia su precio, ¿qué cambios supondría para ti en cuanto a los flujos de trabajo y las configuraciones que has desarrollado sobre él? Los sistemas diseñados para abstraer la capa del modelo te ofrecen mayor flexibilidad para beneficiarte de las mejoras con cambios mínimos. Pregunta al proveedor cómo han afectado los cambios en los modelos a los clientes en el pasado y si se te avisaría con antelación y tendrías control sobre cuándo entrarían en vigor dichos cambios para ti.

Acumatica: la IA trabaja para ti

Estas cuestiones están determinando cómo desarrollamos nuestra IA.

El asistente de IA de Acumatica utiliza «consultas genéricas» para responder a preguntas, lo que significa que el acceso se rige por los mismos permisos ya configurados en tu sistema: la IA funciona dentro de los límites que tu equipo ya ha definido. La automatización mediante IA está diseñada para ofrecerte visibilidad sobre lo que se está ejecutando y por qué, con capacidades que siguen ampliándose a medida que evoluciona la plataforma. Nuestra implementación del Protocolo de Contexto de Modelos (MCP) parte del marco de consultas genéricas que los clientes ya conocen, con capacidades de interfaz de programación de aplicaciones (API) que amplían las posibilidades a partir de ahí.

La IA no es un producto acabado, ni para nosotros ni para nadie que trabaje en este ámbito. Nuestro compromiso es ser transparentes sobre lo que la IA puede y no puede hacer en la actualidad, comunicar con claridad a medida que la plataforma evoluciona y desarrollar el proyecto de tal forma que nos ganemos vuestra confianza, en lugar de darla por sentada.

Estas preguntas pueden parecer muy exigentes. Quienes sean capaces de responderlas con detalles concretos son aquellos que han implementado la IA en entornos reales y están aplicando esos conocimientos al desarrollo de sus productos.

La entrada de hoy del blog «10 preguntas fundamentales» es la última de nuestra serie de entradas centradas en la inteligencia artificial, que ofrecen información valiosa para las pequeñas y medianas empresas (pymes) que desean invertir en tecnología que les ayude a impulsar sus organizaciones en la economía digital actual y futura.

Te animamos a que descubras más sobre la transformación de los sistemas ERP mediante la IA consultando nuestras entradas anteriores del blog:

• La importancia de elegir un sistema ERP con funciones avanzadas e inteligencia artificial que tú mismo puedas controlar.
• ¿En qué se diferencian la inteligencia artificial y la automatización en los sistemas ERP, y por qué es importante?
• Por qué es importante saber si las funciones de IA que ofrece un ERP están integradas o son complementos.
• Las razones por las que la IA especializada supera a la IA horizontal.
• El hecho de que el ERP esté diseñado pensando en (quien recibe la alerta de un problema o quien lo soluciona) puede afectar a tu eficiencia.
• Por qué los usuarios quieren considerar la primera función de IA de un proveedor de ERP como un punto de partida.

Si, tras evaluar tu grado de preparación para la IA, llegas a la conclusión de que tu empresa está preparada para invertir en una solución ERP moderna, flexible y avanzada que ofrezca IA práctica para obtener resultados potentes, ponte en contacto hoy mismo con nuestros expertos en Acumatica. Y si deseas conocer un poco más sobre las capacidades de IA de Acumatica antes de ponerte en contacto con nosotros, no te pierdas nuestro seminario web bajo demanda: «Acumatica AI: Transformando el ERP para la era de los negocios inteligentes».