El núcleo de toda empresa y la base del comercio es el manejo del dinero, es decir, la gestión financiera y la contabilidad. No se puede dirigir una organización sin ellos, y la columna vertebral de la gestión financiera y la contabilidad es el libro mayor. En pocas palabras, el libro mayor apoya y conecta todos los aspectos de una empresa. Comprender sus matices ayuda a las empresas a mantener registros exactos, elaborar informes precisos y tomar decisiones financieras con conocimiento de causa.

Hoy exploraremos el libro mayor, llenando lagunas de conocimiento, aclarando conceptos erróneos comunes y discutiendo su conexión con otros estados financieros.

¿Qué es un Libro Mayor?

Un libro mayor es el sistema de registro de los datos financieros de las empresas, que incluye todas las cuentas, saldos de cuentas y transacciones financieras -como adquisiciones, ventas, pagos o ingresos- a lo largo de un periodo de tiempo.

La contabilidad general existe desde hace miles de años. De hecho, según TheStreet's History of Accounting: Timeline, se remonta al año 3300 a.C., con tablillas de arcilla de Egipto y Mesopotamia que registraban el crecimiento de las cosechas y los rebaños para prever los excedentes y las carencias.

Hoy en día, los procesos contables son más complejos. Pero, gracias a la era digital, la tecnología moderna -como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) con software de contabilidad integrado- ha simplificado, racionalizado y automatizado tareas contables históricamente tediosas, como la gestión y el almacenamiento de todos los datos financieros en un libro mayor intuitivo.

Con un libro mayor, las empresas disponen de un registro detallado y preciso de todas las transacciones financieras que realizan. Pueden obtener información detallada sobre la salud financiera general de la empresa (por ejemplo, flujo de caja, pasivos, deudas, rentabilidad, errores y fraude) y tomar decisiones basadas en datos. Y también tienen fácil acceso a la información que necesitan para crear estados financieros críticos, declarar impuestos y cumplir los requisitos normativos.

Cinco divisiones principales de un libro mayor

1. Activos

Los activos son cosas que añaden valor y que una empresa posee o sobre las que tiene derecho. Algunos ejemplos son el efectivo o equivalentes de efectivo, los préstamos a otras entidades, las existencias, el equipamiento, los edificios, las inversiones y las patentes. Los activos se dividen a su vez en diferentes categorías (por ejemplo, fijos, financieros, intangibles, corrientes y no corrientes), y se registran en positivo en el balance de la empresa.

2. Pasivo

El pasivo es lo contrario del activo. Son las obligaciones de una empresa, como las cantidades adeudadas a proveedores y empleados, los ingresos aún no obtenidos y las deudas. Ya sea a corto o a largo plazo, el pasivo aparece como déficit en el balance.

3. Equidad

Los fondos propios son lo que los accionistas de una empresa pueden esperar recibir si los activos de la empresa se venden y sus pasivos se pagan en su totalidad. Los fondos propios son un indicador fundamental de la situación financiera de una empresa. Esta información fundamental figura en el balance de una empresa y ofrece a los analistas e inversores una visión de la salud financiera general de la empresa.

4. Ingresos

Los ingresos son el producto de la venta de bienes o servicios. También conocidos como ventas o línea superior, los ingresos no tienen en cuenta los gastos -o costes- de producción de los bienes o servicios.

5. Gastos

Los gastos son los costes de funcionamiento de una empresa. Los gastos pueden ser directamente atribuibles a la generación de ingresos (costes de producción, como la mano de obra, los materiales y los gastos generales de las instalaciones de producción) o ser de naturaleza general, como el alquiler, los servicios públicos, la contabilidad, los gastos legales y de marketing. Cada tipo de gasto se anota en la cuenta de resultados de la empresa en la categoría que mejor describa su naturaleza: coste de ventas, investigación y desarrollo o gastos de venta, generales y administrativos (GAyA).

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Comparación del Libro Mayor con otros estados financieros

Los tres principales estados financieros de una empresa para evaluar e informar sobre sus resultados financieros son el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de tesorería. Los tres se generan a lo largo de un periodo contable concreto.

Los balances ponen de manifiesto los activos, pasivos y fondos propios de una empresa. Las cuentas de resultados revelan si una empresa genera beneficios o pérdidas durante un trimestre o ejercicio fiscal. También revelan datos sobre ingresos, ventas y gastos. Y los estados de flujos de tesorería resumen cuánto efectivo entra y sale de la empresa, ofreciendo así a analistas e inversores información sobre la eficiencia y eficacia con que una empresa gestiona su tesorería operativa.

¿Qué tienen que ver estos estados financieros vitales con un libro mayor? Las empresas utilizan los datos financieros registrados en su libro mayor para elaborar estos estados financieros.

En otras palabras, un libro mayor ayuda a las empresas a evaluar su bienestar financiero y, al hacerlo, les ayuda a desarrollar un plan de negocio sólido y que genere beneficios, lo que convierte al libro mayor en una herramienta financiera necesaria y poderosa.

Conclusión

Antes de la introducción de la tecnología moderna, las empresas controlaban y registraban su actividad financiera manualmente, lo que suponía una tarea lenta, laboriosa y a menudo propensa a errores. Sin embargo, la contabilidad se ha transformado en un proceso automatizado que se realiza pulsando un botón con la llegada de las soluciones ERP basadas en la nube y el sofisticado software de contabilidad, como Acumatica. El uso de un sistema ERP ofrece ventajas significativas sobre la dependencia de múltiples herramientas dispares para el seguimiento de pedidos de ventas, inventario y otros procesos de negocio. Una de las principales ventajas es la reducción del tiempo que dedican los profesionales de la contabilidad a conciliar datos de varios sistemas heredados. Con un sistema ERP, los datos fluyen a la perfección entre los distintos módulos, eliminando la necesidad de introducirlos y conciliarlos manualmente. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores. El uso de Acumatica permite mejorar la toma de decisiones y la planificación estratégica. Al centralizar los datos y automatizar los procesos, las empresas pueden agilizar sus operaciones y lograr una mayor eficiencia y precisión en su gestión financiera.

La solución de gestión empresarial todo en uno de Acumatica, orientada al cliente, ofrece funciones avanzadas de contabilidad, elaboración de presupuestos, gestión financiera y gestión de tesorería. Su software ERP de libro mayor,integrado y fácil de usar (el registro contable principal de cualquier empresa), respalda y mantiene la seguridad financiera de una empresa, realiza un seguimiento de todas las transacciones financieras y proporciona la información fundamental para generar estados financieros.

Entre las principales características del software ERP de contabilidad general de Acumatica se incluyen:

• Información financiera avanzada.
• Compatible con varias divisas.
• Presupuestación y aprobación del presupuesto en la contabilidad general.
• Entrada de subcuentas sobre la marcha.
• Asignación automática de saldos de cuentas de mayor.
• Transacciones recurrentes.

La implantación de Acumatica y el uso de estas y otras muchas funciones del libro mayor de Acumatica han facilitado mucho la vida a Sean Reuben, director financiero de Incubeta Group. Dice: "Podemos revisar fácilmente los libros mayores y acceder a muchos más detalles. Podía sumergirme en una entidad legal y mirar una cuenta para ver qué estaba pasando en lugar de ver sólo un balance de prueba y tener que llamar y pedir información a la gente."

También dice: "Acumatica es flexible y te permite hacer negocios a tu manera".

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