Cultivar su propio jardín de flores es un pasatiempo popular que requiere concentración, mucho sol y agua, y cuidados continuos para garantizar que florezca con todo su potencial. Cultivar una empresa exige unos cuidados similares, pero, a diferencia de un jardín de flores, no es solo un pasatiempo divertido, sino la forma en que millones de propietarios y empleados se ganan la vida.

Las pequeñas empresas son la espina dorsal de la economía estadounidense por una buena razón. Según la Cámara de Comercio de EE.UU., hay 33,2 millones de pequeñas empresas en el país, que constituyen el 99,9% de todas las empresas estadounidenses y dan empleo al 45,9% de la mano de obra.

Estas pequeñas empresas operan en un entorno altamente competitivo y complejo, y muchas de ellas creen que la simple incorporación de personal adicional puede ayudarles a expandirse. Pero el aumento de personal por sí solo no garantizará un crecimiento continuado y satisfactorio. De hecho, si su empresa funciona con sistemas de software desconectados que crean silos de datos y dificultan la comunicación, añadir más empleados pondrá aún más presión sobre esos sistemas. Lo que realmente necesitan estas empresas es un software de gestión de pequeñas empresas que pueda asumir su creciente complejidad sin frenar su impulso.

El software de gestión empresarial moderno reúne funciones clave como finanzas, recursos humanos, ventas y operaciones. Esto ayuda a los líderes a tomar decisiones inteligentes utilizando datos en tiempo real. Hoy exploraremos brevemente las cinco etapas del crecimiento empresarial, definiremos el software de gestión empresarial y examinaremos cómo el sistema adecuado contribuye a un éxito empresarial rotundo.

Las 5 etapas del crecimiento empresarial   

A medida que las pequeñas empresas crecen, pasan por varias etapas. En 1983, Neil C. Churchill, profesor y líder en innovación y espíritu empresarial, y Virginia L. Lewis, investigadora asociada principal del Instituto Caruth de la Universidad Metodista del Sur, presentaron las Cinco Etapas del Crecimiento de la Pequeña Empresa. Este marco se diseñó para ayudar a los propietarios y gestores de pequeñas empresas a evaluar y resolver retos, anticipar requisitos clave en las distintas etapas de crecimiento, evaluar cómo afectarán los requisitos normativos a sus organizaciones y diagnosticar problemas exclusivos de las pequeñas empresas. He aquí una visión general de cada etapa.

Fase I: Existencia

La fase de existencia es la fase de puesta en marcha. El propietario -que aporta la visión, el plan y el dinero- lleva todos los sombreros, incluido el de supervisor de todos los empleados. Churchill y Lewis la describen como la fase en la que la estrategia consiste en "mantenerse vivo", trabajando duro para conseguir clientes y disponer de efectivo suficiente para mantenerse a flote con sistemas mínimos o inexistentes para respaldar estos esfuerzos.

Fase II: Supervivencia

La Etapa de Supervivencia es para las empresas que superan la etapa de puesta en marcha. Churchill y Lewis escriben que una empresa en la Etapa de Supervivencia "tiene suficientes clientes y los satisface lo suficiente con sus productos o servicios como para conservarlos". Aunque la organización sigue siendo sencilla desde el punto de vista operativo (por ejemplo, el número de empleados y supervisores es limitado, el propietario sigue siendo muy práctico), el crecimiento se produce si la empresa puede gestionar su flujo de caja con un desarrollo limitado de los sistemas.

Etapa III: Éxito

Las empresas que alcanzan la fase de éxito se encuentran en un dilema. ¿Cambian a un modelo de mantenimiento, trabajando para mantener el negocio en su nivel de éxito y rentabilidad para que el propietario pueda "desvincularse" y dedicarse a otros intereses? ¿O deben reinvertir los recursos de la empresa para que crezca aún más? Sea cual sea la decisión que se tome, se requiere un trabajo exhaustivo (sobre todo en forma de elaboración de presupuestos) y una planificación estratégica.

Fase IV: Despegue

En la fase de despegue, el objetivo es crecer rápidamente y financiar ese crecimiento. La empresa se descentraliza a medida que el propietario abdica de parte del control y delega responsabilidades en gestores clave. Se implantan sistemas de gestión empresarial más refinados y amplios, y los directivos se dedican a la planificación operativa y estratégica.

Etapa V: Madurez de los recursos

Por último, Churchill y Lewis declaran que las empresas que se encuentran en la Etapa de Madurez de Recursos "han llegado", pero siguen existiendo dos grandes preocupaciones: "en primer lugar, consolidar y controlar los beneficios financieros derivados del rápido crecimiento y, en segundo lugar, conservar las ventajas del pequeño tamaño, incluida la flexibilidad de respuesta y el espíritu emprendedor". Estas empresas están ahora dirigidas por un equipo (no únicamente por el propietario); las finanzas permiten una planificación detallada; y los sistemas son "amplios y están bien desarrollados".

La relevancia del software de gestión empresarial

Según Churchill y Lewis, las empresas pueden volver a etapas de crecimiento anteriores si se dan condiciones que frenen su impulso hacia adelante, como problemas de tesorería, incapacidad para adaptarse a circunstancias cambiantes y otras condiciones difíciles. Así que, como hacer crecer un negocio es complicado, independientemente de la etapa en la que se encuentre, es importante hacer planes y aplicar estrategias y herramientas fiables para prepararse para estos retos desde el principio. De ese modo, cuando tu empresa llegue a esos retos, no te parecerán desalentadores y podrás superarlos fácilmente.

Para ello, los sistemas de software de gestión empresarial integrales son las herramientas más importantes que hay que explorar. Estas soluciones reúnen todas sus operaciones empresariales en un eje tecnológico central, proporcionando una única fuente de verdad de datos en tiempo real. Facilitan la colaboración entre equipos y partes interesadas, mejoran la atención al cliente, agilizan el cumplimiento de la normativa, automatizan las tediosas tareas financieras y operativas, y mucho más. Pero hay muchos sistemas de gestión empresarial en el mercado, así que veamos los pasos clave para elegir la solución que mejor se adapte a usted.

Encontrar e implantar la mejor solución ERP

1. Siga estos pasos iniciales

Antes de elegir el sistema ERP adecuado, tendrá que dar unos primeros pasos:

• Identifique los puntos débiles:
  • ¿Qué está frenando su negocio? ¿Qué procesos son ineficaces y le hacen perder tiempo? ¿Dónde no consigue obtener los datos y la información que necesita para funcionar?
• Examine su pila tecnológica actual:
  • ¿Cuáles de las aplicaciones que utiliza actualmente son de misión crítica y cuáles deben desaparecer? Si tiene aplicaciones que debe conservar, tendrá que asegurarse de que el sistema ERP que elija ofrezca sólidas capacidades de integración con esas aplicaciones, garantizando una conectividad sin fisuras en toda su pila tecnológica.
• Fija un presupuesto antes de empezar a buscar:
  • Inicie el proceso sabiendo lo que está dispuesto a gastar y lo que puede gastar. Para evitar cargos adicionales innecesarios (y a menudo inescrupulosos), elija un proveedor de software ERP que sea franco sobre los precios desde el principio. Busque licencias para usuarios ilimitados, en las que pague por los recursos que utilice, no por el número de personas que utilicen el sistema. De este modo, el sistema crece con usted y, como todos los empleados pueden acceder al sistema según sus funciones y sus protocolos de seguridad, disponen de los datos que necesitan para hacer su trabajo en tiempo real. En lugar de estar aislados por silos de datos, pueden ver el panorama general y trabajar juntos con mayor eficacia.
• Considere opciones de alojamiento e implantación:
  • ¿Cómo desea desplegar su solución? ¿Prefiere una implantación en la nube totalmente gestionada, en la que el proveedor se encarga de alojar, proteger, mantener y actualizar el software y el hardware? ¿O prefiere una nube privada totalmente segura, en la que sus datos se alojan en una nube dedicada exclusivamente a su empresa? (Esta opción la eligen a veces empresas de sectores regulados: farmacéutico, alimentario, cosmético, etc.).
• Piense en su necesidades específicas del sector:
  • ¿Qué requisitos específicos necesita que cumpla la solución? Por ejemplo, las empresas de construcción necesitan herramientas de gestión de proyectos. Los fabricantes necesitan compatibilidad con múltiples métodos de producción. Los distribuidores necesitan herramientas de gestión de inventarios y almacenes. Los minoristas necesitan soluciones de venta omnicanal. Y así sucesivamente. Si utiliza un software de contabilidad básico, es posible que ya disponga de algunas aplicaciones específicas del sector. Busque una solución ERP completa que cubra todas estas necesidades del sector en un solo sistema. Una vez más, si el software de terceros que utiliza es fundamental para su empresa, la solución ERP también debe poder integrarse perfectamente con ese software, para que esté bajo el mismo paraguas integral de una única solución.

Una vez que haya seguido estos pasos y esté comenzando su investigación sobre ERP, examine las calificaciones de usabilidad de cada opción para ver lo que los clientes del mundo real tienen que decir al respecto. Compruebe si los protocolos de seguridad del sistema son transparentes y de primera categoría. Evalúe la hoja de ruta de productos del proveedor. ¿Está centrado en la innovación continua o se limita a mantenerse a flote? Y, por último, asegúrese de que el proveedor que está examinando será un socio para su empresa, no un depredador.

"Los depredadores se centran en el corto plazo y en la chequera", afirma David De Rego, vicepresidente de marketing de producto de Acumatica, refiriéndose a un estudio del analista Brian Sommer. "Ponen trampas y utilizan contratos confusos y voluminosos. Los socios están comprometidos con una relación a largo plazo. Alinean sus objetivos con los de los clientes y mejoran continuamente sus productos."

En general, lo que busca es un proveedor con una mentalidad demostrada de dar prioridad al cliente y a la innovación.

2. Asegurarse de que las capacidades del software se ajustan a las etapas de crecimiento

Las pequeñas empresas en crecimiento necesitan un software de gestión empresarial que pueda ampliarse y adaptarse a la mayor complejidad que conlleva cada etapa de crecimiento. Una solución ERP completa (a diferencia de las piezas de software independientes e inconexas) incluye funciones avanzadas diseñadas para apoyar a las pequeñas empresas en cada etapa de crecimiento, desde la gestión de tesorería hasta la automatización del flujo de trabajo.

Por ejemplo, si su empresa está en la etapa de supervivencia, su solución ERP debe tener herramientas de gestión de efectivo que ayuden a gestionar las transacciones diarias, los saldos de caja, las transferencias de fondos y las conciliaciones de cuentas bancarias en un sistema centralizado. Para la etapa de éxito, una solución ERP debe tener capacidades de automatización del flujo de trabajo que garanticen que los miembros del equipo se centran en actividades que mejoran el negocio en lugar de en tareas manuales que les roban su valioso tiempo y energía. Y para la etapa de despegue, la inteligencia empresarial avanzada y el análisis con IA son vitales, ya que equipan a las empresas con la información que necesitan para tomar decisiones estratégicas basadas en datos que les ayudarán a superar los retos que conlleva un crecimiento vertiginoso.

Estas y otras funciones deben ser lo suficientemente avanzadas como para responder a la evolución de las necesidades, pero no tanto como para que los usuarios no puedan utilizarlas fácilmente.

3. Implantar con éxito la solución adecuada y gestionar el cambio

Después de encontrar la mejor solución ERP para su empresa, implantará el sistema con la ayuda del proveedor de ERP o de un socio de implantación de ERP de confianza. El proceso de implantación varía en función de la solución, pero los pasos estándar incluyen:

• Conseguir la implicación de los directivos, los informáticos y los empleados para que, cuando se produzca el cambio tecnológico, los miembros del equipo estén preparados y dispuestos a utilizarlo.
• Instalación de la solución según la opción de alojamiento elegida.
• Migración de datos del sistema antiguo al nuevo.
• Formación de todos los miembros del equipo.
• Probar y validar el sistema ERP.
• La puesta en marcha, que puede hacerse de una sola vez o programarse en distintas fases. (También puede utilizar los sistemas antiguos y nuevos juntos durante un tiempo, como ruedas de entrenamiento para sus procesos empresariales).
• Comentarios y mejoras continuas, para que puedas hacer ajustes a medida que creces.

Crecimiento sostenible con la solución ERP adecuada

Las pequeñas empresas pueden esperar llegar a etapas específicas dentro del viaje de crecimiento. Si implementan un software de gestión empresarial intuitivo, asequible e innovador, como Acumatica, dispondrán de las herramientas, los recursos y los datos que necesitan para alcanzar fácilmente y con éxito su etapa de madurez de recursos.

Andy Hodgson, consejero delegado de Envent Engineering, lo explica así: "Nuestra adopción de Acumatica coincidió con nuestra expansión y crecimiento. Yo sería el primero en decir que probablemente hizo posible gran parte del crecimiento. Si hubiéramos recibido todos estos pedidos sin tener un mejor sistema de gestión de datos, probablemente habríamos sido un desastre. Lo que tenemos son datos casi instantáneos reflejados en tiempo real...."

Para obtener más información sobre el cambio a un software nuevo y escalable, lea nuestro libro electrónico gratuito "Leading Through Change: Transición exitosa de un software básico de contabilidad a un sistema ERP".