Este artículo es el primero de una serie de dos partes que explica cómo implementar dos escenarios de inventario en consignación en Acumatica. El primero implica colocar su inventario en el sitio de un cliente, mientras que el segundo implica almacenar el inventario del proveedor en su almacén hasta que se necesite. Este tutorial asume un conocimiento práctico de Acumatica, pero también está diseñado para dar a aquellos que no tienen ese conocimiento una visión de lo que Acumatica Cloud ERP Software puede hacer para transformar los procesos de negocio.

Demo Construida en el Entorno Acumatica: 5.20.1452

Datos: Datos de SalesDemo del portal de socios de Acumatica

Objeto social

La consignación implica dos conceptos empresariales principales: dónde se almacena el inventario y quién es su propietario. En este post analizaremos el primero de los dos escenarios que se exponen a continuación:

• Inventario almacenado en las instalaciones de su cliente, usted es el propietario del inventario hasta que el cliente lo utilice
• Inventario almacenado en sus instalaciones, inventario propiedad del proveedor

La implementación de ambos escenarios implica la creación de un almacén de consignación. En Acumatica esto se consigue fácilmente creando un almacén virtual, que se explica a continuación.

Escenario 1: Inventario en las instalaciones de su cliente, inventario de su propiedad

Supongamos, por ejemplo, que uno de sus clientes desea tener un suministro de sus productos que almacenará y venderá. Los productos se encuentran en el sitio de su cliente, pero permanecen en sus libros hasta que se venden.

Estos artículos vendidos se reportan mensualmente en un informe que le envía su cliente. Esto se hace a menudo a través de EDI, pero en este ejemplo suponemos que las ventas se procesan por lotes y se reportan en una hoja de cálculo.

El flujo de trabajo para este escenario es el siguiente:

1. Ventas inscribe al cliente como vendedor en consignación e indica los niveles de existencias deseados
2. Se notifica a su gestor de envíos que se necesita inventario en las instalaciones del cliente
3. Su gestor de envíos crea una orden de transporte para enviar mercancías
   • Una transferencia especial proporciona la funcionalidad estándar de recogida, empaquetado y envío de un pedido de cliente.
4. El responsable de contabilidad recibe los informes mensuales de ventas del cliente
5. Creación automática de facturas

Implantación en Acumatica - Escenario 1

En este caso, su empresa transfiere existencias a las instalaciones de un cliente. Usted es el propietario del inventario hasta que el cliente utilice los artículos. La implementación del escenario puede llevarse a cabo aprovechando las siguientes funciones de Acumatica: reposición por transferencia, múltiples almacenes/ubicaciones y utilidades de importación/integración.

Paso 1: El cliente se apunta al inventario en consignación

A. Crear un Almacén de clientes. Añada ubicaciones según sea necesario.

• Puede crear cuentas de mayor o subcuentas separadas si desea realizar un seguimiento diferente de su inventario en consignación.
• Establecer clase de reposición a TRANSFERIR.

B. Cambiar la configuración de entrega al cliente para indicar el almacén específico del cliente como el predeterminado para los pedidos de cliente.

C. Establecer los niveles de inventario que el cliente desea mantener en la pantalla Detalles de almacén de artículos.

• Crear una entrada para cada artículo de inventario almacenado
• En Ajustes de reposición (véase la imagen siguiente):
  • La fuente de reposición establecida es la transferencia.
  • Establezca el almacén de reposición desde el que desea transferir mercancías
  • Establezca el stock de seguridad, el punto de reorden y la cantidad máxima según lo requiera el cliente. En el ejemplo siguiente, mantengo 10 artículos en todo momento.

Paso 2: Enviar los artículos al almacén del cliente

A. Utilice la función Preparar reaprovisionamiento (IN.50.80.00) para ver qué pedidos deben crearse. Esto se puede programar si es necesario para que el gestor de envíos no tenga que comprobarlo manualmente cada día.

• En mi ejemplo sólo tenía 2 artículos que se solicitaron como se ilustra a continuación.

B. Navegue hasta la sección Crear órdenes de transferencia (SO.50.90.00) en el módulo Pedido de cliente

• En la pantalla de abajo he especificado mi almacén de destino para incluir sólo las transferencias de este cliente.

C. Una vez procesado el pedido, se accede a la pantalla de Pedidos de Venta donde el Tipo de Pedido es igual a TR.

• Nota: utilizando los datos de demostración en Oct 2015, no hay cantidad disponible de Widget01 - así que tuve que comprar algunos.

D. Los procedimientos especiales de envío por transferencia le permiten recoger-embalar-enviar sus artículos. El envío resultante es el siguiente.

• Cuando esté listo, confirme el envío.
• A continuación, seleccione la acción "Actualizar IN

E. Recibir su inventario en el almacén del cliente

• Si va a la pantalla Detalles de la asignación de inventario (IN.40.20.00) podrá ver la cantidad en tránsito
• Vaya a la sección Recibos de compra (PO.30.20.00) y seleccione el tipo Recibo de transferencia. Haga clic en el botón Añadir Transferencia para rellenar las líneas. Véase más abajo.

Paso 3: Procesar las ventas

En este ejemplo suponemos que recibimos una hoja de cálculo que contiene artículos que han sido utilizados por el cliente. Importamos esto como una orden de venta de tipo IN. Esto reduce el inventario del almacén y crea una factura AR apropiada.

Como alternativa, hay proveedores que venden jaulas RFID donde se puede almacenar el inventario. A medida que se retiran los artículos, se añaden automáticamente a un informe que puede enviarse e importarse. Esto reduce la dependencia de los recuentos de artículos del cliente o del repartidor.

A. A continuación se muestra el resultado de la importación.

B. Completar la venta preparando la factura y liberándola.

Paso 4: Repita el proceso

Volver a Preparar reposición (que se muestra a continuación).

Como era de esperar, las transferencias recomendadas equivalen a las cantidades que se vendieron.

Escenario 2: Inventario en su almacén, el proveedor es propietario del inventario

En este escenario, uno de sus proveedores le proporciona a usted (el comprador de Acumatica) inventario que usted almacenará y venderá. Los bienes están en su posesión física pero no deberían afectar a su balance porque siguen siendo propiedad de su proveedor.

Cuando vende las mercancías, las recoge del almacén de consignación y las envía a su cliente. Cuando esto ocurre, creas un pedido de compra y asumes la propiedad de la mercancía.

1. El vendedor se inscribe como vendedor en consignación.

2. Usted (propietario del sistema Acumatica) recibe mercancías consignadas del proveedor.

• Esto incluye un informe al proveedor sobre lo que se ha recibido.
• Los artículos consignados por los vendedores se guardan en el almacén y están disponibles para la venta.

3. Pedido de venta creado para mercancías consignadas

4. Los artículos en consignación se venden

• Los artículos se recogen, empaquetan y envían al cliente.
• Se crea una orden de compra y se envía al proveedor: la factura de la orden de compra se utiliza para registrar los costes GL y transferir la propiedad de los bienes al propietario del sistema Acumatica.

5. Factura del cliente creada

En este ejemplo, suponemos que el acuerdo con el proveedor sólo requiere el envío periódico de una única factura. Esto nos permite seguir el proceso normal de pedido de cliente y hacer un recuento periódico del inventario para crear un pedido de compra para nuestro proveedor.

Un acuerdo de proveedor alternativo puede requerir un pedido de compra para cada pedido de venta que procese. Si este es el caso, la orden de compra (paso 4b) puede crearse al mismo tiempo que la orden de venta (paso 4a) seleccionando la opción Marcar para OC en la orden de venta y estableciendo el origen de la OC como compra a pedido. En este caso ya hemos "recibido" la mercancía porque está en el almacén del proveedor.

Implantación en Acumatica - Escenario 2

En este escenario, su empresa recibe inventario de un proveedor que se coloca en una ubicación separada. El proveedor es el propietario del inventario hasta que usted lo retira y lo utiliza. Este escenario puede implementarse aprovechando las siguientes características de Acumatica: múltiples almacenes/ubicaciones, múltiples libros mayores, transacciones entre empresas y utilidades de importación/integración.

Paso 1: El vendedor se registra como "vendedor en consignación

1. Crear una nueva rama y un nuevo almacén vinculados a un libro mayor independiente para que las existencias consignadas no figuren en sus libros

• El almacén del proveedor puede ser un almacén virtual: no tiene por qué ser un edificio independiente o un espacio vallado en su almacén.
• Se pueden vincular múltiples proveedores a este almacén y sucursal, por lo que crear un segundo proveedor será más fácil que crear el primero - todo lo que necesita hacer para el segundo proveedor es añadir una ubicación de almacén. Si tiene varios proveedores, marque la casilla de costes por separado para cada ubicación de almacén.
• Establezca la cuenta de inventario en la nueva cuenta (véase el paso c a continuación) denominada Inventario propiedad del proveedor.

2. Vincule la sucursal del cliente y el libro mayor. Cuando las transacciones entre sucursales están activadas, esto se configura en Finanzas -> Libro Mayor -> Configuración -> Gestionar -> Mapeo de cuentas entre sucursales como se ilustra a continuación.

3. Cree una nueva cuenta denominada Inventario propiedad del proveedor para almacenar los activos de inventario en el balance del proveedor.

Paso 2: Recibir el inventario consignado de su proveedor

1. Cree un origen de las diferencias para el inventario consignado.

En este documento, he utilizado la primera opción - la cuenta de inventario propiedad del proveedor. Creé artículos de inventario con la misma cuenta de inventario - de modo que cuando recibimos un artículo, la transacción crea un débito y un crédito en la misma cuenta y no se acumula ningún valor en el almacén del proveedor. También podría haber creado un segmento de subcuenta para el seguimiento de los proveedores si fuera necesario.

La segunda opción de código de razón es ligeramente más fácil de configurar porque la mayoría de mis artículos de inventario existentes en los datos de demostración utilizan esta cuenta.

2. Introduzca y libere un recibo por sus mercancías

Entre los elementos importantes del recibo figuran:

• Vaya a la sucursal VENDEDOR para recibir la mercancía y que no aparezca nada en su libro mayor/libros.
• Confirme la rama VENDEDOR.
• Confirme el almacén del VENDEDOR (este inventario está por defecto en este almacén).
• Introduzca la ubicación del proveedor del que recibe la mercancía.
• La introducción de un coste es opcional, pero puede ser útil para la elaboración de informes.
• Seleccione el código de motivo en función de su configuración en el paso anterior

3. Después de liberar su recibo, aparece la siguiente transacción e inventario:

4. Se puede crear un informe firmado y enviarlo por correo electrónico al proveedor para verificar la recepción de la mercancía. El informe actual disponible que puede ejecutarse desde la pantalla de recepción aparece a continuación:

Paso 3: Los artículos cedidos por el vendedor están disponibles para la venta

1. Ejecute un informe de resumen de inventario para verificar que las mercancías están disponibles en el almacén del proveedor.

De la forma en que construí mis códigos de motivo, no aparece nada en el balance del libro de VENDEDORES.

Paso 4: Venta de artículos en consignación

La venta de artículos en consignación es similar al proceso de venta estándar.

1. Crear un pedido de venta para vender los artículos

• Vender desde la sede central
• El almacén se asignó automáticamente como VENDEDOR porque era la opción por defecto para mi partida en consignación

2. Cree el envío, imprima la lista de recogida, empaquete los artículos

• Los artículos se recogen en el almacén de consignación

3. Confirmar el envío, preparar la factura, liberar la factura - revisar las transacciones financieras

• Factura: Debe Deudores (HQ) | crédito Ingresos por ventas (HQ)
• Inventario: Debe Coste de Bienes Vendidos (HQ)| Haber Inventario Propiedad del Vendedor (VENDOR)
• Inter-Company (si está activado): db Due From HQ | cr Due to VENDOR
• El balance de acreedores resultante de esta serie de operaciones es:

El adeudo de relacionados (HQ) se puede compensar cuando generamos nuestras órdenes de compra.

Paso 5: Crear orden de compra (o informe) para proveedor(es)

Cree un informe para el proveedor que informe de la venta de artículos durante el periodo de tiempo. Esto se puede utilizar para crear la factura del proveedor o la orden de compra.

El informe Detalles de la cuenta proporcionará esta información y puede exportarse e importarse fácilmente como pedido.

Conclusión

Acumatica tiene funcionalidad integrada para gestionar escenarios de inventario consignado y el modelo de negocio de Acumatica se ajusta a las necesidades de las empresas de distribución que trabajan con inventario consignado. La arquitectura basada en web facilita la inclusión de proveedores y clientes en los procesos empresariales desde ubicaciones remotas. Los precios para usuarios ilimitados hacen que resulte económico añadir a estos usuarios poco frecuentes sin costes de licencia adicionales.

Los escenarios analizados en este post y en nuestro post de la semana pasada son una muestra de diferentes mecanismos potenciales para gestionar el inventario consignado. La incorporación de interfaces EDI y tecnología RFID puede mejorar el nivel de automatización, reposición y gestión del inventario.

¿Tiene un escenario de envío único? Póngase en contacto con djohnson@acumatica.com con los requisitos para ver si la solución puede adaptarse fácilmente a sus necesidades.

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