Martes técnico: Contabilidad de proyectos y reconocimiento de ingresos

Acumatica admite requisitos avanzados de reconocimiento de ingresos para diferentes procesos empresariales.

• El módulo de contabilidad de proyectos admite el reconocimiento avanzado de ingresos para proyectos complejos con plazos de entrega variables, facturación basada en el tiempo, órdenes de cambio y fechas de finalización inciertas. Las empresas de servicios profesionales y las constructoras utilizan la contabilidad de proyectos para gestionar los ingresos diferidos y la rentabilidad de los proyectos. El módulo de contabilidad de proyectos es el tema de este artículo.
• El módulo de ingresos diferidos permite el reconocimiento avanzado de ingresos para pedidos de ventas, facturas de clientes y facturas de proveedores. Los casos de uso incluyen pagos anticipados de seguros, pedidos de ventas con múltiples acuerdos de entrega y contratos recurrentes con clientes y proveedores. Cuando se procesa una factura, el módulo de ingresos diferidos crea automáticamente un calendario predefinido basado en las partidas de la factura. El módulo de ingresos diferidos y el cumplimiento de la norma ASC 606 se tratan aquí.

Los clientes de Acumatica pueden adquirir uno o ambos módulos en función de sus necesidades de ingresos diferidos.

Objeto social

La contabilidad de proyectos ayuda a los clientes a crear cuentas de resultados para trabajos específicos o iniciativas de la empresa. El módulo de contabilidad de proyectos también puede utilizarse para el reconocimiento avanzado de ingresos.

Principios de reconocimiento de ingresos para el estado GAAP e IFRS:

• Los ingresos se reconocen cuando se obtienen.
• Los ingresos se obtienen cuando se entregan los productos o se prestan los servicios.

Esto significa que la facturación del proyecto se produce independientemente del reconocimiento de ingresos. También significa que el sistema deberá reconocer los ingresos en función del porcentaje de trabajo que se haya completado en el proyecto.

La utilización de la Contabilidad de proyectos para el reconocimiento de ingresos admite los siguientes métodos:

• Método del contrato finalizado. El sistema acumula los gastos como trabajos en curso y los convierte de nuevo en coste de los bienes vendidos cuando el proyecto está terminado.
• Método del porcentaje de realización. El sistema reconoce automáticamente los ingresos en función de los gastos reales como porcentaje del presupuesto del proyecto. Los gastos pueden gestionarse por cantidad o importe. Los gastos se tabulan en tiempo real.

Escenarios empresariales

En este artículo se presenta el ejemplo de un proyecto de gran envergadura en el que intervienen principalmente la mano de obra y algunos materiales. Para cumplir con los PCGA, el cliente necesita reconocer los ingresos cuando el trabajo esté terminado, no cuando se envíen y paguen las facturas. Los eventos asociados a este proyecto incluyen: presupuestar el proyecto, cobrar un prepago del proyecto, introducir y aprobar las tarjetas de control de horas, entregar los materiales en el lugar de trabajo, procesar las órdenes de cambio del proyecto y la facturación final.

La tabla siguiente muestra el impacto deseado de estos acontecimientos en el reconocimiento de ingresos.

Implantación de Acumatica: Contabilidad de proyectos con reconocimiento de ingresos

Este ejemplo de implementación utiliza el módulo de contabilidad de proyectos. A continuación se muestran los pasos a seguir.

• Crear un proyecto con presupuesto y plan de reconocimiento de ingresos
• Emitir una factura para el pago anticipado
• Registrar los gastos laborales semanales y reconocer los ingresos
• Tramitar una orden de modificación y modificar el reconocimiento de ingresos
• (opcional) Entregar los materiales en la obra

Medio ambiente: 6.10.0010

Datos: Datos de SalesDemo del portal de socios

Pasos de configuración

Para empezar, cree una regla de asignación diseñada para reconocer los ingresos en función del presupuesto del proyecto. Esto se demuestra a continuación.

Empecé con los datos de SalesDemo, así que necesito crear una nueva cuenta de pasivo GL llamada facturación en exceso de costes. Vincularlo al grupo de cuentas de ingresos no reconocidos como se ilustra a continuación.

A continuación, creo una nueva regla de asignación diseñada para reconocer los ingresos de la siguiente manera

• Cree un paso para asignar su presupuesto de ingresos. Al seleccionar la opción "asignar presupuesto", el sistema calcula automáticamente el porcentaje de realización a nivel de tarea del proyecto y lo multiplica por el importe del presupuesto especificado en el grupo de cuentas de y el grupo de cuentas a. El sistema calcula un delta entre este importe y el importe ya asignado. El importe del delta se asigna según la pestaña de configuración de la asignación.
• Complete el Reglas de cálculo como se muestra a continuación
• Complete el Ajustes de asignación como se muestra a continuación. Esto crea una transacción GL basada en la cantidad en la pestaña de regla de cálculo (presupuesto de ingresos) y la empuja a cuentas GL específicas. Cargamos la cuenta "Facturación en exceso de costes" y abonamos la cuenta "Ingresos por ventas".
• El resultado neto de este paso de asignación es el siguiente:
  • El sistema recupera un importe basado en el presupuesto de ingresos de su tarea multiplicado por el porcentaje de realización de la tarea.
  • El sistema crea un asiento en el libro mayor por el importe calculado para las cuentas deudoras y acreedoras especificadas

• (opcional) Crear un segundo paso para reconocer inmediatamente los gastos de material. Este paso reconocerá inmediatamente los ingresos cuando enviemos los artículos del inventario a nuestro lugar de trabajo. Este paso es opcional porque la contabilidad se puede gestionar de la siguiente manera:
  • Si se crea un pedido de venta y se genera una factura cuando se confirma el envío a la obra, los ingresos pueden reconocerse inmediatamente.
  • Si crea una salida de inventario, un "código de motivo" apropiado puede reconocer inmediatamente el coste de las mercancías vendidas.

Demostrar el reconocimiento de ingresos

Paso 1: Crear el proyecto

En este ejemplo, creamos un proyecto sencillo con una sola tarea. Para crear el proyecto y la tarea:

• Vaya a Organización > Proyectos > Área de trabajo > Gestionar > Proyectos
• Haga clic en "+" para crear un nuevo proyecto y asignarle un nombre (el mío es REVREC01). Los detalles del proyecto no son críticos para este ejemplo.
• Haga clic en la pestaña "Tareas" y cree una nueva tarea, a continuación, haga clic en "ver tarea" para obtener una ventana emergente con la siguiente pantalla de tareas
• Importante: el cálculo de finalización debe establecerse en Cantidad presupuestada o Importe presupuestado. En este ejemplo utilizaremos la cantidad presupuestada porque reconoceremos los ingresos en función del número de horas registradas frente a las horas presupuestadas para nuestro proyecto.
• Haga clic en la pestaña "Presupuesto" y cree partidas presupuestarias como se muestra a continuación.
  • Nota 1: el importe de los ingresos es el importe total de los ingresos que reconocerá por el proyecto.
  • Nota 2: la línea de mano de obra debe tener marcada la casilla de producción. Esto le permite al sistema saber que queremos usar la cantidad en esta columna para el cálculo del porcentaje completo. Puede seleccionar más de una columna.
• Activar la tarea del proyecto y activar el proyecto

Su proyecto ya está configurado y activo. Podemos empezar a introducir transacciones en el proyecto.

Paso 2: Cree una factura de prepago para su proyecto

Una vez activo el proyecto, podemos emitir una factura al cliente.

• Vaya a Finanzas > AR > Área de trabajo > Introducir > Facturas y notas
• Cree una factura para su cliente
• Notas de factura
  • Asegúrese de especificar el proyecto (nº 1) y la tarea del proyecto (nº 3).
  • Especifique su cuenta llamada facturación en exceso de costes. Opcionalmente, puede establecerla como cuenta de ingresos por defecto en su registro de cliente.
  • Al utilizar ABCSTUDIOS como cliente he tenido que desactivar los límites de crédito y desactivar el cálculo automático de descuentos. Utilizar un cliente diferente sería más fácil.
• Libere la factura para contabilizarla en su proyecto
• Como era de esperar, no hay impacto en los ingresos. El importe se carga en la cuenta de activo de AR y se abona en la cuenta de pasivo de Facturación en exceso de costes.

Paso 3: Registrar los gastos laborales semanales y revisar el reconocimiento de ingresos

En este paso creamos una hoja de horas, aprobamos/liberamos la hoja de horas, ejecutamos nuestra asignación y anotamos los impactos en las finanzas de nuestro proyecto.

• Inicie sesión como Jane Doe (doe/123) e introduzca una tarjeta de tiempo vinculada al proyecto. Diez horas representarán el 10% del total de 100 horas del proyecto.
• Envíe la ficha horaria mediante Acción > Enviar
• Inicie sesión como Michael Andrews (andrews/123) para aprobar y liberar la tarjeta de tiempo (también puede hacerlo como admin)
• Revisar el impacto de esta transacción laboral en la cuenta de resultados del proyecto.
  • Observe que los gastos ya se han contabilizado en el proyecto. El importe del gasto es el total de horas (10) multiplicado por el coste de Jane Doe (30 $/hora del registro de empleado).

• ¿Por qué el rendimiento es diferente del porcentaje de finalización? Los dos no están sincronizados porque nuestro porcentaje de finalización se basa en las horas y el porcentaje de rendimiento se basa en la cantidad. Hemos presupuestado 50 $/hora de mano de obra y la desconocida sólo cuesta 30 $/hora, por lo que el rendimiento es menor (es decir, estamos por debajo del presupuesto). El porcentaje adecuado de realización del proyecto (10%) figura en la tarea.

• Ejecute la asignación. Esto normalmente se programaría para que ocurriera automáticamente al final del período de presentación de tarjetas de registro de horas, pero yo lo ejecuté manualmente.
  • Vaya a Organización > Proyectos > Procesos > Recurrentes > Ejecutar asignaciones por proyectos
  • Seleccione su proyecto y pulse el botón asignar
• Cuando volvemos a la cuenta de resultados del proyecto, aumentamos los ingresos reconocidos (10% del proyecto) y reducimos el pasivo por facturación superior a los costes.

Paso 4: Tramitar una orden de modificación y anotar los resultados en nuestro reconocimiento de ingresos

Supongamos que nuestro proyecto está durando más de lo previsto. Esto significa que hemos reconocido más ingresos de los que deberíamos. Para solucionar esta situación, podemos ajustar la cantidad de horas de trabajo presupuestadas para nuestro proyecto y volver a ejecutar nuestro proceso de asignación.

• Vaya a Tareas del proyecto y seleccione la pestaña de presupuesto
• Cambie las horas de mano de obra presupuestadas de 100 a 150 como se ilustra a continuación. Al hacer esto, el porcentaje de finalización cambiará a 6,667% en el proyecto.

• Vuelva a ejecutar la asignación del proyecto y observe que el reconocimiento de ingresos se ha actualizado como se muestra a continuación.
• Nota: No es necesario ejecutar las asignaciones inmediatamente. Una asignación programada recogerá todos los cambios, incluidos los cambios presupuestarios y las hojas de horas adicionales.

El sistema admite otros escenarios de órdenes de cambio:

• Orden de cambio facturada por el cliente. Si su cliente cambia el alcance del proyecto y acepta pagar, entonces usted ajusta las horas de trabajo (quizás añadiendo una nueva línea de trabajo con la bandera de Producción marcada) y ajusta el importe del contrato en la línea de ingresos. El sistema ajustará automáticamente el reconocimiento de ingresos a los nuevos parámetros del proyecto.
• Trabajos realizados antes de facturar. Si comienza a realizar el trabajo antes de facturarlo, el sistema creará un saldo negativo en la cuenta Facturación por encima de costes. Aún así podrá reconocer ingresos basados en el trabajo completado.

Conclusión

Acumatica Project Accounting admite el reconocimiento de ingresos mediante los métodos de porcentaje de finalización y de contrato finalizado. El reconocimiento de ingresos se actualiza automáticamente cuando el presupuesto del proyecto o la estimación de ingresos cambia en mitad de un trabajo.

En este artículo revisamos un ejemplo que demostraba el método del porcentaje de realización, pero los mismos principios se aplican al método del contrato completado. Con el método de contrato completado, la configuración es ligeramente más fácil porque todo el trabajo en curso se reconoce en una sola transacción.

Ventajas de un ERP moderno

Acumatica Cloud ERP está basado en web, por lo que los empleados pueden introducir hojas de horas e informes de gastos desde cualquier lugar utilizando su dispositivo Android o iOS. Con licencias de usuario ilimitadas y un potente marco móvil, Acumatica permite a su empresa recopilar el tiempo y los gastos de todos los empleados en tiempo real.

En el mundo de los ERP heredados, los empleados sin licencia ni ordenador de sobremesa introducen sus partes de horas cuando vuelven a su entorno doméstico o de oficina. Las aprobaciones pueden retrasarse hasta que el responsable de la aprobación esté en su escritorio. Con Acumatica ERP, todas las tareas se completan fácilmente de forma remota utilizando un teléfono móvil.

Esto significa que su empresa reconoce los ingresos más rápidamente con muchos menos gastos administrativos.