AcumatiCaresLos usuarios del ERP en la nube Acumatica tienen opciones para gestionar su contabilidad de tarjetas de tiempo para proyectos. En la entrada de hoy del martes técnico hablaremos de las ventajas de los distintos métodos, cada uno de los cuales depende de cómo se implemente la nómina y de los requisitos de elaboración de informes.
El ERP en la nube Acumatica ofrece diferentes opciones de contabilización de tarjetas horarias. Esto permite a los clientes pasar gastos a proyectos y contabilizar correctamente las actividades que se introducen en las tarjetas de registro de horas.
Los clientes que utilizan tarjetas de registro de horas tienen diferentes implementaciones de nóminas y requisitos de elaboración de informes que influyen en qué opción de implementación es la mejor para una empresa concreta. Este artículo pretende ayudar a comprender las ventajas de las distintas opciones de contabilización:
- Contabilizar las transacciones en el libro mayor y en el proyecto
- Contabilizar operaciones sólo en el proyecto
- No contabilizar ninguna operación
Consideraciones sobre nóminas e informes
Los datos de las tarjetas de tiempo se pueden utilizar para nóminas, facturación de proyectos, seguimiento de presupuestos e informes. En función de sus necesidades, puede configurar el software ERP en la nube de Acumatica para contabilizar transacciones en el libro mayor y en los módulos de proyectos.
Situación 1: Su empresa utiliza las tarjetas de control horario de los empleados para enviar las horas al sistema de nóminas, de forma que los trabajadores por hora cobren por las horas que han trabajado. Esto requiere que la información de las tarjetas de control de horas se contabilice en el libro mayor.
Situación 2: Su empresa utiliza tarjetas de tiempo de los empleados para capturar las horas trabajadas en un proyecto con fines de facturación. Esto requiere que la información de las tarjetas de tiempo se pase al proyecto.
Situación 3: Sus informes financieros deben dividir los salarios en coste de los bienes vendidos (directamente relacionado con los ingresos) y gastos generales. Esto puede realizarse contabilizando en el libro mayor o en el módulo de proyectos.
Situación 4: Su empresa requiere que los empleados registren las horas en proyectos y las horas de gastos generales para elaborar informes detallados que describan la proporción de tiempo trabajado en proyectos frente al tiempo de gastos generales. Para ello es necesario que la información detallada de las tarjetas de registro de horas se transmita a los motores de generación de informes a través del libro mayor.
Aplicación y ventajas de la contabilización en el libro mayor y el proyecto
Contabilice transacciones en el libro mayor cuando necesite enviar datos de tarjetas de control horario a nóminas o cuando necesite informes financieros que dividan las horas de proyecto de las que no lo son.
Este escenario se implementa en los datos de SalesDemo que puede descargar como instantánea en el portal de Acumatica. Las secciones siguientes describen los detalles de la configuración de este escenario tal y como aparece en los datos de demostración.
Preferencias de la ficha horaria
En la Configuración de Informes de Tiempos, seleccione la Opción de Contabilización: Contabilizar Transacciones PM y GL como se muestra.
Esta opción hace que el sistema cree transacciones de libro mayor cuando se especifica un proyecto en una actividad de tiempo. También se creará una transacción de proyecto si el código de libro mayor se asigna a un grupo de cuentas de proyecto.
Preferencias del proyecto
Dentro de las preferencias del proyecto, puede establecer la fuente de la cuenta para las transacciones de débito (cuenta de gastos) y crédito (cuenta de devengo) para las transacciones del proyecto. Esta configuración indica al sistema de dónde obtener las cuentas de débito y crédito para cada transacción de tarjeta de tiempo.
Dentro de los datos de SalesDemo, la opción de partida de trabajo está seleccionada tanto para la cuenta de gastos (gastos) como para la periodificación de gastos (pasivo).
El Artículo de trabajo proporciona más flexibilidad que las otras opciones (Proyecto, Tarea de Proyecto, Empleado) porque se pueden introducir diferentes tipos de ingresos en una ficha de control de horas y asignarlos a diferentes (artículos no de almacén).
Artículo fuera de stock
Cuando el origen de la cuenta de gastos en la pantalla Preferencias del proyecto se establece en Partida de mano de obra, el sistema toma las cuentas de la pestaña Cuentas de mayor de la pantalla Artículos no de almacén no de almacén.
Al introducir un elemento de mano de obra, la cuenta de gastos debe establecerse en una cuenta de gastos vinculada a un grupo de cuentas de proyecto. Si no está vinculada a un grupo de cuentas de proyecto, el sistema generará un error cuando se libere la transacción. La cuenta de periodificación de gastos cuenta de periodificación de gastos puede configurarse como una cuenta de pasivo que realiza un seguimiento de los salarios devengados pero no pagados. Si la cuenta de periodificación de gastos no está vinculada a un grupo de cuentas de proyecto, la cuenta de crédito se creará para la entrada en el libro mayor, pero no en el proyecto.
Notas importantes de publicación:
- Las entradas de tarjeta de tiempo que hacen referencia al código de no-proyecto ('X' en SalesDemo) no crean entradas de proyecto o entradas en el libro mayor.
- Las cuentas vinculadas a un grupo de cuentas crearán una transacción de proyecto. Si las cuentas no están vinculadas a un grupo de cuentas, no se creará una transacción de proyecto.
- La cuenta de gastos (débito) debe estar definida en un grupo de cuentas o se producirá un error
- La cuenta de pasivo (crédito) puede o no estar definida en un grupo de cuentas
- Las fichas de tiempo contienen varias actividades de tiempo diferentes. Cada actividad de tiempo se utiliza para crear transacciones de proyecto. Los costes se recuperan de la tabla de Tarifas de Costes Laborales cuando se libera la actividad.
Diagrama de flujo para la introducción de actividades en las fichas horarias:
Periodificación de gastos con nómina
Los importes de devengo de gastos deben eliminarse después de ejecutar la nómina; de lo contrario, la cuenta de pasivo seguirá creciendo y los gastos salariales se sobreestimarán (como ocurrió durante años en SalesDemo). Aquí hay estrategias potenciales para eliminar la información de la cuenta de acumulación.
- Modifique los asientos recibidos de su sistema de nóminas. Consulte el ejemplo del Apéndice 1 para saber cómo hacerlo.
- Crear una LG Asignación para cargar Salarios a Pagar y abonar Salarios cuando se complete la nómina y se contabilice en el libro mayor. Esto automatiza el proceso descrito en la primera estrategia. Véase el Apéndice 2 para más detalles sobre la creación de esta asignación GL.
- Establezca la cuenta de devengo de gastos en el artículo no almacenado igual a la cuenta de gastos. Esto hace que la transacción sea neta-cero para el Libro Mayor pero aún así enviará la transacción al módulo de proyecto. Con este método, usted necesita crear una asignación de proyecto para producir transacciones que reflejen costos en un proyecto. La creación de esta asignación no se trata en este artículo.
Ventajas de la contabilización de asientos de tarjetas de asistencia en el libro mayor
Beneficio: COGS frente a gastos generales
Al contabilizar en el libro mayor, las entradas de las tarjetas de control horario están disponibles para los informes financieros. Esto le permite dividir fácilmente la mano de obra entre el coste de los bienes vendidos y los gastos generales de explotación, como se ilustra a continuación.
El segmento del informe de pérdidas y ganancias anterior lo ilustra:
- Los datos de las tarjetas de tiempo que contienen un código de proyecto y se contabilizan en el libro mayor se colocan automáticamente en el área de coste de los bienes vendidos para reducir los beneficios brutos.
- Los datos de la nómina se colocan debajo de la línea de beneficio bruto. Como se ha comentado, debe implementar una estrategia para retroceder la nómina COGS para evitar la doble contabilidad.
Beneficio: Tiempo de proyecto de los empleados
Puede configurar el sistema para que recoja informes de productividad e informes que tengan ratios de tiempo de proyecto y tiempo de no proyecto.
Haga lo siguiente para configurar esto en SalesDemo:
1. En las preferencias del proyecto, establezca el origen de la cuenta de gastos en el proyecto.
Sugerencia: Si requiere utilizar las entradas del ítem de inventario, entonces puede utilizar tipos de ingreso para anular el ítem de inventario por defecto para todos los empleados que ingresan tarjetas de tiempo. Esto permite a los empleados introducir un tipo de ganancia para el tiempo no dedicado a proyectos, que establece los códigos de cuenta apropiados.
2. Crear un proyecto para gastos generales - establecer cuentas de mayor en el proyecto
3. Al introducir los datos, no seleccione el código de no proyecto para el proyecto, sino el proyecto de gastos generales.
4. Con el sistema configurado de esta forma, puede crear fácilmente informes para calcular los ratios de productividad utilizando consultas genéricas o el gestor de informes analíticos. Las consultas genéricas tienen acceso a la cantidad si desea comparar horas, mientras que la herramienta ARM sólo tiene acceso a los balances financieros.
Ventaja: Exportación de datos a la nómina
Además de las ventajas que supone para la elaboración de informes y el seguimiento, la contabilización en el libro mayor le permite exportar un archivo con las horas de los empleados a su sistema de nóminas. Esto permite pagar a los empleados las horas aprobadas en su tarjeta horaria.
Los detalles de la creación de este archivo de exportación no se incluyen en este artículo.
Aplicación y ventajas de la contabilización sólo en el proyecto
Acumatica también proporciona una opción para contabilizar información en el proyecto sin crear transacciones de diario. Esto resulta útil cuando necesita utilizar datos de tarjetas de tiempo para la facturación y la generación de informes dentro de los proyectos, pero desea simplificar y reducir la cantidad de entradas en el libro mayor.
Las secciones siguientes describen el escenario de configuración simple.
Grupos de cuentas
Cree un grupo de cuentas con el tipo Fuera de Balance, para poder contabilizar transacciones de tarjetas de tiempo sin tener una transacción correspondiente en el Libro Mayor.
Marque la casilla de gastos para que las entradas de tiempo puedan vincularse a la línea presupuestaria de costes de mano de obra.
Preferencias de la ficha horaria
Después de crear el grupo de cuentas para gastos, utilice la Configuración de informes de tiempos para establecer la Opción de contabilización:
La opción Contabilizar MP en grupo de cuentas de orden hace que el sistema cree operaciones de proyecto sin afectar al libro mayor.
Establezca el Grupo de cuentas fuera de balance en el grupo de cuentas que desee utilizar para los gastos. Este será el grupo de cuentas que se utilizará para la asignación y facturación.
Normas de asignación y facturación
El nuevo grupo de cuentas creado será utilizado por las reglas de asignación y facturación. Para demostrarlo, he modificado algunas de las reglas existentes en los datos de SalesDemo.
Ejemplo de regla de facturación.
He añadido un nuevo paso ID a la regla de facturación TM existente. Este paso hace lo mismo que el paso de trabajo 20 existente, excepto que utiliza un grupo de cuentas diferente.
Ejemplo de regla de asignación.
He actualizado la regla de asignación TMR existente ampliando la selección del grupo de cuentas de LABOR para incluir una serie de grupos de cuentas.
SUGERENCIA: Al seleccionar el nombre del grupo de cuentas que está alfabéticamente cerca, mi trabajo se simplificó en gran medida.
Probar la solución
Después de la configuración sencilla, cree un nuevo proyecto que utilice una de las reglas de asignación o facturación que impliquen al grupo de cuentas de orden y contabilice en él una ficha de tiempo.
Cree un proyecto sencillo sin presupuesto:
Introduzca y libere tiempo para el proyecto:
Ver la pestaña de saldos del proyecto:
El gasto se calcula en base al coste introducido en la pantalla de Tarifas de Costes Laborales. Puedo acceder a la transacción del proyecto y ver que no se ha creado ninguna transacción en el libro mayor. Esto nos permite crear un presupuesto y un evento de facturación para nuestro proyecto sin afectar al libro mayor.
Ejecute el proyecto para obtener una factura basada en la regla de facturación que he creado. Cuando se libera, la factura crea una transacción de diario para los ingresos por ventas y la cuenta por cobrar. El coste de mano de obra en el libro mayor es cero porque todos los costes de mano de obra se registran desde la nómina.
Ventajas de la contabilización de asientos de tarjeta de tiempo sólo en el proyecto
La contabilización en una cuenta de orden permite a las empresas simplificar la configuración del sistema y minimizar el número de operaciones del libro mayor. Cuando se utiliza este mecanismo, el análisis detallado de los gastos de mano de obra debe realizarse dentro del módulo de proyectos.
Este método simplifica la contabilidad de nóminas porque todos los números recibidos del proveedor de nóminas se pueden insertar en el ERP en la nube Acumatica sin necesidad de hacer una copia de seguridad de los datos de las tarjetas horarias.
Las opciones de contabilización de tarjetas horarias de Acumatica se adaptan a todas las empresas
El software ERP en la nube y la plataforma ERP de Acumatica admiten diferentes procesos de contabilidad para la elaboración de informes de tiempo y la facturación de proyectos. Con un enfoque simplificado, puede contabilizar los datos de las tarjetas de tiempo en el módulo de proyectos para la facturación y el seguimiento del presupuesto del proyecto. Los clientes que requieren informes financieros más complejos pueden recuperar detalles adicionales de su sistema de nóminas o activar la contabilización de tarjetas de tiempo en el libro mayor dentro de Acumatica.
La contabilización de los datos de las fichas horarias en el libro mayor introduce la posibilidad de que se contabilicen dos veces los gastos de mano de obra. Esto puede gestionarse contabilizando asientos manuales o estableciendo asignaciones automatizadas en el libro mayor.
Los datos de las fichas horarias también se pueden rellenar a partir de la información generada por los módulos de servicios de campo y fabricación. Los datos recibidos de estos módulos siguen el mismo proceso de contabilización y liberación, por lo que los datos de toda la empresa se racionalizan a través de un único proceso.
Si desea obtener más información sobre Acumatica cloud ERP, nuestra plataforma ERP o sobre las opciones de contabilización de tarjetas de tiempo, póngase en contacto con nuestro equipo. Para obtener más tutoriales como el de hoy, consulte nuestra serie Martes técnico. Los dos más recientes se centran en la autenticación multifactor mediante inicio de sesión único y en el uso de eventos empresariales para automatizar procesos, pero hay muchos más con información detallada sobre cómo sacar el máximo partido a la solución integral de Acumatica.
Más información en la serie Martes técnicos
APÉNDICE 1: Ejemplo de modificación del cálculo de la nómina a pasivo de tarjetas de control horario
En el siguiente ejemplo, modificamos la información del cálculo de la nómina para revertir los pasivos creados a partir de los datos de las tarjetas de registro de horas.
Este ejemplo asume que la nómina incluye salarios, horas incluidas en las tarjetas de tiempo de Acumatica y horas que no están incluidas en las tarjetas de tiempo de Acumatica. Este ejemplo son datos de SalesDemo de enero de 2018:
Entrada 1: Datos de la nómina
Entrada 2: Informe que contiene el pasivo de las tarjetas de control horario (salarios a pagar)
En este ejemplo apliqué un filtro para seleccionar sólo las transacciones de mano de obra porque todos los artículos de inventario y no de inventario tenían la misma cuenta de acumulación de gastos (20100).
Proceso
El objetivo es eliminar los salarios pendientes de pago y reducir los salarios doblemente contabilizados.
Paso 1: Recuperar datos (véase más arriba).
Paso 2: Localice la entrada de lote GL para la nómina y seleccione Acción > Reclasificar
Paso 3: Divida la línea que contiene el gasto Salario - utilice el importe de facturación de arriba para cargar la cuenta de pasivo como se muestra a continuación.
En SalesDemo, el resultado es el siguiente:
- Se reducen los salarios (que antes se contabilizaban dos veces)
- Se eliminan los Salarios a Pagar (denominados Devengo de Compras de Inventario antes de julio 2018 y 12400 antes de dic 2018)
- COGS Salarios permanece intacto. Los COGS se crearon a partir de las entradas de las tarjetas de registro de horas.
Resultado
El nuevo informe de Pérdidas y Ganancias refleja con precisión los sueldos y salarios en dos ubicaciones diferentes: una ubicación COGS que contiene los datos de las tarjetas de control horario y un área Salarios que refleja los gastos generales o de explotación.
APÉNDICE 2: Asignación GL para automatizar la eliminación de obligaciones y gastos salariales
El proceso manual del apéndice anterior puede automatizarse creando una asignación GL. La asignación recupera todas las entradas de salarios a pagar y las asigna a los gastos de nómina.
Una vez efectuados los asientos contables de la nómina, la ejecución de esta asignación elimina el exceso de salarios y suprime el pasivo de salarios a pagar.
