Artículos

Planificación de recursos empresariales 101: definición, ventajas y componentes clave

Comprender las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y su papel en la empresa moderna es esencial para las organizaciones que buscan eficacia y crecimiento.

¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?

La planificación de recursos empresariales (ERP) es el proceso mediante el cual las empresas gestionan, racionalizan y controlan todos los aspectos de sus operaciones: previsiones y análisis, producción y nóminas, relaciones con clientes y proveedores, etc.

Una solución ERP es un software de gestión empresarial fundamental que ayuda a las empresas a llevar a cabo una planificación de recursos empresariales sencilla, precisa y sin complicaciones. Combinan, almacenan, analizan y protegen todas las funciones y datos empresariales importantes en un sistema unificado.

Las soluciones ERP son importantes porque garantizan una comunicación clara entre todos los miembros del equipo y un flujo de datos fluido entre departamentos. A medida que las empresas crecen, necesitan una plataforma única. Esta plataforma debe dar soporte a operaciones, finanzas, recursos humanos y otras funciones.

Comprender el ERP, las soluciones ERP y sus funciones en la empresa moderna es esencial para las organizaciones que buscan eficiencia y crecimiento.

Breve historia de la planificación de recursos empresariales

Inicios

La planificación de recursos empresariales, en su forma más simple en papel, se remonta a los inicios de la empresa organizada. Esto incluye las primeras sociedades anónimas del siglo X y continúa a través de la Revolución Industrial y más allá. Los empresarios siempre han trabajado para gestionar metódicamente sus organizaciones.

Pero la historia del software ERP comienza en la industria manufacturera de los años sesenta y setenta. Los fabricantes que hacían un seguimiento manual del inventario mediante hojas de cálculo inexactas y propensas a errores estaban adoptando los ordenadores y la gestión automatizada del inventario. Esto llevó a IBM a colaborar con J.I. Case, fabricante de tractores y maquinaria de construcción, para crear el primer sistema de planificación de necesidades de material (MRP) del mundo.

Crecimiento

Las grandes empresas adoptaron rápidamente esta innovación. Vieron cómo podía ayudarles a comprender las grandes cantidades de datos necesarios. Estos datos son importantes para comprar materias primas, planificar la producción, programar las operaciones y gestionar el inventario.

En la década de 1980, MRP II era la versión más reciente utilizada por las empresas que podían permitírselo. Este sistema añadía funciones de finanzas, recursos humanos y marketing.

A principios de los 90, MRP II amplió sus capacidades. Ahora incluía procesos empresariales integrados. Estos procesos abarcaban la gestión de la cadena de suministro, la gestión de las relaciones con los clientes y la gestión de los recursos humanos.

También incluía finanzas, contabilidad y ventas. Todas estas funciones se combinaron en un sistema completo. Gartner la denominó tecnología de "planificación de recursos empresariales", reconociendo así su enorme valor para toda la empresa.

La democratización del software ERP

A principios de la década de 2000, la creciente disponibilidad y potencial de Internet propició la aparición de la computación en nube. En palabras de Amazon Web Services, "la computación en nube es la entrega bajo demanda de recursos informáticos a través de Internet con precios de pago por uso". Este desarrollo puso el software ERP al alcance de las pequeñas y medianas empresas. Antes, estas empresas no podían permitirse una tecnología tan cara y con tanto hardware.

¿Para qué sirve el software de planificación de recursos empresariales?

El objetivo del software de planificación de recursos empresariales es optimizar la eficiencia operativa de las empresas. Una solución ERP es una base de datos central que conecta diferentes sistemas. Proporciona acceso basado en permisos a los datos en un único lugar. Esto mejora los flujos de trabajo y aumenta la transparencia en toda la organización.

Cuando las empresas deciden utilizar una solución ERP moderna, obtienen una herramienta completa. Esta herramienta les ayuda a gestionar bien sus recursos. También les permite tomar decisiones basadas en datos. De este modo, pueden seguir siendo competitivas en el mundo digital actual.

Principales ventajas de la planificación de recursos empresariales

Mayor productividad y eficiencia
Productividad significa convertir recursos en productos o servicios. Eficiencia significa obtener el máximo rendimiento con el mínimo insumo. El uso de aplicaciones ERP puede aumentar la productividad y la eficiencia. Estas herramientas conectan diferentes sistemas y ayudan a los usuarios a comunicarse y trabajar juntos en tiempo real. También automatizan los procesos empresariales.
Mejores informes financieros y operativos
Una productividad y eficiencia estelares impulsan el éxito, pero las empresas no pueden dormirse en los laureles. El software de planificación de recursos empresariales crea informes precisos utilizando datos en tiempo real de todos los departamentos. Esto permite a los usuarios acceder fácilmente a la información que necesitan. Pueden supervisar los presupuestos, realizar un seguimiento de los cambios, seguir las normas financieras, detectar tendencias y detectar posibles problemas.
Mejora de la precisión de los datos y la toma de decisiones
Con un sistema de planificación de recursos empresariales, los datos de una empresa fluyen a la perfección desde toda la organización al repositorio del sistema. Estos datos sincronizados y actualizados guían la toma de decisiones, impulsando significativamente el rendimiento general y el resultado final.
Gestión racionalizada de la cadena de suministro y del inventario
El software ERP incorpora funciones de gestión de la cadena de suministro y del inventario. Estas herramientas ayudan a los usuarios a gestionar su inventario de forma eficaz. También facilitan el cumplimiento de los pedidos y la evaluación de los riesgos.

Los usuarios también pueden negociar mejor con los proveedores. Esto es importante, sobre todo en una cadena de suministro global caótica e incierta.

"Acumatica era atractivo porque me permitía integrarme fácilmente con las soluciones personalizadas que me daban una ventaja estratégica y se ocupaba del procesamiento de transacciones estándar del ERP de una forma que podía soportar mis operaciones globales."

Vladimir Serafimov, Director General y Presidente

Aimtec

Diferentes formas de implantar sistemas de planificación de recursos empresariales

Los sistemas ERP pueden implantarse de muchas maneras, por lo que cada empresa debe elegir la opción que mejor le convenga. He aquí una breve comparación de las principales opciones de implantación:

Basado en la nube: Se accede al software ERP basado en la nube a través de Internet (software como servicio o SaaS). Mediante un dispositivo habilitado para Internet, cada usuario puede acceder al software seguro 24 horas al día, 7 días a la semana, desde cualquier lugar. El hardware del sistema es gestionado, mantenido y protegido por el proveedor del ERP en un centro de datos externo. Esta suele ser la opción de implantación más popular.

Nube privada: Una nube privada está dedicada a los datos de una empresa. La aloja un socio, como Amazon Web Services (AWS).

Las organizaciones que utilizan ERP en la nube privada suelen pertenecer a sectores regulados. Esto incluye empresas farmacéuticas y médicas. También abarca las empresas alimentarias y cosméticas reguladas por la FDA.

Incremental o rápida: Algunas empresas optan por implantar sus sistemas ERP poco a poco: departamento a departamento, sucursal a sucursal. Con una implantación incremental, tienen la flexibilidad de adaptar el sistema a sus procesos empresariales de forma lenta y metódica. Otras empresas quieren que sus proveedores de ERP realicen la implantación muy rápidamente, en 90 días o menos.

Componentes de la planificación de recursos empresariales

Los diseñadores crean las partes de los sistemas de planificación de recursos empresariales para que funcionen bien juntas. Esto ayuda a las empresas a satisfacer eficazmente sus necesidades de front y back office. Normalmente, los sistemas ERP ofrecen las siguientes aplicaciones:

Gestión financiera: Estos módulos ofrecen funciones financieras y contables. Incluyen software de libro mayor, gestión de tesorería y gestión fiscal. También cubren la gestión del tiempo, los datos bancarios, la gestión de nóminas y mucho más. Esto ayuda a las empresas a simplificar sus flujos de trabajo financieros. Reduce la carga de trabajo y ofrece una visión clara de su situación financiera.
Gestión de la cadena de suministro: Los módulos de gestión de la cadena de suministro ayudan a los usuarios a gestionar sus complejos procesos de aprovisionamiento, fabricación, almacenamiento, transporte, distribución y atención al cliente. La transformación de materias primas en productos acabados y su entrega a los clientes es ahora eficiente, flexible y asequible. Este proceso ofrece mayor visibilidad, menores costes operativos y mayor previsibilidad.
Gestión de las relaciones con los clientes: Los módulos CRM ayudan a mejorar la experiencia del cliente. Permiten a los usuarios responder rápidamente a los clientes y hacer un seguimiento del rendimiento y el gasto. Los usuarios también pueden ofrecer un Portal del Cliente de autoservicio. Además, estos módulos capturan todos los datos del cliente, incluyendo marketing, ventas, facturación y finanzas, en un sistema integrado.
Gestión de inventarios: Los módulos de gestión de inventario permiten a las empresas controlar su inventario, tanto si está almacenado en una única ubicación como si está disperso geográficamente. Estos módulos simplifican las necesidades de inventario con potentes funciones de gestión de artículos, trazabilidad y reposición.
Fabricación y planificación de la producción: Estos módulos proporcionan herramientas potentes para la producción, la estimación, la ingeniería, la planificación de materiales, la programación y la configuración de productos. Facilitan la gestión de procesos complejos con múltiples pasos.

La gestión de recursos humanos y la inteligencia empresarial son partes importantes de las soluciones ERP modernas. Algunos sistemas, como Acumatica, ofrecen aplicaciones adicionales para sectores específicos. Entre ellos se incluyen la construcción, la distribución, la fabricación, el comercio minorista y los servicios profesionales.

Importancia y tendencias futuras de la planificación de recursos empresariales

Empresas de todo el mundo están invirtiendo fuertemente en sistemas de planificación de recursos empresariales, y esta tendencia no parece que vaya a frenarse pronto. Según Fortune Business Insights™, se prevé que el mercado mundial de software de planificación de recursos empresariales crezca desde los 81.150 millones de dólares de 2024 hasta los 238.790 millones de dólares en 2032.

Otras tendencias de la planificación de recursos empresariales incluyen la adopción de innovaciones como la IA, el aprendizaje automático y el Internet de las cosas (IoT). Juntas, estas innovaciones y el acceso sin precedentes a los datos organizativos que ofrecen las soluciones ERP están proporcionando a las empresas conocimientos estratégicos que mejoran el negocio, un inmenso ahorro de tiempo y costes, una mayor comunicación, una colaboración mejorada, una eficiencia fuera de serie y una productividad sobredimensionada.

¿Cuál es el resultado? Empresas transformadas que abren la puerta a un futuro próspero.

"Acumatica nos dio un corazón a nuestro negocio. Ahora, si necesitamos hacer algo, aprendemos cómo puede hacerlo el sistema y lo hacemos, lo que ha cambiado nuestra cultura." Schneur Perl, director de proyectos técnicos y director de desarrollo empresarial, Sunshine Lighting