En la economía digital actual, el éxito exige que empresas de todos los tamaños y sectores adopten tecnologías sofisticadas. Los fabricantes confían en la planificación de necesidades de material (MRP) para saber cuándo comprar, transferir o fabricar artículos para satisfacer la demanda. Del mismo modo, los distribuidores y los comerciantes minoristas aprovechan la Planificación de Requisitos de Distribución (DRP) para planificar en el tiempo el inventario de los artículos comprados y las transferencias de almacén.

Estas herramientas esenciales de planificación del inventario y la cadena de suministro forman parte de una plataforma empresarial más amplia de planificación de recursos empresariales (ERP).

Las empresas no pueden utilizar MRP o DRP independientemente del sistema ERP más amplio porque dependen de los datos de otras aplicaciones ERP conectadas: inventario, listas de materiales, pedidos de compra, pedidos de venta, etc.

Echemos un vistazo más de cerca a la historia y la evolución de las aplicaciones de planificación de materiales para comprender mejor los módulos MRP actuales y cómo funcionan con otros módulos ERP.

Breve historia de MRP, MRP II y ERP

Comprender la historia de la tecnología de planificación de materiales es importante para entender el MRP y cómo su inicio fue el catalizador de las soluciones ERP actuales.

En los años sesenta y setenta, IBM, en colaboración con el fabricante de tractores y maquinaria de construcción J.I. Case, introdujo el software MRP para ayudar a los fabricantes en sus procesos de inventario y producción. Estaba diseñado para calcular e identificar los materiales necesarios y sus cantidades estimadas. También ayudaba a programar, entregar y almacenar los materiales al tiempo que apoyaba la planificación de la producción. El MRP se centraba, a todos los efectos, en la fabricación. Estos primeros sistemas MRP necesitaban información sobre las existencias, datos sobre la previsión de la demanda, definiciones de la estructura de la lista de materiales y otros detalles para recomendar las fechas y cantidades de pedido sugeridas. Sin embargo, estos datos estaban aislados en la aplicación MRP y a menudo debían introducirse manualmente para realizar los cálculos.

En la década de 1980, el MRP evolucionó hacia la Planificación de Recursos de Fabricación (o MRP II). Esta versión de MRP amplió el alcance original del software para abarcar las necesidades de equipos y mano de obra, los índices de producción, la programación, la previsión, la presupuestación, la elaboración de informes, las finanzas y las funciones de marketing. También se conectaba directamente con los sistemas de gestión de inventarios y de producción para obtener los datos necesarios para los cálculos de MRP.

En la década de 1990, los desarrolladores de aplicaciones empresariales mejoraron el MRP II y crearon una solución capaz de gestionar no sólo las necesidades de fabricación e inventario, sino también requisitos más amplios, como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y los recursos humanos. Además, la tecnología subyacente evolucionó a partir de los mainframes, los miniordenadores y las primeras tecnologías de sistemas operativos de disco (DOS). Estos nuevos sistemas se desarrollaron en lenguajes de cuarta generación (4GL) con mayor conectividad a sistemas externos y bases de datos mejoradas para un procesamiento más rápido.

Como solución de gestión para toda la empresa, MRP II evolucionó hasta convertirse en "Planificación de Recursos Empresariales (ERP)", un término acuñado por la empresa de análisis del sector Gartner a principios de la década de 1990. Aunque la tecnología ha cambiado drásticamente con la computación en nube, el concepto básico de ERP se mantiene relativamente inalterado. Las soluciones ERP siguen siendo la plataforma empresarial estándar de facto que los fabricantes -y las empresas de todos los sectores- utilizan para gestionar, racionalizar y controlar sus operaciones.

¿Qué es la planificación de necesidades de material (MRP)?

Los sistemas MRP evalúan la oferta y la demanda para hacer recomendaciones sobre compras de artículos, traslados de almacén y órdenes de fabricación.

La oferta incluye el inventario disponible, los pedidos de compra pendientes, las transferencias de entrada previstas desde otros almacenes y los pedidos de producción. La demanda incluye las necesidades de material para las órdenes de producción abiertas, las transferencias de almacén salientes, los pedidos de venta y las previsiones de demanda.

Funciones básicas de los sistemas MRP

La mayoría de los sistemas MRP ofrecen las siguientes funciones básicas:

• Gestión de existencias: Seguimiento de las existencias en cada almacén, incluidos los niveles mínimos o máximos de existencias, las existencias de seguridad y el movimiento de existencias mediante transferencias de almacén entre ubicaciones.
• Programación de la producción: Las aplicaciones de programación de capacidad finita repercuten en los planes de materiales. Las empresas que aplican estrategias just-in-time alinean los pedidos de compra, las transferencias de almacén y las órdenes de producción con las fechas de operación programadas para las órdenes de producción.
• Pedidos de compra: Los planificadores de inventario o los compradores pueden crear pedidos de compra manualmente. Los sistemas MRP automatizan los planes de pedidos de compra sugiriendo pedidos basados en la oferta y la demanda existentes dentro del periodo de planificación.
• Pedidos de venta: Los pedidos de venta de los clientes representan la demanda dura. Los pedidos se realizan a partir del inventario existente en entornos de fabricación contra stock o a partir de órdenes de producción en entornos de fabricación contra pedido. En ambos casos, MRP determina cuándo pedir las materias primas y cuándo programar los componentes intermedios y las órdenes de producción de productos acabados para cumplir las fechas prometidas de los pedidos de ventas. MRP también evalúa el suministro existente para determinar las cantidades correctas de artículos que hay que comprar, transferir o fabricar.

Características principales de los sistemas MRP

En la mayoría de los sistemas MRP, hay tres características clave:

• Cubos de planificación: La oferta y la demanda se evalúan normalmente en buckets de planificación definidos por el usuario. MRP creará pedidos recomendados dentro del periodo (semanal, mensual, etc.) para satisfacer la demanda de ese periodo.
• Mensajes de excepción: Los sistemas MRP generan mensajes de excepción (a veces llamados mensajes de acción) para ayudar a los planificadores cuando hay situaciones que requieren su atención. Por ejemplo, los mensajes de excepción se generan si la demanda cae dentro de los plazos de entrega del proveedor o de producción, donde los pedidos deben ser acelerados o las fechas ajustadas. Además, MRP sugerirá mover futuros pedidos para cubrir la demanda que pueda haber cambiado. También puede sugerir la cancelación de pedidos si ya no hay demanda del artículo en el periodo dado.
• Previsión de la demanda: Las previsiones de la demanda se utilizan habitualmente para impulsar los planes de materiales en escenarios discretos de fabricación hasta el almacenamiento. Las previsiones pueden ser creadas automáticamente por el sistema utilizando datos históricos para predecir la demanda futura. Alternativamente, las previsiones de demanda pueden crearse manualmente o importarse de clientes estratégicos. Por ejemplo, es habitual que los clientes del sector de la automoción proporcionen previsiones de la demanda a los proveedores posteriores para ayudarles a gestionar los planes de materiales para las piezas que suministran.

Los fabricantes de todos los segmentos industriales confían en MRP para la planificación de inventarios. Sin embargo, el MRP puede variar ligeramente según el sector. Por ejemplo, como se mencionó anteriormente, las cadenas de suministro de la industria automotriz a menudo dependen de los pronósticos de demanda suministrados por el cliente para impulsar los planes de materiales. Los fabricantes de alimentos, bebidas y productos químicos tienen requisitos MRP especializados para la producción por lotes y los procesos de fabricación repetitivos basados en fórmulas y recetas. Por lo tanto, es vital comprender los requisitos exclusivos de su empresa y de su sector a la hora de seleccionar un sistema MRP.

¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?

Una solución ERP conecta todos los datos de todos los departamentos y funciones de una organización, incluidas las finanzas, los recursos humanos, las ventas, la gestión de las relaciones con los clientes y todo lo demás.

Esta información se combina, almacena, analiza y protege en un único sistema, lo que garantiza una comunicación clara, un flujo de datos fluido, una colaboración sencilla y una toma de decisiones precisa.

Módulos básicos de los sistemas ERP

Los sistemas ERP modernos basados en la nube son soluciones integrales de gestión empresarial. Por lo tanto, si bien se puede añadir cualquier número de módulos (incluyendo MRP), los módulos básicos que cubren las necesidades comunes a todas las organizaciones, independientemente de la industria, son:

• Gestión financiera: Ayuda a las empresas a gestionar activos, ingresos y gastos y a tomar decisiones financieras acertadas con procesos configurables, información centralizada y aplicaciones de contabilidad inteligentes.
• Gestión de inventarios: Este módulo simplifica y centraliza la gestión de artículos, la trazabilidad de la calidad, la reposición automatizada, la gestión de ubicaciones, etc.
• Gestión de las relaciones con los clientes: Ayuda a agilizar y personalizar el recorrido del cliente capturando y almacenando sus datos, lo que permite a los empleados responder rápidamente a sus preguntas e inquietudes.
• Gestión de la cadena de suministro: Este grupo de módulos gestiona todos los aspectos de la cadena de suministro dentro de la solución ERP, incluidos el aprovisionamiento, la fabricación, el almacenamiento, el transporte, la distribución y el servicio al cliente. Abarca listas de materiales y rutas, gestión de la producción, planificación de las necesidades de materiales, gestión de almacenes, transporte y logística, gestión de envíos, etc.

Ventajas de la implantación de ERP

La implantación de un ERP permite a todas las empresas -de cualquier tamaño y sector- unificar sus sistemas de datos, lo que les permite tomar decisiones acertadas y escalar rápidamente. Según la Cámara de Comercio de Estados Unidos, en referencia a una encuesta de Panorama Consulting Group, los principales beneficios de los sistemas ERP fueron percibidos por los encuestados en su mejora de los niveles de inventario, las capacidades de cumplimiento, las interacciones con los proveedores, la productividad y la eficiencia, la estandarización, la recopilación de datos en tiempo real, los costes de mantenimiento de las tecnologías de la información, la capacidad de eliminar silos, los costes operativos y laborales, los modelos operativos y la experiencia del cliente.

MRP como módulo de un sistema ERP moderno

En el caso de los fabricantes, cuando la planificación de necesidades se implanta como un módulo de un sistema ERP global, la solución ofrece un doble golpe a las complejidades de la producción: proporciona un flujo de datos sin fisuras entre departamentos, mejora la previsión, fomenta la toma de decisiones ágil y mejora la planificación y el control de recursos/producción.

Según Francis Nwabudike, cliente de Acumatica y presidente y director general de SpaceManager Closets, la implantación del software de fabricación de Acumatica y su módulo MRP integrado ha ayudado a resolver el 95% de los problemas de inventario de la empresa, a reducir drásticamente los errores de producción y a mejorar de forma impresionante la comunicación con los clientes.

"No hay nada que hagamos que no incluya Acumatica", afirma Nwabudike. "Acumatica es literalmente el alma de nuestro negocio. Ahora disponemos de un montón de datos para tomar decisiones más inteligentes."