Las pequeñas y medianas empresas (PYME) crean empleo, impulsan la innovación y sostienen la economía. Según la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (SBA), sólo en Estados Unidos operan más de 33 millones de PYME. Y de esos 33 millones, se calcula que 29 millones, en algún momento de su evolución, han recurrido a QuickBooks como su tecnología y software de contabilidad de partida.

Tiene sentido. QuickBooks ofrece herramientas adecuadas para gestionar la contabilidad básica y las principales necesidades financieras de una empresa.

Pero para las pymes que persiguen incesantemente el crecimiento, QuickBooks no es suficiente.

En un blog reciente, describimos cómo muchos usuarios de QuickBooks sufren de los puntos débiles comunes de QuickBooks que surgen de las capacidades limitadas del software (por ejemplo, la incapacidad de adaptarse fácil y económicamente a una fuerza laboral en crecimiento), los costos preocupantes e impredecibles a largo plazo, la falta de complejidad, los datos en silos y la ineficiencia operativa. Éstos y otros problemas preocupantes son los motivos por los que los usuarios de QuickBooks han optado por someterse a una transición de QuickBooks, abandonando la solución de contabilidad, antes fiable pero básica, y buscando una solución moderna y completa, como Acumatica.

Y muchas de las empresas que han pasado de QuickBooks a Acumatica han llevado a sus organizaciones a nuevas cotas.

Recientemente organizamos un seminario web para analizar lo que experimentan los usuarios de QuickBooks cuando empiezan a crecer y cómo los que se han graduado de QuickBooks prosperan con una solución de gestión empresarial más completa.

En el seminario web se compartió información excelente sobre la solución de gestión empresarial intuitiva, adaptable y basada en la nube de Acumatica, que ofrece funciones avanzadas de contabilidad y específicas del sector. Se destacaron las sólidas funciones de contabilidad de nuestra solución integral, las integraciones perfectas con las mejores aplicaciones, la facilidad de uso superior y cómo potencia el crecimiento con una escalabilidad sin precedentes, capacidades de personalización de bajo código/sin código y movilidad sobre la marcha.

Pero el aspecto más convincente del seminario web son las experiencias de los clientes. Aquí escuchamos de primera mano los ejemplos reales de graduados de QuickBooks que han encontrado el éxito con Acumatica.

Graduado de QuickBooks en el mundo real: Phoenix Renovación y Restauración

Desde 1999, Phoenix Renovation and Restoration ha ofrecido su experiencia como contratista, además de esperanza, a sus clientes de Kansas y el centro oeste de Missouri. Phoenix Renovation realiza más de 1.000 proyectos al año y emplea a un equipo a tiempo completo de 50 personas y a cientos de subcontratistas.

El director ejecutivo Brad Heise dice que él y su equipo son "90% terapeutas, 10% contratistas". Ayudan compasivamente a las personas a recuperarse de daños materiales devastadores ofreciéndoles reparaciones estructurales, mitigación del agua, eliminación del moho, reducción del humo y limpieza.

Eric Hugunin, Director de Operaciones, nos contó un poco sobre la empresa. "Nos basábamos mucho en el papel y teníamos limitaciones de usuarios en QuickBooks porque sólo teníamos 7 u 8 licencias. Por eso, los gestores de proyectos y el personal sobre el terreno eran muy reactivos en lugar de proactivos. Esto dificultaba que el equipo estuviera siempre de acuerdo. Había muchos procesos empresariales y de gestión de proyectos independientes y aislados de los que no éramos conscientes desde un punto de vista administrativo, lo que causaba confusión".

Al tratarse de una operación compleja y de gran volumen, la empresa tenía dificultades para gestionar sus operaciones financieras con QuickBooks y hojas de cálculo.

"Con QuickBooks, teníamos cinco juegos diferentes de libros que teníamos que llevar", dice Hugunin en el seminario web. "Con QuickBooks sólo puedes tener dos empresas abiertas a la vez. Muchas transacciones entre empresas o transacciones entre los centros de beneficio y hojas de cálculo tipo de nos mantuvo juntos [para que nos] saber lo que estábamos haciendo."

Otras frustraciones de Phoenix Renovation and Restoration provocadas por QuickBooks fueron las siguientes:

• A más de 45 días para cerrar un mes debido al retraso en la información.
• Un sistema CRM desconectado.
• Gran dependencia de Excel.

"Estaba literalmente a punto de implosionar", dice Hugunin.

Preparado para sustituir a QuickBooks, el equipo de Phoenix Restoration sabía exactamente lo que quería: una plataforma digital, basada en la nube y sin papel. Con la ayuda de un consultor tecnológico, revisaron varias opciones de planificación de recursos empresariales (ERP), como Open Systems Traverse, Sage Intacct, Microsoft Dynamics y Epicor, pero fue Acumatica la que llamó su atención.

"La mayoría cobraban por usuario, eran plataformas antiguas y no tenían una API abierta. Acumatica seguía encabezando la lista y, al final, fue la dirección que decidimos tomar", afirma Hugunin.

Ventajas de Acumatica Construction Edition de Phoenix Renovation

Para Phoenix Renovation, las ventajas de implementar el software de gestión de la construcción flexible y personalizable de Acumatica son impresionantes. En el seminario web, Aasha Cunningham, directora de contabilidad y administración, revela que hay muchas cosas de Acumatica que prefiere a QuickBooks.

El precio por usuario ilimitado de Acumatica, que permite a las empresas pagar sólo por la funcionalidad que necesitan, fue uno de los principales ganadores en los libros de Cunningham. Las aprobaciones electrónicas con inicio de sesión desde cualquier lugar y en cualquier momento también son un gran éxito, ya que permiten a los empleados -en la oficina y sobre el terreno- aprobar facturas, recibos y pagos fácilmente y sobre la marcha, al tiempo que les permiten capturar recibos de gastos con sus teléfonos.

"Todas las cosas que acabo de mencionar son nativas dentro de Acumatica", dice Cunningham. "No tienes que usar un producto diferente, así que esa es otra gran cosa que me gusta".

La solución conectada de Acumatica ha permitido al equipo de Phoenix Renovation agilizar sus flujos de trabajo. Ahora disfrutan de vistas de tareas en tiempo real y de informes/facturación de AIA, y utilizan funciones de gestión del cumplimiento, informes de campo diarios y gestión de gastos.

"Todo el mundo utiliza Acumatica en cierta medida", afirma Hugunin. "Todo el mundo en la empresa tiene acceso a ella con diferentes reglas y funcionalidades, de modo que ahí mismo, es visible, es transparente, y no tenemos que extraer información de los empleados. La información está ahí".

Entre las potentes ventajas adicionales se incluyen:

• Visibilidad total (y en tiempo real) de los datos y mejor rendición de cuentas.
• Proceso de aprobación automatizado.
• Informes que ahorran tiempo y sólidos cuadros de mando.
• CRM integrado para acceder en cualquier momento y lugar a la información de los clientes.
• Mejora del cumplimiento de los proveedores y de la experiencia del cliente.

Y como Acumatica es una plataforma escalable que les permite añadir sucursales y empleados con facilidad, Hugunin dice que están considerando ampliar su área de servicio a los estados sureños cercanos.

"Con Acumatica Construction, tenemos acceso a datos actuales que nos ayudan a comprender de dónde viene nuestro negocio, lo rentable que es y en qué punto se encuentra en cada momento", afirma Hugunin.

Y añade: "Nunca tuvimos la facilidad de visibilidad de QuickBooks".

Otros graduados de QuickBooks de Acumatica

Phoenix Renovation no es el único graduado de QuickBooks dentro de la comunidad de Acumatica.

DiamondBack Truck Covers, ToughBuilt Industries, Inc., Fidelux Lighting y Q-PAC Systems, Inc. son empresas que han simplificado sus operaciones, mejorado su eficiencia, mejorado la gestión de inventario y mucho más después de someterse a una transición de QuickBooks a Acumatica.

¿Ha llegado el momento de graduarse en QuickBooks?

Estas emocionantes historias destacan los muchos beneficios de convertirse en un graduado de QuickBooks. Si no está seguro de si ha llegado el momento de hacer la transición a QuickBooks, vea si está experimentando estas 5 señales claras. Y si lo está, aquí tiene 5 grandes razones por las que Acumatica puede ser la opción adecuada para su empresa. Si necesita más convencimiento, ¡vea el seminario web!

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