¿Qué es el software ERP en la nube?

¿Qué es un ERP y cómo funciona?

Hoy en día, las empresas quieren trabajar mejor y mantenerse al día con las necesidades y la tecnología cambiantes. Entonces, ¿qué es el software ERP? se ha convertido en una pregunta muy popular. Para responderla, debemos empezar explicando qué significa ERP: Planificación de Recursos Empresariales.

Como su nombre indica, la Planificación de Recursos Empresariales abarca el modo en que las organizaciones (independientemente de su tamaño) gestionan sus recursos. El término "recursos" puede incluir materiales, equipos, empleados y capital, entre otras cosas.

Un sistema ERP ayuda a las organizaciones a gestionar sus recursos. Conecta distintos departamentos, como finanzas, contabilidad, ventas y atención al cliente. Todo ello a través de una aplicación principal.

La información de toda la empresa se comparte y sincroniza en el sistema. De este modo, está disponible para todos los empleados. Todos pueden estar en la misma página al mismo tiempo.

¿Qué es un ERP basado en la nube?

Los sistemas ERP basados en la nube permiten a las empresas acceder a todas las ventajas mencionadas a través de Internet. Estos sistemas pueden clasificarse en: nube privada y software como servicio (SaaS).

En el ERP de nube privada, una empresa mantiene su hardware y software in situ. El departamento informático gestiona la configuración, la seguridad y el mantenimiento del sistema.

Los costes iniciales también pueden ser elevados, y es posible que los empleados sólo puedan acceder al sistema de forma remota a través de una aplicación y/o dispositivo de terceros.

Un sistema ERP basado en la nube está disponible como software como servicio (SaaS). Los usuarios pueden acceder a él en cualquier momento y desde cualquier lugar. Solo necesitan una conexión a internet y un dispositivo con navegador web.

Este "en cualquier momento y lugarEl acceso "en la nube" cambia las reglas del juego para las empresas con trabajadores remotos, técnicos de campo y múltiples ubicaciones. El proveedor de ERP en la nube se encarga de la seguridad, las actualizaciones y las mejoras. Esto permite a los equipos informáticos de los clientes centrarse en otros proyectos de crecimiento.
Algunas empresas, como Acumatica, pueden utilizar su software ERP de forma mixta. Esto significa que pueden combinar opciones de nube privada y SaaS.

¿Cuáles son las ventajas del ERP en la nube?

Una de las mayores ventajas de Logiciel infonuagique ERP (en concreto, Acumatica) es su personalización casi ilimitada. Las soluciones complementarias, los cuadros de mando basados en roles, las API abiertas y las funciones específicas de cada sector funcionan conjuntamente. Proporcionan a las empresas una gran visibilidad de los datos y sólidas herramientas para la toma de decisiones. Esto crea una plataforma para el éxito a largo plazo.

Para comprender mejor las ventajas de los sistemas de planificación de recursos empresariales específicos de un sector, considere el sector de la construcción. Las empresas de construcción tienen muchas partes móviles. Los equipos de oficina y de campo trabajan juntos para terminar muchos proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Sin embargo, los problemas surgen cuando carecen de información actualizada.

El software ERP específico para el sector de la construcción integra sistemas y aplicaciones, como finanzas, contabilidad de costes de obra, gestión de proyectos, inventario, CRM, nóminas, etc., para ofrecer una visión completa y en tiempo real de la empresa que conecta al instante a todos los trabajadores del equipo.

¿Cuál es el coste real del software ERP?

El coste global de un sistema ERP dependerá, por supuesto, del sistema que elija. El precio es subjetivo y tiene en cuenta muchos factores diferentes. Para justificar el gasto de una inversión en ERP, debe examinar, no sólo el coste base del propio sistema ERP, sino también el retorno de la inversión (ROI) del sistema.

Los costes más obvios del sistema y de implementación incluyen: Gastos de hardware (para soluciones ERP privadas en la Nube), Costes de licencias de software, Cuotas por usuario, Costes iniciales de implementación, conversión de datos y formación, Necesidades de personalización.

Pero al comparar costes, las empresas también deben recordar que las estructuras de precios de los ERP varían de un sistema a otro. Y deben tener en cuenta los costes ocultos. Estos pueden incluir, entre otras cosas

1. El tiempo que los empleados dedicarán a implantar el sistema, aprender a utilizarlo y desarrollar nuevos procedimientos con él.
2. Futuras personalizaciones del sistema en función de las necesidades cambiantes de la empresa.
3. Actualizaciones de software.
4. Formación y consultoría adicionales a medida que pasa el tiempo y su negocio crece y cambia.

En resumen, asegúrese de hacer los deberes sobre precios antes de elegir un sistema ERP. Para ayudarle con esta parte del proceso, Acumatica ha creado este eBook: Cómo calcular el retorno de la inversión (ROI) de un software ERP. Comprenda las áreas en las que puede lograr un retorno de la inversión para aplicaciones ERP como Acumatica y obtenga ejemplos reales de pequeñas y medianas empresas de diversos segmentos de la industria basados en sus proyectos de transformación digital.

¿Cómo elegir el ERP adecuado?

Son muchos los factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema ERP, y su examen se llevará a cabo a lo largo de unos cuantos pasos.

El primer paso es investigarEl primer paso es la investigación, que incluye sopesar el coste de las distintas soluciones ERP, como hemos mencionado anteriormente. Si has llegado a este primer paso, es probable que ya hayas decidido que una solución ERP -con su capacidad para gestionar todos los procesos empresariales y estimular la toma de decisiones basada en datos- es una mejor opción que, por ejemplo, un simple software de contabilidad, como QuickBooks.

El segundo paso es la evaluación: comparar soluciones. Todos los empleados que vayan a utilizar el sistema deben participar en este proceso. Sus opiniones, comentarios y sugerencias, basadas en sus experiencias de primera línea con su empresa, le ayudarán a tomar una decisión informada y respaldada. (Una lista de comparación de ERP es una forma eficaz de evaluar manualmente los sistemas en función de la productividad, la funcionalidad, la tecnología, el valor y el riesgo).

El tercer paso es la selección. Teniendo en cuenta las necesidades, los plazos y el presupuesto de la empresa, hay que comprobar si las soluciones que encabezan la lista cumplen realmente las expectativas. Estas son algunas preguntas que hay que hacerse al comprar software ERP:

• ¿Resuelve la solución los problemas específicos del sector?
• ¿Resuelve la solución los puntos débiles específicos del sector por función?
• ¿Dispone de las funciones de elaboración de informes y análisis que mi empresa necesitará en el futuro?
• ¿Puede la solución ERP integrarse perfectamente con aplicaciones complementarias de terceros?

Si la respuesta a estas y otras preguntas específicas de la empresa es "sí", puede que haya llegado el momento de pulsar el botón de "compra de ERP"... ¿o no?

Incluso si una solución ERP parece fantástica sobre el papel, puede que no sea la elección correcta si el proveedor de software ERP no se ajusta a sus necesidades.

¿Qué criterios deben utilizarse para seleccionar un proveedor de software ERP?

Sopesar los costes, comparar las numerosas opciones y formular las preguntas adecuadas son pasos cruciales para elegir el ERP adecuado, pero hay otra tarea vital que debe realizar antes de tomar la decisión final: evaluar al proveedor de software ERP.

La implantación de una solución ERP es un proyecto orientado al valor y lleno de beneficios que requiere tiempo, dinero y esfuerzo. El proveedor de software adecuado no sólo debe ser capaz de ayudarle a gestionar estos valiosos recursos, sino que también debe comprender los entresijos de la tecnología en sí y tener un conocimiento firme de las necesidades únicas de su empresa. Esencialmente, el proveedor debe ser un socio experto y de confianza que pueda acompañarle en cada paso del proceso.

Al evaluar sus opciones de proveedores de software ERP, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Ponen las necesidades de sus clientes en primer lugar?
• ¿Ofrecen una formación completa?
• ¿Siguen ofreciéndole toda su ayuda después de la puesta en marcha?
• ¿Ofrecen accesibilidad a todos los miembros de su equipo?
• ¿Comparten su hoja de ruta de productos con sus clientes?
• ¿Cumplen sus promesas?

Y también debe considerar si los proveedores de software ERP reconocen sus derechos como cliente. Si no está seguro de cuáles son esos derechos, la Declaración de derechos del clientede Acumatica -laprimera y única de este tipo en el mercado de ERP- puede ayudarle.

Con Acumatica, tiene derecho a:

1. Una propuesta de software y servicios con tarifas claras y sin sorpresas.
2. Acceso ilimitado de usuarios sin necesidad de adquirir licencias de uso.
3. Adapte y personalice totalmente la solución para satisfacer sus necesidades empresariales en constante evolución.
4. Precios transparentes y justos y acuerdos sin compromisos a largo plazo.
5. Implantar la solución en una nube pública o privada.
6. Una plataforma abierta con API sólidas para integrar rápidamente sus otros sistemas.
7. Un modelo de seguridad completo que cubre el acceso a sus aplicaciones, datos, informes y dispositivos.
8. Sea propietario de sus datos y acceda a ellos, ahora y siempre, en formatos de datos completos y utilizables.
9. Aprovechar todos los conocimientos y recursos desarrollados en una amplia comunidad de empleados, socios y clientes.
10. Formación profesional en línea gratuita y completa.

Si el proveedor de software ERP que está considerando no defiende estos derechos u otros similares, es posible que desee reconsiderar su decisión.

"Acumatica es una especie de hilo dorado que recorre nuestro negocio y que también nos apoya culturalmente. El soporte posterior a la implementación que hemos recibido tanto de nuestros socios en el Reino Unido, Tascoli, como de Acumatica directamente, ha sido insuperable. Te hacen sentir como si fueras su cliente número uno y no se cansan de ayudarte. Así que estamos muy impresionados". - Chris Drake, director de operaciones, Smartnumbers