Retos operativos de las pequeñas empresas: Cómo el software adecuado impulsa el crecimiento

Dirigir una pequeña empresa significa hacer malabarismos con las finanzas, los clientes, los proyectos y las personas, a menudo en tiempo real y con personal limitado. Como propietario, director de operaciones, responsable de TI o responsable financiero, a menudo es usted el encargado de garantizar que las numerosas piezas móviles de su empresa funcionen de forma cohesionada, al tiempo que aborda los retos operativos a los que se enfrentan las pequeñas empresas en la economía digital actual.

Exploremos estos desafíos operativos comunes y descubramos cómo la implementación de un software integral de gestión de pequeñas empresas, como Acumatica, lo equipa con las herramientas, los recursos y la información que necesita para superarlos.

Los costes ocultos de la ineficacia operativa

Ser ineficiente es uno de los "no hacer" de los negocios. La ineficacia está causada por una mala gestión del tiempo y los recursos y, como líder empresarial, su trabajo consiste en defender la eficacia y recortar los excesos operativos, incluida la eliminación de los puntos problemáticos comunes que hacen fracasar sus iniciativas. Un "no hacer" igualmente caro, y a menudo incluso más, es no hacer nada para mitigar estas ineficiencias operativas, aliviar los puntos de dolor o poner su negocio al día con los requisitos del mercado actual, muy digital y muy rápido.

"Hay multitud de ejemplos de pequeñas o medianas empresas", afirma el vicepresidente senior de ventas a socios de Acumatica, Sean Chatterjee, "que han flaqueado o no han alcanzado su potencial de crecimiento porque no han tomado una decisión y no han actuado. Han optado por quedarse al margen mientras sus competidores transforman sus operaciones con audacia y decisión."

Pero, por supuesto, es difícil transformar su empresa con audacia y decisión si no está seguro de qué opciones resolverán sus retos específicos. Es fácil quedarse atascado entre saber que necesita hacer cambios y no saber cómo, con el consiguiente coste de la ineficacia operativa y de no hacer nada al mismo tiempo.

Es una situación frustrante, pero también tiene solución. He aquí algunos retos operativos específicos de las pequeñas empresas y sus correspondientes soluciones.

9 retos operativos de las pequeñas empresas

1. Silos de datos y fallos de comunicación

Problema: Los silos de datos se producen cuando la información se almacena en varios sistemas que están totalmente desconectados o que no pueden comunicarse fácilmente entre sí. Esto significa que los miembros del equipo de un departamento no están al tanto de lo que ocurre en otros departamentos, lo que rompe la comunicación, impide la colaboración y perjudica a su empresa. El problema se agrava a medida que la empresa crece. A menudo, las pequeñas empresas que llegan al punto de expandirse a diferentes sucursales o adquirir filiales acaban gestionando esas entidades con múltiples instancias del mismo software básico que utilizaban antes del estirón. Para entonces, ya no son sólo los empleados o los departamentos los que están desconectados, sino entidades empresariales enteras.

Solución: Hay que asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información que necesitan para hacer su trabajo. También tienen que poder comunicarse entre sí con conocimiento de causa, con una imagen clara de lo que ocurre en la empresa. La forma más sencilla de conseguirlo es implantar una tecnología de gestión empresarial que conecte todas las operaciones en una única solución. Esta solución también debe ofrecer cuadros de mando personalizables basados en funciones, que se actualicen en tiempo real y muestren la información crítica necesaria para el trabajo de cada usuario, como información sobre el flujo de caja para finanzas, estados de inventario para almacenamiento y ventas, condiciones contractuales para gestores de proyectos, etc.

2. Procesos manuales

Problema: los procesos manuales requieren mucho tiempo y son propensos a errores. El personal comete errores, necesita descansos y ofrece un rendimiento irregular, lo que se traduce en una baja productividad.

Solución: Para evitar que los errores manuales afecten negativamente a su cuenta de resultados y limiten su crecimiento, busque un software de gestión empresarial que ofrezca captura automática de datos (como el procesamiento automatizado de facturas), funciones de automatización de procesos (como la automatización de cuentas por pagar y por cobrar) y detección de anomalías impulsada por IA diseñada para detectar errores antes de que tengan la oportunidad de convertirse en problemas.

3. Fragmentación de la gestión de datos y relaciones con los clientes

Problema: cuando su empresa funciona con varias aplicaciones, la información de sus clientes también se dispersa y desincroniza, atrapada en esos silos de datos. Esto significa que los miembros de su equipo no tienen una idea clara del historial de cada cliente con su empresa, en qué punto del proceso de ventas se encuentra, qué preocupaciones o preguntas puede tener y qué le han dicho otros miembros del equipo en interacciones anteriores.

Solución: Debe asegurarse de que sus empleados disponen de datos precisos y actualizados de los clientes al alcance de la mano, lo que requiere un software de gestión empresarial para pequeñas empresas con funciones integradas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) e inteligencia de clientes. El software CRM le permite capturar toda la información del cliente -desde el contacto inicial hasta la asistencia posventa- para que pueda responder rápidamente a las peticiones de los clientes, agilizar sus procesos y desarrollar relaciones a largo plazo mutuamente beneficiosas.

4. Caos en los proyectos y mala asignación de recursos

Problema: si es una pequeña empresa basada en proyectos (por ejemplo, en los sectores de la construcción o los servicios profesionales ) pero no utiliza herramientas unificadas de gestión de proyectos, es probable que no cumpla los plazos, se exceda en el presupuesto y asigne mal los recursos (por ejemplo, personal, equipos e información). El resultado son proyectos mal gestionados y clientes descontentos.

Solución: El remedio para el caos de la gestión de proyectos es encontrar las herramientas adecuadas de optimización de recursos y gestión de proyectos, incluida la contabilidad de proyectos para realizar un seguimiento de los costes, gestionar la facturación, controlar las órdenes de cambio, etc., en un único sistema. Necesitará un software que permita la ejecución fluida de los proyectos, una visibilidad total de los mismos (en la oficina y sobre el terreno) y datos de proyecto conectados y en tiempo real para todas las partes interesadas.

5. Riesgos de cumplimiento

Problema: Todas las empresas, independientemente de su tamaño, tienen que cumplir distintos tipos de normativas. Puede tratarse de normas gubernamentales, requisitos específicos de los proveedores o directrices establecidas por organizaciones industriales, profesionales o autorreguladoras. La información insuficiente, los errores en los datos y los descuidos pueden hacerle tropezar en el incumplimiento o crear riesgos laborales.

Solución: Simplificar elcumplimiento de las normativas empieza por saber qué normativas se aplican a su empresa y controlar los procesos empresariales de forma que se ajusten a dichas normativas. El software moderno de gestión empresarial elimina las complejidades del cumplimiento normativo, ofreciéndole las herramientas que necesita para documentar los protocolos y requisitos de seguridad, realizar un seguimiento de las competencias y certificaciones de los empleados, proteger sus datos de ciberataques, establecer normas de productos/servicios, garantizar la calidad y acatar los requisitos financieros (por ejemplo, mantener registros de auditoría, cumplir las normas GAPP e IFRS, etc.).

6. Puntos ciegos financieros y problemas de tesorería

Problema: La gestión financiera de una pequeña empresa es compleja. Debe contabilizar todo el dinero que entra y sale de su empresa y gestionar eficazmente su flujo de caja mientras trabaja potencialmente con un presupuesto limitado. Sin las herramientas de gestión financiera adecuadas, corre el riesgo de sufrir retrasos en los informes, visibilidad limitada, previsiones imprecisas, problemas de tesorería y más problemas de cumplimiento.

Solución: Para evitar los puntos ciegos financieros y los problemas de tesorería, considere la posibilidad de adoptar una contabilidad automatizada e implantar una solución de gestión empresarial que incluya un software de gestión financiera. Gestionar sus activos, ingresos y gastos con flujos de trabajo automatizados y funciones específicas de contabilidad, como el libro mayor, las cuentas a pagar, las cuentas a cobrar, la gestión de impuestos, la gestión de tesorería, etc., significa que dispone de las características y funcionalidades exactas que necesita para cumplir con sus responsabilidades financieras.

7. Pesadillas de inventario e interrupciones de la cadena de suministro

Problema: No todas las empresas gestionan el inventario o se ocupan de los requisitos de la cadena de suministro, pero, para las que sí lo hacen, las pesadillas del inventario (por ejemplo, las roturas de existencias, los excesos de existencias y los costes asociados a ambos) y las interrupciones de la cadena de suministro (por ejemplo, los fallos de coordinación de los proveedores) pueden producirse, y de hecho se producen.

Solución: La solución es un software de gestión empresarial con modernas funciones de gestión de inventarios. El software de gestión de inventarios puede ayudarle a aumentar la precisión del inventario, simplificar el seguimiento y la trazabilidad, reducir los costes, disminuir los excesos y déficits de existencias y mejorar el servicio al cliente.

8. Toma de decisiones a ciegas y con retraso

Problema: Para las pequeñas empresas que operan únicamente con un software de contabilidad básico (que es a menudo el caso de las que acaban de empezar), un problema importante son los informes limitados que no se pueden personalizar, lo que conduce a una falta de información procesable. La falta de informes sofisticados y personalizados conduce a una escasez de conocimientos, lo que se presta a una gestión reactiva y, en última instancia, a la pérdida de oportunidades.

Solución: Implantar un software integral de gestión de pequeñas empresas que cubra todas sus operaciones -incluida la contabilidad básica y mucho más allá- le proporcionará una única versión de la verdad, análisis multidimensionales y extracción dinámica de datos. Los sólidos informes y las funciones basadas en IA también ponen a su alcance la información que necesita para tomar decisiones estratégicas.

9. Caos en la programación y facturación de las empresas de servicios

Problema: Si su empresa es un negocio de servicios, entonces usted entiende la lucha que viene con la programación de citas de manera eficiente, el seguimiento de las horas, y la gestión de la facturación compleja. Los clientes esperan una experiencia fluida y sin complicaciones, que se traduce en facilidad para concertar citas, comunicación puntual y ausencia de problemas de facturación. Si no es así, se irán a otro sitio.

Solución: Para garantizar la satisfacción y fidelidad de los clientes, debe encontrar un software de gestión para pequeñas empresas que ofrezca funciones de programación optimizadas, creación automática de notificaciones y funciones avanzadas de facturación, lo que le permitirá ofrecer un servicio de atención al cliente sin complicaciones.

Evaluación de soluciones de software para sus retos operativos

Así pues, hemos establecido que invertir en el software de gestión integral adecuado para la pequeña empresa es necesario para superar las ineficiencias y aumentar la productividad y la rentabilidad. Pero, ¿cómo elegir el "adecuado"?

Al evaluar sus opciones de soluciones de software, deberá plantearse las siguientes preguntas fundamentales:

• ¿Ofrece el sistema una integración perfecta con aplicaciones críticas de terceros?
• ¿Ofrece una usabilidad líder en el sector?
• ¿Ofrece funciones adaptadas a mi sector específico?
• ¿Se ajustará a mi presupuesto y me proporcionará la rentabilidad que deseo?
• ¿Puede adaptarse al crecimiento de mi empresa?

Por qué Acumatica es un "Sí" a todas las preguntas de evaluación

Creada específicamente para pequeñas y medianas empresas, la solución integral de planificación de recursos empresariales (ERP) de Acumatica, centrada en el cliente y que da prioridad a la IA, puede ayudarle a superar los retos operativos a los que se enfrenta a diario.

Nuestra galardonada facilidad de uso, nuestras licencias para usuarios ilimitados que favorecen el crecimiento y nuestra arquitectura flexible y abierta nos distinguen en el mercado de las soluciones de gestión empresarial. Acumatica, que actúa como su repositorio centralizado y unifica sus procesos empresariales en un único sistema cohesionado, sustituye los silos de datos, los puntos ciegos y el caos por una comunicación optimizada, una automatización precisa, una visibilidad sin precedentes y una eficiencia operativa. También dispondrá de datos actualizados al minuto y de análisis impulsados por IA con solo pulsar un botón, lo que le ayudará a tomar decisiones inteligentes en tiempo real para que pueda escalar sin límites.

"Con Acumatica", afirma Schneur Perl, director de proyectos técnicos y director de desarrollo empresarial de Sunshine Lighting, "tenemos la capacidad de coger un problema y resolverlo, y coger otro problema y resolverlo, y luego seguir resolviendo problemas a medida que crecemos y crecemos."

"Acumatica nos dio un corazón en nuestro negocio", continúa. "Nos hemos encontrado en un lugar donde podemos ser proactivos en lugar de reactivos. Acumatica es una herramienta fácil de usar que nos da la flexibilidad para hacer negocios a nuestra manera."

Para saber cómo Acumatica puede ayudar a su pequeña empresa a prosperar y poner fin a sus problemas de crecimiento, póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo.