Cómo calcular el retorno de la inversión (ROI) del software ERP

Descubre cómo otras empresas del sector han conseguido un importante retorno de la inversión gracias a la moderna aplicación ERP en la nube de Acumatica.

Aunque la implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) pueda parecer un proceso que altera el funcionamiento habitual y resulta costoso, las ventajas son ilimitadas cuando se elige la plataforma adecuada y se implementa correctamente. Imagina las posibilidades que se abren para tu empresa al dejar atrás los sistemas de contabilidad básicos, como QuickBooks, o al migrar desde plataformas ERP obsoletas.

Calcular el retorno de la inversión (ROI) de un sistema ERP puede parecer una tarea abrumadora, pero con la orientación adecuada, puede convertirse en un proceso manejable. Al calcular primero el coste total de propiedad de un nuevo sistema, se pueden comprender claramente las implicaciones financieras. Los costes de los sistemas ERP varían considerablemente de un proveedor a otro, pero si se tienen en cuenta detenidamente los costes de licencia, implementación, infraestructura y los costes internos, es posible identificar el coste inicial y el coste de propiedad a largo plazo.

Calcular el retorno de la inversión (ROI) de un sistema ERP resulta complicado sin datos. Las empresas deben dedicar tiempo a establecer objetivos para el sistema, recopilar datos de referencia antes de implementar el nuevo sistema y evaluar los resultados tras su puesta en marcha. El ROI puede provenir de muchas áreas del sistema, entre ellas la reducción de los costes de licencias, la eliminación de los costes de infraestructura, la automatización de las tareas contables y la mejora de las actividades de marketing y ventas. Las aplicaciones ERP específicas para cada sector ofrecen numerosas ventajas exclusivas para mejorar el ROI en estas áreas.

El ROI debe incluir resultados tangibles, como mejoras en la eficiencia, ahorro de costes y crecimiento de las ventas. También debe tener en cuenta resultados intangibles, como la satisfacción de los empleados, la fidelidad de los clientes y otros beneficios difíciles de medir.

Este libro electrónico ayuda a los directivos empresariales a identificar las áreas en las que pueden obtener un retorno de la inversión en aplicaciones ERP como Acumatica. Además, ofrece testimonios y ejemplos reales de más de 60 pequeñas y medianas empresas de diversos sectores, basados en sus proyectos de transformación digital.

Cálculo del coste total de propiedad (TCO)

Calcular el coste total de propiedad de un sistema ERP supone todo un reto. Los proveedores aplican diversos modelos de precios en lo que respecta a las tarifas del sistema y las licencias de usuario. A los costes totales hay que sumar los derivados de la instalación del hardware necesario, la puesta en marcha del sistema y el mantenimiento de la infraestructura. También hay que tener en cuenta otros factores, como los costes internos, las variaciones sectoriales, la gestión de proyectos, la integración y las implementaciones en varias empresas.

Las aplicaciones ERP tradicionales cuentan con licencias perpetuas, lo que significa que las empresas adquieren el software de forma definitiva junto con planes anuales de mantenimiento y asistencia técnica para la corrección de errores, nuevas versiones y soporte técnico. Por el contrario, las aplicaciones ERP modernas en la nube se alojan en línea y cuentan con licencias anuales. Ofrecen un coste total de propiedad mucho menor al eliminar la costosa infraestructura y la administración de sistemas. Además, las suscripciones al software ERP en la nube incluyen mantenimiento y asistencia técnica, y son más fáciles de implementar. Acumatica es una de las pocas aplicaciones ERP en la nube que ofrece licencias de usuario ilimitadas para eliminar las barreras al crecimiento de las pequeñas y medianas empresas.

Según datos de 180 Systems¹ y Ultra Consultants,² Acumatica estima que el coste total de propiedad a cinco años de una aplicación ERP moderna en la nube para pequeñas y medianas empresas es inferior a 260 000 dólares. Esto supone casi la mitad del coste de un sistema ERP tradicional con licencia perpetua. Las estimaciones de costes presentadas en este documento ofrecen pautas para calcular el coste total de propiedad. Ponte en contacto con tu socio de Acumatica para obtener una evaluación exhaustiva del coste total de propiedad que incluya presupuestos de licencias de software.

Aprende a calcular el coste total de propiedad (TCO) del software ERP

Descarga el documento informativo de Acumatica titulado «Evaluación del coste total de propiedad (TCO) del software ERP» para obtener un análisis detallado del sistema ERP.

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Rentabilidad de la inversión (ROI) general de la empresa

Nucleus Research³ informa de que, de media, las empresas que han implantado un moderno sistema ERP basado en la nube han obtenido un retorno de la inversión positivo en tan solo 16 meses, con un ROI del 200 %. Estas empresas disfrutan de numerosas ventajas frente a las implantaciones tradicionales de ERP perpetuos en las propias instalaciones o a los sistemas de contabilidad básicos, entre las que se incluyen el ahorro en las cuotas de licencia del ERP (incluidos el mantenimiento y la asistencia anuales), los costes de infraestructura, las ventajas relacionadas con la contabilidad y las mejoras en marketing, ventas y atención al cliente.

Aumentar los beneficios

PostcardMania dijo: «Siendo prudentes, prevemos un aumento de 600.000 dólares en la rentabilidad del EBITDA».

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Los clientes de Acumatica respaldan las afirmaciones de Nucleus Research con sus propias experiencias. Por ejemplo, Ray Allen Manufacturing registró una mejora del 25 % en su centro de atención al cliente, del 20 % en distribución y del 10 % en finanzas y marketing. Otro usuario, AFF|group, afirmó: «Con Acumatica, podemos duplicar el tamaño de la empresa sin duplicar el espacio ni la plantilla, porque el poder está en la información. Podemos trabajar de forma más lógica, ofrecer un mejor servicio y ahorrar millones en mano de obra al no tener que duplicar el número de empleados».

1. Fuente: 180 Systems: Coste total de propiedad de un ERP
2. Fuente: Ultra Consultants: Cómo entender el coste de la implantación de un sistema ERP
3. Fuente: Nucleus Research: El ERP se amortiza rápidamente

Cálculo del ahorro en mano de obra

El ROI suele calcularse para evaluar las mejoras en la eficiencia, la reducción de plantilla o la evitación de nuevas contrataciones. Estas mejoras deben calcularse en función del tiempo ahorrado y del coste estimado de los empleados que ocupan ese puesto.

La tabla que figura a continuación ofrece información sobre los salarios medios de los empleados con sede en EE. UU. que ocupan diversos puestos en el ámbito empresarial e industrial. A la hora de calcular las mejoras en la eficiencia, puede tenerse en cuenta la tasa de remuneración total, que suele ser entre 1,25 y 1,4 veces la remuneración base,⁴ que tiene en cuenta los seguros, las prestaciones, los gastos generales y otros factores.

Es posible que las organizaciones ubicadas en zonas con un coste de vida más elevado o en regiones con un coste de vida más bajo tengan que ajustar los niveles salariales. Por ejemplo, la remuneración media de un empleado con experiencia en la gestión de cuentas por cobrar es al menos un 10 % más alta en Los Ángeles (California) (53 781 dólares) y aproximadamente un 10 % más baja en Jackson (Misisipi) (42 919 dólares)⁵ que la media nacional.

Según la tabla anterior, una mejora del 10 % en la eficiencia de un responsable de almacén o de inventario supondría un ahorro de entre 9.600 y 13.440 dólares, teniendo en cuenta una tasa de costes indirectos elevada. Del mismo modo, una empresa que logre una mejora del 10 % en la eficiencia con 20 trabajadores no cualificados podría esperar un ahorro de entre 72.000 y 100.000 dólares.

1. Fuente: Comptool.com, 2023
2. Fuente: Salary.com (Los Ángeles, California), Salary.com (Jackson, Misisipi)
3. Fuente: Salary.com, estimaciones mínimas para los puestos

Ahorros en software y tecnología

El software y la tecnología son componentes importantes del coste total de propiedad. Las empresas que utilizan plataformas ERP modernas minimizan los costes tecnológicos para mejorar el retorno de la inversión.

Elegir la plataforma empresarial adecuada es una de las decisiones más importantes que puedes tomar. Por ejemplo, Mous, un cliente de Acumatica, afirmó que descartó Oracle NetSuite basándose en los comentarios de otros clientes, que indicaban que el sistema requería una gran personalización para los informes y que presentaba costes inflacionarios anuales inesperados que a menudo superaban el 10 por ciento. Otro cliente de Acumatica, PracticeMax, evaluó Oracle y SAP. Señalaron que el software y el modelo de precios por usuario les habrían supuesto un coste adicional de millones.

Los riesgos de seguridad tienen un coste altísimo. Las aplicaciones ERP modernas en la nube, como Acumatica, ofrecen múltiples niveles de seguridad. Los controles de seguridad se gestionan desde la propia aplicación y en la plataforma ultrasegura alojada en Amazon Web Services (AWS) o Microsoft Azure. De hecho, la organización sin ánimo de lucro Mozaic sufrió un ataque de ransomware. El único programa que no se vio afectado por el ataque fue Acumatica, alojado en la nube.

Consolidar las plataformas empresariales

«Smartnumbers redujo sus inversiones en tecnología en un 80 % al sustituir 12 sistemas independientes por Acumatica».

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La adquisición, el mantenimiento y la asistencia técnica del hardware y el resto de la infraestructura necesaria para un sistema ERP resultan costosos. Por el contrario, las aplicaciones modernas en la nube, como Acumatica, no requieren servidores, licencias de sistemas operativos para servidores, licencias de bases de datos ni administración de bases de datos. Además, cuentan con copias de seguridad automáticas, redundancia y recursos escalables para garantizar un rendimiento óptimo. Erickson International, ahora American Standard Window Films (ASWF), afirmó: «Con Sage 100, teníamos que mantener un servidor, y ese servidor conllevaba muchos costes asociados».

Los costes de implementación son otra de las causas del elevado coste de la tecnología. La implementación de los sistemas ERP de mayor envergadura resulta mucho más costosa, y las implementaciones de software en las propias instalaciones llevan más tiempo debido a la configuración del hardware, la instalación del software y los servicios in situ. Por el contrario, los sistemas ERP basados en la nube reducen los costes de implementación.

Aunque la mayoría de las empresas adoptan un enfoque sistemático para la implementación, muchas han reducido los costes de implementación al mínimo imprescindible. Power Storage Solutions, una empresa derivada de Interstate Battery, contaba con un plan de implementación acelerado. Afirmaron: «En 60 días, pasamos de no tener nada en Acumatica a poner en marcha una empresa de 24 millones de dólares con 20 000 piezas, 5 000 clientes, pedidos de venta, proyectos, inventario, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y puesta en marcha».

Reducir al mínimo los costes de implementación

¡Caswell redujo al mínimo los costes de implementación al poner en marcha Acumatica en solo 10 días!

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Las modernas aplicaciones ERP en la nube ofrecen herramientas «low-code» y «no-code» para crear o modificar pantallas, informes y flujos de trabajo empresariales sin necesidad de programar. OFS International, cliente de Acumatica, ahorró 250 000 dólares al evitar modificaciones en el software. Además, Boulder Creek Stone afirma: «En Acumatica se puede configurar muchísimo, mientras que en Sage todo suponía una costosa personalización. Para una pequeña o mediana empresa, subcontratar estas tareas a 150 o 200 dólares la hora puede resultar caro. Ahora podemos realizar esa configuración internamente...».

Otros clientes de Acumatica señalan importantes reducciones de costes y ventajas en materia de software y tecnología:

• Industrial Specialty Services (ISS) señala que los estudios comparativos del sector de las tecnologías de la información muestran que las empresas maduras y bien gestionadas tienen departamentos de TI cuyo coste oscila entre el 1 % y el 3 % de los ingresos. Tras implementar Acumatica, prevén que el coste total de las tecnologías de la información sea inferior al 1 % del coste total de las operaciones (TOC).
• KFC Singapur calcula que Acumatica le ha permitido ahorrar unos 50 000 dólares en recursos informáticos gracias a los menores costes administrativos y de mantenimiento que conlleva este sistema basado en la nube. Al pasar a la solución SaaS de Acumatica en Windows Azure, también han eliminado los costes de infraestructura y los gastos de soporte asociados.

Ahorro en la licencia de usuario

Las tarifas de uso de los sistemas ERP son un factor importante a tener en cuenta. La mayoría de los proveedores de ERP fijan el precio de sus aplicaciones por módulo, con tarifas adicionales por las licencias de usuario simultáneo. Algunas empresas venden licencias de usuario designado, mientras que otras adoptan un enfoque híbrido con usuarios perpetuos para la mayoría de las aplicaciones y usuarios designados para aplicaciones específicas, como la gestión de almacenes o el servicio de campo, en las que muchos trabajadores necesitan acceder a un conjunto limitado de funciones.

Acumatica considera que todos los usuarios deberían tener acceso al sistema ERP sin necesidad de licencias restrictivas y costosas basadas en el número de usuarios. Por ejemplo, Key Code Media dijo: «[Acumatica] es totalmente diferente de los demás proveedores de ERP que barajamos. Por ejemplo, el 40 % de nuestra empresa son ingenieros, que rara vez acceden al sistema. Puede que necesiten introducir una ficha de asistencia o acceder al sistema durante cinco minutos al día. Es posible que algunos subcontratistas solo necesiten acceder al ERP una vez a la semana. Entonces, ¿por qué deberíamos pagar una costosa licencia de usuario completo para cada uno de ellos, como exigen otros proveedores de ERP?». ProPharma ahorró 120 000 dólares al año gracias al número ilimitado de usuarios de Acumatica.

Licencias de usuario ilimitadas

«[Dakota Red] ha pasado de tener 10 usuarios en nuestro antiguo sistema a 70 en la actualidad, y ya no tenemos que preocuparnos por si alguien solo va a estar en el sistema 15 minutos al día. Podemos darles acceso a Acumatica sin ningún coste adicional, para que puedan introducir el trabajo en tiempo real».

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Empresas en rápida expansión y con una estrategia de adquisiciones, como BLD Brands, American Meadowsy Dukathole, elogian a Acumatica por su modelo de precios basado en el consumo, que les permite crear nuevas empresas con un número ilimitado de usuarios con un esfuerzo y un coste mínimos.

Ahorros en contabilidad y finanzas

El retorno de la inversión en contabilidad puede adoptar muchas formas. Un cliente de Acumatica Ask Afrika redujo las tareas contables de 63 horas a la semana a tan solo 20 horas, lo que liberó 43 horas para que el personal se centrara en tareas más estratégicas. Otro cliente, LifeSource, aprovechó los flujos de trabajo y la automatización de Acumatica para eliminar la introducción manual de datos, lo que se tradujo en una mejora del 40 % en la eficiencia. Además, redujeron en más del 50 % las facturas pendientes de más de 90 días. Del mismo modo, OFS International redujo el plazo de facturación de 21 días a un solo día.

El cierre de cuentas es un proceso engorroso. Este es un ámbito en el que una aplicación ERP moderna como Acumatica puede resultar de gran ayuda. Por ejemplo, los clientes de Acumatica Liveview Technologies, Smartnumbersy Power Storage Solutions registran mejoras en el cierre de los periodos contables del 67 %, el 75 % y el 89 %, respectivamente.

Otros clientes mejoraron sus actividades contables, entre ellas:

• ComCenter redujo las tareas relacionadas con las cuentas por pagar de 40 horas a la semana a tan solo 10 horas o menos, gracias a los procesos automatizados de reconocimiento y aprobación de documentos.
• Liveview Technologies opera en 45 estados. La solución de impuestos sobre las ventas de Avalara integrada en Acumatica les permite ahorrar cada año el coste de un puesto de contabilidad a tiempo completo.
• La empresa de iluminación Fidelux automatizó el pago de comisiones, lo que le supuso un ahorro de 7 horas al mes.
• Parallels redujo el tiempo y los costes de la consolidación financiera en un 80 %.
• Target Enterprises ha reducido el tiempo dedicado a la conciliación de aproximadamente una semana a tan solo dos horas.
• DDB Unlimited Se han ahorrado 80.000 dólares al año al internalizar la contabilidad.

Simplificar la gestión de facturas

¡Bob Davis Sales redujo el tiempo de tramitación de las facturas de 30 horas a solo 2 horas!

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Ahorros en ventas y marketing

Otro ámbito clave en el que las empresas pueden obtener enormes beneficios es el del marketing y las ventas. Acumatica ofrece funciones flexibles de gestión de pedidos y fijación de precios, automatización integrada de marketing y ventas, y sugerencias de artículos para optimizar las ventas mediante estrategias de venta adicional, venta cruzada y sustitución de artículos. ComCenter afirmó: «Ahora, cada centro educativo del país recibe al menos entre tres y cinco llamadas comerciales, además de entre 20 y 30 correos electrónicos... Prevemos que el segmento educativo de nuestro negocio se multiplique por siete u ocho desde que adoptamos Acumatica por primera vez...».

Acumatica CRM está integrado en el producto principal, lo que ofrece una visión de 360 grados de las actividades, las comunicaciones y las transacciones de los clientes potenciales y actuales, a una fracción del precio de las aplicaciones CRM de terceros. Boulder Creek Stone Afirma: «El precio de Acumatica CRM es mucho mejor que el de Salesforce. Acumatica cuesta, como mínimo, cuatro veces menos, siendo conservadores».

Ahorros en materia de informes e inteligencia empresarial

El acceso a la información es una de las mayores pérdidas de tiempo en cualquier organización que dependa de sistemas ERP heredados e inflexibles, que obligan a los desarrolladores a crear, mantener y entregar informes personalizados. Las aplicaciones ERP modernas, como Acumatica, ofrecen paneles de control basados en roles, consultas genéricas flexibles y herramientas de generación de informes sin necesidad de programar, con funciones de desglose hasta las transacciones originales y notificaciones automáticas. M3 Technology Group coincide: «La personalización dentro del diseñador de informes es fantástica. Además, el diseñador de informes es fácil de aprender para cualquiera».

La Extensión Cooperativa de Cornell elabora informes sobre programas agrícolas estatales, como la producción de sirope de arce o los programas lácteos, que antes tardaban meses en elaborarse y ya estaban desactualizados cuando se entregaban. Afirmaron: «Ahora tengo fácil acceso a esa información y puedo cumplir los plazos que establecen los legisladores, que a veces son de solo un par de horas, en lugar de un par de días».

Automatizar las transacciones entre empresas

La Cámara de Comercio Metropolitana de Las Vegas ahorra entre 3 y 4 horas a la semana gracias a las funciones de contabilidad entre empresas de Acumatica.

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Safety Management GroupLa directora financiera estima que los paneles de control basados en funciones de Acumatica le permiten ahorrar 12 semanas de trabajo al año.

Boulder Creek Stone dijo: «Me encantan, me encantan, me encantan las consultas genéricas que podemos crear. Nos proporcionan mejores datos para analizar nuestros procesos empresariales, lo que nos permite ver qué estamos haciendo bien y profundizar en aquellos aspectos en los que tenemos que mejorar».

Ventajas para varias empresas

Algunas aplicaciones ERP requieren implementaciones independientes para admitir varias empresas. Además, algunos sistemas ofrecen funciones limitadas para gestionar relaciones entre empresas. Las sucursales de Acumatica se utilizan habitualmente para gestionar varias empresas.

Incubeta, con sede en el Reino Unido, afirmó: «Desde que empezamos a utilizar Acumatica, hemos adquirido dos empresas, una en Estados Unidos y otra en Irlanda del Norte. Las hemos integrado muy rápidamente en nuestra estructura contable, lo que nos ha permitido visualizar los informes, algo que ha supuesto una ventaja enorme para nosotros».

Industrial Specialty Services tiene planes de crecer mediante adquisiciones. Afirmaron: «No necesitaremos mucha más infraestructura para incorporar una empresa de tamaño similar. En cuanto a los servicios administrativos, podemos absorber a la mayoría de los empleados y solo necesitaremos quizá dos personas en puestos administrativos para gestionar los requisitos de seguridad». SAM, con sede en el Reino Unido, declaró: «Estamos estudiando la posibilidad de crear una empresa constructora de viviendas residenciales. Sabemos que, con Acumatica, podemos poner en marcha fácilmente una nueva división para facilitarlo y, si adquirimos más empresas, Acumatica podrá seguir creciendo con nosotros».

Otras ventajas empresariales

Gracias a las modernas aplicaciones ERP, las empresas disponen de cientos de formas de ahorrar tiempo y dinero, lo que se traduce en un retorno positivo de la inversión.

Por ejemplo, una empresa media destina entre el 7 % y el 14 % de sus costes totales al procesamiento de documentos en papel, desperdicia el 7,4 % del tiempo de su personal en buscar documentos y dedica 280 horas al año a buscar documentos perdidos.⁷ Additive-X aprovecha el almacenamiento digital de documentos de Acumatica para eliminar anualmente los costes de archivo manual y almacenamiento físico de hasta 18 cajas de archivo con documentos en papel.

El autoservicio para clientes es otro ámbito que reduce los costes empresariales. Gracias al portal de clientes de Acumatica, Caystone Solutions ahorra entre 6 y 8 horas por cliente cada trimestre.

Acumatica recibe sistemáticamente las mejores valoraciones en cuanto a facilidad de uso por parte de los usuarios en sitios web de reseñas de usuarios. Su diseño intuitivo y moderno reduce al mínimo los costes de formación de los empleados y acorta los ciclos de incorporación. Tulsa Performing Arts Center «Nuestra empleada no tenía experiencia previa en contabilidad y ahora se encarga de todo el trabajo de cuentas por pagar. Acabo de contratar a una contable y no he tenido que enseñarle nada; simplemente se ha familiarizado con el sistema y lo utiliza con facilidad», afirmó. Kelly Products coincide: «Acumatica no es un sistema complicado... y los módulos tienen el mismo aspecto y funcionamiento, lo que facilita la formación de los empleados...».

Rentabilidad de la inversión en el sector

Ultra Consultants ha constatado que los distribuidores y fabricantes que implantan sistemas ERP obtienen un rendimiento de más de 7 dólares por cada dólar invertido en el proyecto de ERP.⁸ Es habitual obtener resultados similares en los sectores de la construcción, los servicios profesionales, el comercio minorista y otros sectores.

7. Fuente: Asociación Americana de Gestión Documental
8. Fuente: Ultra Consultants: ¿Dónde está el retorno de la inversión (ROI) en los sistemas ERP?

Evita el coste de no hacer nada

Invertir en un nuevo sistema empresarial puede resultar abrumador, y tendrás que realizar una inversión económica considerable independientemente del sistema que elijas. Por eso tantos directivos retrasan los proyectos de ERP. Sin embargo, seguir funcionando a duras penas con los sistemas actuales, con la introducción manual de datos y un sinfín de hojas de cálculo, limita tu posición competitiva, merma la moral de los empleados y crea obstáculos para el crecimiento.

Es fundamental que evalúes los nuevos sistemas, realices un análisis del coste total de propiedad y elabores un estudio de viabilidad basado en el retorno de la inversión. Si los resultados apuntan a un retorno de la inversión significativo, realmente no te queda más remedio que seguir adelante. Aplazar tu decisión un año más significa, en esencia, que estás perdiendo un año de ahorro.

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Cambiar de aplicaciones empresariales es costoso, perturbador y difícil. Sin embargo, las organizaciones en crecimiento deben invertir en tecnología para automatizar las actividades empresariales mundanas, gestionar los costes, entrar en nuevos mercados y defenderse de la competencia.

Evaluar los costes del sistema puede resultar complicado, ya que existen diversos modelos de precios para las aplicaciones y los usuarios, costes ocultos (o ahorros) relacionados con la infraestructura y otras variables, como las opciones de despliegue, las metodologías de implementación y mucho más.

Acumatica ofrece una plataforma moderna, intuitiva y sólida, con funciones específicas para cada sector, que permite obtener un rendimiento positivo y realista de la inversión en ERP con un bajo coste total de propiedad.

Los usuarios de Acumatica de todos los sectores logran contener los costes de personal y tecnología gracias a mejoras significativas en contabilidad, ventas y marketing, así como en la elaboración de informes y la inteligencia empresarial. Las ediciones específicas para cada sector ofrecen ventajas adicionales a las empresas de la construcción, las organizaciones de servicios profesionales, los distribuidores mayoristas, los comerciantes minoristas y los fabricantes.

Las licencias de usuario ilimitadas permiten a todos los empleados trabajar sin las restricciones que suponen las cuotas de licencia de usuario. Las empresas pueden crecer con la seguridad de que podrán añadir aplicaciones, funciones y recursos informáticos adicionales.

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